Lesen Sie die Ausschreibungskriterien als Ganzes, bevor Sie ein Angebot abgeben

Ob eine Ausschreibung die Zeit Ihres Teams wert ist, entscheiden ihre Kriterien, bevor jemand auch nur ein Wort formuliert: Die Ausschlusskriterien bestimmen, ob Sie ein Angebot abgeben können, und die Gewichtungen sowie die Preisformel, ob Sie gewinnen können. Das Winning Business Ecosystem von APMP sieht die Prüfung der Bewertungskriterien erst in der Response-Phase nach der bid/no-bid-Entscheidung vor. Für die Zahlen, auf denen diese Entscheidung beruhen sollte, ist das zu spät. Betrachten Sie die Kriterien zunächst als Gesamtheit und übersetzen Sie sie in Zahlen. Gehen Sie dabei in dieser Reihenfolge vor: Ermitteln Sie alle Ausschlusskriterien, prüfen Sie, ob eine Mindestpunktzahl für die Qualität gilt, berechnen Sie, wie sich die Preisformel auf Ihre Punktzahl auswirkt, stellen Sie Bieterfragen, treffen Sie die Entscheidung und richten Sie die Angebotsplanung an der Punkteverteilung aus.

Was Sie vor dem Start benötigen

Die Prüfung ist Aufgabe des Head of Bids oder Bid-Managers, der eine laufende Ausschreibung betreut und die bid/no-bid-Entscheidung noch treffen muss. Stellen Sie alle Ausschreibungsunterlagen zusammen, bevor Sie auch nur ein Kriterium prüfen: die Bewerbungsbedingungen, die Bewertungsmethodik, die Leistungsbeschreibung, die Vertragsbedingungen und das Preisblatt. Kriterien, an denen ein Angebot scheitert, können in jeder dieser Dateien stehen. So kann etwa eine Eignungsfrage den erforderlichen Umsatz vorgeben, die Leistungsbeschreibung das einzuhaltende Serviceniveau und die Vertragsbedingungen die zu übernehmende Haftung. Wenn Sie jede Datei einzeln lesen, wirkt alles überschaubar.

Prüfen Sie als Nächstes anhand des Landes und des Datums, an dem das Vergabeverfahren begann, welche Rechtsvorschriften gelten. In England, Wales und Nordirland gilt für Vergabeverfahren, die ab dem 24. Februar 2025 begonnen wurden, der Procurement Act 2023. Für frühere Verfahren gelten weiterhin die von ihm abgelösten Vorschriften. Welche Leitlinien Sie zur Prüfung eines Kriteriums heranziehen, hängt daher von diesem Datum ab. Prüfen Sie in anderen Teilen Europas, welche nationalen Vorschriften für die Ausschreibung gelten, bevor Sie sich auf entsprechende Leitlinien stützen.

Beziehen Sie dann neben dem Bid-Manager zwei weitere Personen in die Prüfung ein. Eine davon ist die für die Preisgestaltung verantwortliche Person, denn die Preisformel bestimmt, wie stark die Qualität ins Gewicht fallen muss. Die andere ist der Fachexperte, der die Leistungsbeschreibung am besten kennt, denn dort verbergen sich die Mindeststandards. Die Erkenntnisse aus Ihrer gemeinsamen Prüfung fließen in den weiteren Prozess Ihres Ausschreibungsmanagements ein, von der Compliance-Matrix bis zum Bid-Plan.

Finden Sie jedes Ausschlusskriterium, auch außerhalb der Eignungskriterien

Listen Sie jede Anforderung in den Ausschreibungsunterlagen auf, an der ein Angebot unmittelbar scheitern kann, nicht nur die Eignungskriterien. Denn ein Angebot scheitert ebenso sicher an einer Anforderung, die niemand genau geprüft hat. Ausschlussgründe und die Eignungsprüfung - Teilnahmebedingungen nach dem Procurement Act 2023 oder die Nachweise, die bei einer EU-Ausschreibung zunächst in der EEE erklärt werden - sind der naheliegende Ausgangspunkt. Sie sind jedoch selten die einzigen.

Ausschlusskriterien in der Bewertungsmethodik

Der Leitfaden des Cabinet Office zur Bewertung konkurrierender Angebote, der sich an öffentliche Auftraggeber in England, Wales und Nordirland richtet, lässt Ausschlusskriterien zu und schreibt vor, dass aus der Bewertungsmethodik hervorgehen muss, wann die Nichterfüllung eines oder mehrerer Kriterien zum Ausschluss eines Angebots führt. Daher sollten Sie die Bewertungsmethodik als erste Datei Zeile für Zeile lesen. Übernehmen Sie jede genannte Ausschlussregel wortgetreu in Ihre Liste, ebenso wie jede Mindestpunktzahl für eine bewertete Frage, um die es im nächsten Schritt geht. Wenn aus der Bewertungsmethodik nicht hervorgeht, welche Folgen die Nichterfüllung einer Anforderung hat, behandeln Sie dies als Frage an den Auftraggeber, nicht als Erlaubnis.

