Wat is een consortiumbid?

Een consortiumbid werkt door middelen te bundelen: de koper beoordeelt de groep als één inschrijver. Daardoor kan een vereiste waaraan één lid niet alleen kan voldoen, zoals een dienstenpakket, een referentie of een bepaald capaciteitsniveau, door een ander lid worden ingevuld als de aanbestedingsdocumenten dat toestaan. Voor leveranciers die een offerte indienen, geldt de term zowel voor overheidsopdrachten als voor private contracten, telkens wanneer de documenten een groep als inschrijver aanvaarden.

De term is niet van toepassing wanneer één onderneming de offerte alleen draagt. Een hoofdaannemer die met onderaannemers een offerte indient, dient geen consortiumbid in. Dat geldt evenmin voor een joint venture die in eigen naam een offerte indient, of voor een inschrijver die een beroep doet op de draagkracht van een andere onderneming zonder dat die onderneming aan de offerte deelneemt. Een langdurige samenwerking tussen ondernemingen kan consortiumbids opleveren, maar de term zelf beschrijft één offerte voor één aanbesteding.

Hoe een consortiumbid werkt

Consortiumbids zijn gezamenlijke offertes waarin de leden als één geheel inschrijven, omdat geen enkel lid afzonderlijk aan alle voorwaarden van de koper voldoet en één penvoerder namens de groep optreedt. Een consortiumbid steunt op drie zaken: een reden om samen in te schrijven, een overeenkomst tussen de leden en één offerte voor meerdere bedrijven, met één bewijsdossier en één goedkeuring.

Waarom bedrijven als groep een offerte indienen

De reden ligt meestal bij de deelnemingsvoorwaarden of de omvang van de opdracht. De aanbesteding vereist een bekwaamheid, capaciteit of staat van dienst waarover geen enkel lid afzonderlijk beschikt, maar de groep als geheel wel.

Richtsnoeren van de regering van Wales over de Procurement Act 2023 vermelden gezamenlijk een offerte indienen, bijvoorbeeld als consortium, als een van de drie relaties waarbij een leverancier op een andere partij steunt om aan de deelnemingsvoorwaarden te voldoen. De andere twee zijn onderaanneming en garanties. In het uitgewerkte voorbeeld kunnen een leverancier van soft services en een leverancier van hard services een consortium vormen, of kan de ene als onderaannemer van de andere optreden.

De richtsnoeren zijn opgesteld voor aanbestedende diensten in Wales. Ze tonen hoe kopers daar een groep leveranciers beoordelen en leggen de inschrijver geen verplichtingen op.

De consortiumovereenkomst

Een consortium van inschrijvers is gebaseerd op een consortium- of samenwerkingsovereenkomst tussen de leden, niet op een contract met de koper. De overeenkomst bepaalt wie welk deel van het contract uitvoert, wie welk risico draagt en hoe de prijs wordt opgebouwd uit de kosten van elk lid. Ze wijst ook de penvoerder aan en verleent die de bevoegdheid om namens de groep de offerte in te dienen en met de koper te communiceren.

De overeenkomst regelt de onderlinge verhouding tussen de leden. De aanbestedingsdocumenten bepalen waartoe elk lid tegenover de koper gehouden is, en na de gunning doet het contract dat.

Eén offerte van meerdere bedrijven

De koper beoordeelt één offerte, dus die moet lezen als het werk van één inschrijver. De schrijvers van elk lid hanteren hun eigen huisstijl, terminologie en opmaak. Het bidteam van de penvoerder bepaalt voor iedereen één stijl, één terminologie en één structuur. Dat begint met het toewijzen van verantwoordelijken voor de verschillende onderdelen en deadlines aan de leden tijdens de bidkick-offmeeting.

Voor bewijsmateriaal geldt dezelfde regel. De casestudy's, certificaten en beleidsdocumenten van elk lid staan in de eigen bibliotheek en zijn opgesteld voor de eigen bids. Elk stuk moet aan dezelfde norm voldoen en de vraag beantwoorden waarvoor het als bewijs wordt aangehaald. Elk lid bepaalt welk eigen materiaal naar de koper mag gaan.

Ook de goedkeuring loopt over de bedrijven heen. Elk lid keurt de toezeggingen goed die in zijn naam worden gedaan, zoals scope, personeel en prijs, voordat de bidmanager van de penvoerder de definitieve goedkeuring geeft en de penvoerder de offerte indient.

