Lees de aanbestedingscriteria als één geheel voordat u een offerte indient

Of een aanbesteding de tijd van uw team waard is, beslissen de criteria al voor iemand één woord schrijft: de knock-outcriteria bepalen of u kunt inschrijven, de wegingen en de prijsformule of u kunt winnen. Het Winning Business Ecosystem van APMP plaatst de analyse van de beoordelingscriteria in de responsefase, na de bid/no-bid-beslissing. Dat is te laat voor de cijfers waarop die beslissing gebaseerd moet zijn. Lees de criteria eerst als één geheel en zet ze om in cijfers. In deze volgorde: identificeer elk knock-outcriterium, controleer of er een minimale kwaliteitsscore geldt, bereken wat de prijsformule met uw score doet, stel verduidelijkingsvragen, neem de beslissing en plan de bid rond de te behalen punten.

Wat u nodig hebt voor u begint

Deze analyse is de taak van de head of bids of de bidmanager die een lopende aanbesteding opvolgt en de bid/no-bid-beslissing nog moet nemen. Verzamel het volledige aanbestedingsdossier voordat u ook maar één criterium leest: de instructies, de beoordelingsmethodiek, de specificatie, de contractvoorwaarden en de prijsstaat. De criteria waarop een bid strandt, kunnen in elk van die documenten staan. Zo kan een selectievraag de vereiste omzet bepalen, de specificatie het serviceniveau dat u moet leveren en de contractvoorwaarden de aansprakelijkheid die u zou dragen. Lees de documenten één voor één en elk lijkt beheersbaar.

Bepaal vervolgens het toepasselijke rechtskader op basis van het land en de datum waarop de aanbestedingsprocedure is gestart. In Engeland, Wales en Noord-Ierland vallen aanbestedingsprocedures die vanaf 24 februari 2025 zijn gestart onder de Procurement Act 2023. Voor eerdere procedures gelden nog de regels die door deze wet zijn vervangen. Welke richtsnoeren u gebruikt om een criterium te toetsen, hangt dus af van die datum. Ga voor aanbestedingen elders in Europa eerst na welke nationale regels van toepassing zijn voordat u zich op richtsnoeren daarover baseert.

Betrek daarna naast de bidmanager nog twee mensen bij de analyse. De eerste is degene die verantwoordelijk is voor de prijsstelling, want de prijsformule bepaalt hoeveel gewicht kwaliteit moet dragen. De tweede is de expert die de specificatie het best kent, want daarin zitten de minimumnormen verscholen. Wat u met zijn drieën vaststelt, vormt de basis voor de rest van uw tendermanagementproces, van de compliancematrix tot het bidplan.

Vind elk knock-outcriterium, ook buiten de selectiecriteria

Breng elke eis in het aanbestedingsdossier in kaart waarop een offerte meteen kan afvallen, niet alleen de selectiecriteria. Een offerte strandt immers net zo goed op een bepaling die niemand heeft ontleed. Uitsluitingsgronden en de selectiefase - deelnemingsvoorwaarden volgens de Procurement Act 2023, of de bewijsstukken die eerst in het UEA voor een EU-aanbesteding worden verklaard - zijn het voor de hand liggende vertrekpunt. Zelden zijn ze de enige.

Knock-outcriteria in de beoordelingsmethodiek

De richtsnoeren van het Cabinet Office voor de beoordeling van concurrerende offertes, opgesteld voor aanbestedende diensten in Engeland, Wales en Noord-Ierland, staan knock-outcriteria toe en bepalen dat de beoordelingsmethodiek moet vermelden wanneer het niet voldoen aan een of meer criteria een offerte zou uitsluiten. Daarom is de methodiek het eerste document dat u regel voor regel moet lezen. Neem elke vermelde uitsluitingsregel woordelijk over in uw lijst, samen met de eventuele minimumscore voor een beoordeelde vraag, die in de volgende stap aan bod komt. Als een methodiek niet vermeldt wat het niet voldoen aan een vereiste betekent, beschouw dat dan als een vraag voor de koper, niet als toestemming.

Knock-outcriteria buiten de instructies

Dezelfde richtsnoeren noemen een laattijdige indiening en een antwoord dat het voorgeschreven aantal woorden overschrijdt als voorbeelden van een inbreuk op een procedureel vereiste, waarvoor een aanbestedende dienst een offerte buiten beschouwing mag laten. Deadlines, woord- en tekenlimieten, bestandsformaten en verplichte bijlagen horen dus op de lijst met knock-outcriteria, niet alleen in het productieplan.

