Wat is het UEA?

Een UEA werkt in twee stappen. De leverancier legt bij de indiening zijn verklaring over uitsluiting en selectie af. De bewijsstukken volgen later, wanneer de aanbestedende dienst erom vraagt. Bij overheidsopdrachten in de EU geldt het UEA alleen als voorlopig bewijs en worden de bewijsstukken er niet bij gevoegd. Het UEA heeft uitsluitend betrekking op de kwalificatie: of de leverancier überhaupt mag deelnemen en of hij voldoet aan de selectiecriteria die de aanbestedende dienst heeft vastgesteld.

Wat het Uniform Europees Aanbestedingsdocument vraagt

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument vraagt een inschrijver om zichzelf te beschrijven, zijn standpunt over de uitsluitingsgronden te verklaren, de door de aanbestedende dienst vastgestelde selectiecriteria te beantwoorden en een slotverklaring te ondertekenen. Dit gebeurt in de vaste volgorde van delen die is vastgelegd in Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7.

De onderdelen van het formulier

Deel I vermeldt de aanbestedingsprocedure en de aanbestedende dienst die deze organiseert. Deel II gaat over de inschrijver: wie hij is, zijn rol en zijn partners wanneer hij als onderdeel van een groep een offerte indient, en elke andere entiteit op wier draagkracht hij een beroep doet.

Deel III bevat de uitsluitingsgronden en de inschrijver verklaart of een of meer daarvan op hem van toepassing zijn. Deel IV behandelt de selectiecriteria. Deel VI sluit het formulier af met de verklaring van de inschrijver dat hij de bewijsstukken op verzoek en onverwijld kan verstrekken. Op die verklaring gelden twee uitzonderingen, beide voor documenten die de aanbestedende dienst op een andere manier kan verkrijgen.

Selectiecriteria vastgelegd in de aankondiging

De inschrijver vult deel IV alleen in voor de selectiecriteria die de aanbestedende dienst daadwerkelijk heeft opgelegd in zijn aankondiging of aanbestedingsstukken. Twee UEA's voor twee verschillende aanbestedende diensten kunnen in deel IV dan ook heel andere vragen bevatten, ook al is het formulier zelf hetzelfde.

Een aanbestedende dienst kan er ook voor kiezen, of een lidstaat kan voorschrijven, om deel IV te beperken tot één vraag: voldoet de inschrijver, ja of nee, aan alle vereiste selectiecriteria? Het antwoord wordt korter. De verbintenis niet, want de aanbestedende dienst kan nog steeds om informatie of documenten vragen.

Handtekeningen op één UEA

Wanneer meerdere personen deel uitmaken van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de inschrijver, of vertegenwoordigingsbevoegdheid hebben, kan elk van hen hetzelfde UEA moeten ondertekenen. Of dat verplicht is, hangt af van de nationale regels, waaronder de regels inzake gegevensbescherming.

Een handtekening is mogelijk helemaal niet nodig als het kanaal waarmee het UEA wordt verzonden, de authenticiteit ervan al waarborgt.

Wanneer één bid meerdere UEA's vereist

Voor één bid kunnen meerdere UEA’s nodig zijn: één voor elk perceel of elke groep percelen met dezelfde selectiecriteria, één voor elke entiteit op wier draagkracht de inschrijver een beroep doet en één voor elk lid van een combinatie die samen een offerte indient. De Uitvoeringsverordening beschrijft elk van deze gevallen.

Percelen met verschillende selectiecriteria

Wanneer de selectiecriteria per perceel verschillen, wordt voor elk perceel een UEA ingevuld. Eén UEA kan gelden voor percelen met dezelfde selectiecriteria.

Een bid voor drie percelen, waarvan er twee dezelfde criteria hebben, vereist bijvoorbeeld twee UEA's. Het aantal wordt bepaald door de criteria, niet door het aantal percelen.

Entiteiten op wier draagkracht een beroep wordt gedaan

Een inschrijver die een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten, dient zijn eigen UEA in, samen met een afzonderlijk UEA voor elke entiteit waarop hij een beroep doet.

De entiteit vult dat afzonderlijke UEA in en ondertekent het, niet de inschrijver. Het omvat de afdelingen A en B van deel II en de uitsluitingsgronden in deel III, zodat de entiteit haar eigen identiteit en haar eigen situatie met betrekking tot uitsluiting verklaart.

Groepen van ondernemers die samen een offerte indienen

Wanneer een groep of tijdelijke vereniging gezamenlijk een offerte indient, verstrekt elke deelnemende ondernemer een eigen UEA voor de delen II tot en met V. In deel II vermeldt elke ondernemer zijn rol binnen de groep en de namen van de andere leden.