Ausschlusskriterien außerhalb der Bewerbungsbedingungen

Dieselben Leitlinien nennen eine verspätete Einreichung und eine Antwort, die die vorgegebene Wortzahl überschreitet, als Beispiele für Verstöße gegen Verfahrensvorgaben, aufgrund derer ein Auftraggeber ein Angebot unberücksichtigt lassen kann. Daher gehören Fristen, Wort- und Zeichenbegrenzungen, Dateiformate und verpflichtende Anhänge auf die Liste der Ausschlusskriterien und nicht nur in den Produktionsplan.

Lesen Sie anschließend die Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedingungen und suchen Sie nach Mindestanforderungen, die mit „muss“ formuliert sind. Beispielsweise kann eine Leistungsbeschreibung ein Service-Level verlangen, das Ihr Betrieb derzeit nicht erbringt, oder die Vertragsbedingungen können eine Versicherungssumme oder eine Haftungsobergrenze festlegen, die Ihr Unternehmen nicht akzeptiert. Beides ist ein Ausschlusskriterium, unabhängig davon, ob die Bewerbungsbedingungen es so bezeichnen. Weisen Sie jedem Punkt auf der Liste einen Verantwortlichen und ein eindeutiges Ja, Nein oder Noch nicht zu.

In SEQUESTO: Agent Force, Teil des agentic operating system (aOS) von SEQUESTO, extrahiert aus jeder Datei der Ausschreibungsunterlagen die Anforderungen, Bewertungskriterien, obligatorischen Anlagen und Wortbegrenzungen und führt sie in einer nachverfolgbaren Liste zusammen. Der Bid-Manager bestätigt diese Struktur, bevor jemand mit dem Entwurf beginnt. So basieren die Liste der Ausschlusskriterien und die Response-Struktur auf derselben Auslegung.

Prüfen Sie die Zuschlagskriterien auf eine Mindestpunktzahl für die Qualität

Prüfen Sie zunächst, ob eine Mindestpunktzahl für die Qualität gilt, bevor Sie den Preis betrachten. Wenn die Bewertungsmethodik vorsieht, dass ein Unterschreiten zum Ausschluss führt, kann kein Preis das Angebot retten. Die Mindestpunktzahl kann für jede Frage, einen Abschnitt oder die Gesamtqualität gelten, und eine Bewertungsmethodik kann mehrere Mindestpunktzahlen vorsehen. Vermerken Sie jede davon neben der zugehörigen Frage auf Ihrer Liste der Ausschlusskriterien.

Eine Mindestpunktzahl bei einer gering gewichteten Frage verdient ebenso viel Aufmerksamkeit wie bei der am stärksten gewichteten. Die Gewichtung zeigt Ihnen, wie viel die Frage zu Ihrer Punktzahl beiträgt. Sie sagt nichts darüber aus, was Sie das Verfehlen kostet, und das kann das gesamte Angebot sein.

Bewerten Sie dann Ihre voraussichtlichen Antworten anhand der Bewertungsbeschreibungen, wie es ein Bewerter tun würde, bevor der Preis berücksichtigt wird. Nehmen Sie bei jeder Frage mit einer Mindestpunktzahl die Nachweise, über die Sie tatsächlich verfügen - die Fallstudie, die Zertifizierung, die von Ihnen umgesetzte Methode - und gleichen Sie sie mit der Bewertungsbeschreibung für die Mindestpunktzahl ab, nicht mit der für die Höchstpunktzahl. Wenn die dort geforderten Nachweise fehlen und Sie sie nicht vor Ablauf der Frist beschaffen können, ist die Schwelle ein Ausschlusskriterium, an dem Sie scheitern.

Lassen Sie den Bid-Manager, den Verantwortlichen für die Preisgestaltung und den Fachexperten für die Leistungsbeschreibung jede Frage mit Mindestpunktzahl separat bewerten. Weichen ihre Bewertungen auf der Skala um einen vollen Punkt voneinander ab, betrachten Sie die Frage so lange als nicht belastbar, bis Sie den Nachweis gefunden haben, der sie eindeutig klärt.

