Können Sie einem Tool Ihre Fragebögen anvertrauen?

Ein Fragebogen geht weiterhin als Arbeitsmappe des Kunden ein. Ihn manuell zu beantworten bedeutet, frühere Antworten Zeile für Zeile zu übertragen, bei Lücken Fachexperten nachzufassen und vor der Rücksendung das Layout wiederherzustellen. Die Fragebogen-Automatisierung entwirft jede Antwort auf Basis von Inhalten, die Ihr Team bereits freigegeben hat, und gibt die Datei des Kunden mit den eingefügten Antworten zurück. Der Entwurf allein sagt wenig darüber aus, ob Sie einem Tool vertrauen können. Entscheidend sind die Arbeitsschritte rund um den Entwurf: die Datei bis hin zu Dropdown-Optionen und Registerkarten auszulesen, keine Antwort zu geben, wenn keine freigegebene Quelle vorliegt, für jede Frage einen namentlich benannten Freigabeverantwortlichen festzulegen und die Datei unversehrt zurückzusenden. Ein Testlauf mit einem Fragebogen, den Sie bereits eingereicht haben, prüft genau das.

SEQUESTO liest die Datei des Kunden ein, entwirft jede Antwort auf Basis des Knowledge Hub und exportiert die Datei in ihrer ursprünglichen Struktur. Mehr zum praktischen Einsatz des Tools erfahren Sie in unserem Artikel über die Beantwortung von Fragebögen.

So funktioniert Fragebogen-Automatisierung: eine Datei vom Upload bis zum Export

Die Fragebogen-Automatisierung übernimmt die Datei des Kunden, wandelt sie in eine Fragenliste um, entwirft jede Antwort auf Basis freigegebener Inhalte, leitet Fragen ohne verfügbare Quelle an einen Fachexperten weiter, dokumentiert die Freigabe mit Namen und exportiert die Originaldatei. Das folgende Beispiel dient der Veranschaulichung und ist kein Kundenfall. Eine Bank bewertet Sie als Drittanbieter und sendet Ihnen eine Due-Diligence-Arbeitsmappe. Sie enthält mehrere Registerkarten, neben vielen Fragen ein Dropdown-Menü mit Ja oder Nein und daneben ein Kommentarfeld sowie die Aufforderung, Ihren SOC 2-Bericht anzuhängen.

James, der Agent, mit dem Ihr Team in SEQUESTO arbeitet, orchestriert den Ablauf. Er entscheidet, was als Nächstes zu tun ist und wann er Agent Force einsetzt, die spezialisierten Agenten, die die Extraktion und die Ausarbeitung von Antworten übernehmen.

Datei des Kunden lesen

Die spezialisierten Agenten führen alle Registerkarten in einer Fragenliste zusammen. Bei jeder Frage bleiben Abschnitt, Kategorie, Gewichtung und Pflichtstatus erhalten. In einer Excel-Datei lesen die Agenten auch die Dropdown-Optionen für jedes Feld aus. So entsprechen die Antworten auf die Ja-Nein-Felder der Bank den in der Arbeitsmappe zulässigen Auswahlmöglichkeiten. Wort- und Zeichenbegrenzungen werden zusammen mit den Fragen erfasst, damit Ihr Team sie vor der Einreichung prüfen kann. Ein Word-Fragebogen, ein strukturiertes PDF-Formular oder ein Scan wird auf die gleiche Weise verarbeitet. Scans werden per OCR ausgelesen.

Entwürfe auf Basis freigegebener Antworten

Für jede Frage durchsucht die Informationsabfrage den Knowledge Hub nach Bedeutung und liefert Treffer mit Konfidenzwert und Quellenauszug. Der Entwurf basiert auf diesen freigegebenen Inhalten, dem Kontext des jeweiligen Projekts und allen angebundenen Systemen. Er zeigt, welche Quellen herangezogen wurden und welche Überlegungen dahinterstehen. Für die Bank kann das Team die Suche auf einen Geschäftsbereich beschränken, sodass die Arbeitsmappe nur relevantes Material verwendet. Eine Antwort zur Zugriffskontrolle verweist auf das zugrunde liegende Richtliniendokument und die entsprechende Klausel. Der SOC 2-Bericht wird der Antwort beigefügt, in der danach gefragt wird.

