Zegt uw RFP-winrate u genoeg?

Uw RFP-winrate, het aantal gewonnen bids ten opzichte van het aantal beantwoorde bids, blijft het kerncijfer waarover uw team rapporteert. Om te zien welk deel van die winrate voortkomt uit de aanbestedingen waarop u biedt, en niet uit hoe goed u biedt, kunt u een extra perspectief toevoegen: vergelijk elke bid met het aantal inschrijvers dat de aanbesteding aantrok. Uit EU-gunningsgegevens blijkt dat de meeste aanbestedingen weinig inschrijvers aantrekken: de studie van de Wereldbank voor de Europese Commissie, Europese Unie: concurrentie bij overheidsopdrachten, stelde vast dat een mediaan perceel tussen 2018 en 2023 slechts twee bids aantrok. Die omvang van het deelnemersveld geeft elke bid een kansbaseline. Het verschil tussen uw winrate en die baseline toont waar het team beter presteert dan de rest van het deelnemersveld en voor welke bids het de moeite loont om een offerte in te dienen. De onderstaande stappen volgen de werkvolgorde binnen uw bredere RFP-antwoordproces: bereken de winrate, splits die op per segment, bepaal voor elk segment de baseline op basis van de omvang van het deelnemersveld, kies bids op basis van uw voorsprong ten opzichte van die baseline en rapporteer het resultaat.

Wat u nodig hebt voor u begint

Dit is bedoeld voor de head of bids of bidmanager die de winrate aan het management rapporteert en beslist voor welke aanbestedingen het team capaciteit inzet. U hebt hiervoor één bron nodig: een bidregister met een rij voor elk perceel waarvoor u een offerte indient. Eén persoon beheert dit register en werkt het na elke gunning bij, niet pas wanneer het kwartaalrapport moet worden ingediend. Als u het cijfer rapporteert, beheert u het register zelf of wijst u de persoon aan die dat doet.

Elke rij bevat deze velden:

• Resultaat: gewonnen, verloren, afgewezen, in behandeling of geannuleerd.
• Ontvangen offertes: hoeveel offertes voor het perceel werden ingediend, voor zover u dat kunt achterhalen.
• Gunningsweging: alleen prijs, of de verdeling tussen prijs en kwaliteit (en maatschappelijke waarde waar relevant).
• Contractwaarde.
• Type overheidsopdracht: werken, diensten of leveringen, of productlijn.
• Huidige leverancier: of u de huidige opdracht uitvoert of als nieuwe leverancier een offerte indient.
• Land: het land van de koper.
• Gunningsdatum.
• Startdatum van de overeenkomst.

Vijf van deze velden zijn belangrijk omdat ze de kansen beïnvloeden. De twee datums ondersteunen het pipelinebeheer en de prognoses die teams eveneens vanuit het register uitvoeren. Contracttype, waarde, zittende leverancier, land en gunningsweging beïnvloeden elk de omvang van het deelnemersveld of uw kansen daartegen, zoals uit de volgende secties blijkt. Laat u er één weg, dan krijgt u een gecombineerd cijfer waarvan u niet kunt verklaren waarom het verandert.

Als uw register maar één jaar teruggaat, begin dan daarmee en vul oudere percelen aan op basis van gunningsberichten en debriefingnotities waarover u beschikt. Een kort, volledig register is beter dan een lang register met hiaten in het aantal inschrijvers.

Bereken de winrate op ingediende offertes

Deel het aantal percelen dat u hebt gewonnen door het aantal percelen waarvoor u een offerte hebt ingediend en waarvoor een gunningsbeslissing is genomen. Vermenigvuldig vervolgens met 100. Dat is de volledige formule. Ze komt overeen met de maatstaf uit de studie van de Wereldbank, die het succespercentage van een leverancier definieert als het aandeel van zijn ingediende offertes dat tot een gegunde opdracht leidt. Met dezelfde definitie kunt u uw register zonder verdere omzetting naast openbare gunningsgegevens leggen.

