Wat is een Wolfsberg-vragenlijst?

Elke ingevulde CBDDQ heeft betrekking op één rechtspersoon en haar filialen. De antwoorden vormen de basis voor het due-diligence-gesprek van de correspondent met die rechtspersoon. Binnen correspondentbankieren beschrijft de Wolfsberg Group haar questionnaires als de wereldwijde standaard voor due diligence tussen financiële instellingen die een correspondentrelatie aangaan. De term omvat de CBDDQ en de FCCQ, samen met de richtlijnen, woordenlijst en veelgestelde vragen die de Group daarbij publiceert.

Wat vragen de CBDDQ en de FCCQ?

De Wolfsberg-vragenlijst voor due diligence bij correspondentbankieren (CBDDQ)

De CBDDQ is het formulier voor grensoverschrijdende correspondentbankrelaties en andere correspondentbankrelaties met een hoger risico. Elke financiële instelling die correspondentbankdiensten ontvangt of mogelijk zal ontvangen, moet dit formulier invullen.

De CBDDQ groepeert de vragen per onderwerp:

• entiteit en eigendom
• producten en diensten
• het AML-, CTF- en sanctieprogramma
• bestrijding van omkoping en corruptie
• AML-, CTF- en sanctiebeleid en -procedures
• Risicobeoordeling voor AML, CTF en sancties
• KYC, CDD en EDD
• monitoring en rapportage
• betalingstransparantie
• sancties
• training en opleiding
• kwaliteitsborging en compliancetests
• audit
• fraude

De vragen zijn genummerd van 1 tot en met 132 en veel daarvan bevatten deelvragen met letters. Elke sectie eindigt met het verzoek aan de instelling om te bevestigen dat haar antwoorden gelden voor alle vestigingen van de rechtspersoon en eventuele verschillen toe te lichten.

Vul voor elke juridische entiteit een afzonderlijke CBDDQ in en zorg dat de antwoorden alle vestigingen van die entiteit omvatten. Een dochteronderneming heeft als afzonderlijke juridische entiteit een eigen questionnaire. Dat geldt ook voor een vestiging waarvan de bedrijfsactiviteiten of het complianceprogramma voor financiële criminaliteit aanzienlijk afwijkt van die van het hoofdkantoor.

Neem een bank die grensoverschrijdende betalingsdiensten afneemt van een correspondentbank en zelf geen correspondentbankdiensten aanbiedt. Wanneer de correspondentbank om een bijgewerkte CBDDQ vraagt, stelt de DDQ-manager van de bank er één op voor de rechtspersoon en een tweede voor het buitenlandse filiaal van de bank, waarvan de bedrijfsactiviteiten aanzienlijk verschillen van die van het hoofdkantoor. Collega’s die verantwoordelijk zijn voor compliance op het gebied van financiële criminaliteit leveren als inhoudsdeskundigen de antwoorden voor beide aan.

De Wolfsberg FCCQ-vragenlijst

De FCCQ, de Financial Crime Compliance Questionnaire, geeft op hoofdlijnen informatie over het complianceprogramma van een instelling met betrekking tot financiële criminaliteit. Een groep mag één FCCQ invullen voor al haar entiteiten.

Een instelling die grensoverschrijdende correspondentbankdiensten of andere correspondentbankdiensten met een hoger risico afneemt, moet de CBDDQ gebruiken. De FCCQ is niet bedoeld voor een dergelijke instelling.

De vragen van de FCCQ lopen van 1 tot en met 45. Ze vallen onder onderwerpen die ook in de CBDDQ aan bod komen: entiteit en eigendom; het programma voor AML, CTF en sancties; bestrijding van omkoping en corruptie; beleid en procedures; KYC, CDD en EDD; monitoring en rapportage; transparantie van betalingen; sancties; training en opleiding; en audit.

De nieuwste versies van de Wolfsberg-vragenlijst

De huidige versies zijn CBDDQ v1.4 en FCCQ v1.2, beide beschikbaar als PDF en Excel op de informatiepagina over correspondentbankieren van de Wolfsberg Group. Daar staat voor geen van beide formulieren een nieuwere versie vermeld.