De plaats van een consortiumbid in het aanbestedingsproces

Bij een consortiumbid valt de beslissing om samen te werken binnen bid/no-bid en leggen de leden hun overeenkomst vast voordat iemand begint te schrijven. In Wales worden de partners vervolgens bij de gunning openbaar bekendgemaakt. Dit voegt aan beide uiteinden van het offertetraject stappen toe aan het bredere tendermanagement.

Vóór de offerte: beslissen om samen te werken

Alleen een offerte indienen, samen met partners een offerte indienen of helemaal geen offerte indienen, zijn opties binnen één go/no-go-beslissing. Een leemte die het team niet alleen kan invullen, is een reden om een partner te zoeken. Het ontbreken van een geschikte partner kan een reden zijn om geen offerte in te dienen.

De overeenkomst gaat vooraf aan het schrijven, omdat de verdeling van de uitvoering en de prijsopbouw bepalen wat de bidwriters kunnen opnemen. In het aanbestedingsproces voegt een consortium daarom een fase toe tussen de beslissing om een offerte in te dienen en de start van het schrijfwerk.

Na de gunning: wat wordt openbaar

Volgens de richtsnoeren van de regering van Wales moet een aanbestedende dienst die een opdracht gunt aan een leverancier die een beroep deed op andere leveranciers om aan de deelnemingsvoorwaarden te voldoen, hun gegevens bekendmaken in de aankondiging van de gegunde opdracht. Voor garantstellers geldt een uitzondering.

De partners van een consortium worden in Wales dus publiek bekendgemaakt zodra de opdracht is gegund. Een partnerschap dat tijdens de bidfase vertrouwelijk werd gehouden, blijft na de gunning niet vertrouwelijk.

Wat Richtlijn 2014/24/EU toestaat voor groepen inschrijvers

Bij procedures in EU-lidstaten staat Richtlijn 2014/24/EU groepen toe om zonder vaste rechtsvorm een offerte in te dienen. De aanbestedende dienst mag na de gunning een rechtsvorm eisen als die voor de uitvoering van de opdracht nodig is, en mag bepalen hoe een groep aan de selectiecriteria voldoet.

Geen vaste rechtsvorm om een offerte in te dienen

Richtlijn 2014/24/EU staat groepen van ondernemers, waaronder tijdelijke samenwerkingsverbanden, toe om deel te nemen. Een aanbestedende dienst mag niet eisen dat een groep een specifieke rechtsvorm heeft om een offerte in te dienen. De leden hoeven geen vennootschap op te richten of een samenwerkingsverband te registreren voordat ze een offerte indienen.

Artikel 19, lid 3 bepaalt de grens. Zodra een groep de opdracht heeft gewonnen, kan de aanbestedende dienst eisen dat zij een specifieke rechtsvorm aanneemt als dat nodig is voor een goede uitvoering van de opdracht. Als de aanbestedingsdocumenten dit vermelden, weten de leden vóór ze een offerte indienen dat na de gunning een wijziging van rechtsvorm kan volgen.

Selectievereisten waaraan de groep voldoet

Overweging 15 laat de aanbestedende dienst uitdrukkelijk bepalen hoe een combinatie voldoet aan de eisen inzake economische en financiële draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid die voor individuele inschrijvers gelden. De aanbestedingsdocumenten bepalen hoe de cijfers, referenties en kwalificaties van de leden meetellen als bewijs voor de combinatie.

In het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) wordt dat bewijs voor het eerst opgegeven. Het bidteam van de penvoerder verzamelt de gegevens van elk lid volgens de regels in de documenten.

Wat onderzoek aantoont over consortiumbids

Onderzoek naar openbare werken in de EU toont aan dat bij overheidsopdrachten die door groepen worden gewonnen, bijna altijd een kmo tot de winnaars behoort. Het toont ook aan dat deelname aan een consortium de winstkans van een kmo verhoogt, hoewel de meeste overheidsopdrachten die kmo's winnen nog steeds individueel worden binnengehaald.

