Doorloop het PQQ-proces voordat de PQQ binnenkomt

Vlak voor de deadline meldt uw kwaliteitsverantwoordelijke dat de accreditatie waar de PQQ om vraagt nog wordt geaudit. Als u een PQQ verliest, komt dat vaak doordat een voorwaarde te laat is gelezen of bewijs is vervallen, niet door wat uw team kan leveren. Het werk dat over een PQQ beslist, gebeurt dus voordat die binnenkomt: elke voorwaarde vroeg indelen en antwoorden met bewijs dat al een eigenaar en een vervaldatum heeft.

Waar het PQQ-proces vastloopt

In de PQQ-fase van een aanbesteding valt een leverancier af voordat zijn capaciteiten worden beoordeeld. Of de koper dit nu een prekwalificatievragenlijst, een PQQ of een selectiefase noemt, het proces loopt op twee punten vast. Het bidteam neemt de voorwaarden laat door en het bewijs ligt bij mensen die niet volgens de planning van de bid werken.

Neem een leverancier die voor een dienstencontract de PQQ van een Britse aanbestedende dienst beantwoordt. De aankondiging van de opdracht vraagt om een accreditatie die de kwaliteitsverantwoordelijke heeft opgestart, maar nog niet heeft afgerond. Ze vraagt ook om een hogere dekking voor beroepsaansprakelijkheid dan de financiële afdeling nu heeft. De bidmanager neemt de voorwaarden pas grondig door wanneer het schrijven begint, na de go/no-go. Tegen dan loopt de audit voor de accreditatie zonder bevestigde datum, en moet de financiële afdeling een verzekeringsmakelaar vragen naar een dekking waarvoor het bedrijf nog nooit een prijs heeft opgevraagd.

Geen van beide hiaten heeft met capaciteiten te maken, en beide waren al zichtbaar op de dag dat de aankondiging binnenkwam. Het eerste knelpunt is de timing, omdat de voorwaarden pas bij het schrijven werden gelezen en niet bij de beslissing om in te schrijven. Het tweede is eigenaarschap. De financiële afdeling beheert de jaarrekeningen en verzekeringsoverzichten, de juridische afdeling de verklaringen, HR het personeelsbeleid en de kwaliteitsafdeling de certificaten. Elke afdeling houdt haar eigen bestanden en verlengingsdatums bij, en niemand legt die datums naast de planning van de bid.

De kosten komen eerst bij het bidteam terecht, in de vorm van schrijftijd voor een response die mogelijk wordt uitgesloten. Daarna komen ze terecht bij de eigenaar die maar enkele dagen heeft om het bewijs aan te leveren. Kleinere leveranciers voelen dit het sterkst. Het OESO-rapport over de uitvoering van haar aanbeveling inzake overheidsopdrachten in de periode 2020 tot 2024 stelt vast dat kmo's vaak moeite hebben met de vereisten van overheidsopdrachten die veel middelen vergen, waaronder uitgebreide documentatie en complexe compliance, terwijl grotere bedrijven doorgaans over eigen bidteams beschikken. De PQQ is één fase binnen tendermanagement.

Lees de voorwaarden voordat u beslist een offerte in te dienen

Lees elke deelnemingsvoorwaarde vóór de go/no-go, want één gemiste voorwaarde kan op zich al het einde van de bid betekenen. Voor Britse aanbestedende diensten in Engeland, Wales en Noord-Ierland maakt de Procurement Act 2023 het mogelijk om een leverancier uit te sluiten die niet aan een deelnemingsvoorwaarde voldoet.

Deel daarom elke voorwaarde in een van drie categorieën in, op de dag dat de aankondiging binnenkomt.

