Was ist die EEE?

Eine EEE funktioniert in zwei Schritten. Der Anbieter gibt bei der Einreichung seine Erklärung zu Ausschlussgründen und Eignungskriterien ab. Die Nachweise folgen später, wenn der Auftraggeber sie anfordert. Bei öffentlichen Vergabeverfahren in der EU gilt die EEE lediglich als vorläufiger Nachweis. Die Nachweise werden ihr nicht beigefügt. Ihre Bedeutung beschränkt sich auf die Eignungsprüfung: ob der Anbieter überhaupt teilnehmen darf und ob er die vom Auftraggeber festgelegten Eignungskriterien erfüllt.

Was die Einheitliche Europäische Eigenerklärung abfragt

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung verlangt von einem Bieter, Angaben zu seinem Unternehmen zu machen, zu den Ausschlussgründen Stellung zu nehmen, die vom Auftraggeber festgelegten Eignungskriterien zu beantworten und eine Abschlusserklärung zu unterzeichnen. Dies erfolgt in der festen Reihenfolge der Teile gemäß der Durchführungsverordnung (EU) 2016/7.

Die Teile des Formulars

Teil I bezeichnet das Vergabeverfahren und den öffentlichen Auftraggeber, der es durchführt. Teil II betrifft den Bieter: seine Identität, seine Rolle und, wenn er als Teil einer Gruppe ein Angebot abgibt, seine Partner sowie alle anderen Unternehmen, auf deren Kapazitäten er sich stützt.

Teil III führt die Ausschlussgründe auf, und der Bieter erklärt, ob einer davon auf ihn zutrifft. Teil IV behandelt die Eignungskriterien. Teil VI schließt das Formular mit der Erklärung des Bieters ab, dass er die Nachweise auf Anfrage unverzüglich vorlegen kann. Für diese Erklärung gelten zwei Ausnahmen, die beide Dokumente betreffen, die der Auftraggeber auf anderem Wege erhalten kann.

In der Bekanntmachung festgelegte Eignungskriterien

Der Bieter füllt Teil IV nur für die Auswahlkriterien aus, die der Käufer in seiner Bekanntmachung oder den Ausschreibungsunterlagen tatsächlich gefordert hat. Daher können zwei EEE für zwei verschiedene Käufer in Teil IV ganz unterschiedliche Fragen enthalten, obwohl das Formular selbst identisch ist.

Ein Auftraggeber kann sich auch dafür entscheiden oder ein Mitgliedstaat kann vorschreiben, Teil IV auf eine einzige Frage zu beschränken: Erfüllt der Bieter alle geforderten Eignungskriterien, ja oder nein? Die Antwort fällt kürzer aus. Die Verpflichtung bleibt bestehen, denn der Auftraggeber kann weiterhin Informationen oder Unterlagen anfordern.

Unterschriften auf einer EEE

Gehören mehrere Personen dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan des Bieters an oder sind sie vertretungsberechtigt, muss unter Umständen jede von ihnen dieselbe EEE unterzeichnen. Ob dies erforderlich ist, hängt von den nationalen Vorschriften ab, einschließlich der Datenschutzvorschriften.

Eine Unterschrift ist möglicherweise überhaupt nicht erforderlich, wenn der für die Übermittlung der EEE genutzte Kanal bereits deren Echtheit gewährleistet.

Wenn für ein Angebot mehrere EEE erforderlich sind

Für ein Angebot können mehrere EEE erforderlich sein: eine für jedes Los oder jede Gruppe von Losen mit denselben Eignungskriterien, eine für jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter stützt, und eine für jedes Mitglied einer gemeinsam bietenden Gruppe. Die Durchführungsverordnung regelt jeden dieser Fälle.

Lose mit unterschiedlichen Eignungskriterien

Wenn sich die Eignungskriterien von Los zu Los unterscheiden, wird für jedes Los eine EEE ausgefüllt. Eine EEE kann mehrere Lose abdecken, für die dieselben Eignungskriterien gelten.

Beispielsweise sind für ein Angebot zu drei Losen, von denen zwei dieselben Kriterien haben, zwei EEE erforderlich. Entscheidend für die Anzahl sind die Kriterien, nicht die Zahl der Lose.

Unternehmen, auf deren Kapazitäten zurückgegriffen wird

Ein Bieter, der sich auf die Kapazitäten anderer Unternehmen stützt, reicht seine eigene EEE und zusätzlich für jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten er sich stützt, eine separate EEE ein.

Das Unternehmen, nicht der Bieter, füllt diese separate EEE aus und unterzeichnet sie. Sie umfasst die Abschnitte A und B von Teil II sowie die Ausschlussgründe in Teil III, sodass das Unternehmen seine eigene Identität und seine eigene Situation in Bezug auf Ausschlussgründe erklärt.

Gruppen gemeinsam bietender Unternehmen

Wenn eine Gruppe oder eine vorübergehende Vereinigung gemeinsam ein Angebot abgibt, reicht jeder beteiligte Wirtschaftsteilnehmer eine eigene EEE ein, die die Teile II bis V abdeckt. In Teil II gibt jeder seine Rolle in der Gruppe an und nennt die übrigen Mitglieder.

Nach der Richtlinie 2014/24/EU darf ein öffentlicher Auftraggeber von einer Gruppe nicht verlangen, dass sie eine bestimmte Rechtsform annimmt, bevor sie ein Angebot abgibt oder einen Teilnahmeantrag stellt. Nach der Zuschlagserteilung darf er dies verlangen, sofern es für die Durchführung des Auftrags erforderlich ist.

