Führen Sie den PQQ-Prozess durch, bevor der PQQ eintrifft

Kurz vor Ablauf der Frist teilt Ihnen Ihre Qualitätsleitung mit, dass sich die im PQQ geforderte Akkreditierung noch im Audit befindet. Scheitert ein PQQ, liegt das oft an einer zu spät gelesenen Bedingung oder an abgelaufenen Nachweisen und nicht daran, was Ihr Team leisten kann. Die Arbeit, die über einen PQQ entscheidet, geschieht daher, bevor er eintrifft: jede Bedingung früh einordnen und aus Nachweisen antworten, die bereits einen Verantwortlichen und ein Ablaufdatum haben.

Wo der PQQ-Prozess scheitert

In der PQQ-Phase einer Ausschreibung scheidet ein Anbieter aus, bevor seine Leistungsfähigkeit überhaupt bewertet wird. Ob der Auftraggeber sie als Präqualifikationsfragebogen, PQQ oder Eignungsprüfung bezeichnet, der Prozess scheitert an zwei Stellen. Das Bid-Team liest die Bedingungen spät, und die Nachweise liegen bei Personen, die nicht nach den Fristen des Bids arbeiten.

Nehmen wir einen Anbieter, der den PQQ eines öffentlichen Auftraggebers im Vereinigten Königreich für einen Dienstleistungsauftrag beantwortet. Die Auftragsbekanntmachung verlangt eine Akkreditierung, die die Qualitätsleitung bereits angestoßen, aber noch nicht abgeschlossen hat. Außerdem wird eine höhere Berufshaftpflichtdeckung verlangt, als das Unternehmen derzeit hat. Der Bid-Manager arbeitet die Bedingungen erst gründlich durch, wenn nach dem go/no-go die Ausarbeitung beginnt. Zu diesem Zeitpunkt befindet sich die Akkreditierung im Audit, ohne bestätigten Abschlusstermin, und die Finanzabteilung muss einen Makler wegen einer Deckung anfragen, für die das Unternehmen noch nie einen Preis ermittelt hat.

Keine der beiden Lücken betrifft die Leistungsfähigkeit, und beide waren bereits am Tag des Eingangs der Bekanntmachung erkennbar. Das erste Problem ist der Zeitpunkt: Die Bedingungen wurden erst beim Ausarbeiten geprüft und nicht schon bei der Entscheidung über den Bid. Das zweite Problem ist die Zuständigkeit. Die Finanzabteilung verwaltet die Jahresabschlüsse und Versicherungsübersichten, die Rechtsabteilung die Erklärungen, HR die Personalrichtlinien und das Qualitätsmanagement die Zertifikate. Jede Abteilung führt ihre eigenen Dateien und Verlängerungstermine, doch niemand gleicht diese Termine mit dem Zeitplan des Bids ab.

Die Kosten treffen zuerst das Bid-Team, weil es Zeit in die Ausarbeitung einer Response investiert, die möglicherweise ausgeschlossen wird. Danach treffen sie den jeweiligen Verantwortlichen, der binnen weniger Tage Nachweise liefern muss. Kleinere Anbieter spüren das am stärksten. Der OECD-Bericht zur Umsetzung ihrer Empfehlung zum öffentlichen Beschaffungswesen in den Jahren 2020 bis 2024 stellt fest, dass KMU häufig mit den ressourcenintensiven Anforderungen der öffentlichen Auftragsvergabe zu kämpfen haben, darunter umfangreiche Dokumentation und komplexe Compliance-Vorgaben, während größere Unternehmen in der Regel über eigene Bid-Teams verfügen. Der PQQ ist eine Phase im Ausschreibungsmanagement.

Lesen Sie die Bedingungen, bevor Sie über den Bid entscheiden

Prüfen Sie vor dem go/no-go jede Teilnahmebedingung, denn schon eine übersehene Bedingung kann das Aus für den Bid bedeuten. Für öffentliche Auftraggeber im Vereinigten Königreich (England, Wales und Nordirland) erlaubt der Procurement Act 2023 es dem Auftraggeber, einen Anbieter auszuschließen, der eine Teilnahmebedingung nicht erfüllt.