Lees daarna de specificatie en de contractvoorwaarden op minimumeisen die met “moet” zijn geformuleerd. Zo kan een specificatie een serviceniveau vereisen dat uw organisatie momenteel niet biedt, of kunnen de contractvoorwaarden een verzekeringsniveau of aansprakelijkheidslimiet bepalen die uw bedrijf niet aanvaardt. In beide gevallen gaat het om een knock-outcriterium, ongeacht of de instructies het zo noemen. Wijs elk punt op de lijst toe aan een verantwoordelijke en geef duidelijk aan: ja, nee of nog niet.

In SEQUESTO: Agent Force, onderdeel van het agentic operating system (aOS) van SEQUESTO, haalt de vereisten, beoordelingscriteria, verplichte bijlagen en woordlimieten uit elk bestand in het aanbestedingsdossier en zet ze in een opgevolgde lijst. De bidmanager bevestigt die structuur voordat iemand begint te schrijven, zodat de lijst met knock-outcriteria en de structuur van de response op dezelfde lezing gebaseerd zijn.

Controleer de gunningscriteria op een minimale kwaliteitsscore

Controleer eerst of er een minimale kwaliteitsscore geldt voordat u naar de prijs kijkt. Als de methodiek bepaalt dat een score onder die drempel tot uitsluiting leidt, kan geen enkele prijs de offerte nog redden. De drempel kan gelden per vraag, per onderdeel of voor de totale kwaliteitsscore, en één methodiek kan meerdere drempels hanteren. Noteer elke drempel naast de bijbehorende vraag op uw lijst met knock-outcriteria.

Een minimumscore voor een vraag met een lage weging verdient evenveel aandacht als een minimumscore voor de zwaarst gewogen vraag. De weging geeft aan hoeveel de vraag aan uw score bijdraagt. Ze zegt niets over wat het u kost als u de minimumscore niet haalt, en dat kan u de hele bid kosten.

Beoordeel vervolgens uw eigen waarschijnlijke antwoorden aan de hand van de scorebeschrijvingen, zoals een beoordelaar dat zou doen, voordat iemand de prijs meetelt. Neem voor elke vraag met een minimumscore het bewijs waarover u daadwerkelijk beschikt - de casestudy, de certificering, de methode die u hebt toegepast - en toets het aan de scorebeschrijving bij de minimumscore, niet aan die bij de hoogste score. Als het bewijs dat die beschrijving vraagt, ontbreekt en u het niet vóór de deadline kunt verkrijgen, is die drempel een knock-outcriterium waarop u afvalt.

Laat de bidmanager, de verantwoordelijke voor de prijsstelling en de expert voor de specificatie elke drempelvraag afzonderlijk beoordelen. Als hun scores een vol punt op de schaal verschillen, beschouwt u de vraag als onzeker totdat u het bewijs hebt gevonden dat uitsluitsel geeft.

Bereken wat de prijsformule met uw score doet

Zet het verschil tussen uw prijs en de vermoedelijk laagste offerte om in kwaliteitspunten. Dat cijfer geeft aan of kwaliteit de bid kan dragen. De methodiek vermeldt de formule. Als de prijs wordt beoordeeld ten opzichte van een vast budget of plafond, bepaalt u zelf uw prijsscore. Als de prijs wordt beoordeeld ten opzichte van de laagste offerte - bijvoorbeeld de laagste prijs gedeeld door uw prijs, vermenigvuldigd met de beschikbare punten voor prijs - wordt een deel van uw score door anderen bepaald.

Prijsverschil in kwaliteitspunten

Volgens die relatieve formule is het aantal punten dat u verliest ten opzichte van de laagste inschrijver gelijk aan de prijspunten vermenigvuldigd met uw verschil, gedeeld door 100 plus dat verschil, waarbij het verschil als percentage wordt uitgedrukt. Bij kleine verschillen benadert dit het percentage van het verschil toegepast op de prijspunten. Dat zijn de kwaliteitspunten die u ten opzichte van de laagste inschrijver moet terugwinnen om alleen nog maar gelijk te komen.

Uitgewerkt voorbeeld, uitsluitend ter illustratie: prijs telt voor 30 punten en kwaliteit voor 70, en uw prijs ligt 10% boven de laagste offerte. Uw prijsscore is 30 × 100 ÷ 110, ofwel 27,3. U verliest dus 2,7 punten ten opzichte van de laagste inschrijver. Om het verschil weg te werken, hebt u 2,7 kwaliteitspunten meer nodig dan die inschrijver, ongeveer 4% van de beschikbare kwaliteitspunten. Of u die kunt behalen, hangt af van uw beoordeling van de vragen met het grootste gewicht. De bid/no-bid-beslissing geeft daarover uitsluitsel.