Fragen ohne Quelle weiterleiten

Eine Frage, die der Knowledge Hub nicht beantworten kann, erhält einen niedrigen Konfidenzwert und wird einer namentlich benannten Person zugewiesen. Das kann etwa eine Frage der Bank zu einer Regelung sein, die in Ihrer Bibliothek noch nie behandelt wurde. Statt eine Antwort auf Basis einer Vermutung zu entwerfen, wird die Frage zur Bearbeitung durch einen Fachexperten gekennzeichnet. Wenn die Frage einen Nachweis verlangt und nichts in der Bibliothek dazu passt, nennt die Suche die Art von Dokument, mit der sich die Lücke schließen ließe. Der Fachexperte erhält somit eine konkrete Anfrage statt einer leeren Zelle.

Prüfung und Freigabe pro Frage

Jede Frage hat einen eigenen Verantwortlichen, Status, eine eigene Frist sowie einen Prüfer und einen Freigabeverantwortlichen. Die Sicherheitsfragen der Bank gehen an Ihren Sicherheitsverantwortlichen, die vertraglichen Fragen an die Rechtsabteilung und die technischen Fragen an den jeweils zuständigen Fachexperten. Jeder Prüfer sieht, was das System getan hat, und kann den Entwurf annehmen, anpassen oder ablehnen. Die Freigabe ist eine menschliche Entscheidung, die für jede Frage einzeln getroffen wird. Compliance, rechtliche und technische Prüfungen folgen dabei jeweils ihrem eigenen Weg.

Datei zurücksenden

Sobald die Antworten freigegeben sind, werden sie beim Export in die Arbeitsmappe der Bank eingetragen. Struktur, Abschnitte und Reihenfolge der Arbeitsmappe bleiben erhalten, einschließlich aller Registerkarten. Bei einem Word-Fragebogen oder einem PDF-Formular des Kunden funktioniert es genauso: Die Antworten werden in das Dokument des Kunden und in dessen Format zurückübertragen.

Was es nicht übernimmt und was bei Ihrem Team bleibt

Das Tool erstellt Entwürfe und leitet sie weiter, reicht aber nichts ein, erteilt keine Freigaben und beantwortet keine Fragen, für die keine Quelle vorliegt. Die Freigabe selbst und die ihr zugrunde liegende Beurteilung bleiben bei Ihrem Team.

Grenzen des Tools

Das Tool reicht nichts ein. Eine Person aus Ihrem Team übernimmt den Export und reicht ihn im Portal des Kunden ein. Es erteilt auch keine Freigaben: Die endgültige Formulierung und Freigabe bleiben in menschlicher Hand, und James fragt nach, bevor er Maßnahmen außerhalb des vereinbarten Projektumfangs ergreift. Wie oben beschrieben, leitet es eine Frage ohne Quelle an einen Fachexperten weiter, statt sie zu beantworten.

Auch das Tool kann nicht garantieren, dass ein quellenbasierter Entwurf korrekt ist. Der Stanford HAI AI Index 2026 berichtet über die Ergebnisse des von Vectara betriebenen Halluzinations-Leaderboards. Das Leaderboard misst, wie häufig Modelle beim Zusammenfassen bereitgestellter Dokumente falsche Informationen hinzufügen. Die 15 besten Modelle erreichen Werte von 1,8 % bis 5,4 %. Der Test verwendet Nachrichtenartikel und keine Fragebögen, doch die Erkenntnis lässt sich übertragen. Die Arbeit mit einer bereitgestellten Quelle schließt Fehler nicht aus. Daher muss jede Antwort weiterhin von einer Person anhand ihrer Quelle geprüft werden.

