Wat is een bidmanager?
Een bidmanager is de persoon bij een leverancier die een aanbesteding of RFP-antwoord leidt, van de bid/no-bid-beslissing tot de debriefing. De bidmanager bewaakt het plan, de compliancecontroles en de eindgoedkeuring, en zet de inhoud uit bij de vakexperts en bidwriters die antwoorden schrijven.
On this page
Het werk van de bidmanager verloopt in fasen, van kwalificatie en indiening tot evaluatie. De bidmanager is verantwoordelijk voor de bid/no-bid-beslissing, het bidplan, de compliancematrix en de beoordelingscyclus, en zorgt voor draagvlak bij het management voordat het formele offertetraject begint.
De functie steunt op overdrachtsmomenten. Zodra de directie een opportuniteit heeft goedgekeurd, deelt de bidmanager die op in secties, wijst hij verantwoordelijken en datums toe en verzamelt hij antwoorden ter beoordeling voordat iets naar de aanbestedende instantie gaat. De functietitel verschilt per organisatie. Hij verwijst nooit naar de aankoopmanager van de aanbestedende instantie, die aan de andere kant van dezelfde aanbesteding staat.
Wat een bidmanager doet, van pre-bid tot evaluatie
De verantwoordelijkheden van een bidmanager laten zich het best beschrijven als beslissingen, niet als taken. In elke fase neemt de bidmanager sommige beslissingen zelf, vereisen andere de steun van het management en worden nog andere overgelaten aan de mensen die de antwoorden schrijven. Bidmanagement is het vakgebied. De bidmanager bewaakt de beslissingen tijdens een lopend bid, doorheen de fasen die de Association of Proposal Management Professionals (APMP) beschrijft in haar Winning Business Ecosystem.
Dat kader biedt u een eenvoudige toets voor elke lopende bid: bepaal voor elke openstaande vraag tot welke van de drie categorieën ze behoort. Gaat ze over het plan, dan beslist de bidmanager. Gaat ze over de vraag of de bid wordt voortgezet, dan neemt de bidmanager de beslissing en zorgt die voor de steun van het management. Gaat ze over de inhoud van een antwoord, dan wijst de bidmanager ze toe aan de verantwoordelijke en beoordeelt die het antwoord vervolgens.
Voor de bid: de bid/no-bid-beslissing en het draagvlak bij de directie
APMP plaatst de bid/no-bid-beslissing in de pre-bidfase. Daarbij wordt op basis van ROI, winstkans en risico beoordeeld of de opportuniteit het waard is om na te streven. De fase eindigt met de steun van het management voordat het formele bidtraject begint.
Het werk van de bidmanager bestaat op dit punt dus uit de go/no-go-beslissing zelf. De bidmanager weegt de argumenten voor elk van die drie criteria af en zet ze uiteen, zodat het management met een duidelijk beeld van de kosten en mogelijke knelpunten kan instemmen met het offertetraject.
De overdracht werkt in beide richtingen. Zodra het management zijn steun heeft gegeven, neemt de bidmanager het offertetraject in handen.
De bid: het plan, de compliance en de reviews die de bidmanager beheert
Zodra de bid loopt, is de bidmanager verantwoordelijk voor het plan. In de bidplanningsfase van APMP worden mijlpalen vastgelegd voor het schrijven, de reviews en de indiening, wordt bepaald wie waarvoor verantwoordelijk is, worden middelen toegewezen en worden interne tijdlijnen en controlemomenten vastgelegd. De bidmanager neemt deze beslissingen en ziet er vervolgens op toe dat alle betrokkenen zich eraan houden.
Zo vermeldt het plan voor één plan van aanpak bijvoorbeeld de bidwriter, de vakexpert die de details aanlevert, de review die het doorloopt en de datum waarop het terug moet zijn. De bijdragers bepalen wat er in het antwoord staat. De bidmanager bepaalt wanneer het klaar moet zijn en wie het controleert.
Bij de RFP-beoordeling laat APMP het team de vereisten, instructies, beoordelingscriteria en deadlines voor indiening analyseren en een compliancematrix opstellen om de vereisten voor de offerte op te volgen.