Volgens Richtlijn 2014/24/EU mag een aanbestedende dienst niet eisen dat een groep een specifieke rechtsvorm aanneemt voordat die een offerte indient of verzoekt om deel te nemen. Na de gunning mag de aanbestedende dienst dit wel eisen als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

De plaats van het UEA in de procedure

Het UEA wordt bij de eerste indiening gevoegd: bij de offerte in een openbare procedure en bij het verzoek tot deelneming in de andere procedures. Binnen de fasen van aankondiging tot gunning vormt het de start van de kwalificatie; het verzoek om bewijsstukken volgt later.

Indiening zonder bewijsstukken

Het speciaal verslag 28/2023 van de Europese Rekenkamer stelt het duidelijk: inschrijvers bevestigen in het UEA dat ze aan de criteria voldoen en hoeven geen bewijsstukken bij te voegen. Alleen geselecteerde inschrijvers wordt gevraagd die voor te leggen.

Op de indieningsdeadline bestaat het UEA dus uit een reeks verklaringen. De onderliggende certificaten, jaarrekeningen en referenties worden later in de procedure gecontroleerd.

Bewijsstukken bij de selectie of vóór de gunning

Vóór de gunning moet de aanbestedende dienst de inschrijver aan wie hij de opdracht wil gunnen, om actuele bewijsstukken vragen. In de regel vraagt hij die alleen aan die inschrijver. Opdrachten op basis van bepaalde raamovereenkomsten vormen een uitzondering.

Bij een procedure in twee fasen staat de richtlijn toe dat de documenten eerder worden opgevraagd. Een aanbestedende dienst die het aantal uit te nodigen kandidaten beperkt, mag de bewijsstukken bij de selectie opvragen, voordat hij de uitnodigingen voor de volgende fase verstuurt.

Documenten die de aanbestedende dienst zelf kan verkrijgen

De eerste uitzondering in de verklaring van deel VI heeft betrekking op documenten die de aanbestedende dienst rechtstreeks uit een gratis nationale databank in een lidstaat kan verkrijgen. Ze geldt alleen als de inschrijver in het UEA de gegevens heeft verstrekt die de aanbestedende dienst nodig heeft om toegang te krijgen tot die databank.

De tweede uitzondering heeft betrekking op documenten waarover de aanbestedende dienst al beschikt. In beide gevallen verzamelt de aanbestedende dienst zelf de bewijsstukken, in plaats van ze bij de inschrijver op te vragen.

De regels die het UEA bepalen

Het UEA-document berust op twee EU-instrumenten, die beide van toepassing zijn op overheidsopdrachten die in de EU-lidstaten onder Richtlijn 2014/24/EU vallen.

Richtlijn 2014/24/EU

Artikel 59 van de richtlijn bepaalt dat het UEA het document is dat aanbestedende diensten bij de indiening aanvaarden. Een inschrijver mag een eerder UEA hergebruiken. Elke lidstaat past de richtlijn toe via zijn nationale wetgeving.

De verplichte uitsluitingsgronden van de richtlijn gelden niet alleen voor de onderneming zelf. Ze zijn ook van toepassing wanneer een bij onherroepelijk vonnis veroordeelde persoon lid is van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de inschrijver, of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft.

Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7

De Uitvoeringsverordening stelt het standaardformulier vast. Bijlage 2 bevat het formulier zelf en bijlage 1 bevat de instructies, onder meer over wanneer voor één bid meerdere UEA's nodig zijn.

Wanneer de verordening de lidstaten een keuze laat, kan hetzelfde formulier in elke lidstaat andere informatie opvragen.

Een UEA invullen en hergebruiken

Bidteams vullen een UEA in via een nationale UEA-dienst en kunnen een opgeslagen UEA uit een eerdere procedure hergebruiken. De eigen UEA-dienst van de Europese Commissie werd op 2 mei 2019 stopgezet, maar het gebruik van het UEA blijft verplicht.

Nationale UEA-diensten

De UEA-pagina van de Europese Commissie bevestigt de stopzetting en de blijvende verplichting. De pagina verwijst gebruikers naar nationale UEA-diensten, die inmiddels in bijna alle EU-landen beschikbaar zijn.

De Bulgaarse nationale UEA-dienst laat een inschrijver een elektronisch UEA opslaan en later importeren om eraan verder te werken of het opnieuw te gebruiken.

Een opgeslagen UEA hergebruiken

Een inschrijver mag een UEA uit een eerdere procedure hergebruiken, op voorwaarde dat hij bevestigt dat de informatie nog steeds correct is.

Om hergebruik mogelijk te maken, bepalen de instructies bij de uitvoeringsverordening dat het ingevulde UEA in een geschikt elektronisch formaat, zoals .xml, moet worden opgeslagen. Kopiëren en plakken uit de eigen opgeslagen informatie van de inschrijver is ook mogelijk.

Documentatie opnieuw indienen in verschillende systemen

Volgens een werkdocument van de diensten van de Europese Commissie uit 2025 zijn inschrijvers vaak verplicht om documenten die in het kader van een aankoopprocedure worden gevraagd, opnieuw in te dienen.

Hetzelfde document legt een verband met integratie: slechts 18 lidstaten hebben digitale aanbestedingssystemen met andere systemen geïntegreerd.