Was ist eine Preisanfrage (RFQ)?
Eine Preisanfrage (RFQ) ist die schriftliche Aufforderung eines Auftraggebers, Preise für bereits spezifizierte Waren oder Dienstleistungen anzugeben. Für ein Bid-Team heißt das: die feste Spezifikation bepreisen, Lieferzeiten einbeziehen und vor Ablauf der Frist freigeben.
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Der Käufer legt fest, was er kaufen möchte, sendet die Anfrage mit einer Frist an die Anbieter und vergleicht die eingehenden Angebote, insbesondere anhand des Preises. Bei öffentlichen und privaten Beschaffungsverfahren ist die RFQ die Anfrage, die ein Käufer versendet, sobald sein Bedarf feststeht. Sie gehört zur Gruppe der RFx-Dokumente. Die Antwort des Anbieters ist ein Angebot mit Preisen und Lieferzeiten für diesen Bedarf. Eine Antwort auf eine RFP beschreibt hingegen, wie ein Bedarf erfüllt werden soll.
Bei der Vergabe von Bau- und Planungsleistungen kann RFQ auch für „Request for Qualifications“ stehen. Dabei werden Unternehmen anhand ihrer Erfahrung und ihrer Qualifikationsnachweise geprüft.
Wie funktioniert eine RFQ?
Was der Käufer sendet
Ein Käufer versendet eine RFQ, sobald genau feststeht, was er benötigt, und er die Preise der Anbieter einholen möchte. Vor dem Versand der Anfrage führt der Käufer jede Position einzeln in einer Spezifikation auf. Sobald die RFQ eingeht, weiß das Bid-Team, dass die Anforderungen feststehen und es die in der Spezifikation beschriebenen Positionen bepreisen soll.
Eine RFQ enthält in der Regel die Spezifikation, Mengen, Lieferanforderungen, kommerzielle Bedingungen wie Zahlungsbedingungen, Bewertungskriterien sowie eine Frist für die Einreichung. Im Preisblatt ist jede Position mit der jeweiligen Menge in einer eigenen Zeile aufgeführt.
Was das Bid-Team zurücksendet
Der Anbieter antwortet mit einem Angebot, das Preise und Lieferzeiten enthält. Im Preisblatt trägt der kaufmännische Kollege des Teams in jeder Zeile einen Stückpreis, einen Gesamtpreis und eine Lieferzeit ein.
Ein Subject Matter Expert prüft jede Zeile anhand der Spezifikation, damit jeder vom Käufer gelesene Preis dem beschriebenen Artikel entspricht. Der Bid-Manager gibt das Angebot vor Ablauf der Frist frei, denn die vom Käufer verglichenen Gesamtbeträge sind Preise, für die das Unternehmen einstehen muss.
Wo ist eine RFQ im Kaufprozess einzuordnen?
Vor der RFQ
Eine RFI erfolgt früher, bevor der Käufer Angebote oder Preisangebote anfordert.
Wenn die RFQ das Bid-Team erreicht, hat der Käufer seine Anforderungen bereits schriftlich festgehalten. Als einzige Variablen bleiben je Position der Preis und die Lieferzeit.
Wie Angebote verglichen werden
Der Preis ist in der Regel der wichtigste Faktor, wenn ein Käufer Angebote vergleicht. Das zuständige Team des Käufers stellt die Gesamtsummen aus den Preisaufstellungen der einzelnen Anbieter gegenüber.
Da der Vergleich auf diesen Gesamtsummen basiert, fließt jede Position, die das Team gemäß den Vorgaben bepreist, in den Wert ein, den der Käufer am stärksten gewichtet.
Nach der Zuschlagserteilung
Auf die Vergabe einer RFQ folgt in der Regel eine Bestellung beim ausgewählten Anbieter, manchmal ergänzt durch einen Vertrag oder eine Kaufvereinbarung.
Was sagen die Vergaberegeln zu RFQs?
Wann ein öffentlicher Auftraggeber eine RFQ nutzen kann
Das UNCITRAL Model Law on Public Procurement ist ein Modellgesetz, das Staaten in nationales Recht umsetzen können. Dabei kann ein Staat einzelne darin vorgesehene Verfahren auslassen, darunter auch die Preisanfrage. Die für einen öffentlichen Auftraggeber geltenden Vorschriften bestimmen, ob er überhaupt eine RFQ versenden darf, ob ein Angebot nach der Einreichung geändert werden darf und nach welchen Kriterien der Zuschlag erteilt wird.
Hat ein Staat dieses Verfahren beibehalten, darf eine öffentliche Vergabestelle es nur für standardisierte Waren oder Dienstleistungen nutzen, die ohne Weiteres verfügbar sind und auf einem etablierten Markt angeboten werden. Der geschätzte Wert muss zudem unter einem in den Vergabevorschriften festgelegten Schwellenwert liegen.
Worauf Sie sich bei der Angebotserstellung verlassen können
Nach dem Modellgesetz muss jedem Anbieter, der um ein Angebot gebeten wird, mitgeteilt werden, ob darin neben dem Preis des Artikels auch weitere Kosten wie Transport, Versicherung, Zölle und Steuern enthalten sein müssen. Im Preisverzeichnis einer regionalen Gesundheitsbehörde für Laptops zeigt die Lieferposition dem Team, ob der Betrag die Lieferung an die Krankenhausstandorte umfasst.
