Kann ein Angebot wegen Überschreitung der Wortbegrenzung abgelehnt werden?

Ja, ein Auftraggeber kann Ihr Angebot ablehnen, wenn es die Wortbegrenzung überschreitet und die Ausschreibung die Begrenzung als verbindliche Anforderung festlegt. Bei anderen Ausschreibungen wird nur bis zur Begrenzung gelesen, sodass Wörter darüber keine Punkte bringen. Das kann Sie dennoch den Zuschlag kosten, wenn ein Kriterium dadurch unter seine Mindestpunktzahl fällt.

Wann der Auftraggeber das gesamte Angebot unberücksichtigt lassen kann

In England, Wales und Nordirland ist eine Antwort über der vorgegebenen Wortzahl ein Verstoß, aufgrund dessen der Auftraggeber das gesamte Angebot unberücksichtigt lassen kann. Der Procurement Act 2023 erlaubt einem öffentlichen Auftraggeber, jedes Angebot unberücksichtigt zu lassen, das gegen eine Verfahrensanforderung in der Auftragsbekanntmachung oder den zugehörigen Ausschreibungsunterlagen verstößt. Die Leitlinien des Cabinet Office zur Bewertung von Angeboten im Wettbewerbsverfahren nennen ein Angebot über der Begrenzung als Beispiel für einen solchen Verstoß, neben einem verspätet eingereichten Angebot. Die Befugnis gilt für Vergabeverfahren, die ab dem 24. Februar 2025 nach dem Gesetz eingeleitet wurden.

Laut Gesetz kann der Auftraggeber das Angebot unberücksichtigt lassen; die Entscheidung liegt also bei ihm. Macht ein Auftraggeber eine Begrenzung zum Ausschlusskriterium, muss nach denselben Leitlinien die Bewertungsmethodik angeben, ob ihre Nichteinhaltung zum Ausschluss des Angebots führt.

Angenommen, ein Bid-Writer reicht in einer Ausschreibung nach dem Gesetz 600 Wörter bei einer Begrenzung auf 500 Wörter ein. Dann steht das gesamte Angebot auf dem Spiel.

Wenn Text über der Begrenzung einfach nicht gelesen wird

Andere Ausschreibungen lassen das Angebot im Verfahren und hören an der Begrenzung auf zu lesen: Alles davor wird bewertet, alles danach geht verloren. Eine ITT des Offshore Renewable Energy Catapult unterhalb der Schwellenwerte rechnet es vor: Bei einer Antwort mit 600 Wörtern auf eine auf 500 Wörter begrenzte Frage werden die ersten 500 Wörter gelesen. Eine ITT von UK Sport verfährt mit Seiten genauso und lässt jeden Teil einer Antwort, der die Seitenbegrenzung einer Frage überschreitet, unberücksichtigt, während der Rest bewertet wird. Das ist jeweils die Formulierung eines einzelnen Auftraggebers. Prüfen Sie also, was in Ihrer Ausschreibung steht.

Wird die Wortbegrenzung einer Ausschreibung so durchgesetzt, bleibt das Angebot im Verfahren, die Antwort aber womöglich nicht. Der Bid-Writer hat die Leistungsnachweise, also den früheren Auftrag und das Team, das ihn ausgeführt hat, in die letzten 100 Wörter gesetzt. Der Bewerter hört bei Wort 500 auf, und die Antwort wird nach einer Behauptung bewertet, der der Nachweis fehlt.

Wenn ungelesener Text die Mindestpunktzahl kostet

Auch ein Abschneiden an der Begrenzung kann das Angebot zu Fall bringen, denn Nachweise, die der Bewerter nie liest, gelten für die Bewertung als nicht erbracht. Eine Ausschreibung der Europäischen Umweltagentur berücksichtigt je Zuschlagskriterium nur die zulässigen Seiten. Sie warnt, dass ein wesentliches Element, auf das nicht ausdrücklich eingegangen wird, für sein Kriterium mit null Punkten bewertet werden kann. Außerdem legt sie Mindestpunktzahlen je Kriterium und insgesamt fest, 42 von 70 für die technische Qualität, und nur Angebote, die sie erreichen, kommen in die Preisbewertung.