Winrate = gewonnen percelen ÷ ingediende en gegunde percelen × 100

Tel per perceel, niet per aanbestedingsdossier. Een aanbestedende instantie gunt elk perceel afzonderlijk, en ook voor de nulmeting hebt u het aantal inschrijvers per perceel nodig. Als u voor meerdere percelen van één aanbesteding een offerte indient, geldt elk perceel als een afzonderlijke bid, die u afzonderlijk wint of verliest. Als u die in één regel samenvoegt, blijven de verloren percelen buiten beeld en heeft de nulmeting niets om mee te vergelijken. Heeft een aanbesteding maar één perceel, dan staan de aanbesteding en het perceel op dezelfde regel.

Houd de definitie ongewijzigd zodra u die hebt vastgelegd. Stem vooraf de vorm van het rapport af met de ontvangers, zodat de maatstaven later niet veranderen omdat de directie andere wilde. Een percentage waarvan de telregels van kwartaal tot kwartaal veranderen, kan geen trend aantonen. Uiteindelijk rapporteert u net die trend.

Splits het percentage op volgens de segmenten die de kansen beïnvloeden

Splits uw winrate op in segmenten voordat u die beoordeelt, want één gecombineerd cijfer middelt bids uit die weinig met elkaar gemeen hebben. Drie uitsplitsingen zijn het belangrijkst: bestaande leverancier, contractomvang en land. Ook het contracttype is van belang. De bijbehorende cijfers staan samen met de referentiewaarden in het volgende deel.

Bestaande en nieuwe klanten

Rapporteer afzonderlijke winrates voor hernieuwde en nieuwe bids. Volgens de studie van de Wereldbank ging in de EU27 tussen 2019 en 2023 70% van de gegunde waarde naar zittende leveranciers en 30% naar leveranciers die voor het eerst wonnen. Nieuwe inschrijvers waren in 2023 goed voor 36% van de winnaars. Dat zijn aandelen in de waarde en in het aantal winnaars, geen winrates, maar ze wijzen in dezelfde richting: een bestaand contract weegt door. Een gecombineerde winrate stijgt of daalt naargelang het aantal van uw contracten dat dat jaar moest worden hernieuwd. Dat zegt het management niets over hoe goed het team zijn bids heeft aangepakt.

Contractomvang

Deel uw bids in op basis van waarde, want grotere opdrachten trekken meer inschrijvers aan. In dezelfde gegevens kregen opdrachten van meer dan € 20 miljoen gemiddeld meer dan 9,2 offertes, met een mediaan van 3. Opdrachten van meer dan € 3 miljoen kregen er gemiddeld 5,1 en opdrachten van minder dan € 300.000 gemiddeld 4,9, met een mediaan van 2. Het verschil tussen het gemiddelde en de mediaan in de hoogste categorie wijst erop dat enkele aanbestedingen met veel inschrijvers het gemiddelde opdrijven. Een team dat zich op grotere opdrachten richt, kan zijn winrate zien dalen terwijl het even sterke offertes indient, en moet dat kunnen aantonen.

Land en markt

Vergelijk percentages alleen tussen vergelijkbare markten. Het gemiddelde aantal inschrijvers varieerde in de EU-landen van 2 tot 16, met medianen van 1 tot 8. Ierland telde gemiddeld 16 inschrijvers en Polen 2. De studie waarschuwt dat contracttypes en volumes per land verschillen. Die spreiding is dus niet volledig toe te schrijven aan concurrentie. Buiten de EU27 telde het VK van 2018 tot 2023 gemiddeld 8,4 offertes per gunning en Noorwegen 5,7, beide met een mediaan van 4. Na 2020 verschenen de meeste aankondigingen uit het VK niet meer op Tenders Electronic Daily (TED), het aankondigingenportaal van de EU. Het cijfer voor het VK steunt daarom vooral op eerdere jaren. Als u in meerdere landen offertes indient, maakt u voor elk land een apart segment.

Bepaal de uitgangswaarde per segment op basis van het aantal inschrijvers

Geef elke bid een basiskans van één gedeeld door het aantal bids dat voor het betreffende perceel werd ingediend: het aandeel gewonnen bids dat u zou verwachten als elke inschrijver evenveel kans maakte. Voor een perceel met twee bids is de baseline 50%; voor een perceel met vier bids is dat 25%. Niemand dient een offerte in in de verwachting dat iedereen evenveel kans maakt, en dat is precies het punt. De baseline is een referentie. Het verschil tussen die baseline en uw resultaten is de meerwaarde van het bidwerk van het team.