Alle CBDDQ-versies vóór v1.4 zijn ingetrokken. Op dezelfde pagina staan CBDDQ Guidance v2.0, de CBDDQ Glossary v3.0 en de CBDDQ and FCCQ FAQs v3.0.

Wie ondertekent de verklaring?

De CBDDQ-verklaring

De CBDDQ wordt afgesloten met een verklaring die door twee personen wordt ondertekend, ongeacht of de ingevulde vragenlijst via een platform of bilateraal wordt gedeeld. De eerste is het hoofd van de afdeling correspondentbankieren van de instelling (of een gelijkwaardige functionaris) en de tweede is de groepsfunctionaris voor het melden van witwaspraktijken (MLRO) of het hoofd compliance voor financiële criminaliteit.

Een instelling zonder correspondentbankactiviteiten laat de verklaring eerst ondertekenen door de hoogstgeplaatste persoon binnen de afdeling die de transacties afhandelt of de rekening beheert. Bij de bank is dat het hoofd van de afdeling dat de rekening bij de correspondent beheert. Het groepshoofd compliance financiële criminaliteit zet de tweede handtekening.

Elke ondertekenaar verklaart naar eer en geweten dat de antwoorden volledig en juist zijn en dat hij/zij bevoegd is om namens de instelling te ondertekenen. Een antwoord dat afwijkt van het feitelijke programma van de bank ter bestrijding van financiële criminaliteit wordt dus onder beide verklaringen ingediend. Door elk antwoord herleidbaar te houden tot een auditbare bibliotheek met goedgekeurde content, kan de DDQ-manager aan elke ondertekenaar laten zien waar een antwoord vandaan komt.

De verklaring verplicht de instelling er ook toe de informatie actueel te houden, deze ten minste elke 18 maanden bij te werken en eventuele aanvullende informatie correct en tijdig in te dienen. In dezelfde verklaring bevestigt de instelling dat zij voldoet aan de Wolfsberg Correspondent Banking Principles en de Trade Finance Principles, of eraan werkt om daaraan te voldoen.

Aan het einde van elke CBDDQ-sectie is er een vrij veld voor alle context die de correspondent helpt de antwoorden te begrijpen. Van de respondent wordt verwacht dat die daarin transparant is.

De FCCQ-ondertekeningspagina

De FCCQ vereist één handtekening van de MLRO of een senior compliance manager voor financiële criminaliteit in een gelijkwaardige functie die de tweede lijn vertegenwoordigt. Deze ondertekenaar verklaart naar eer en geweten dat de antwoorden volledig en juist zijn.

De ondertekeningspagina van de FCCQ verplicht niet tot het actualiseren van de antwoorden. Of een FCCQ actueel blijft, hangt af van de beoordelingscyclus van de instelling.

Wat gebeurt er nadat u de vragenlijst hebt ingediend?

Eén ingevulde questionnaire delen

Omdat de CBDDQ uitgebreide informatie bevat, kunnen banken ervoor kiezen deze niet op hun website te publiceren. Een correspondent verkrijgt het questionnaire dan via een KYC-utility of rechtstreeks van de respondent.

Sommige instellingen publiceren hun FCCQ op hun website en verstrekken de CBDDQ alleen als de relatie daar aanleiding toe geeft. In beide gevallen volstaat één goedgekeurde CBDDQ per juridische entiteit voor elke correspondent die erom vraagt. Een proces voor het beantwoorden van questionnaires waarbij vragen één keer worden beantwoord en goedgekeurde antwoorden worden hergebruikt zorgt ervoor dat elk exemplaar hetzelfde blijft.

Vragen buiten het formulier

Elke correspondent mag eigen aanvullende vragen stellen, maar deze blijven buiten het CBDDQ- en FCCQ-template dat de Wolfsberg Group uitsluitend in de gepubliceerde vorm onderschrijft.

De correspondent van de bank stuurt de aanvullende vragen als een afzonderlijke set mee met het verzoek. De DDQ-manager beantwoordt die set naast de CBDDQ en retourneert de vragenlijst zelf ongewijzigd. Collega’s die verantwoordelijk zijn voor compliance rond financiële criminaliteit leveren de inhoud voor beide.