Was in der Hand Ihres Teams bleibt

Ihr Team entscheidet, wie gründlich geprüft wird. Dabei unterscheiden sich Organisationen erheblich. In McKinseys Umfrage zum Stand der KI gaben 27 % der Befragten, deren Organisationen generative KI einsetzen, an, dass Mitarbeitende sämtliche Inhalte vor der Verwendung prüfen. Ein ähnlich großer Anteil gab an, dass höchstens 20 % geprüft werden. Eine Bank oder Versicherung verlässt sich auf Ihre Antworten im Fragebogen. Legen Sie daher vor Arbeitsbeginn die Prüftiefe für jeden Fragentyp fest. Entscheiden Sie, welche Fragen vollständig anhand ihrer Quelle geprüft werden und bei welchen eine weniger eingehende Prüfung genügt. Verankern Sie dies anschließend in der Prüfkette.

Die Bibliothek bleibt auch weiterhin in der Verantwortung Ihres Teams. Inhalte werden von Menschen freigegeben, bevor sie im Knowledge Hub als freigegeben gelten. Nach jeder Antwort fließen freigegebene Antworten dorthin zurück. Für jeden Eintrag werden ein Verantwortlicher, ein Prüfzyklus und ein Ablaufdatum hinterlegt. Abgelaufene Einträge werden gekennzeichnet, bevor sie in einen Entwurf gelangen. Die Plattform verwaltet die Termine, doch jemand in Ihrem Team muss weiterhin für jede Antwort verantwortlich sein und handeln, wenn die nächste Prüfung ansteht. Ausführlicher behandeln wir dies in So erstellen Sie eine auditierbare Bibliothek.

Wo es in SEQUESTO aOS einzuordnen ist

In SEQUESTO aOS ist die Fragebogen-Automatisierung keine einzelne Funktion. Vier der acht Ebenen arbeiten dabei zusammen, wobei der Bid-Manager am Ende die Freigabe erteilt.

Wo es in den Ebenen angesiedelt ist

• Context & Knowledge umfasst den Knowledge Hub, liest die Datei des Kunden ein und ruft freigegebene Inhalte samt Konfidenzwert ab.
• Agent Force führt die Arbeit aus. James orchestriert, entscheidet über den nächsten Schritt und darüber, welchen Agenten er aufruft. Die spezialisierten Agenten extrahieren die Fragen und entwerfen die Antworten.
• Bid Capabilities umfasst den konfigurierbaren Workflow: die für jede Frage zuständigen Verantwortlichen, Prüfer und Freigabeverantwortlichen sowie den Export.
• Security & Governance protokolliert jede Aktion mit Akteur, Zeitstempel und Element. Das Protokoll reicht von der Aufnahme und dem Abruf über Agentenaufrufe, Bearbeitungen, Berechtigungsänderungen und Freigaben bis zum Export.

Das Protokoll kann für eine Compliance-Prüfung oder den Due-Diligence-Fragebogen eines Kunden durchsucht und exportiert werden. Es zeigt, wer die einzelnen Antworten wann freigegeben hat, während der Entwurf die jeweilige Quelle ausweist. Zugriffsrechte werden nach Benutzer und Rolle bis auf Datei- und Ordnerebene festgelegt, und Inhalte bleiben innerhalb der jeweiligen Projektgrenzen.

Die Säulen, die es trägt

Aus unserer Sicht trägt die Fragebogen-Automatisierung alle drei Wertsäulen von SEQUESTO, und zwar in dieser Reihenfolge. Governance steht an erster Stelle: Der Ablauf folgt Ihrem eigenen Workflow mit den von Ihnen festgelegten Prüfketten und Freigabelogiken. Danach folgt Human-in-control. James orchestriert und Agent Force führt aus, während der Bid-Manager für Strategie, Tonalität und die endgültige Entscheidung verantwortlich ist und für jede Antwort rechtlich haftet. Auditability rundet das Ganze ab: Jede Antwort enthält eine Quellenangabe und ist nachvollziehbar.

