Kunt u AI gebruiken voor bidwriting?

Ja, bij de meeste aanbestedingen mag u met AI een offerte opstellen, want de koper beoordeelt de response die u ondertekent, niet de tool waarmee die is opgesteld. Voor een specifieke bid beslissen drie zaken: de AI-instructies van de koper, wat u volgens de aanbestedingsvoorwaarden en de regels voor gegevensbescherming in een tool mag plakken, en of u elke claim die de tool opstelt kunt onderbouwen.

De instructies van de koper beslissen eerst

Lees de instructies voor inschrijvers na op bepalingen over AI voordat een schrijver een concept opstelt in ChatGPT, want de voorwaarden van de koper bepalen wat u bij die bid mag doen. Kopers stellen hun eigen regels voor AI in tenderresponses. Als de aanbesteding daarover niets bepaalt, geven de andere twee voorwaarden de doorslag.

Voor de Britse centrale overheid stelt de Procurement Policy Note 017 (PPN 017) van het Cabinet Office dat het gebruik van AI door een leverancier tijdens de aanbestedingsprocedure niet verboden is. De nota vraagt kopers de risico's af te wegen zoals ze dat zouden doen als u een bidwriter had ingeschakeld. De gepubliceerde tekst van de nota noemt ook een stap die kopers kunnen zetten: leveranciers vragen hun AI-gebruik bij het opstellen van hun offerte bekend te maken. In de voorbeeldvragen moet de leverancier bevestigen dat met AI ondersteunde antwoorden op juistheid zijn gecontroleerd en geverifieerd. Elders in Europa gaat u uit van de bepalingen in de aanbesteding zelf.

Die bepalingen verschillen per koper. Een aanbesteding kan beperken welk deel van de response AI mag schrijven, of eisen dat een persoon elk onderdeel vóór de indiening goedkeurt. Ze kan ook in een kwalificatievragenlijst vragen of AI is gebruikt en welk deel AI heeft geschreven. Elk daarvan verandert wie u op het schrijfwerk zet.

Neem een bidmanager wiens schrijvers de methodiekbeschrijvingen voor een aanbesteding voor facilitaire diensten in ChatGPT hebben opgesteld. Als de instructies goedkeuring van elk onderdeel eisen, krijgt elk antwoord al bij het opstellen van de planning een reviewer bij naam, niet pas bij de laatste leesronde. Als ze het aandeel van AI beperken, moeten de schrijvers vóór ze beginnen weten welke antwoorden AI-tekst mogen bevatten.

Wat u volgens de aanbestedingsvoorwaarden mag plakken

De vertrouwelijkheidsvoorwaarden van de aanbesteding en uw eigen regels voor informatiebeveiliging bepalen wat er in ChatGPT, Claude of een andere tool terechtkomt. Controleer beide voordat iemand documenten van de koper erin plakt, want aanbestedingsdocumenten zijn vaak vertrouwelijk, en cv's en casestudy's bevatten persoonsgegevens.

Terug naar de bid voor facilitaire diensten: een schrijver wil de specificatie en het cv van de voorgestelde contractmanager plakken om het antwoord over de mobilisatie op te stellen. De specificatie is vertrouwelijke informatie van de koper. Vraag uw securityteam of de tool, zoals uw organisatie die heeft ingesteld, geplakt materiaal uit modeltraining houdt. Lees daarvóór elk onderdeel van de aanbesteding na op wat vertrouwelijk moet blijven.

Het cv bevat persoonsgegevens. Volgens de Europese AVG moet de verwerkingsverantwoordelijke minimale gegevensverwerking inbouwen in de manier waarop hij persoonsgegevens verwerkt. De schrijver plakt daarom de ervaring die het antwoord nodig heeft, niet de contactgegevens of de volledige loopbaan.

Elke door AI opgestelde claim is bij de goedkeuring de uwe

De bidmanager staat in voor elke response, wie die ook heeft opgesteld, dus een claim die de tool schreef, wordt bij de goedkeuring uw claim. Waartoe een response u verbindt, verandert niet doordat een model de zin heeft geschreven.

Het gevaar is een claim die goed leest en niet klopt. In de bid voor facilitaire diensten noemt de conceptcasestudy een certificering en beschrijft ze een eerder contract. Beide lezen als feit. Geen van beide is een feit tot iemand ze herleidt tot een certificaat of een contractdossier.

Waar de claim staat, bepaalt wat die u kost. In een antwoord dat gescoord wordt, verzwakt een niet-onderbouwde claim de response. In de selectieantwoorden kan die u de bid kosten. Op grond van Richtlijn 2014/24/EU, zoals elke lidstaat die heeft omgezet, mag een aanbestedende dienst een inschrijver uitsluiten die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie om te controleren of aan de selectiecriteria is voldaan of dat er geen uitsluitingsgronden zijn. Hetzelfde geldt voor een inschrijver die die informatie achterhoudt. Een ongecontroleerde, door AI opgestelde claim over omzet, verzekeringen of accreditaties is zowel een selectierisico als een kwaliteitsrisico.

Stuur de controle dus naar waar het meest op het spel staat. Leg certificeringen, contractreferenties, cijfers en leveringstoezeggingen vóór de goedkeuring voor aan wie eigenaar is van het bewijs, niet aan de proeflezer.

Een regel voor AI bij uw volgende bid

Gebruik AI bij elke bid waarvan de instructies het toelaten, op voorwaarde dat u bij de indiening kunt zeggen welke antwoorden AI heeft opgesteld en wie elk antwoord heeft geverifieerd. Vraagt de koper u te bevestigen dat de met AI ondersteunde antwoorden zijn gecontroleerd, dan kan een team zonder die registratie dat niet eerlijk doen.

Werk in deze volgorde:

1. Vraag vóór de start van de bid toestemming aan het securityteam en de juridische afdeling om de tool te gebruiken voor vertrouwelijke documenten en persoonsgegevens.
2. Lees de instructies voor inschrijvers na op AI-clausules en wijs reviewers toe om aan elke goedkeuringsregel of bovengrens voor het aandeel van AI te voldoen.
3. Plak alleen wat de vertrouwelijkheidsvoorwaarden toestaan, en alleen de persoonsgegevens die elk antwoord nodig heeft.
4. Leg per antwoord vast of AI het heeft opgesteld en wie het heeft geverifieerd.
5. Herleid vóór de goedkeuring elke feitelijke claim tot het bijbehorende stuk.

In het agentic operating system (aOS) van SEQUESTO toont elk conceptantwoord van James de redenering erachter, en wordt elke aanroep van een agent, elke bewerking en elke goedkeuring vastgelegd met actor, tijdstempel en item. Bij de indiening bestaat dus al een registratie van wat AI heeft opgesteld en wie het heeft goedgekeurd. Wat reviewers moeten zien voordat ze goedkeuren, leest u in controleerbare AI bij het schrijven van tenders. Over het proces waarin deze regel past, leest u meer in bidmanagement.

Begin met de bid op uw bureau. Open de instructies, zoek eventuele AI-clausules en bepaal vóór het eerste concept wie elk antwoord verifieert.