Het meeste beoordelingswerk zit in de middelste categorie. De richtsnoeren van het Cabinet Office voor Britse kopers stellen dat een koper een leverancier verder kan laten gaan terwijl die een vereiste norm nog aan het behalen is, op voorwaarde dat de leverancier vóór de gunning aan de voorwaarde voldoet. De richtsnoeren raden kopers sterk aan die beoordelingsruimte in de aankondiging te vermelden. De aankondiging bepaalt dus in welke categorie een lopende accreditatie valt. Als de aankondiging daar niets over zegt, beschouwt u de voorwaarde als niet voldaan totdat een antwoord op een verduidelijkingsvraag anders aangeeft.

In het uitgewerkte voorbeeld staat de aankondiging leveranciers toe om verder te gaan terwijl ze de accreditatie nog behalen. De voorwaarde schuift naar voldaan via toezegging, en de kwaliteitsverantwoordelijke is nu eigenaar van een datum die vóór de gunning moet vallen.

Kunt u niet aan een voorwaarde voldoen, kies dan op basis van één toets tussen een verduidelijkingsvraag en een no-go. Stel de vraag als u kunt aangeven welk bewijs u in plaats daarvan zou voorleggen en de formulering van de aankondiging daar ruimte voor laat. Is de voorwaarde duidelijk en kunt u er op geen enkele datum vóór de gunning aan voldoen, leg dan de no-go vast en besteed de tijd van het team aan een bid die het kan winnen. Hoe u deze voorwaarden samen met de rest van de aankondiging leest, komt aan bod in aanbestedingscriteria lezen.

Verzamel elk document bij de eigenaar

Vraag de eigenaar om elk bewijsstuk in plaats van het te kopiëren uit de laatste bid waarin het werd gebruikt. Alleen de eigenaar weet of het nog actueel is. Een certificaat dat uit een oude response is gekopieerd, kan bij indiening al vervallen zijn.

Wijs voor elk document een eigenaar aan, bijvoorbeeld als volgt:

• Financiële afdeling: gecontroleerde jaarrekeningen, omzetcijfers, verzekeringsoverzichten en brieven van de verzekeringsmakelaar
• Juridische afdeling: uitsluitingsverklaringen en verklaringen over moderne slavernij en gegevensbescherming
• HR: beleid voor gezondheid en veiligheid, gelijke kansen en personeel
• Kwaliteitsafdeling: certificaten, accreditaties en auditdatums
• Bidteam: casestudy's en referenties, bevestigd door de accountverantwoordelijke van elke klant

PAS 360:2023 van BSI, de praktijkcode voor bidmanagement en proposalmanagement, behandelt goede werkpraktijken en de rollen en verantwoordelijkheden in bidwerk. Behandel de eigenaars van bewijs zoals u schrijvers en reviewers behandelt: elk met naam aangewezen, met een datum en aanspreekbaar op hun onderdeel.

Bij verzekeringen bepaalt de eigenaar het antwoord. Een koper kan als voorwaarde stellen dat u vanaf de aanvang van het contract over de contractueel vereiste dekkingsniveaus beschikt. U kunt dit aantonen met attesten voor een reeds bestaande dekking, of met een brief van een verzekeraar waarin die bevestigt de dekking te zullen aanbieden, samen met uw toezegging om die af te sluiten. In het uitgewerkte voorbeeld hoeft de financiële afdeling vóór de PQQ geen dekking af te sluiten. Ze heeft de makelaar nodig om die brief te verkrijgen, en iemand met genoeg beslissingsbevoegdheid om het bedrijf tot die dekking te verbinden als het contract wordt binnengehaald.

Antwoord één keer, in het formaat van de koper

Schrijf elk antwoord één keer, op basis van bewijs dat de eigenaar heeft bevestigd, en pas het daarna aan het formaat van de koper aan. Het formaat verschilt per koper, de feiten niet. Onder de Procurement Act kiezen Britse aanbestedende diensten zelf het formaat voor de deelnemingsvoorwaarden. De selectievragenlijst wordt nog steeds gebruikt bij aanbestedingen die onder de vorige regels zijn gestart. Bij overheidsopdrachten in de EU is het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) het standaardformulier. Kopers uit de privésector sturen hun eigen formulier.

