Wat is RFP-beoordeling?

RFP-beoordeling (in het Engels RFP evaluation) verloopt in fasen zodra de indieningsdeadline verstreken is. De koper controleert eerst elke offerte op volledigheid en compliance. Daarna scoort een commissie de offertes die de controle doorstaan, en de leveranciers met de hoogste score kunnen de koper vóór de gunning opnieuw ontmoeten.

In bid- en tenderwerk staat de term voor de beoordeling door de koper. De betekenis houdt op bij de gunningsbeslissing en de feedback die elke leverancier krijgt. De offertereview die een leverancier vóór de indiening uitvoert en het werk na de gunning van de opdracht vallen erbuiten.

De compliancecontrole aan het begin van het RFP-beoordelingsproces

Het RFP-beoordelingsproces begint met het afwijzen van offertes die onvolledig zijn of niet aan een verplichte eis voldoen, nog voor iemand ze scoort. Elke uitleg over hoe RFP's worden beoordeeld vertrekt hier, want een offerte die bij deze controle sneuvelt, wordt misschien nooit inhoudelijk gelezen.

Verplichte eisen en bijlagen

Verplichte eisen en bijlagen zijn de onderdelen die volgens de RFP in elke offerte moeten zitten. Ontbreekt er één, dan kan de offerte al bij een voorafgaande controle afvallen, nog voor er gescoord wordt. De richtsnoeren van de Wereldbank over de beoordeling van offertes, geschreven voor de aanbestedingen die de Bank financiert, plaatsen dit voorafgaande onderzoek meteen na de opening. Zo kan de beoordelingscommissie onvolledige of ongeldige offertes herkennen en afwijzen, en haar tijd en middelen aan de rest besteden. Een offerte die op dat moment wordt afgewezen, komt nooit aan het scoren toe.

Wat de controle omvat, bepaalt de RFP zelf: de verplichte eisen, de gevraagde bijlagen en formulieren, het opgelegde formaat, de limieten voor pagina's of woorden en de deadline. Elk onderdeel is een ja of een nee, getoetst aan de instructies en niet aan de kwaliteit van de antwoorden. Een sterke technische response zonder een verplichte bijlage kan net zo goed worden afgewezen als een zwakke. Daarom hoort het volgen van de instructies bij het werk aan een RFP-response, vanaf de eerste lezing van het RFP-dossier.

Knock-outcriteria in de gunningsfase

Sommige verplichte eisen zitten in de gunningsfase zelf, als knock-outcriteria naast de gescoorde vragen. De beoordelingsmethodiek van een koper kan bepalen dat de beoordeling van een offerte stopt zodra die niet voldoet aan één ervan. De gescoorde vragen die erna komen, krijgen dan nooit punten.

De gepubliceerde methodiek legt vast hoe een onvoldoende wordt behandeld. Dat document beslist of één niet-behaald criterium de beoordeling stopt of naast de scores wordt genoteerd.

Wie zetelt in een RFP-beoordelingscommissie

Een RFP-beoordelingscommissie is de groep beoordelaars die de koper aanstelt om de offertes te scoren. Een moderator of voorzitter leidt de commissie vervolgens naar een gezamenlijke score.

Samenstelling van de commissie

De Britse Government Commercial Agency, voorheen Crown Commercial Service, raadt aanbestedende diensten aan om met een kleine groep te beoordelen in plaats van met één persoon. Idealiter brengt die groep financiële, technische en aankoopexpertise samen.

Ook bredere aankoopbeslissingen in het bedrijfsleven betrekken meerdere functies: een Gartner-enquête bij 632 B2B-kopers vond aankoopgroepen van vijf tot 16 personen, verspreid over maximaal vier functies.

De moderator

In de richtsnoeren van de Government Commercial Agency sturen de beoordelaars hun scores en verslagen naar een moderator die geen deel uitmaakte van de beoordelingscommissie. De moderator toetst die scores, stelt er vragen bij en leidt de commissie naar een gezamenlijke score.

In het model van de Wereldbank is het een voorzitter die de bespreking van de commissie leidt. Hoe dan ook komt de eindscore op elke vraag uit een gesprek onder leiding van deze persoon.

Hoe RFP-scoring werkt

RFP-scoring verloopt in twee rondes. Elke beoordelaar scoort eerst alleen de eigen vragen op de gepubliceerde scoreschaal en kijkt daarbij naar wat het antwoord aantoont. Daarna discussieert de commissie over die scores tot er per vraag één onderbouwde consensusscore ligt.

Individuele scores op een scoreschaal

Elke beoordelaar leest de antwoorden en scoort ze onafhankelijk, zonder overleg, op de scoreschaal die in de RFP is gepubliceerd. In de richtsnoeren van de Government Commercial Agency gaan die individuele scores samen met het verslag van de beoordelaar naar de moderator, zodat elke score met zijn motivering binnenkomt.

