Kan een offerte worden afgewezen omdat ze de woordlimiet overschrijdt?

Ja, een koper kan uw offerte afwijzen als die de woordlimiet overschrijdt en de aanbesteding de limiet als vereiste oplegt. Bij andere aanbestedingen leest de koper alleen tot aan de limiet, zodat woorden erna geen punten opleveren. Dat kan u de bid alsnog kosten als een criterium daardoor onder zijn minimumscore zakt.

Wanneer de koper de volledige offerte buiten beschouwing kan laten

In Engeland, Wales en Noord-Ierland is een antwoord boven het opgelegde aantal woorden een inbreuk op grond waarvan de koper de volledige offerte buiten beschouwing kan laten. De Procurement Act 2023 staat een aanbestedende dienst toe om elke offerte buiten beschouwing te laten die een procedureel vereiste uit de aankondiging van de opdracht of de bijbehorende aanbestedingsdocumenten schendt. De richtsnoeren van het Cabinet Office over de beoordeling van offertes in een concurrentiegerichte procedure noemen een offerte boven de limiet als voorbeeld van zo'n inbreuk, naast een offerte die te laat is ingediend. Die bevoegdheid geldt voor procedures die vanaf 24 februari 2025 onder de wet zijn gestart.

De wet bepaalt dat de koper de offerte buiten beschouwing mag laten, dus de beslissing ligt bij hem. Maakt een koper van een limiet een knock-outcriterium, dan moet de beoordelingsmethodiek volgens dezelfde richtsnoeren vermelden of het niet halen ervan de offerte uitsluit.

Stel dat een bidwriter 600 woorden indient bij een limiet van 500, in een aanbesteding die onder de wet valt. Dan staat de volledige offerte op het spel.

Wanneer tekst boven de limiet gewoon niet wordt gelezen

Andere aanbestedingen houden de offerte in de procedure, maar stoppen met lezen bij de limiet: alles daarvoor wordt beoordeeld, alles daarna gaat verloren. Een ITT van de Offshore Renewable Energy Catapult voor een opdracht onder de drempel rekent het voor: bij een antwoord van 600 woorden op een vraag met een limiet van 500 worden de eerste 500 woorden gelezen. Een ITT van UK Sport doet hetzelfde met pagina's: elk deel van een antwoord dat de paginalimiet van een vraag overschrijdt, blijft buiten beschouwing, terwijl de rest wordt beoordeeld. Telkens gaat het om de formulering van één koper, dus controleer wat in uw aanbesteding staat.

Wordt de woordlimiet van een aanbesteding zo toegepast, dan blijft de offerte in de procedure, maar het antwoord misschien niet. De bidwriter heeft het bewijs van uitvoering (het eerdere contract en het team dat het uitvoerde) in de laatste 100 woorden gezet. De beoordelaar stopt bij woord 500, en het antwoord wordt gescoord op een bewering zonder het bewijs erachter.

Wanneer ongelezen tekst een minimumscore kost

Ook als de koper alleen tot de limiet leest, kan dat het einde van de bid betekenen: bewijs dat de beoordelaar nooit leest, is voor de scoring bewijs dat niet is geleverd. Een aanbesteding van het Europees Milieuagentschap houdt per gunningscriterium alleen rekening met de toegestane pagina's. Ze waarschuwt dat een essentieel element dat niet uitdrukkelijk wordt behandeld, nul punten kan krijgen voor zijn criterium. Ze legt ook een minimum aantal punten op per criterium en in totaal, 42 op 70 voor technische kwaliteit, en alleen offertes die dat halen, gaan door naar de prijsbeoordeling.

Was het bewijs van uitvoering een essentieel element, dan kon zijn criterium nul punten krijgen en de offerte uitschakelen voordat de prijs werd geopend. Daarom hoort het bewijs dat punten oplevert vroeg in elk antwoord, vraag voor vraag opgebouwd, en loont het om de aanbestedingscriteria en hun minimumdrempels samen te lezen, zodat u ziet welke antwoorden kunnen sneuvelen als de koper alleen tot de limiet leest.

Wanneer de instructies voor inschrijvers geen gevolg noemen

Zegt de clausule over de limiet niets over tekst die erboven gaat, beschouw die stilte dan niet als veilig. Zoek naar een algemene clausule en stel de koper daarna vóór de deadline een verduidelijkingsvraag. De richtsnoeren van de overheid over de wet in Wales en Engeland, hier in de versie van de Welshe regering, vragen kopers aan te geven welke procedurele vereisten ertoe kunnen leiden dat een offerte buiten beschouwing wordt gelaten.

Staat de limiet daar niet bij, zoek dan verder. Volgens de ITT van UK Sport kan een offerte buiten beschouwing blijven als ze een van de instructies in de ITT schendt, ook al noemt de clausule over de paginalimiet een beperkter gevolg. Zwijgt de clausule over de limiet terwijl er zo'n algemene clausule naast staat, dan moet u raden welke van toepassing is. In het voorbeeld zou de bidmanager een verduidelijkingsvraag stellen over wat er gebeurt met een antwoord boven de limiet en hoe het wordt geteld, zolang er nog tijd is om met het antwoord van de koper iets te doen.

Wanneer afbeeldingen, bijlagen en lay-out meetellen

Wat meetelt voor de limiet, wordt per vraag bepaald: een regel voor het ene antwoord geldt dus niet vanzelf voor het volgende. De ITT van UK Sport sluit twee met name genoemde bijlagen, een voorbeeldrapport en educatief voorbeeldmateriaal, uit van het aantal pagina's en schrijft een lettergrootte van minimaal 11 pt en marges van minimaal 2 cm voor. Tenzij de instructies voor inschrijvers het uitsluiten, beschouwt u een diagram, tabel of afbeelding als inhoud die de beoordelaar kan meetellen.

Tekst in de limiet persen brengt een eigen risico mee. De ITT van de Offshore Renewable Energy Catapult waarschuwt dat het wijzigen van de opmaak, bijvoorbeeld door inhoud in te korten of te herschikken, tot uitsluiting kan leiden. In het voorbeeld zou een kleiner lettertype, het schrappen van tekst uit het sjabloon zelf of het verplaatsen van het bewijs van uitvoering naar een bijlage waar niet om gevraagd is, de ene inbreuk voor de andere inruilen.

Wat u controleert vóór de goedkeuring

Voor u een antwoord met een limiet goedkeurt, gaat u in de instructies voor inschrijvers drie zaken na:

• Het gevolg: of tekst boven de limiet de koper toelaat de offerte buiten beschouwing te laten, of die tekst niet wordt gelezen, of dat er niets over staat, en dan stelt u de vraag.
• De teleenheid: woorden, tekens of pagina's, en of de instructies voor inschrijvers of het portaalveld de telling doen.
• Wat meetelt: koppen, tabellen, diagrammen, afbeeldingen en bijlagen, per vraag.

Waar de koper alleen tot de limiet leest, zet u het bewijs dat punten oplevert vooraan in het antwoord. Noteer per antwoord de limiet, de telregel en de definitieve telling in de compliancematrix, zodat elke telling bij de goedkeuring wordt gecontroleerd en niet uit het concept wordt aangenomen.

Agent Force, onderdeel van het agentic operating system (aOS) van SEQUESTO, haalt de vragen en de woord- en tekenlimieten uit de aanbestedingsdocumenten en volgt ze op, zodat uw team vóór de indiening de compliance kan bevestigen.

Voeg de controle van de telling nu toe aan uw RFP-response-checklist en voer ze uit op het volgende antwoord dat ter goedkeuring gaat.