De CBDDQ volstaat in de meeste gevallen en moet de basis vormen voor het bilaterale due-diligence-overleg tussen de respondent en de correspondent. De relatie, de bijbehorende producten of de betrokken geografische gebieden kunnen alsnog aanleiding zijn voor een breder gesprek.

Aan welke regels voldoet het?

FATF-aanbeveling 13

FATF-aanbeveling 13 vereist dat een correspondent aanvullende due diligence uitvoert op grensoverschrijdende correspondentbankrelaties, waaronder relaties met een hoger risico. De Wolfsberg Group beschouwt een ingevulde CBDDQ als een basis die de correspondent helpt aan aanbeveling 13 te voldoen.

Voor uw team vormen de antwoorden in de CBDDQ de informatie waarop de due diligence steunt, van de eigendomsstructuur tot het sanctieprogramma.

Op zichzelf zijn de FATF-aanbevelingen geen wettelijke vereisten. Een correspondent kan desondanks willen zien welke beheersmaatregelen zijn getroffen. Uw team kan vragen verwachten over hoe het programma van de instelling de aanbevelingen invult.

EU-regels voor correspondentrelaties

EU-regels, bijvoorbeeld, verplichten een correspondent met een grensoverschrijdende relatie met een respondent in een land buiten de EU om naast de standaard due diligence van klanten de volgende maatregelen te nemen:

• Verzamel voldoende informatie om de bedrijfsactiviteiten van de respondent te begrijpen en beoordeel diens reputatie en toezicht aan de hand van openbare informatie
• Beoordeel de AML/CFT-beheersmaatregelen van de respondent
• Verkrijg goedkeuring van het senior management voordat u de relatie aangaat
• Leg de verantwoordelijkheden van elke instelling vast
• Stel voor payable-through accounts vast dat de respondent due diligence heeft uitgevoerd op klanten met directe toegang en die gegevens op verzoek kan verstrekken

De maatregelen zijn van toepassing wanneer uw instelling als respondent buiten de EU is gevestigd. Uw team verstrekt de feiten waarop de eerste twee berusten: de bedrijfsactiviteiten, de eigendomsstructuur en de AML/CFT-controles van de instelling, zoals vastgelegd in de CBDDQ.

De EU-regels noemen geen questionnaire, formulier of Wolfsberg Group; ze schrijven de due-diligencemaatregelen voor. Wanneer een correspondent om meer vraagt dan de CBDDQ biedt, of het ingevulde formulier als zijn volledige due diligence beschouwt, kan uw team naar de maatregelen zelf verwijzen.

Waar verschilt het van vergelijkbare formulieren?

De Wolfsberg AML-vragenlijst

De CBDDQ verving de eerdere vragenlijst van de Wolfsberg Group, maar de term AML wordt nog steeds gebruikt in de gepubliceerde antwoorden. Clearstream beschrijft de Wolfsberg-vragenlijst bijvoorbeeld als de standaard AML-vragenlijst van de Group en noemt de antwoorden die het publiceert “Verklaring en vragenlijst inzake de bestrijding van witwassen”.

Een verzoek onder de oude naam wordt daarom beantwoord met een actueel formulier dat, net als bij elk ander verzoek, wordt gekozen op basis van de relatie.

Een due-diligence-vragenlijst (DDQ)

De CBDDQ is zelf een DDQ: in vraag 12 wordt de invullende instelling aangeduid als “the Entity completing the DDQ”. De Wolfsberg-formulieren onderscheiden zich van een algemene due-diligence-vragenlijst doordat elk formulier een sjabloon is dat ongewijzigd wordt gebruikt en door de Wolfsberg Group als standaard is vastgesteld voor due diligence tussen financiële instellingen met een correspondentrelatie.

De DDQ aan leverancierszijde die uw team mogelijk ook beantwoordt is afkomstig van een institutionele belegger, bank, verzekeraar of zakelijke afnemer die een leverancier als derde partij beoordeelt. De Wolfsberg-formulieren beoordelen daarentegen de beheersmaatregelen van een financiële instelling tegen financiële criminaliteit in het kader van een correspondentrelatie.