Wat is een Wolfsberg-vragenlijst?

Een Wolfsberg-vragenlijst geldt als een ondertekende verklaring en niet als een eenmalig formulier. Een financiële instelling beantwoordt de vragen over haar eigen controles ter bestrijding van financiële criminaliteit, met naam genoemde senior functionarissen ondertekenen de verklaring en de correspondentbanken die de instelling bedienen, vertrouwen erop bij hun due diligence. Omdat die banken er ook na indiening op blijven vertrouwen, houdt de instelling de vragenlijst actueel. Met de verklaring in de CBDDQ verbindt zij zich ertoe de vragenlijst minstens om de achttien maanden bij te werken.

De term heeft uitsluitend betrekking op de twee vragenlijsten van de Wolfsberg Group. Het gaat niet om een due-diligence-vragenlijst voor leveranciers, de KYC die een instelling bij haar eigen klanten uitvoert of een van de andere documenten van de Group.

Hoe een Wolfsberg-vragenlijst werkt

Een Wolfsberg-vragenlijst is een standaardformulier dat een financiële instelling over zichzelf invult. Hiervoor wordt een van de twee templates gebruikt die de Wolfsberg Group publiceert als wereldwijde standaard voor due diligence tussen instellingen met een correspondentrelatie. De antwoorden beschrijven de controles van de instelling zelf, niet die van haar klanten of leveranciers.

Twee formulieren van de Wolfsberg Group

De twee formulieren zijn de Wolfsberg Correspondent Banking Due Diligence Questionnaire (CBDDQ) en de Wolfsberg Financial Crime Compliance Questionnaire (FCCQ). “Wolfsberg Group-vragenlijst” en “Wolfsberg-vragenlijst” kunnen naar elk van beide verwijzen. Op zijn informatiepagina over correspondentbankieren presenteert de Groep ze als de wereldwijde standaard voor due diligence wanneer financiële instellingen een correspondentrelatie aangaan.

Op dezelfde pagina staan richtlijnen, een woordenlijst en veelgestelde vragen over de vragenlijsten, die de Group samen met de formulieren heeft gepubliceerd. De gebruikte versies zijn CBDDQ v1.4 en FCCQ v1.2.

Eén vragenlijst voor veel correspondentbanken

Het formulier is voor elke correspondentbank hetzelfde. Sommige instellingen publiceren hun ingevulde exemplaar op hun eigen website. Het beantwoorden ervan maakt deel uit van het bredere werk rond het beantwoorden van due-diligence-vragenlijsten. De ondertekenaars van de CBDDQ tonen wie verantwoordelijk is voor de antwoorden: de afdeling correspondentbankieren en de afdeling compliance inzake financiële criminaliteit.

De vragenlijst is dus een document dat de instelling bijhoudt, geen antwoord op één verzoek. Met de CBDDQ-verklaring verbindt de instelling zich ertoe haar antwoorden actueel te houden. Daarom zijn de regels voor updates even belangrijk als de eerste invulling.

Wat een Wolfsberg-vragenlijst behandelt

Een CBDDQ heeft betrekking op één rechtspersoon en zijn bijkantoren, nooit op zijn dochterondernemingen. In elke sectie wordt de instelling gevraagd te bevestigen dat haar antwoorden voor elk bijkantoor gelden. Deze regels voor de CBDDQ zijn vastgelegd in de bijbehorende instructies en in de CBDDQ-richtlijnen van de Wolfsberg Group.

Eén juridische entiteit

Het instructiekader van de CBDDQ v1.4 vereist dat de vragenlijst op het niveau van de juridische entiteit wordt beantwoord. Eén vragenlijst mag niet meer dan één juridische entiteit omvatten.

Een groep waarvan de correspondentrelaties via meerdere juridische entiteiten verlopen, heeft daarom één vragenlijst per entiteit nodig. Elke vragenlijst bevat eigen antwoorden en een eigen verklaring.

Bijkantoren, maar geen dochterondernemingen

De CBDDQ Guidance v2.0 van de Wolfsberg Group stelt dat de vragenlijst alle bijkantoren van de rechtspersoon omvat, maar niet zijn dochterondernemingen. Een dochteronderneming is een zelfstandige rechtspersoon, valt dus onder de regel van één entiteit en heeft een eigen vragenlijst nodig.

Het instructievak van het formulier omschrijft de regel voor bijkantoren beperkter. Het omvat bijkantoren waarvan het klantenbestand, de producten en het controlemodel materieel vergelijkbaar zijn met die van het hoofdkantoor.

Wanneer een filiaal verschilt van het hoofdkantoor

Elke CBDDQ-sectie bevat een rij waarin de instelling wordt gevraagd te bevestigen dat haar antwoorden representatief zijn voor alle bijkantoren van de rechtspersoon. Als het antwoord Nee is, vermeldt de instelling op welke vragen het verschil betrekking heeft en voor welke bijkantoren het geldt.

De gepubliceerde CBDDQ v1.4 van een Italiaanse bank toont hoe dit er in de praktijk uitziet. In de sectie over fraude luidt het antwoord op de rij over filialen Nee. Een opmerking bij vraag 132 legt uit dat realtime monitoring verschilt naargelang de lokale wettelijke vereisten van elk Europees land waar de filialen gevestigd zijn.

