Wat is een best and final offer (BAFO)?

Nadat de inkoper de eerste bids heeft beoordeeld, ontvangt elke leverancier die nog in de race is een schriftelijk verzoek om vóór een vastgestelde deadline een herziene offerte in te dienen. De inkoper vergelijkt deze herziene offertes om te bepalen aan wie de opdracht wordt toegekend. Binnen procurement en bidmanagement verwijst de term naar de laatste herzieningsronde tussen de beoordeling en de gunning, op verzoek van een publieke of private inkoper aan het bidteam van de leverancier. De BAFO eindigt op de deadline in het verzoek. Daarna volgen de beoordeling van de herziene offertes en het gunningsbesluit van de inkoper.

Hoe een BAFO werkt

Wie het verzoek ontvangt

Een BAFO-verzoek gaat alleen naar leveranciers van wie de bids na de beoordeling door de koper nog kans maken: de shortlist. Een bidteam dat zo'n verzoek ontvangt, is nog steeds in de race, omdat de koper tegelijkertijd ook alle andere leveranciers op die shortlist om een BAFO vraagt.

Neem een leverancier die een RFP van een koper heeft beantwoord voor een facilitair-managementcontract voor meerdere locaties. Na beoordeling van de bids en een onderhandelingsgesprek stuurt de koper het bidteam een schriftelijk BAFO-verzoek. In de brief staat dat het prijsschema en het serviceniveauschema mogen worden herzien, terwijl de minimumeisen uit de specificatie ongewijzigd blijven. Ook vermeldt de brief een deadline en dat er geen verdere onderhandelingen zullen volgen.

Die herziening is de laatste die de koper vóór de gunning beoordeelt. Daarmee is dit voor het team de laatste kans om de score te verhogen en de prijs aan te scherpen.

Wat het bidteam herziet

Bidteams herzien in een BAFO doorgaans meer dan alleen de prijs. Ook commerciële voorwaarden, serviceniveaus, de aanpak en de aannames achter de prijs kunnen veranderen.

In de bid voor facility management herziet de commercieel verantwoordelijke de prijsaannames achter het prijsschema, waardoor de prijs verandert. De door het team aangeboden serviceniveaus veranderen mee. Het team opent de begeleidende brief bij het schema opnieuw.

De juridisch beoordelaar beoordeelt vervolgens de contractvoorwaarden die het team heeft geaccepteerd en plaatst opmerkingen over de gevolgen van de herziene bijlagen voor die voorwaarden. Elke wijziging moet nog steeds voldoen aan de minimumvereisten die in de brief ongewijzigd zijn gebleven.

Waar een BAFO in het proces past

Wat aan het verzoek voorafgaat

Een koper vraagt om BAFOs nadat deze de eerste inschrijvingen op zijn RFP of aanbesteding heeft beoordeeld. Met dit verzoek eindigt de fase waarin die inschrijvingen nog kunnen worden gewijzigd.

Elke leverancier die nog aan de procedure deelneemt, ontvangt het verzoek aan het einde van de dialoog bij een request for proposals met dialoog, of zodra de concurrentiegerichte onderhandelingen zijn afgerond, op grond van de UNCITRAL Model Law.

In het RFP-responsproces is de BAFO een van de laatste stappen die een bid kan bereiken. Het offertetraject van de leverancier doorloopt de fasen die eraan voorafgaan.

Wat volgt na de deadline

Na het verstrijken van de deadline beoordeelt de inkoper de BAFOs en neemt de gunningsbeslissing. Daarbij worden de BAFOs beoordeeld volgens de regels van de aanbesteding.

Voor het bidteam is de gunningsbeslissing de volgende stap. De koper vergelijkt de tijdig ingediende offerte met de BAFOs van de andere leveranciers.

De regels achter een BAFO

Wat een bidteam in een BAFO mag wijzigen en waaraan het de koper mag houden, wordt bepaald door de regels die gelden voor het inkoopproces van de koper. Dat kan nationale wetgeving zijn, een modelwet die een staat heeft ingevoerd, of de regels van een instantie die het contract financiert. De regels van een financier gelden alleen voor wat die financier bekostigt.

Wat wel en niet mag veranderen

Wanneer de Wereldbank op grond van haar Aanbestedingsreglement instemt met een BAFO, nodigt de kredietnemer die de aanbesteding uitvoert de inschrijvers met een in wezen conforme bid uit om er een in te dienen. Dit biedt hen een laatste kans om hun bid te verbeteren, bijvoorbeeld door prijzen te verlagen, de bid te verduidelijken of te wijzigen, of informatie toe te voegen.

In de EU kan bijvoorbeeld niet worden onderhandeld over de minimumeisen en de gunningscriteria in de mededingingsprocedure, op grond van Richtlijn 2014/24/EU. De BAFO van een bidteam wordt beoordeeld aan de hand van dezelfde criteria als de eerste bid.

In de concurrentiegerichte dialoog van de EU bouwt de definitieve offerte voort op de oplossingen die de inschrijver tijdens de dialoog heeft gepresenteerd en bevat deze alles wat nodig is om het project uit te voeren. De aanbestedende dienst kan om verduidelijking, precisering en optimalisatie vragen, zolang wijzigingen in de wezenlijke aspecten van de offerte of in de door de koper gestelde behoeften en eisen de mededinging niet kunnen verstoren of tot discriminatie kunnen leiden.