Ermitteln Sie, wie sich die Preisformel auf Ihre Punktzahl auswirkt

Rechnen Sie den Abstand zwischen Ihrem Preis und dem voraussichtlich niedrigsten Angebot in Qualitätspunkte um. Diese Zahl zeigt Ihnen, ob die Qualität Ihr Angebot tragen kann. Die Bewertungsmethodik gibt die Formel vor. Wird der Preis anhand eines festen Budgets oder einer Preisobergrenze bewertet, bestimmen Sie Ihre Preisbewertung selbst. Wird der Preis relativ zum niedrigsten Angebot bewertet - zum Beispiel niedrigster Preis geteilt durch Ihren Preis, multipliziert mit den für den Preis verfügbaren Punkten - wird ein Teil Ihrer Bewertung von anderen bestimmt.

Preisabstand in Qualitätspunkten

Nach dieser relativen Formel entsprechen die Punkte, die Sie gegenüber dem günstigsten Bieter verlieren, den Preispunkten multipliziert mit Ihrem prozentualen Abstand, geteilt durch 100 plus diesen Abstand. Bei kleinen Abständen entspricht das annähernd dem prozentualen Abstand bei den Preispunkten. Diese Qualitätspunkte müssen Sie gegenüber dem günstigsten Bieter aufholen, um lediglich gleichzuziehen.

Rechenbeispiel, nur zur Veranschaulichung: Der Preis wird mit 30 Punkten und die Qualität mit 70 Punkten bewertet, und Ihr Preis liegt 10% über dem niedrigsten Angebot. Ihre Preisbewertung beträgt 30 × 100 ÷ 110, also 27,3. Damit liegen Sie 2,7 Punkte hinter dem günstigsten Bieter. Sie benötigen 2,7 Qualitätspunkte mehr als dieser Bieter, also etwa 4% der verfügbaren Qualitätspunkte, um den Rückstand auszugleichen. Ob Sie diese Punkte erzielen können, hängt von Ihrer Einschätzung der am stärksten gewichteten Fragen ab. Das klärt die bid/no-bid-Entscheidung.

Wettbewerber bestimmen Ihre Preisbewertung

Die Leitlinien des Cabinet Office warnen Auftraggeber vor den Auswirkungen der relativen Bewertung auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Dabei wird die Preisbewertung jedes Anbieters aus dem niedrigsten eingegangenen Preis abgeleitet. Für Sie bedeutet das: Ihre Bewertung verändert sich mit Preisen, die Sie nie sehen werden. Führen wir das Beispiel fort: Liegt ein Wettbewerber 10% unter dem niedrigsten von Ihnen erwarteten Angebot, liegt Ihr unveränderter Preis nun etwa 22% darüber.

Die benötigten Qualitätspunkte haben sich verdoppelt, ohne dass Sie Ihr Angebot geändert haben. Schätzen Sie das niedrigste Angebot als Spanne statt als Einzelwert und wenden Sie die Formel auf beide Endpunkte an.

Das Bieterfeld, gegen das Sie kalkulieren, ist möglicherweise klein. Daten im Sonderbericht 28/2023 des Europäischen Rechnungshofs zeigen, dass die durchschnittliche Zahl der Bieter bei EU-Verfahren oberhalb der Schwellenwerte von 5,7 im Jahr 2011 auf 3,2 im Jahr 2021 sank, während der Anteil der Verfahren mit nur einem Angebot von 23,5% auf 41,8% stieg. Bei durchschnittlich 3,2 Angeboten ist der niedrigste Preis möglicherweise nur einer von zwei oder drei anderen Preisen, und ein aggressiver Preis bestimmt die Punktzahl aller Bieter. Legen Sie Ihrer Entscheidung das untere Ende Ihrer Spanne zugrunde. Wenn dieses Ende mehr Qualitätspunkte erfordert, als Sie glaubwürdig erzielen können, konkurrieren Sie über den Preis, unabhängig von der Gewichtung.

Stellen Sie eine Bieterfrage, wenn ein Kriterium unklar ist oder fehlt

Stellen Sie vor der bid/no-bid-Entscheidung eine Bieterfrage, wenn eine Gewichtung, Wertungsmethode, Mindestpunktzahl oder Preisformel fehlt oder unklar ist, denn die Antwort kann die Entscheidung beeinflussen. Fragen sollten Sie beispielsweise nach Gewichtungen von Abschnitten, bei denen die Aufteilung auf die einzelnen Fragen fehlt, nach einer Mindestpunktzahl, bei der nicht angegeben ist, ob sie je Frage oder insgesamt gilt, und nach einem Preis, der ohne Formel „nach Wert“ bewertet wird. Der Procurement Act 2023 untersagt es einem Auftraggeber, Anbieter zur Abgabe eines Angebots aufzufordern, wenn die Bekanntmachung oder die Unterlagen nicht genügend Informationen für die Angebotserstellung enthalten. Damit hat eine Bieterfrage zu einer fehlenden Methode eine solide Grundlage.