Wenn das Team eine Frage zu einem Punkt der Leistungsbeschreibung stellt, antwortet der Käufer, sofern die Frage rechtzeitig vor Ablauf der Frist eingeht. Er übermittelt die Antwort an alle Anbieter, ohne offenzulegen, wer die Frage gestellt hat.
Sobald das Angebot eingereicht ist
Nach dem Modellgesetz stellt jeder Anbieter eine Preisanfrage ab und darf sie nicht mehr ändern. Im Gegensatz dazu kann ein Bid in einem offenen Ausschreibungsverfahren vor Ablauf der Frist geändert oder zurückgezogen werden, sofern die Ausschreibungsunterlagen nichts anderes vorsehen. Daher ist die Freigabe durch den Bid-Manager vor der Einreichung der letzte Zeitpunkt, zu dem das Team eine falsch bepreiste Position korrigieren kann.
Nach der Abgabe dürfen der Käufer und der Anbieter nicht über die Preisfrage verhandeln. Der Käufer kann um eine Klarstellung bitten, sofern dadurch weder eine wesentliche Änderung noch eine Preisänderung erfolgt. Ein Rechenfehler wird korrigiert, etwa wenn in einer Zeile der Kalkulation des Teams der Gesamtbetrag nicht mit dem Einzelpreis und der Menge übereinstimmt. Das Team wird darüber informiert.
Nach diesen Regeln erhält das preisgünstigste Angebot den Zuschlag, das die in der Anfrage festgelegten Anforderungen erfüllt. Das günstigere Angebot eines Wettbewerbers für einen Laptop mit weniger Arbeitsspeicher als in der Spezifikation gefordert erfüllt diese Anforderungen nicht. Daher kann es trotz des niedrigeren Preises nicht den Zuschlag erhalten.
Wie unterscheidet sich eine RFQ von einem RFP oder einem ITT?
RFQ und RFP
Ein RFP fordert Anbieter auf, einen Ansatz oder eine Lösung für einen Bedarf vorzuschlagen. Die Fragen werden von den Bid-Writern und Subject-Matter-Experten des Teams beantwortet.
Eine RFQ fragt nach den Kosten für eine bereits vom Käufer festgelegte Anforderung. Die Antwort des Teams ist daher das bepreiste Leistungsverzeichnis.
RFQ und ITT oder Ausschreibung
Bei einer offenen Ausschreibung kann ein Bid, das über den Preis hinausgeht und die festgelegten Kriterien erfüllt, als vorteilhaftestes Angebot den Zuschlag erhalten. Dies geht aus dem UNCITRAL-Modellgesetz über die öffentliche Auftragsvergabe hervor. Eine ITT, die neben dem Preis auch die Qualität berücksichtigt, enthält Zuschlagskriterien, Gewichtungen sowie bewertete Fragen für die Bid-Writer des Teams.
Bei einer RFQ muss das Team keine bewerteten Fragen beantworten. Die Preistabelle umfasst das gesamte Angebot.
Was SEQUESTO mit einer RFQ macht
Bei einer RFQ muss das Team nichts formulieren, sondern lediglich eine Preisübersicht erstellen. SEQUESTO sorgt dabei für Kontrolle: durch Compliance-Prüfungen, die Zuweisung jeder Zeile an die richtigen Personen sowie die Preisfreigabe durch den Bid-Manager. Wird ein RFQ-Paket in ein Projekt hochgeladen, erkennt SEQUESTO es anhand von Wortlaut, Struktur und Metadaten als RFQ. Alternativ wählt der Bid-Manager beim Hochladen den Typ aus. SEQUESTO behandelt jeden RFx-Typ unterschiedlich. Bei einer RFQ werden Preistabellen ausgegeben.
Spezialisierte Agenten in der Agent Force übernehmen die Frist, obligatorische Anhänge, Spezifikationspositionen und Bewertungskriterien in das Projekt, damit das Team die Compliance vor der Einreichung prüfen kann. Außerdem erstellen sie für jede terminierte Anforderung eine Aufgabenliste. James fügt die Freigabestufen und finanziellen Prüfpunkte der Organisation als Meilensteine hinzu, jeweils mit benanntem Prüfer und eingeplanter Zeit.
Der RFQ-Workflow des Teams ist als Vorlage mit eigener Freigabekette und definierten Rollen für Mitwirkende gespeichert. Er weist jede Zeile dem Kollegen zu, der den Preis kalkuliert, sowie dem Subject Matter Expert, der sie prüft. Für jede Zeile können ein eigener Prüfer und ein eigener Freigabeverantwortlicher festgelegt werden. Das Team sieht, was die Agenten getan haben, und entscheidet, ob es die Ergebnisse annimmt, ablehnt oder ändert.
Der Bid-Manager genehmigt das endgültige Preisangebot. Es wird in derselben Struktur exportiert, in der die Preisaufstellung eingegangen ist, und ein Teammitglied reicht es über das Portal des Käufers ein. Jede Genehmigung wird mit der genehmigenden Person und dem Zeitpunkt protokolliert.