Een bidteam kan de aanbestedende dienst houden aan het voorwerp, de kwalificatie- en beoordelingscriteria en de minimumeisen waarmee de dialoog is begonnen. Volgens de UNCITRAL Model Law mag de aanbestedende dienst tijdens de dialoog niet wijzigen.

Gelijke behandeling en één deadline

In de EU wordt bijvoorbeeld elke leverancier die nog deelneemt aan de mededingingsprocedure met onderhandeling geïnformeerd wanneer de aanbestedende dienst van plan is de onderhandelingen af te sluiten. Op grond van Richtlijn 2014/24/EU geldt voor alle leveranciers één gezamenlijke deadline voor nieuwe of herziene offertes.

Het bidteam kan daarbij rekenen op gelijke behandeling tijdens de onderhandelingen en de dialoog. Dit brengt voor de aanbestedende dienst de volgende verplichtingen met zich mee:

• De aanbestedende dienst verstrekt geen informatie die een andere leverancier bevoordeelt.
• Het stelt elke leverancier die nog aan de procedure deelneemt schriftelijk op de hoogte van wijzigingen in de specificaties of documenten, met uitzondering van de minimumeisen. Het biedt voldoende tijd om de inschrijving aan te passen en opnieuw in te dienen.
• Het maakt vertrouwelijke informatie of oplossingen van een leverancier niet bekend aan andere leveranciers zonder de uitdrukkelijke toestemming van die leverancier.

Volgens de UNCITRAL-modelwet wordt wat de aanbestedende dienst tijdens de dialoog aan één leverancier meedeelt, gelijktijdig en onder gelijke voorwaarden aan alle deelnemers meegedeeld, tenzij de informatie specifiek op die leverancier betrekking heeft of vertrouwelijk is. De request for proposal moet leveranciers ook informeren over hun recht om besluiten aan te vechten die in strijd zijn met de wet en over een eventuele opschortende termijn.

Hoe definitieve offertes worden beoordeeld

In de mededingingsprocedure met onderhandeling van de EU toetst de aanbestedende dienst de definitieve inschrijvingen aan de minimumeisen. Vervolgens beoordeelt de dienst ze aan de hand van de gunningscriteria voordat de opdracht wordt gegund, conform Richtlijn 2014/24/EU.

Volgens de UNCITRAL Model Law is de winnende BAFO de BAFO die het beste aansluit bij de behoeften van de aanbestedende dienst, op basis van de criteria en de procedure uit de oorspronkelijke request for proposals. Het bidteam kan daarbij uitgaan van de wegingen die het aan het begin heeft gezien.

Of er nog gesprekken kunnen volgen

Of de koper na de BAFO mag onderhandelen, hangt af van de regels die voor de aanbesteding gelden.

Volgens de UNCITRAL Model Law wordt niet onderhandeld over best and final offers, ongeacht of deze volgen op een dialoog of op concurrerende onderhandelingen.

Een verzoek om bids of offertes moet vermelden of er een BAFO wordt gebruikt en dat daarover niet wordt onderhandeld wanneer de Procurement Regulations van de Wereldbank van toepassing zijn.

Op grond van Richtlijn 2014/24/EU wordt in de mededingingsprocedure met onderhandeling van de EU niet over definitieve inschrijvingen onderhandeld. Na een concurrentiegerichte dialoog mag de aanbestedende dienst met de leverancier wiens definitieve inschrijving de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt, onderhandelen over diens financiële toezeggingen of andere voorwaarden bevestigen. Dit is toegestaan mits geen enkel essentieel aspect wezenlijk verandert en de mededinging niet wordt verstoord.

Hoe een BAFO verschilt van vergelijkbare stappen

Andere stappen die een inkoper na de indiening van een bid zet, kunnen op een BAFO-verzoek lijken. Elke stap vraagt iets anders van het bidteam.

Een onderhandelingsronde

Tijdens een onderhandelingsronde bespreekt de koper de eerste en latere offertes van elke leverancier om deze te verbeteren. De offerte kan tijdens de gesprekken veranderen.

Een BAFO is een schriftelijke herziening van de volledige offerte die het bidteam indient vóór de in het verzoek gestelde deadline. Het verzoek sluit ook de onderhandelingen af.

Een verzoek om verduidelijking

Met een verzoek om verduidelijking vraagt de inkoper een leverancier om binnen een bepaalde termijn informatie in diens bid in te dienen, aan te vullen, te verduidelijken of te completeren als die onvolledig of onjuist lijkt. Het antwoord maakt de bid compleet die het team al heeft ingediend.

Het BAFO-verzoek gaat verder en nodigt het bidteam uit om de offerte zelf te wijzigen, inclusief de prijs.

Een omgekeerde veiling

Bij een omgekeerde veiling bieden leveranciers tijdens een door de koper gepland online evenement tegen elkaar op prijs. Het systeem beoordeelt de biedingen automatisch en elke inschrijver ziet tijdens de veiling zijn positie.

De prijs van een BAFO telt mee naast de rest van de offerte, omdat de koper de BAFO beoordeelt op basis van de gunningscriteria. Bij een veiling kan het bidteam alleen de prijs aanpassen, terwijl het bij een BAFO ook de voorwaarden en serviceniveaus kan herzien.