Voor bids onder de Procurement Act staat één registratie los van de vragenlijst. Voordat u bij een Britse aanbestedende dienst indient, moet u ervoor zorgen dat uw kerngegevens als leverancier op het Central Digital Platform actueel zijn en met die aanbestedende dienst zijn gedeeld, omdat die ze moet bevestigen. Het gaat om basisgegevens over de leverancier, uitsluitingsgronden, economische en financiële draagkracht en verbonden personen. U houdt deze registratie actueel in plaats van per bid een formulier in te vullen. Wijs er daarom, net als voor elk certificaat, een eigenaar voor aan.

In het uitgewerkte voorbeeld vraagt de eigen vragenlijst van de koper naar de omzet, de verzekering en de accreditatie. De bidmanager beantwoordt de vraag over de omzet op basis van de jaarrekening die de financiële afdeling heeft bevestigd, en die over de verzekering met de brief van de verzekeraar en de toezegging. Het antwoord over de accreditatie vermeldt de status en de datum die de kwaliteitsverantwoordelijke heeft toegezegd. De financiële draagkracht van de leverancier staat al in de registratie op het platform, dus de vragenlijst en de registratie moeten overeenstemmen.

Keur de toezeggingen goed en dien daarna in

Uw goedkeuring geldt zowel voor wat de PQQ belooft als voor wat erin staat. Controleer de toezeggingen daarom even zorgvuldig als de feiten. Een antwoord op basis van een toezegging is een belofte die het bedrijf tegen een bepaalde datum moet nakomen en waarvoor u verantwoordelijk bent.

Registreer vóór uw goedkeuring elke toezegging op één plaats. Leg vast wat is toegezegd, wie er eigenaar van is, welke schriftelijke bevestiging eraan ten grondslag ligt en tegen welke datum de toezegging moet zijn nagekomen. Die datum valt vóór de gunning. In het uitgewerkte voorbeeld bevat het register twee vermeldingen. De vermelding voor de verzekering bevat de brief van de verzekeraar en de schriftelijke toezegging van de financiële afdeling om de dekking bij de start van het contract af te sluiten. De vermelding voor de accreditatie bevat de auditdatum van de kwaliteitsverantwoordelijke en wat er gebeurt als de audit uitloopt.

Controleer de feiten daarna nog een laatste keer bij hun eigenaars. Bevestig dat jaarrekeningen, certificaten en verklaringen actueel zijn en zorg dat de cijfers overeenkomen met de registratie op het Central Digital Platform of in het UEA. Een aangewezen teamlid dient de response in via het portaal van de koper, bewaart het ontvangstbewijs en archiveert alles zo dat het team het voor de volgende bid terugvindt.

Houd de kwalificatiebibliotheek klaar voor de volgende PQQ

Rond elke PQQ af door de kwalificatiebibliotheek bij te werken, want de volgende PQQ wordt beantwoord op basis van de staat waarin u die achterlaat. Geef elk document een eigenaar en een vervaldatum. Als een document geen vervaldatum heeft, zoals een beleidsdocument of een casestudy, bepaalt de eigenaar een herzieningsdatum.

Bij overheidsopdrachten in de EU volgens Richtlijn 2014/24/EU mag u een UEA uit een eerdere procedure hergebruiken als u bevestigt dat de informatie nog steeds correct is. Vóór de gunning vraagt de aanbestedende dienst de gekozen inschrijver om actuele bewijsstukken in te dienen. Een certificaat dat geldig is wanneer u het UEA indient, kan u alsnog doen afvallen als het vervalt voordat de aanbestedende dienst erom vraagt. Volg daarom de geldigheid van elk document tot de verwachte gunningsdatum van elke lopende bid die erop steunt.