De bidontwikkelingsfase van APMP omvat Pink-, Red- en Gold-colour reviews voor iteratieve verbetering. Daarbij worden de compliance en de mate waarin de offerte aan de RFP-criteria beantwoordt, doorlopend gecontroleerd.
Na indiening: verduidelijkingen en evaluatie
Met de indiening is de bid niet afgerond. In de levenscyclus van APMP volgt het bidteam na de indiening van de offerte de evaluatiestatus op en behandelt het verduidelijkingsverzoeken en evaluatieberichten van de koper.
Voor de bidmanager betekent dit dat de planning verder moet lopen dan de indieningsdatum. De vakexperts die de antwoorden hebben opgesteld, moeten bereikbaar blijven terwijl de koper de offerte beoordeelt. Als de bid wordt gewonnen, gaat het werk verder met de contractonderhandelingen.
Wat de bidmanager controleert vóór indiening
Voordat een offerte wordt ingediend, bevestigt de bidmanager dat de definitieve opmaak, kwaliteitsborging en compliancecontroles zijn afgerond, dat de inhoud zowel aan de eisen van de koper als aan de bidstrategie beantwoordt en dat de offerte volgens de instructies van de koper wordt ingediend, met ontvangstbevestiging.
Compliance- en kwaliteitscontroles
De indieningsstap van APMP brengt deze controles samen: definitieve opmaak, kwaliteitsborging en compliance, indiening in de vorm die de koper voorschrijft (fysiek of digitaal) en bevestiging van ontvangst. Als controlelijst vóór indiening komt dat neer op:
- De opmaak in elk bestand volgt de instructies van de aanbestedende instantie.
- Elke regel van de compliancematrix verwijst naar een antwoord.
- De kwaliteitscontrole is voor elke sectie afgerond.
- De indieningsmethode stemt overeen met de instructies.
- De ontvangst is bevestigd en geregistreerd.
Deze controles gaan vooraf aan de definitieve goedkeuring door de bidmanager. Daarom moet het plan de goedkeuringsdatum vermelden en moeten de controles vóór die datum afgerond zijn, niet op hetzelfde moment.
Content toetsen aan de vereisten en bidstrategie
APMG International, dat de APMP-certificering beheert, omschrijft de rol als het toezicht houden op de inhoud van offertes. Het doel is ervoor te zorgen dat de vereisten van de klant duidelijk aan bod komen en dat de definitieve offerte aansluit bij de bidstrategie van de organisatie.
Dit zijn twee verschillende controles. De compliancematrix toont aan dat aan een vereiste is voldaan. De strategische controle gaat na of het antwoord de argumentatie ondersteunt waarop de bid is gebaseerd. Een offerte kan bijvoorbeeld aan elke vereiste voldoen en toch het winthema onderbelichten waarop de kwalificatiebeslissing steunde. Alleen iemand die de volledige offerte leest, en niet slechts één onderdeel, zal dat opmerken.
Met wie de bidmanager samenwerkt aan een lopende bid
Bij een lopende bid schakelt de bidmanager de nodige offerte-, capture- en vakexperts in, stelt de tools en sjablonen ter beschikking waarmee zij werken en zorgt ervoor dat de prijsstelling aansluit bij de bidstrategie en de win themes.
Vakexperts en bidwriters
APMP plaatst het samenstellen van de nodige middelen in de pre-bidfase. Dat betekent dat proposal-, capture- en vakexperts worden betrokken en dat de nodige tools, sjablonen en ondersteunende systemen voor de bid worden geregeld. Volgens APMG werkt deze functie samen met vakexperts en bidwriters. Het coördineren van input en reviews behoort tot de kerntaken van de functie.
Voor samenwerking met bijdragers die aan iemand anders rapporteren, zie samenwerken met vakexperts aan aanbestedingen.
De rol van de bidmanager is hier coördineren, niet schrijven. Vakexperts kennen het antwoord en bidwriters geven het vorm. De bidmanager zorgt ervoor dat beide tijdig gebeuren en dat de onderdelen op elkaar aansluiten.
Juridische, prijsstellings- en contractteams
Bij de ontwikkeling van een bid stemt APMP de prijszetting af op de bidstrategie en de win themes. Wie de prijs ook bepaalt, het is de taak van de bidmanager om ervoor te zorgen dat de cijfers en het verhaal dezelfde argumenten ondersteunen. Een premiumprijs vereist bijvoorbeeld een antwoord dat die prijs rechtvaardigt.