Concurrenten bepalen uw prijsscore

De richtsnoeren van het Cabinet Office waarschuwen aanbestedende diensten voor de gevolgen van relatieve scoring voor de prijs-kwaliteitverhouding. Daarbij wordt de prijsscore van elke leverancier afgeleid van de laagste ontvangen prijs. Voor u betekent dit dat uw score mee verandert met prijzen die u nooit te zien krijgt. Terug naar het voorbeeld: als één concurrent 10% onder de laagste offerteprijs uitkomt die u verwachtte, ligt uw ongewijzigde prijs daar nu ongeveer 22% boven.

Het aantal kwaliteitspunten dat u nodig hebt, is verdubbeld zonder dat er ook maar iets aan uw bid is veranderd. Schat de laagste offerte in als een bandbreedte, niet als één waarde, en pas de formule toe op beide uitersten.

Het deelnemersveld waartegen u prijst, kan klein zijn. Uit gegevens in het speciaal verslag 28/2023 van de Europese Rekenkamer blijkt dat het gemiddelde aantal inschrijvers bij EU-procedures boven de drempelwaarde daalde van 5,7 in 2011 tot 3,2 in 2021, terwijl het aandeel procedures met slechts één offerte steeg van 23,5% tot 41,8%. Bij gemiddeld 3,2 offertes kan de laagste prijs een van slechts twee of drie andere prijzen zijn, en één agressieve prijs bepaalt ieders score. Baseer uw beslissing op de ondergrens van uw bandbreedte. Als u daarvoor meer kwaliteitspunten nodig hebt dan u geloofwaardig kunt behalen, concurreert u op prijs, ongeacht wat de weging aangeeft.

Stel een verduidelijkingsvraag als een criterium onduidelijk is of ontbreekt

Stel vóór de bid/no-bid-beslissing een verduidelijkingsvraag wanneer een weging, scoringsmethode, minimumscore of prijsformule ontbreekt of onduidelijk is, want het antwoord kan de beslissing beïnvloeden. Vraag bijvoorbeeld naar wegingen per onderdeel zonder verdeling over de bijbehorende vragen, een minimumscore waarbij niet staat of die per vraag of voor het geheel geldt, en een prijs die zonder formule “op waarde wordt beoordeeld”. De Procurement Act 2023 verbiedt een aanbestedende dienst leveranciers uit te nodigen om een offerte in te dienen, tenzij de aankondiging of documenten voldoende informatie bevatten om een offerte op te stellen. Dat biedt een stevige basis voor een vraag over een ontbrekende methode.

Stel ook een vraag wanneer een knock-outcriterium restrictiever lijkt dan nodig is voor het contract. De Europese Rekenkamer merkt op dat te restrictieve selectiecriteria of technische vereisten het aantal deelnemende bedrijven kunnen beperken. Meer dan 40% van de respondenten in haar enquête noemde die als reden waarom slechts één offerte werd ingediend. Een koper die concurrentie wil, heeft er belang bij dit punt te horen. Vraag of een gelijkwaardige norm of een lager niveau zou worden aanvaard, in plaats van te stellen dat het criterium onjuist is.

Beperk elke vraag tot één criterium, zodat het antwoord niet onvolledig kan zijn. Hoe u een vraag zo formuleert en timet dat ze de bid verandert, leest u in ons artikel over het stellen van verduidelijkingsvragen bij een aanbesteding.

Neem de bid/no-bid-beslissing op basis van alle beoordelingscriteria samen

Beoordeel de criteria als één geheel, want een sterke score op één onderdeel kan een onvoldoende op een ander onderdeel niet compenseren. APMP baseert de bid/no-bid-beslissing op ROI, winkans en risico. Aan de hand van de criteria meet u de winkans en het risico voor deze bid, en ze tonen wat de bezetting ervan kost.

Criteria die de bid stoppen

Elk knock-outcriterium waaraan u vóór de deadline niet kunt voldoen, betekent het einde van de bid. Hetzelfde geldt voor elke minimale kwaliteitsscore die u met uw bewijsmateriaal niet kunt behalen. Geen van beide is een weging die u tegen iets anders kunt afzetten. Als er over een van beide nog een verduidelijkingsvraag openstaat, wacht de beslissing op het antwoord. Anders is het een no-go.

Tekenen dat de punten haalbaar zijn

Zijn alle knock-outcriteria afgevinkt, dan bepalen drie vaststellingen of de bid de inspanning waard is: uw prijspositie volgens de formule aan de onderkant van uw bandbreedte, de punten die u op de zwaarst wegende vragen geloofwaardig kunt winnen ten opzichte van de sterkste concurrent, en of die punten het prijsverschil compenseren. Ga er niet van uit dat kwaliteit de doorslag geeft. De Europese Rekenkamer stelde vast dat in 2021 acht lidstaten meer dan 80% van hun procedures gunden op basis van de laagste offerte. In sommige markten is een criteriaset waarin prijs de hoofdrol speelt dus de verwachte situatie, niet de uitzondering.