Waren die Leistungsnachweise ein wesentliches Element, könnte ihr Kriterium null Punkte erhalten und das Angebot ausscheiden, bevor das Preisangebot geöffnet wird. Deshalb gehören die bewerteten Nachweise weit nach vorn in jede Antwort, Frage für Frage aufgebaut, und deshalb lohnt es sich, die Ausschreibungskriterien und ihre Mindestpunktzahlen zusammen zu lesen, um zu sehen, bei welchen Antworten ein Abschneiden zum Ausscheiden führen könnte.

Wenn die Bewerbungsbedingungen keine Folge nennen

Sagt die Klausel zur Begrenzung nichts dazu, was mit Text darüber geschieht, verstehen Sie das Schweigen nicht als Sicherheit. Suchen Sie nach einer Auffangklausel und stellen Sie dem Auftraggeber dann vor Fristablauf eine Bieterfrage. Die Leitlinien der Regierung zum Gesetz in Wales und England, hier in der Fassung der walisischen Regierung, weisen Auftraggeber an, hervorzuheben, welche Verfahrensanforderungen dazu führen können, dass ein Angebot unberücksichtigt bleibt.

Ist die Begrenzung nicht darunter, suchen Sie weiter. Laut der ITT von UK Sport kann ein Angebot unberücksichtigt bleiben, wenn es gegen eine ihrer Anweisungen verstößt, obwohl ihre Klausel zur Seitenbegrenzung eine engere Folge nennt. Schweigt die Klausel zur Begrenzung und steht daneben eine solche Auffangklausel, müssen Sie raten, welche gilt. Im Beispiel würde der Bid-Manager eine Bieterfrage stellen und fragen, was mit einer Antwort über der Begrenzung geschieht und wie sie gezählt wird, solange noch Zeit bleibt, auf die Auskunft zu reagieren.

Wenn Bilder, Anhänge und Layout mitzählen

Was auf die Begrenzung angerechnet wird, ist Frage für Frage festgelegt; eine Regel, die für eine Antwort gilt, gilt also nicht automatisch für die nächste. Die ITT von UK Sport nimmt zwei namentlich genannte Anhänge, einen Beispielbericht und Beispiele für Bildungsmaterialien, von der Seitenzahl aus und schreibt eine Schriftgröße von mindestens 11 pt und Seitenränder von mindestens 2 cm vor. Sofern die Bewerbungsbedingungen es nicht ausnehmen, behandeln Sie ein Diagramm, eine Tabelle oder ein Bild als Inhalt, den der Bewerter mitzählen kann.

Wer den Text in die Begrenzung presst, geht ein eigenes Risiko ein. Die ITT des Offshore Renewable Energy Catapult warnt, dass eine Änderung ihres Formats, etwa durch Kürzen oder Umstellen von Inhalten, zum Ausschluss führen kann. Im Beispiel würde ein Verkleinern der Schrift, ein Kürzen des Vorlagentextes selbst oder ein Verschieben der Leistungsnachweise in einen nicht angeforderten Anhang nur einen Verstoß gegen einen anderen tauschen.

Was Sie vor der Freigabe prüfen sollten

Bevor Sie eine Antwort freigeben, die unter einer Begrenzung geschrieben wurde, klären Sie anhand der Bewerbungsbedingungen drei Punkte:

• Die Folge: ob Text über der Begrenzung dem Auftraggeber erlaubt, das Angebot unberücksichtigt zu lassen, ob er ungelesen bleibt oder ob die Bewerbungsbedingungen dazu schweigen; in diesem Fall fragen Sie nach.
• Die Zähleinheit: Wörter, Zeichen oder Seiten, und ob nach den Bewerbungsbedingungen oder nach dem Portalfeld gezählt wird.
• Was mitzählt: Überschriften, Tabellen, Diagramme, Bilder und Anhänge, Frage für Frage.

Wo über der Begrenzung abgeschnitten wird, stellen Sie die bewerteten Nachweise an den Anfang der Antwort. Halten Sie für jede Antwort die Begrenzung, die Zählregel und den endgültigen Zählstand in der Compliance-Matrix fest, damit jeder Zählstand bei der Freigabe geprüft und nicht aus dem Entwurf unterstellt wird.

Agent Force, Teil des agentic operating system (aOS) von SEQUESTO, zieht die Fragen sowie die Wort- und Zeichenbegrenzungen aus den Ausschreibungsunterlagen und behält sie im Blick, damit Ihr Team die Compliance vor der Angebotsabgabe bestätigen kann.

Nehmen Sie die Prüfung des Zählstands jetzt in Ihre RFP-Response-Checkliste auf und wenden Sie sie bei der nächsten Antwort an, die zur Freigabe geht.