Gunningen aan groepen bij openbare werken in de EU

Een studie van Nemec in Empirical Economics, gepubliceerd in 2024, analyseerde gunningen van overheidsopdrachten voor werken die van 2018 tot 2022 op TED werden gepubliceerd. Van de 7.002 opdrachten die aan een combinatie van ondernemers werden gegund, maakten bij 6.811 opdrachten kmo's deel uit van de winnende combinatie. Meer dan de helft daarvan werd gegund aan consortia die uitsluitend uit kmo's bestonden.

De gegevens hebben alleen betrekking op overheidsopdrachten voor werken. Ze zeggen niets rechtstreeks over overheidsopdrachten voor diensten of leveringen.

Lidmaatschap van een consortium en winstkansen voor kmo's

Uit hetzelfde onderzoek bleek dat een offerte indienen als lid van een consortium de kansen van kmo's om overheidsopdrachten voor werken te winnen aanzienlijk verhoogde. Volgens de auteur kunnen kmo's zo financiële en administratieve beperkingen overwinnen wanneer ze met grote ondernemingen concurreren.

Kmo's sleepten de meeste van hun opdrachten nog steeds als enige winnaar in de wacht (77%); de overige opdrachten wonnen ze als lid van een consortium. De gegevens omvatten geen onderaanneming, waardoor kmo's die voor een hoofdaannemer werken in geen van beide cijfers voorkomen.

Hoe een consortiumbid verschilt van verwante samenwerkingsvormen

Bij elk van de drie verwante constructies dient één onderneming zelfstandig een offerte in. Bij onderaanneming is de hoofdaannemer contracthouder en betaalt die de onderaannemer. Een joint venture is een rechtspersoon die in eigen naam een offerte indient. Bij een beroep op de draagkracht van een andere onderneming wordt de capaciteit van die onderneming benut zonder dat zij zelf een offerte indient. In Engeland, Wales en Noord-Ierland beschouwt de Procurement Act 2023 gezamenlijk een offerte indienen en onderaanneming als afzonderlijke routes.

Onderaanneming onder een hoofdaannemer

Een hoofdaannemer dient zelfstandig een offerte in, ondertekent de overeenkomst en betaalt zijn onderaannemers. De onderaannemer heeft geen overeenkomst met de koper, maakt geen deel uit van de inschrijver en de hoofdaannemer blijft verantwoordelijk voor de volledige overeenkomst.

In Engeland, Wales en Noord-Ierland bepaalt artikel 22 van de Procurement Act 2023, die sinds 24 februari 2025 van kracht is, dat een leverancier aan een deelnemingsvoorwaarde voldoet voor zover een verbonden leverancier eraan voldoet. Leveranciers zijn verbonden wanneer zij samen een offerte indienen. Een afzonderlijke regeling geldt voor een leverancier die de opdracht geheel of gedeeltelijk aan de andere leverancier zal uitbesteden, of voor wie de andere leverancier garant zal staan. Die regeling geldt alleen als de aanbestedende dienst ervan overtuigd is dat de leveranciers juridisch bindende afspraken zullen maken.

Een consortiumpartner telt dus mee op grond van de gezamenlijke indiening zelf. Een onderaannemer telt pas mee zodra de aanbestedende dienst ervan overtuigd is dat de regeling juridisch bindend zal zijn.

Een joint-venturevennootschap

Een joint venture is een afzonderlijke rechtspersoon die eigendom is van de moedermaatschappijen en in eigen naam offertes indient, contracten sluit en als één leverancier wordt beoordeeld. Een consortium heeft in de bidfase geen eigen rechtspersoonlijkheid: de leden blijven afzonderlijke ondernemingen die samen één offerte indienen.

Een consortium kan na de gunning alsnog een eigen rechtsvorm nodig hebben als de koper die voor de uitvoering vereist op grond van de bovenstaande regel in artikel 19, lid 3.

Een beroep doen op de draagkracht van een andere onderneming

Een beroep doen op de draagkracht van een andere onderneming betekent dat een inschrijver de draagkracht van die onderneming gebruikt, zoals haar financiële draagkracht of ervaring, om aan de selectiecriteria te voldoen, zonder dat die onderneming aan de offerte deelneemt. Artikel 63 van de richtlijn staat toe dat een combinatie in EU-procedures onder dezelfde voorwaarden als één inschrijver een beroep doet op de draagkracht van haar eigen leden of van andere entiteiten. Een consortium kan dus een beroep doen op een onderneming die er geen deel van uitmaakt.