Stem voor bewijs zonder certificeringscyclus het herzieningsinterval af op hoe snel het veroudert. De eigenaar bepaalt het interval en het bidteam ziet erop toe dat het wordt gerespecteerd, zoals bij elke RFP-bibliotheek.

Hoe SEQUESTO het PQQ-proces aanstuurt

Het agentic operating system (aOS) van SEQUESTO verwerkt dezelfde PQQ in één platform met ingebouwde governance, te beginnen bij het te late lezen. SEQUESTO toetst voorwaarden aan gangbare drempels zoals omzet, verzekeringsniveaus en ISO-certificeringen, en signaleert ontbrekende accreditaties van de leverancier vroegtijdig in plaats van tijdens het opstellen. Wanneer James wordt gevraagd de opportuniteit te beoordelen, geeft hij een gemotiveerde bid/no-bid-aanbeveling. De bidmanager neemt de beslissing en SEQUESTO documenteert de motivering voor review.

Het verspreide bewijs wordt samengebracht in één kwalificatiebibliotheek in de Knowledge Hub. Certificaten, verzekeringsdocumenten, jaarrekeningen, accreditaties, casestudy's en beleidsdocumenten behouden elk een eigenaar, een herzieningscyclus en een vervaldatum. Vervallen materiaal wordt gemarkeerd voordat het in een concept terechtkomt. Wanneer een document wordt vernieuwd, worden ook de antwoorden die erop steunen bijgewerkt. Agent Force stelt elk antwoord op basis van dat goedgekeurde bewijs op, gekoppeld aan de standaardonderdelen van een Britse selectievragenlijst of in het eigen formaat van de koper. Een vraag die de bibliotheek niet kan beantwoorden, krijgt een lage betrouwbaarheidsscore en gaat naar een aangewezen persoon, zodat de verzekeringsvoorwaarde tijdig bij de financiële afdeling terechtkomt.

De toezeggingen volgen een eigen traject. James leest het governanceproces van de organisatie samen met de aanbesteding en voegt goedkeuringsfasen en financiële verificatiemomenten toe als mijlpalen, elk met een termijn en een aangewezen reviewer. Bij het antwoord over de accreditatie kan de kwaliteitsverantwoordelijke als reviewer worden aangeduid en bij het antwoord over de verzekering de financiële afdeling, waarbij de bidmanager beide goedkeurt. Elke goedkeuring wordt gelogd met actor, tijdstempel en item. De export behoudt de structuur van de koper en een teamlid dient die in via het portaal van de koper. SEQUESTO dient niets in namens het team.

Checklist voor het PQQ-proces

• Elke deelnemingsvoorwaarde is vóór de go/no-go ingedeeld als voldaan, voldaan via toezegging of niet voldaan.
• Voor elke norm die nog wordt behaald, staat de aankondiging dat toe en valt de deadline vóór de gunning.
• Voor elke voorwaarde waaraan u niet kunt voldoen, is een no-go vastgelegd of een verduidelijkingsvraag verstuurd.
• Elk document heeft een aangewezen eigenaar die heeft bevestigd dat het actueel is voor deze bid.
• Voor elke verzekeringsvoorwaarde die via toezegging is voldaan, zit een brief van de verzekeraar in het dossier.
• De registratie op het Central Digital Platform is actueel en gedeeld, of er is bevestigd dat het UEA nog steeds correct is.
• Elke toezegging is geregistreerd met haar eigenaar, schriftelijke bevestiging en deadline, en is door de bidmanager goedgekeurd.
• Een aangewezen persoon heeft de response ingediend via het portaal van de koper en het ontvangstbewijs opgeslagen.
• Elk document in de bibliotheek heeft een eigenaar en een verval- of herzieningsdatum die geldig is tot de verwachte gunningsdatum van elke bid die het gebruikt.

Begin bij de laatste regel. Wijs elk document in uw bibliotheek een eigenaar en een datum toe voordat de volgende aankondiging binnenkomt.