Ordnen Sie daher jede Bedingung am Tag des Eingangs der Bekanntmachung einer von drei Kategorien zu.

Am meisten Urteilsvermögen verlangt die mittlere Kategorie. Leitlinien des Cabinet Office für öffentliche Auftraggeber im Vereinigten Königreich zufolge darf ein öffentlicher Auftraggeber einen Anbieter im Verfahren belassen, während dieser noch einen erforderlichen Standard erlangt, sofern er die Bedingung vor dem Zuschlag erfüllt. Die Leitlinien empfehlen öffentlichen Auftraggebern nachdrücklich, diesen Ermessensspielraum in der Auftragsbekanntmachung darzulegen. Damit entscheidet die Bekanntmachung, wie eine laufende Akkreditierung einzustufen ist. Enthält sie dazu keine Angaben, behandeln Sie die Bedingung als nicht erfüllt, bis eine Antwort auf eine Bieterfrage etwas anderes ergibt.

In unserem Beispiel erlaubt die Bekanntmachung den Anbietern, im Verfahren zu bleiben, während sie die Akkreditierung erwerben. Die Bedingung wechselt damit zu „durch Zusage erfüllt“, und die Qualitätsleitung ist nun für einen Termin verantwortlich, der vor dem Zuschlag liegen muss.

Wenn Sie eine Bedingung nicht erfüllen können, entscheiden Sie anhand eines einzigen Kriteriums zwischen einer Bieterfrage und einem No-Go. Stellen Sie die Frage, wenn Sie die Nachweise benennen können, die Sie stattdessen vorlegen würden, und der Wortlaut der Bekanntmachung dafür Spielraum lässt. Ist die Bedingung eindeutig und lässt sie sich zu keinem Termin vor dem Zuschlag erfüllen, dokumentieren Sie das No-Go und investieren Sie die Zeit des Teams in einen Bid, den es gewinnen kann. Wie Sie diese Bedingungen zusammen mit der übrigen Bekanntmachung lesen, erfahren Sie unter „Ausschreibungskriterien richtig lesen“.

Fordern Sie jedes Dokument bei seinem Verantwortlichen an

Fordern Sie jeden Nachweis bei seinem Verantwortlichen an, statt ihn aus dem letzten Bid zu kopieren, der ihn verwendet hat. Nur der Verantwortliche weiß, ob er noch aktuell ist. Ein aus einer früheren Response kopiertes Zertifikat kann zum Zeitpunkt der Einreichung bereits abgelaufen sein.

Benennen Sie für jedes Dokument einen Verantwortlichen, etwa nach folgendem Muster:

• Finanzabteilung: geprüfte Jahresabschlüsse, Umsatzzahlen, Versicherungsübersichten und Maklerschreiben
• Rechtsabteilung: Erklärungen zu Ausschlussgründen sowie Stellungnahmen zu moderner Sklaverei und Datenschutz
• HR: Richtlinien zu Arbeitsschutz, Gleichstellung und Personal
• Qualitätsmanagement: Zertifikate, Akkreditierungen und Audit-Termine
• Bid-Team: Fallstudien und Referenzen, jeweils vom zuständigen Account-Manager bestätigt

PAS 360:2023 der BSI, der Praxisleitfaden für Bid- und Proposal-Management, beschreibt bewährte Arbeitsweisen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Bid-Arbeit. Behandeln Sie die Verantwortlichen für Nachweise wie Bid-Writer und Reviewer: jeweils namentlich benannt, mit Termin und für ihren Nachweis rechenschaftspflichtig.

