Geldt de AI-verordening voor bidwriting?

Ja, maar in beperkte mate: een bidteam dat op het werk AI gebruikt, is een gebruiksverantwoordelijke in de zin van de AI-verordening, en zijn belangrijkste plicht is AI-geletterdheid. Een response opstellen voor één koper is geen gebruik met een hoog risico en ook geen tekst van algemeen belang, dus de zwaardere verplichtingen en de labelplicht van de verordening gelden niet voor het team. Als de aanbesteding eigen regels over AI vastlegt, binden die de offerte rechtstreekser dan de verordening.

Uw team valt onder de verordening als de response in de EU wordt gebruikt

Als uw team op het werk een AI-tool gebruikt, beschouwt de AI-verordening het als gebruiksverantwoordelijke. Het valt onder de verordening als het in de EU gevestigd is, en hoogstwaarschijnlijk ook als een koper in de EU zijn response gebruikt. De definitie in artikel 3 omvat elke organisatie die een AI-systeem onder eigen verantwoordelijkheid gebruikt, en sluit alleen persoonlijk, niet-beroepsmatig gebruik uit. ChatGPT op het werk telt mee, net als Microsoft Copilot, een eigen GPT of een platform dat speciaal voor responses is gebouwd.

Waar u gevestigd bent, bepaalt langs welke weg u eronder valt. Artikel 2 is rechtstreeks van toepassing op gebruiksverantwoordelijken in de Unie. Het geldt ook voor wie buiten de Unie gevestigd is, wanneer de output van het AI-systeem in de Unie wordt gebruikt.

Neem een Britse leverancier van facilitaire diensten die inschrijft op een aanbesteding van een Nederlandse gemeente: de schrijvers stellen onderdelen op in ChatGPT en de bidmanager keurt de response goed. De leverancier is buiten de EU gevestigd, maar een koper in Nederland leest en beoordeelt zijn met AI ondersteunde tekst. Geldt de AI-verordening voor een Brits bedrijf dat inschrijft op aanbestedingen in de EU? In deze lezing hoogstwaarschijnlijk wel, dus doet het team er goed aan te handelen alsof het eronder valt. Dat is een afleiding uit de bepaling, die zelf niets over offertes zegt, en hetzelfde team valt er waarschijnlijk niet onder als het alleen op aanbestedingen van Britse kopers inschrijft.

Een response aan één koper heeft geen AI-label nodig

Moet ik door AI geschreven tekst in een offerte labelen volgens de AI Act? Nee: de labelplicht in artikel 50 geldt voor door AI gegenereerde tekst die wordt gepubliceerd om het publiek te informeren over aangelegenheden van algemeen belang, en een tenderresponse gaat naar de beoordelaars van één koper. Niemand publiceert ze, dus niets erin heeft volgens de verordening een label nodig.

Let wel op met alles wat het team later publiceert. Wordt het contract een openbare casestudy, dan bereikt de tekst het publiek, al valt te betwisten of de casestudy van een leverancier iemand informeert over een aangelegenheid van algemeen belang. Zelfs dan vervalt de plicht volgens artikel 50 wanneer de door AI gegenereerde tekst een menselijke toetsing of redactionele controle heeft ondergaan en een persoon de redactionele verantwoordelijkheid voor de publicatie draagt. Een bij naam aangewezen reviewer die de casestudy redigeert en goedkeurt, zoals de bidmanager dat bij een response doet, kan aan die toets voldoen.

Vraagt de aanbesteding u om AI-gebruik te melden, dan is dat een eis van de koper, niet van de verordening.

Mensen rangschikken voor een bemensingsplan komt het dichtst bij de lijst van hoogrisicotoepassingen

Gebruikt u AI om te kiezen welke personen bij naam in een bemensingsplan komen, dan komt u het dichtst bij de lijst van hoogrisicotoepassingen van de verordening, en die keuze laat u beter aan mensen over. Bijlage III somt de gebieden met een hoog risico op, en de categorie werkgelegenheid omvat AI-systemen die bedoeld zijn voor het werven of selecteren van natuurlijke personen.

Stel dat de Nederlandse aanbesteding een accountmanager en locatieverantwoordelijken bij naam vraagt. Een schrijver vraagt ChatGPT de cv's aan te scherpen van de mensen die de bidmanager al heeft gekozen. Een ander plakt de cv's van de kandidaten op de shortlist erin en vraagt welke kandidaten hij moet voordragen. De eerste past inhoud op maat aan. De tweede laat de AI kiezen tussen mensen, en dat ligt dichter bij de selectie die de categorie werkgelegenheid beschrijft.

Of dat gebruik van de tool een AI-systeem met een hoog risico maakt, is een afleiding en geen uitgemaakte zaak. Bijlage III spreekt van systemen die bedoeld zijn voor selectie, en het is niet duidelijk of één losse prompt aan een algemene chatassistent daaronder valt. Volgens de AI-beleidspagina van de Europese Commissie gelden de verplichtingen voor hoog risico bij gebruik uit bijlage III, waaronder werkgelegenheid, vanaf 2 december 2027, na uitstel door de wijziging van juli 2026. Laat mensen de rangschikking maken, dan rijst de vraag niet.

Wat u bij uw volgende bid doet

Lees eerst de AI-clausule van de aanbesteding, neem maatregelen voor AI-geletterdheid als u onder de verordening valt, laat keuzes over mensen bij mensen en voeg geen AI-label toe waar de koper niet om vraagt. Die beslissingen passen in uw bestaande bidmanagement, niet in een apart compliancetraject.

Van de verplichtingen die de AI Act aan gebruiksverantwoordelijken oplegt, raakt die in artikel 4 de meeste bidteams. U neemt maatregelen om de AI-geletterdheid te ondersteunen van uw personeel en anderen die namens u AI gebruiken. Die plicht geldt sinds februari 2025, en sinds de wijziging van juli 2026 hoeft u daarbij voor geen enkele persoon een bepaald niveau te waarborgen.

De AI-clausule van een aanbesteding kan begrenzen hoeveel van de response AI mag schrijven, of eisen dat een persoon elk onderdeel goedkeurt vóór de indiening. De bijbehorende kwalificatievragenlijst kan ook vragen of AI is gebruikt en welk deel van de response AI heeft geschreven. Behandel de clausule zoals elke andere aanbestedingsvereiste die u uit het aanbestedingsdossier haalt, en bevestig ze voordat u begint te schrijven.

Vraagt een koper om openheid over AI-gebruik, dan moet u kunnen tonen wat AI heeft opgesteld en wie het heeft goedgekeurd. In het agentic operating system (aOS) van SEQUESTO wordt elke aanroep van een agent, elke bewerking en elke goedkeuring vastgelegd met actor, tijdstempel en item, en kan het logboek worden geëxporteerd voor de vragenlijst van een koper of een compliancereview.

Volg deze stappen in volgorde:

1. Lees de AI-clausule van de aanbesteding en leg die vast als vereiste.
2. Licht schrijvers, reviewers en vakexperts in over de AI-tools die ze gebruiken en over hoe ze de output controleren, en leg de briefing vast.
3. Laat AI cv's afstemmen, maar laat AI nooit de mensen in een bemensingsplan kiezen.
4. Label AI-gebruik alleen waar de aanbesteding erom vraagt.

Begin bij de volgende aanbesteding die binnenkomt met stap één, nog voor iemand een schrijftool opent.