Die Kundenseite verleiht diesem Aspekt zusätzliches Gewicht. Gartner prognostiziert, dass bis 2028 70 % der Organisationen und Anbieter generative KI einsetzen werden, um Fragebögen zum Cyberrisikomanagement bei Dritten auszufüllen und zu analysieren. Gartner empfiehlt CISOs, diese Arbeit bei kritischen Drittparteien durch menschliche Analysten validieren zu lassen. Wenn Sie ein kritischer Anbieter sind, liest möglicherweise zunächst ein Modell Ihre Antworten, bevor ein Analyst sie prüft. Kommt der Analyst mit einer Frage auf Sie zurück, können Sie eine Antwort verteidigen, die eine Quellenangabe und einen namentlich genannten Freigabeverantwortlichen enthält. Was eine Antwort zu Sicherheitsfragen einer solchen Prüfung standhalten lässt, erfahren Sie unter belastbare Antworten auf Security-Questionnaires. Die Autoren von McKinsey kommen aus Anwendersicht zu einem ähnlichen Schluss: Unternehmen, die nach eigenen Angaben mit generativer KI einen Mehrwert erzielen, integrieren human-in-the-loop-Mechanismen in ihre Prozesse, um deren Ergebnisse zu validieren.

Testen Sie es mit einem bereits eingereichten Fragebogen

Testen Sie jedes Fragebogen-Tool anhand eines Fragebogens, den Sie bereits eingereicht haben. Ihr eigenes Team vergleicht es mit Ihrer aktuellen Methode und nutzt die eingereichte Datei als Lösungsschlüssel. Für eine Demo wird Material des Anbieters ausgewählt, mit dem sie gut funktioniert. Ihre eigene abgeschlossene Datei enthält dagegen Ihre Registerkarten, Ihre Lücken und Ihre Freigabeverantwortlichen.

Testlauf einrichten

Wählen Sie einen abgeschlossenen Fragebogen mit den Teilen, bei denen am ehesten Probleme auftreten: mehrere Registerkarten, Dropdown-Felder, vom Kunden angeforderte Anhänge und Wortbegrenzungen. Fixieren Sie den Stand der Bibliothek zum Einreichungsdatum und entfernen Sie die eingereichten Antworten selbst, damit keine Option sie wieder übernehmen kann. Bauen Sie dann bekannte Lücken ein. Entfernen Sie vor dem Testlauf für mehrere Fragen die freigegebene Quelle und dokumentieren Sie, welche Fragen betroffen sind, ohne die Person zu informieren, die das Tool bedient.

Wenden Sie Ihre aktuelle Methode auf dieselbe Datei an, mit derselben eingefrorenen Bibliothek und denselben Personen. Bei dieser Methode kann es sich um einen universell einsetzbaren Assistenten wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude oder Gemini handeln, der für die jeweils eingebende Person zügig einen brauchbaren ersten Entwurf erstellt. Es kann auch eine Bibliothek mit ergänzter KI, eine interne Entwicklung oder eine speziell für Antworten entwickelte Plattform sein. Wenn Ihr Team heute mit Copilot arbeitet, stellt dieser Vergleich die weitere Nutzung einem Wechsel gegenüber.

Bestehens- und Ausschlusskriterien

Legen Sie jedes Kriterium vor dem Durchlauf fest und bewerten Sie jede Option nach demselben Maßstab.