Tel voor een segment, op basis van uw eigen register, voor elke bid 1 ÷ het aantal ontvangen offertes bij elkaar op. Het totaal is het verwachte aantal overwinningen van het segment op basis van toeval. Deel dit door het aantal bids om het basispercentage te bepalen en zet uw werkelijke aantal overwinningen en winrate ernaast. Uw voorsprong is uw winrate min dat basispercentage, uitgedrukt in procentpunten. Bijna 67% van de gunningen in de EU trok drie of minder offertes aan. Basispercentages van een derde of meer komen dus vaak voor, en een winrate die op zichzelf behoorlijk lijkt, kan er toch onder liggen.

Waar het aantal inschrijvers vandaan komt

Haal het aantal per perceel eerst uit uw eigen gegevens. Voor een perceel dat op TED is gepubliceerd, vermeldt de aankondiging van de gegunde opdracht hoeveel offertes zijn ontvangen. De studie van de Wereldbank gebruikt dergelijke gunningsgegevens. Een debriefing is de andere bron: vraag de aanbestedende instantie hoeveel offertes ze heeft ontvangen en leg het antwoord vast, ook als de rest van de feedback beperkt is.

Als het aantal voor een openbaar perceel ontbreekt, gebruik dan de EU-mediaan voor het betreffende type opdracht over 2018 tot 2023: 3 voor diensten, 4 voor werken en 2 voor leveringen. Gebruik medianen, geen gemiddelden. Het gemiddelde aantal offertes steeg voor diensten van 5,5 naar 6 en voor werken van 4,7 naar 5,3, en bleef voor leveringen op 4,1. Elk van deze gemiddelden ligt ruim boven de bijbehorende mediaan.

Bij een private RFP wordt vaak helemaal geen aantal bekendgemaakt. Vraag ernaar tijdens de debriefing. Als de koper het niet wil zeggen, laat die bid dan buiten de baseline en de edge in plaats van te gokken. Een kleinere, eerlijke baseline is meer waard dan een volledige baseline op basis van schattingen.

Uitgewerkt voorbeeld: is een winrate van 30% goed?

Neem een winrate van 30% en toets die aan het typische perceel voor elk contracttype. Dit voorbeeld is gebaseerd op EU-medianen, niet op de cijfers van een echt team.

Een winrate van 30% is dus een zwak resultaat in een segment met typische percelen voor leveringen, ongeveer gemiddeld bij diensten en een duidelijk voordeel bij werken. Met uw eigen aantallen blijft de berekening hetzelfde, bid per bid. Elk perceel met één concurrent voegt een halve overwinning toe aan het verwachte aantal overwinningen, en elk perceel met drie concurrenten een kwart. Als het werkelijke aantal overwinningen in een segment hoger ligt dan die som, presteert het team beter dan de concurrentie.

Verhoog uw winrate door een offerte in te dienen waar uw voorsprong het grootst is

Rangschik de kansen die voor u liggen op basis van uw voorsprong in hun segment en het gewicht dat elke aanbesteding aan prijs toekent. Zet vervolgens uw team in op de hoogst gerangschikte bids. U weegt nu al af hoeveel bids het team kan bemannen en wat elke bid kost tegenover de kans om te winnen. De cijfers over uw voorsprong uit uw register zetten die beoordeling om in cijfers die u tijdens een bid/no-bid-vergadering kunt onderbouwen.

Een winrate kan op twee manieren veranderen. Het team kan vaker beter presteren dan de andere inschrijvers, waardoor het voordeel toeneemt. Of het kan zich richten op segmenten met minder inschrijvers, waardoor de winrate stijgt terwijl het voordeel gelijk blijft. Een team dat overstapt van percelen voor werken naar percelen voor leveringen, kan een hogere winrate rapporteren zonder betere offertes in te dienen. Het management moet kunnen zien welke van beide veranderingen zich heeft voorgedaan. Daarom vermeldt het rapport in het volgende deel zowel het voordeel als de winrate.

De weging van gunningscriteria is vooral van belang voor nieuwe klanten. Uit het onderzoek van de Wereldbank bleek dat de laagste prijs als enig gunningscriterium doorgaans de kansen voor nieuwkomers verkleinde, met een kleiner effect bij grotere opdrachten. Een bid voor een nieuwe klant waarbij uitsluitend op prijs wordt gegund, in een segment waar uw voorsprong al negatief is, laat u als eerste vallen.