Wie ondertekent een Wolfsberg-vragenlijst

De CBDDQ wordt door twee personen ondertekend. De FCCQ wordt door één persoon ondertekend: een senior compliancemanager in de tweede lijn. Die persoon verklaart naar eer en geweten dat de antwoorden volledig en correct zijn.

De CBDDQ-verklaring

De verklaring bij CBDDQ v1.4 vermeldt beide ondertekenaars. De eerste is de wereldwijde verantwoordelijke voor correspondentbankieren of iemand met een gelijkwaardige functie. De tweede is de groepsverantwoordelijke voor de preventie van witwassen, het hoofd antiwitwasbeleid (AML), de chief compliance officer, het hoofd compliance inzake financiële criminaliteit of iemand met een gelijkwaardige functie.

Eén handtekening is afkomstig van de afdeling correspondentbankieren en één van de afdeling compliance inzake financiële criminaliteit. Beiden ondertekenen dezelfde verklaring, met inbegrip van de verbintenis om de vragenlijst actueel te houden.

De FCCQ-handtekeningenpagina

De FCCQ v1.2-handtekeningpagina wordt ondertekend door één senior compliancemanager, die op het formulier wordt omschreven als de vertegenwoordiger van de tweede lijn. Die persoon verklaart de verklaring te hebben gelezen en begrepen en naar eer en geweten te bevestigen dat de antwoorden volledig en correct zijn.

Hoelang een Wolfsberg-vragenlijst geldig blijft

Geen van beide Wolfsberg-formulieren heeft een vaste vervaldatum. De Wolfsberg Group raadt aan om beide vragenlijsten elke 12 tot 18 maanden bij te werken.

De verbintenis van achttien maanden

De CBDDQ v1.4-verklaring bevat twee toezeggingen. De informatie wordt actueel gehouden en minstens om de achttien maanden bijgewerkt. Voor de eerste toezegging geldt geen vaste termijn. De tweede bepaalt hoelang de antwoorden maximaal ongewijzigd mogen blijven.

Versie 1.4 wijzigde de actualiseringstermijn. In zijn aankondiging van de release van 2023 meldde de Wolfsberg Group dat de verklaring was aangepast met een gewijzigde termijn voor het actualiseren van de vragenlijst.

Waarom de periode 12 tot 18 maanden bedraagt

De Wolfsberg Group koos voor een periode, omdat een vragenlijst die op een specifieke datum leek te vervallen, het werk kon ophouden als die datum niet overeenkwam met de beoordelingsperiode voor customer due diligence van een correspondent. Met een periode kan elke correspondent volgens zijn eigen beoordelingscyclus werken.

De aanbevolen periode geldt voor beide formulieren, niet alleen voor de CBDDQ.

Ondertekeningsdata en oudere formulering van de verklaring

De datum van ondertekening is wat de lezer van een ingevuld exemplaar als eerste ziet. De FCCQ v1.2 van een Franse instelling, die op haar eigen website staat, bevat de handtekening van haar senior compliancemanager, gedateerd op 27 mei 2024. Elke bank die het exemplaar downloadt, ziet die datum.

Gepubliceerde exemplaren kunnen ook afwijken van het huidige formulier. De CBDDQ v1.4 van de Italiaanse bank, ondertekend in april 2024, bevat een verklaring waarin wordt toegezegd dat er minstens jaarlijks updates worden uitgevoerd. Dat is niet de formulering met een termijn van achttien maanden in het eigen v1.4-formulier van de Wolfsberg Group.

Hoe een Wolfsberg-vragenlijst verschilt van verwante vragenlijsten

Een financiële instelling beantwoordt voor de banken waarmee ze correspondentbankrelaties onderhoudt een Wolfsberg-vragenlijst over haar eigen controles ter bestrijding van financiële criminaliteit. Daarmee onderscheidt deze vragenlijst zich van de andere due-diligence-vragenlijsten waarmee dezelfde instelling te maken krijgt. Ook de twee Wolfsberg-formulieren verschillen van elkaar.

De CBDDQ en de FCCQ

Beide formulieren zijn afkomstig van de Wolfsberg Group en worden afgesloten met een ondertekende verklaring. Het zichtbare verschil zit in de ondertekening: de CBDDQ wordt ondertekend door twee personen, van wie één uit correspondent banking, terwijl de FCCQ wordt ondertekend door één compliancemanager uit de tweede lijn. De hierboven beschreven regels voor rechtspersonen en filialen zijn afkomstig uit de CBDDQ en de bijbehorende richtlijnen.

De twee formulieren zijn ook elk afzonderlijk gewijzigd. Versie 1.4 van de CBDDQ voegde een onderdeel over fraude toe, samen met nieuwe vragen over het klokkenluidersbeleid, virtuele bankvergunningen en de goedkeuring van het sanctiebeleid. In dezelfde release ging de FCCQ over naar versie 1.2.

Een DDQ voor leveranciers

Een due-diligence-vragenlijst (DDQ) voor leveranciers wordt door een leverancier beantwoord wanneer een bank, verzekeraar, institutionele belegger of zakelijke koper die leverancier als derde partij beoordeelt. De vragenlijst gaat over de leverancier, niet over de controles van een instelling binnen een correspondentrelatie.