Stellen Sie auch eine Bieterfrage, wenn ein Ausschlusskriterium restriktiver erscheint, als es für den Auftrag erforderlich ist. Der Europäische Rechnungshof weist darauf hin, dass übermäßig restriktive Eignungskriterien oder technische Anforderungen die Zahl der teilnehmenden Unternehmen begrenzen können. Mehr als 40% der Befragten seiner Umfrage nannten sie als Grund dafür, dass nur ein Angebot eingereicht wurde. Ein Auftraggeber, der Wettbewerb anstrebt, hat Grund, diesen Hinweis zu berücksichtigen. Fragen Sie, ob ein gleichwertiger Standard oder ein niedrigeres Niveau akzeptiert würde, statt zu argumentieren, das Kriterium sei falsch.

Beschränken Sie jede Frage auf ein Kriterium, damit die Antwort nicht nur einen Teil davon abdeckt. Wie Sie eine Bieterfrage formulieren und zeitlich platzieren, damit sie Ihr Angebot beeinflusst, erfahren Sie unter „Bieterfragen zu Ausschreibungen stellen“.

Treffen Sie die bid/no-bid-Entscheidung anhand der Bewertungskriterien in ihrer Gesamtheit

Entscheiden Sie anhand der Kriterien in ihrer Gesamtheit, denn eine hohe Bewertung in einem Bereich kann ein Nichterfüllen in einem anderen nicht ausgleichen. APMP stützt die bid/no-bid-Entscheidung auf ROI, Zuschlagswahrscheinlichkeit und Risiko. Anhand der Kriterien bewerten Sie die Zuschlagswahrscheinlichkeit und das Risiko für diesen Bid und ermitteln den erforderlichen Personaleinsatz.

Kriterien, die den Bid stoppen

Jedes Ausschlusskriterium, das Sie bis zur Frist nicht erfüllen können, beendet den Bid. Dasselbe gilt für jede Mindestpunktzahl bei der Qualität, die Sie mit Ihren Nachweisen nicht erreichen können. Beides ist keine Gewichtung, die sich durch etwas anderes ausgleichen lässt. Ist zu einem dieser Punkte noch eine Bieterfrage offen, wird die Entscheidung bis zur Antwort vertagt. Andernfalls lautet sie Nein.

Anzeichen dafür, dass die Punktzahl erreichbar ist

Sind alle Ausschlusskriterien geklärt, entscheiden drei Werte darüber, ob sich der Aufwand für den Bid lohnt: Ihre Preisposition gemäß der Formel am unteren Ende Ihrer Preisspanne, die Punkte, die Sie bei den am stärksten gewichteten Fragen gegenüber dem stärksten Wettbewerber glaubwürdig erzielen können, und ob diese Punkte den Preisabstand ausgleichen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Qualität allein den Ausschlag gibt. Der Europäische Rechnungshof stellte fest, dass 2021 acht Mitgliedstaaten bei mehr als 80% ihrer Verfahren dem niedrigsten Angebot den Zuschlag erteilten. In manchen Märkten ist ein von Preisaspekten bestimmter Kriterienkatalog daher die erwartbare Auslegung und nicht die Ausnahme.

Wägen Sie das Ergebnis dagegen ab, wie viele Bids Sie personell besetzen können. Ein Bid, den Sie nur über den Preis gewinnen können, rechtfertigt möglicherweise nicht den Einsatz eines Bid-Writers, den Sie für einen Bid brauchen, den Sie über die Qualität gewinnen können. Halten Sie die Begründung zusammen mit der Entscheidung fest. Wie Sie sie später verteidigen, erfahren Sie unter „Go/no-go-Entscheidungen zu RFPs treffen“.

In SEQUESTO: Ihr Team beauftragt James, der die Arbeit in aOS orchestriert, mit der Bewertung der Opportunity. Er gibt eine bid/no-bid-Empfehlung mit Begründung ab, die auf den Ausschreibungsunterlagen und den eigenen Informationen Ihres Unternehmens basiert. Der Bid-Manager trifft die Entscheidung, und die Begründung bleibt für eine spätere Prüfung dokumentiert.

Übertragen Sie die Gewichtungen der Zuschlagskriterien in den Bid-Plan

Planen Sie für jede Frage Schreib- und Expertenzeit im Verhältnis zu ihrer Punktzahl ein, denn jeder Aufwand, der über die Gewichtung einer Frage hinausgeht, fehlt bei einer stärker gewichteten Frage.