Om een pipeline te rangschikken:

1. Zoek voor elke opportuniteit het segment in uw register en lees het voordeel ervan af.
2. Schat de kans als één gedeeld door het verwachte aantal deelnemers, plus dat voordeel.
3. Markeer elke bid voor nieuwe klanten waarbij de prijs het enige gunningscriterium is.
4. Weeg elke ingeschatte kans af tegen de personeels- en tijdsinvestering van de bid.
5. Zet in die volgorde in op bids tot de capaciteit van het team volledig benut is.

Neem de rangschikking mee in uw go/no-go-beslissing in plaats van die te vervangen, want een voorsprong zegt niets over de strategische waarde of over een relatie die het opbouwen waard is. Betere bids kiezen is maar de helft van het werk. De andere helft is begrijpen waarom sterke offertes toch verliezen nadat u hebt besloten deel te nemen.

In SEQUESTO: wanneer u hem daartoe opdracht geeft, via een daarvoor ingestelde workflow of door het hem te vragen, beoordeelt James in SEQUESTO aOS een opportuniteit en geeft hij een bid-or-no-bid-advies met onderbouwing, op basis van de aanbestedingsdocumenten en de informatie van uw eigen organisatie. U neemt de beslissing en SEQUESTO legt de argumentatie vast voor beoordeling.

Rapporteer de winrate als concurrentievoordeel, segment per segment

Rapporteer na elke gunning drie cijfers voor elk segment: de winrate, de kansbaseline en het verschil tussen beide. Vergelijk ze met uw eigen eerdere cijfers, niet met een extern gemiddelde.

TED-gunningsberichten kunnen geen onafhankelijk sectorgemiddelde opleveren. De studie van de Wereldbank merkt op dat TED geen gestructureerde informatie bevat over inschrijvers aan wie de opdracht niet is gegund, en dat de winrates van leveranciers alleen konden worden berekend voor de negen landen die nationale datasets aanleverden. Een gemiddelde dat u wordt voorgelegd, kan niet worden getoetst aan de markt waarin uw team daadwerkelijk offertes indient.

Zelfs een degelijk gemiddelde zou verhullen hoe sterk de resultaten uiteenlopen. Uit de nationale gegevens van Estland voor 2020 tot 2024 blijkt dat 48% van de ondernemingen die voor minstens één overheidsopdracht een offerte indienden, er nooit een toegewezen kreeg. De resultaten verschillen dus sterk tussen leveranciers. Uw eigen trend, per segment, is de maatstaf om te bepalen of het team vooruitgang boekt.

Als het voordeel van een segment bij meerdere gunningen laag blijft, bekijk dan hoe die offertes worden gepland voordat iemand begint te schrijven, en leg de cijfers van het volgende kwartaal opnieuw naast dezelfde tabel.

Checklist voor winrate

Neem dit door voordat u het cijfer rapporteert of de volgende pipeline rangschikt.

• Uw winrate deelt het aantal gewonnen percelen door het aantal percelen waarvoor u een offerte indiende en waarover een gunningsbeslissing is genomen.
• Elk perceel telt als een afzonderlijke bid en wordt nooit samengevoegd per aanbestedingspakket.
• Herinschrijvingen en nieuwe bids worden als afzonderlijke percentages gerapporteerd.
• Bids worden ook uitgesplitst naar contractomvang, contracttype en land.
• Voor elke bid in het register wordt vastgelegd hoeveel bids het perceel heeft ontvangen, of wordt aangegeven dat de bid niet in de referentiewaarde is opgenomen.
• De baseline van elk segment is de som van 1 ÷ het aantal ontvangen offertes voor alle bids in dat segment. Alleen wanneer het aantal voor een openbaar perceel ontbreekt, wordt de EU-mediaan voor het contracttype gebruikt.
• Het voordeel van elk segment is de winrate min de baseline, uitgedrukt in procentpunten.
• Openstaande opportuniteiten worden vóór de bid/no-bid-beslissing gerangschikt op segmentvoordeel en gunningsweging.
• Bids voor nieuwe klanten waarbij de gunning uitsluitend op prijs gebeurt, worden gemarkeerd.
• Het rapport toont na elke gunning het percentage, de uitgangswaarde en het voordeel per segment, afgezet tegen uw eigen eerdere cijfers.