• Die Datei kommt unverändert zurück. Einmal pro Datei bewertet: Alle Registerkarten, Zeilen und Spalten sind in ihrer ursprünglichen Reihenfolge, und die Datei kann ohne Neuformatierung eingereicht werden.
• Dropdown-Felder enthalten zulässige Auswahloptionen. Bewertung pro Einzelfall, mit einem Grenzwert von null.
• Gezielt eingebaute Lücken werden gekennzeichnet, niemals beantwortet. Jede gezielt eingebaute Lücke wird bewertet. Bereits eine beantwortete Lücke führt dazu, dass die Option durchfällt. Bauen Sie genügend Lücken ein, damit ein zufälliges Bestehen unwahrscheinlich ist.
• Jeder Entwurf enthält eine Quelle, die der Prüfer öffnen kann. Bewertung pro Einzelfall, mit einem Grenzwert von null.
• Vorgaben und Anweisungen werden eingehalten. Bewertung bei jeder Antwort: Bereits ein einziger Verstoß gegen eine Wort- oder Zeichenbegrenzung oder gegen die Anweisungen des Fragebogens führt dazu, dass die Option durchfällt.
• Für jede Antwort werden ein namentlich genannter Freigabeverantwortlicher und ein Zeitpunkt erfasst. Einmal pro Datei bewertet.
• Entwürfe bestehen den Abgleich mit dem Lösungsschlüssel. Bewertung anhand eines vorab festgelegten Schwellenwerts. Der Anteil der Entwürfe, die ein Prüfer akzeptiert, ohne Fakten, Zahlen oder Zusagen zu ändern, muss mindestens dem Anteil entsprechen, den Ihre aktuelle Methode bei derselben Datei erreicht.

Kosten ermitteln und entscheiden

Erfassen Sie die Stunden aller Mitwirkenden, aufgeschlüsselt nach Person und Frage. Dazu gehören der Bid-Manager, die Bid-Writer, Fachexperten sowie die Rechts- und Sicherheitsteams. Ordnen Sie jede Stunde nur einer Spalte zu: dem Schließen einer Lücke oder der Prüfung eines Entwurfs. Diese Aufteilung ist wichtig, denn schwache Entwürfe verlagern die Arbeit auf diejenigen, die sie erhalten. Eine von BetterUp Labs und Stanford durchgeführte und in der Harvard Business Review veröffentlichte Studie ergab, dass in den USA 41 % der befragten Beschäftigten minderwertige KI-generierte Ergebnisse erhielten, die jedes Mal fast zwei Stunden Nacharbeit verursachten. Die Studie bezog sich nicht auf Bid-Teams. Bei einem Fragebogen sind es jedoch Ihre Fachexperten und Prüfer, die die Entwürfe erhalten.

Addieren Sie dann die Kosten, die bei jeder Option wiederholt anfallen: Einrichtung, Freigabe durch InfoSec und Information Governance sowie Schulungen für alle Mitwirkenden. Erfassen Sie diese Kosten auch für Ihre aktuelle Option, einschließlich des Aufwands für die bestehende Freigabe. Wenn Sie bei Ihrer bisherigen Lösung bleiben, muss Ihr Team den Prozess rund um das Tool weiterhin aufsetzen und pflegen. Eine intern entwickelte Lösung erfordert außerdem Berechtigungen für jeden Mitwirkenden, Prüfung und Freigabe jeder Frage, eine freigegebene Antwortbibliothek sowie die Bewertung der Antwortqualität, wenn sich die Modelle ändern. Zudem muss jemand den Betrieb übernehmen, wenn der Entwickler nicht mehr verfügbar ist. Eine Eigenentwicklung eignet sich für ein Team mit dauerhaft verfügbaren Entwicklungskapazitäten und einem einfachen, stabilen Prozess.

Die Entscheidungsregel ergibt sich aus den Kriterien. Jede Option, die ein Ausschlusskriterium nicht erfüllt, scheidet aus. Unter den verbleibenden Optionen gewinnt diejenige, die insgesamt die wenigsten Stunden bis zu einer einreichungsfähigen Datei benötigt, zuzüglich ihrer wiederkehrenden Kosten. Die Qualität ist bereits im Schwellenwert berücksichtigt, rechnen Sie sie also nicht ein zweites Mal ein. Ist der Unterschied zu Ihrer aktuellen Methode kleiner als eine vor dem Test festgelegte Marge, bleiben Sie bei Ihrer bestehenden Lösung, denn ein Wechsel bedeutet auch, Ihre Bibliothek zu übertragen.

Wählen Sie den Fragebogen aus und frieren Sie die Bibliothek ein, bevor jemand eine Demo vereinbart.