Punkte pro Frage

Wenn die Bewertungsmethodik die Gewichtung eines Abschnitts auf dessen Fragen verteilt, multiplizieren Sie die Abschnittsgewichtung mit dem Anteil der jeweiligen Frage. Teilen Sie das Ergebnis anschließend durch den Höchstwert der Bewertungsskala, um den Wert einer Stufe auf der Skala zu ermitteln. Planen Sie mit diesem Stufenwert: Er zeigt Ihnen, welchen Zugewinn es bringt, eine Antwort von ausreichend auf gut zu verbessern, und wo diese Verbesserung den geringsten Aufwand erfordert.

Fragen mit einer Mindestpunktzahl haben unabhängig von ihrer Gewichtung Vorrang, denn der Schritt zur Mindestpunktzahl hat gezeigt, welche Folgen ein Nichterreichen hat. Wenn ein Fachexperte die Nachweise für mehrere stark gewichtete Antworten hat, planen Sie ihn zuerst für die am stärksten gewichtete Antwort ein und erfassen Sie in derselben Sitzung auch das Material für die übrigen. Ab hier ist es Aufgabe der Bid-Writer, jede Antwort an den zugehörigen Bewertungsbeschreibungen auszurichten. Mehr dazu erfahren Sie unter „So erstellen Sie ein Angebot für eine Ausschreibung“.

Wenn Gewichtungen angepasst werden können

Gewichtungen stehen bei der Planung nicht immer fest. Bei einem wettbewerblichen flexiblen Verfahren nach dem Procurement Act 2023 darf eine als Spanne veröffentlichte Gewichtung laut den Leitlinien des Cabinet Office vor der endgültigen Angebotsabgabe innerhalb dieser Spanne angepasst werden. Als Beispiel werden Übergangsregelungen mit einer Gewichtung von 10% bis 30% genannt. Planen Sie alle Inhalte, für die Fachleute Vorlaufzeit benötigen, anhand des oberen Endes der Spanne und passen Sie den Text an, sobald die Gewichtung feststeht.

Wenn die Ausschreibungsunterlagen Kriterien nach ihrer Bedeutung ordnen, statt sie zu gewichten, beruht die Planung auf einer Einschätzung und nicht auf einer Berechnung. Bei einer EU-Ausschreibung erlaubt Richtlinie 2014/24/EU einem öffentlichen Auftraggeber, der die Gewichtungen nicht im Voraus festlegen kann, die Kriterien in absteigender Reihenfolge ihrer Bedeutung aufzuführen. Fragen Sie, ob der öffentliche Auftraggeber relative Gewichtungen angeben kann. Bis dahin weisen Sie dem höchstplatzierten Kriterium den größten Anteil zu, ohne davon auszugehen, dass die Abstände zwischen den Rangplätzen gleich sind.

Checkliste für Ausschreibungskriterien

Haken Sie jede Zeile ab, bevor der Plan an die Bid-Writer geht:

• Jedes Ausschlusskriterium aus Bewertungsmethodik, Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und Bewerbungsbedingungen steht auf einer gemeinsamen Liste, jeweils mit einem Verantwortlichen und dem Status „Ja“, „Nein“ oder „Noch nicht“.
• Jede Mindestpunktzahl für die Qualität ist erfasst, und Ihre voraussichtliche Antwort auf jede Frage mit einer solchen Mindestpunktzahl wurde mit der Bewertungsbeschreibung für die Mindestpunktzahl abgeglichen.
• Die Differenz zwischen Ihrem Preis und beiden Enden Ihrer geschätzten Spanne für das niedrigste Angebot wird in Qualitätspunkte umgerechnet.
• Für jede fehlende oder unklare Gewichtung, Wertungsmethode, Mindestpunktzahl oder Preisformel sowie für jedes restriktiv wirkende Ausschlusskriterium wurde dem Auftraggeber eine Bieterfrage gestellt.
• Dokumentieren Sie die bid/no-bid-Entscheidung zusammen mit den Ausschlusskriterien, die den Bid stoppen könnten, Ihrer Preisposition und der erreichbaren Punktzahl.
• Der Aufwand für Bid-Writing und Fachexperten richtet sich nach der Punktzahl je Frage; Schwellenfragen werden zuerst bearbeitet, und bei Gewichtungsspannen wird mit dem oberen Ende der Spanne geplant.

Wenden Sie die Checkliste auf die nächste eingehende Ausschreibung an, bevor das Kick-off-Meeting die Zeit Ihres Teams verplant.