Weeg het resultaat af tegen het aantal bids waarvoor u een team kunt inzetten. Een bid die u alleen op prijs kunt winnen, rechtvaardigt mogelijk niet dat u er een bidwriter voor inzet die u nodig hebt voor een bid die u op kwaliteit kunt winnen. Leg de motivering samen met de beslissing vast. Ons artikel over hoe u een go/no-go-besluit neemt en vastlegt, legt uit hoe u die later verdedigt.

In SEQUESTO: uw team geeft James, die het werk in aOS orkestreert, de opdracht om de opportuniteit te beoordelen. Hij geeft vervolgens een bid- of no-bid-advies met de onderbouwing, op basis van de aanbestedingsdocumenten en de informatie van uw eigen organisatie. De bidmanager neemt de beslissing en de onderbouwing blijft gedocumenteerd voor review.

Zet de weging van de gunningscriteria om in het bidplan

Besteed aan elke vraag schrijf- en experttijd in verhouding tot het aantal punten dat ze oplevert, want inspanningen die verder gaan dan het puntengewicht van een vraag gaan ten koste van een zwaarder wegende vraag.

Punten per vraag

Als de methodiek de weging van een onderdeel over de vragen verdeelt, vermenigvuldigt u de weging van het onderdeel met het aandeel van elke vraag. Deel dat vervolgens door de hoogste score op de beoordelingsschaal om te bepalen hoeveel één stap hoger op de schaal waard is. Met die stapwaarde kunt u plannen: ze toont wat het oplevert om een antwoord van voldoende naar goed te brengen en waar die verbetering de minste inspanning vergt.

Vragen met een minimumscore komen eerst, ongeacht hun gewicht, omdat de stap over drempels liet zien wat het kost als u de minimumscore niet haalt. Als één vakexpert het bewijsmateriaal voor meerdere zwaarwegende antwoorden heeft, plan die expert dan eerst in voor het zwaarstwegende antwoord en verzamel tijdens dezelfde sessie ook het materiaal voor de andere antwoorden. Vanaf hier is het aan de bidwriters om elk antwoord af te stemmen op de bijbehorende scorebeschrijvingen. Dat komt aan bod in ons artikel over hoe u een offerte voor een aanbesteding schrijft.

Wanneer wegingen kunnen verschuiven

Wegingen liggen niet altijd vast wanneer u de planning opstelt. Volgens de richtsnoeren van het Cabinet Office mag bij een competitive flexible procedure onder de Procurement Act 2023 een weging die als bandbreedte is gepubliceerd, binnen die bandbreedte worden aangepast vóór de indiening van de definitieve offertes. Als voorbeeld worden overgangsregelingen met een weging van 10% tot 30% genoemd. Plan alles waarvoor u tijdig een vakexpert moet inschakelen op basis van de bovengrens en pas de tekst aan zodra de weging is bevestigd.

Wanneer documenten criteria rangschikken volgens belang in plaats van ze te wegen, berust de planning op een beoordeling en niet op een berekening. Bij een EU-aanbesteding staat Richtlijn 2014/24/EU toe dat een aanbestedende dienst die vooraf geen wegingen kan vaststellen, de criteria in afnemende volgorde van belang vermeldt. Vraag of de aanbestedende dienst relatieve wegingen kan geven. Tot dat gebeurt, kent u het hoogst gerangschikte criterium het grootste aandeel toe, zonder ervan uit te gaan dat de verschillen tussen de posities gelijk zijn.

Checklist voor aanbestedingscriteria

Vink elke regel af voordat het plan naar de bidwriters gaat:

• Elk knock-outcriterium uit de methodiek, de specificatie, de contractvoorwaarden en de instructies staat op één lijst, telkens met een verantwoordelijke en de status ja, nee of nog niet.
• Elke minimale kwaliteitsscore is geïdentificeerd en uw waarschijnlijke antwoord op elke vraag waarvoor zo'n score geldt, is getoetst aan de scorebeschrijving bij de minimumscore.
• Het verschil tussen uw prijs en beide uiteinden van uw geschatte bandbreedte voor de laagste offerte is omgerekend naar kwaliteitspunten.
• Voor elke ontbrekende of onduidelijke weging, scoringsmethode, minimumscore of prijsformule, en voor elk knock-outcriterium dat beperkend lijkt, is een verduidelijkingsvraag naar de koper gestuurd.
• Leg de bid/no-bid-beslissing vast, samen met de knock-outcriteria die de bid kunnen stoppen, uw prijspositie en de punten die u kunt behalen.
• De tijd voor bidwriting en vakexperts is afgestemd op de punten per vraag; drempelvragen komen eerst aan bod en bij wegingen met een bandbreedte is de bovengrens gepland.

Gebruik de checklist bij de eerstvolgende aanbesteding die binnenkomt, nog voor de kick-offmeeting iemands agenda vult.