Welche Rolle die EEE im Verfahren spielt

Die EEE wird mit der ersten Einreichung vorgelegt: im offenen Verfahren mit dem Angebot, in den anderen Verfahren mit dem Teilnahmeantrag. Innerhalb der Phasen von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung leitet es die Eignungsprüfung ein; die Nachweise werden erst später angefordert.

Einreichung ohne Nachweise

Der Sonderbericht 28/2023 des Europäischen Rechnungshofs bringt es auf den Punkt: Bieter bestätigen in der EEE, dass sie die Kriterien erfüllen, und müssen keine Nachweise beifügen. Diese werden nur von erfolgreichen Bietern angefordert.

Zum Zeitpunkt der Einreichungsfrist besteht die EEE daher aus einer Reihe von Erklärungen. Die zugrunde liegenden Bescheinigungen, Abschlüsse und Referenzen werden erst später im Verfahren geprüft.

Nachweise bei der Vorauswahl oder vor der Zuschlagserteilung

Vor der Zuschlagserteilung muss der Auftraggeber den Bieter, dem er den Auftrag erteilen will, zur Vorlage aktueller Nachweise auffordern. In der Regel fordert er diese nur von diesem Bieter an. Eine Ausnahme bilden Aufträge, die auf bestimmten Rahmenvereinbarungen beruhen.

Bei einem zweistufigen Verfahren erlaubt die Richtlinie eine frühere Anforderung. Ein Auftraggeber, der die Zahl der einzuladenden Bewerber begrenzt, kann die Nachweise bereits bei der Vorauswahl anfordern, bevor er die Einladungen zur nächsten Stufe versendet.

Dokumente, die der Auftraggeber selbst beschaffen kann

Die erste Ausnahme in der Erklärung in Teil VI betrifft Dokumente, die der Auftraggeber direkt aus einer kostenlosen nationalen Datenbank in einem beliebigen Mitgliedstaat abrufen kann. Sie gilt nur, wenn der Bieter in der EEE die Angaben gemacht hat, die der Auftraggeber für den Zugriff auf diese Datenbank benötigt.

Die zweite Ausnahme betrifft Unterlagen, die dem Auftraggeber bereits vorliegen. In beiden Fällen beschafft der Auftraggeber die Nachweise selbst, anstatt sie vom Bieter anzufordern.

Die Regeln, die die EEE definieren

Die EEE beruht auf zwei EU-Rechtsakten, die beide für Vergabeverfahren gemäß der Richtlinie 2014/24/EU in den EU-Mitgliedstaaten gelten.

Richtlinie 2014/24/EU

Artikel 59 der Richtlinie legt die EEE als das Dokument fest, das Auftraggeber bei der Einreichung akzeptieren, und erlaubt Bietern, eine frühere EEE wiederzuverwenden. Jeder Mitgliedstaat setzt die Richtlinie durch nationales Recht um.

Die zwingenden Ausschlussgründe der Richtlinie gehen über das Unternehmen selbst hinaus. Sie gelten auch, wenn eine rechtskräftig verurteilte Person dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan des Bieters angehört oder darin Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse hat.

Durchführungsverordnung (EU) 2016/7

Die Durchführungsverordnung legt das Standardformular fest. Anhang 2 enthält das Formular selbst, Anhang 1 die Anweisungen, einschließlich der Fälle, in denen für ein Angebot mehrere EEE erforderlich sind.

Soweit die Verordnung den Mitgliedstaaten Wahlmöglichkeiten lässt, kann dasselbe Formular je nach Mitgliedstaat unterschiedliche Angaben verlangen.

Eine EEE ausfüllen und wiederverwenden

Bid-Teams füllen eine EEE über einen nationalen EEE-Dienst aus und können eine gespeicherte EEE aus einem früheren Verfahren wiederverwenden. Der eigene EEE-Dienst der Europäischen Kommission wurde am 2. Mai 2019 eingestellt, die Pflicht zur Verwendung der EEE besteht jedoch weiterhin.

Nationale EEE-Dienste

Die EEE-Seite der Europäischen Kommission bestätigt die Einstellung des Dienstes und die fortbestehende Verpflichtung. Sie verweist Nutzer auf nationale EEE-Dienste, die inzwischen fast alle EU-Länder anbieten.

Der nationale bulgarische EEE-Dienst ermöglicht es einem Bieter, eine elektronische EEE zu speichern und später zu importieren, um sie weiterzubearbeiten oder erneut zu verwenden.

Gespeicherte EEE wiederverwenden

Ein Bieter darf eine EEE aus einem früheren Verfahren wiederverwenden, sofern er bestätigt, dass die Angaben weiterhin korrekt sind.

Um die Wiederverwendung zu ermöglichen, sollte die ausgefüllte EEE gemäß den Hinweisen in der Durchführungsverordnung in einem geeigneten elektronischen Format wie .xml gespeichert werden. Auch das Kopieren und Einfügen aus den vom Bieter selbst gespeicherten Informationen ist möglich.

Unterlagen systemübergreifend erneut einreichen

Laut einem Arbeitsdokument der Europäischen Kommission aus dem Jahr 2025 sind Bieter häufig gezwungen, im Rahmen eines Vergabeverfahrens angeforderte Unterlagen erneut einzureichen.

Dasselbe Dokument stellt einen Zusammenhang mit der Systemintegration her: Nur 18 Mitgliedstaaten haben ihre digitalen Ausschreibungsverfahren in andere Systeme integriert.