Hoe een bidmanager verschilt van verwante functies
De bidmanager is verantwoordelijk voor de planning, middelen en bidstrategie. De functies die er het vaakst mee worden verward, schrijven de inhoud, gebruiken een andere functietitel voor hetzelfde werk of bevinden zich aan de kant van de aanbestedende instantie.
Bidmanager en bidwriter
Een bidwriter stelt antwoorden op en verfijnt ze. De bidmanager bewaakt de planning, organiseert de middelen en zorgt ervoor dat de bidstrategie wordt uitgevoerd. Zo omschrijft APMG de rol. De bidwriter levert de formulering. De bidmanager levert een offerte die volledig en compliant is en op tijd wordt ingediend.
In een klein team kan één persoon beide rollen vervullen. Een eenvoudige toets maakt het onderscheid duidelijk: als een taak het plan, een deadline of de taakverdeling voor de review wijzigt, is het managementwerk. Als ze de formulering van een antwoord wijzigt, is het schrijfwerk.
Bidmanager en proposalmanager
APMG omschrijft dit takenpakket onder de functiebenaming proposalmanager, de term die wordt gebruikt waar bidmanager niet gangbaar is. Het werk is hetzelfde: planningen, middelen, input en reviews, strategie, compliance en procesleiding.
Functietitels verschillen per organisatie en geven dus weinig houvast over de inhoud van de functie.
Bidmanager en de aankoopmanager van de koper
De procurementmanager van de koper publiceert de aanbesteding, beantwoordt verduidelijkingsvragen van inschrijvers en leidt de beoordeling. Deze persoon werkt voor de organisatie die de opdracht gunt.
De bidmanager staat aan de andere kant. Die leest de instructies en evaluatiecriteria van de aanbestedende instantie en stelt een offerte op. Die stelt verduidelijkingsvragen via het kanaal dat in de aanbesteding is vastgelegd en heeft alleen contact met het team van de aanbestedende instantie volgens de voorwaarden die de aanbestedingsdocumenten toestaan.
Hoe SEQUESTO de bidmanager ondersteunt
In SEQUESTO aOS, leest James, de orkestrerende agent, een nieuwe aanbesteding samen met het eigen governanceproces van de organisatie. Agent Force, de gespecialiseerde agents, zet elke vereiste met een datum om in een takenlijst. Vervolgens voegt James de goedkeuringsfasen, financiële verificatiemomenten en controlemomenten voor de inzet van middelen van de organisatie als mijlpalen toe aan de planning van de aanbesteding, elk met toegewezen tijd en een bij naam genoemde beoordelaar.
Agent Force haalt de vragen, vereisten, beoordelingscriteria, verplichte bijlagen en woordlimieten uit de aanbestedingsdocumenten. De bidmanager bevestigt die geëxtraheerde structuur voordat het opstellen begint. Aan elke vraag kunnen een eigen reviewer en goedkeurder worden toegewezen. Zo gaat een juridisch punt naar de juridische afdeling en een technisch antwoord naar de juiste vakexpert, terwijl voor elke vraag de verantwoordelijke, status en deadline zichtbaar zijn. Bij elke goedkeuring wordt vastgelegd wie ze heeft gegeven en wanneer.
Wanneer het team hem daarom vraagt, rechtstreeks of via een daarvoor ingestelde workflow, beoordeelt James een opportuniteit. Hij geeft een bid- of no-bid-advies met zijn argumenten, op basis van de aanbestedingsdocumenten en de eigen informatie van de organisatie. De bidmanager behoudt de beslissing en SEQUESTO legt de argumentatie vast voor controle. De bidmanager behoudt de eindredactie en finale goedkeuring, en een teamlid dient de offerte in via het portaal van de koper.
Als u dit op uw eigen bids wilt toepassen, begin dan met de governancestappen die uw offertes nu al doorlopen en de persoon die elke stap goedkeurt. Breng die in kaart voordat uw volgende aanbesteding binnenkomt, zodat het plan daarop kan worden afgestemd.