Onafhankelijk scoren betekent dat de kijk van de ene beoordelaar op een antwoord vóór de moderatie niet gekleurd wordt door die van een andere. Zo komen ook de verschillen tussen beoordelaars aan het licht, en daarmee gaat de moderatie aan de slag.

Scoren op wat het antwoord aantoont

De schaal koppelt elke score aan bewijs in het antwoord. De voorbeeldschaal van de Wereldbank geeft de laagste score, 0, aan een antwoord waarin het kenmerk ontbreekt en er geen relevante informatie is die aantoont hoe aan de eis wordt voldaan. Een score steunt dus op wat het antwoord laat zien, niet op wat de beoordelaar aanneemt dat de leverancier kan.

De moderatie houdt alle beoordelaars op dezelfde lijn. De Government Commercial Agency vraagt moderatoren te letten op opmerkingen die erop wijzen dat een beoordelaar rekening hield met zaken buiten de eigenlijke offerte, zoals ervaringen uit het verleden. Een beoordelaar die eerder werk van de leverancier kent, goed of slecht, hoort dat opzij te zetten en het voorliggende antwoord te scoren.

Moderatie tot een consensusscore

Moderatie maakt van de onafhankelijke scores één score. In het model van de Wereldbank lichten de beoordelaars hun scores toe en leidt de voorzitter de bespreking naar één verdedigbare consensusscore, die niet zomaar een gemiddelde mag zijn.

De commissie komt via overleg tot de consensusscore, niet door gewoon het gemiddelde te nemen, en moet de afgesproken score kunnen verantwoorden.

Shortlists en presentaties na het scoren

Na het scoren kan de koper de best scorende leveranciers op een shortlist zetten voor een extra fase vóór de gunning, zoals presentaties, demonstraties of een best and final offer. Bij een RFP in de privésector legt de koper die fasen zelf vast. Of ze plaatsvinden, en in welke volgorde, hangt dus af van het proces dat hij publiceert.

De shortlist samenstellen

De shortlist volgt uit de gemodereerde scores: de leveranciers bovenaan gaan door.

Voor leveranciers op de shortlist verschuift de beoordeling van de schriftelijke offerte naar rechtstreeks contact met de koper.

Presentaties en demonstraties

Met een presentatie of demonstratie ziet de koper het team en de oplossing achter de offerte, en kan hij de beweringen in de schriftelijke antwoorden toetsen. De richtsnoeren van de Britse overheid voor aanbestedende diensten van de centrale overheid in Engeland, Wales en Noord-Ierland, The Sourcing Playbook, vermelden dat de flexibele mededingingsprocedure het mogelijk maakt om technische demonstraties en pilots of tests in een aanbestedingsprocedure in te bouwen.

Legt de koper zijn eigen proces vast, dan beslist hij over de vorm, wie er aanwezig is en of de sessie gescoord wordt.

Best and final offers

Een best and final offer is een herziene, definitieve offerte die de koper vraagt aan de leveranciers die nog in de running zijn, voordat hij er één kiest. The Sourcing Playbook noemt best and final offers bij de fasen die de flexibele mededingingsprocedure toelaat.

In de privésector beslist de koper of er een ronde met definitieve offertes komt en welke leveranciers hij uitnodigt. Tegelijk kan er vóór de gunning onderhandeld worden.

Feedback na de gunningsbeslissing

Zodra de koper de gunningsbeslissing heeft genomen, laat hij elke leverancier de uitkomst weten en kan hij de redenen toelichten.

Een debriefing vragen

Een debriefing is de toelichting die de koper een leverancier geeft bij zijn beslissing, in een gesprek of schriftelijk.

Bij een RFP in de privésector kiest de koper zelf of hij een debriefing aanbiedt en wat die omvat.

Een score naast die van de winnaar leggen

Een leverancier kan zijn score naast die van de winnaar leggen wanneer de koper beide bekendmaakt, zoals aanbestedende diensten in Engeland, Wales en Noord-Ierland doen. Onder de Procurement Act 2023 moet zo'n aanbestedende dienst elke leverancier van wie de offerte werd beoordeeld een beoordelingssamenvatting bezorgen vóór de aankondiging van de gegunde opdracht, en de richtsnoeren van het Cabinet Office over beoordelingssamenvattingen bevestigen dat de samenvatting voor een niet-weerhouden leverancier een kopie bevat van de scoregegevens van de winnaar, waar nodig onleesbaar gemaakt.

Naast elkaar gelegd tonen de twee per criterium waar punten gewonnen of verloren zijn.