Bei Versicherungen verändert der Verantwortliche die Antwort. Ein Auftraggeber kann verlangen, dass die vertraglich festgelegten Deckungssummen ab Vertragsbeginn bestehen. Sie können dies mit Versicherungsbescheinigungen für bereits bestehenden Versicherungsschutz nachweisen oder mit einem Schreiben des Versicherers, das bestätigt, dass er den Versicherungsschutz anbieten würde, sowie mit Ihrer Zusage, diesen abzuschließen. In unserem Beispiel muss die Finanzabteilung den Versicherungsschutz nicht vor dem PQQ abschließen. Der Makler muss dieses Schreiben beschaffen, und eine ausreichend hochrangige Person muss das Unternehmen dazu verpflichten können, den Versicherungsschutz abzuschließen, falls es den Zuschlag erhält.

Antworten Sie einmal, im Format des Auftraggebers

Formulieren Sie jede Antwort einmal auf Basis der vom Verantwortlichen bestätigten Nachweise und passen Sie sie dann an das Format des Auftraggebers an. Das Format unterscheidet sich von Auftraggeber zu Auftraggeber, die Fakten bleiben jedoch gleich. Nach dem Procurement Act wählen öffentliche Auftraggeber im Vereinigten Königreich ihr eigenes Format für die Teilnahmebedingungen. Bei Vergabeverfahren, die nach den bisherigen Vorschriften begonnen wurden, kommt weiterhin der Eignungsfragebogen zum Einsatz. Bei öffentlichen Vergabeverfahren in der EU ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) das Standardformular. Auftraggeber aus der Privatwirtschaft senden eigene Formulare.

Für Bids nach dem Procurement Act liegt ein Datensatz außerhalb des Fragebogens. Bevor Sie bei einem öffentlichen Auftraggeber im Vereinigten Königreich einreichen, stellen Sie sicher, dass Ihre zentralen Anbieterinformationen auf der Central Digital Platform aktuell und mit diesem Auftraggeber geteilt sind, da dieser sie bestätigen muss. Dazu gehören grundlegende Anbieterinformationen, Ausschlussgründe, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie verbundene Personen. Diesen Datensatz halten Sie laufend aktuell, statt für jeden Bid ein Formular auszufüllen. Weisen Sie ihm daher wie jedem Zertifikat einen Verantwortlichen zu.

In unserem Beispiel fragt der eigene Fragebogen des Auftraggebers nach Umsatz, Versicherung und Akkreditierung. Der Bid-Manager beantwortet die Frage zum Umsatz anhand der von der Finanzabteilung bestätigten Abschlüsse und die Frage zur Versicherung mit dem Schreiben des Versicherers und der Zusage. Die Antwort zur Akkreditierung nennt deren Status und den von der Qualitätsleitung zugesagten Termin. Der Datensatz auf der Plattform enthält bereits Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Anbieters. Daher müssen der Fragebogen und der Datensatz übereinstimmen.

Geben Sie die Zusagen frei und reichen Sie dann ein

Ihre Freigabe umfasst sowohl die Zusagen im PQQ als auch die darin enthaltenen Angaben. Prüfen Sie daher die Zusagen ebenso sorgfältig wie die Fakten. Eine durch Zusage erfüllte Antwort ist ein Versprechen, das das Unternehmen bis zu einem bestimmten Termin einhalten muss und für das Sie verantwortlich sind.

Bevor Sie unterzeichnen, erfassen Sie jede Zusage an einer zentralen Stelle. Halten Sie fest, was zugesagt wurde, wer dafür verantwortlich ist, welche schriftliche Bestätigung vorliegt und bis zu welchem Datum die Zusage erfüllt sein muss. Dieses Datum liegt vor dem Zuschlag. In unserem Beispiel enthält das Verzeichnis zwei Einträge. Der Versicherungseintrag enthält das Schreiben des Versicherers und die schriftliche Zusage der Finanzabteilung, den Versicherungsschutz mit Vertragsbeginn abzuschließen. Der Akkreditierungseintrag enthält den Audittermin der Qualitätsleitung und die vorgesehenen Maßnahmen für den Fall, dass sich das Audit verzögert.

Prüfen Sie die Fakten anschließend ein letztes Mal mit ihren Verantwortlichen. Vergewissern Sie sich, dass Jahresabschlüsse, Zertifikate und Erklärungen aktuell sind und die Zahlen mit dem Datensatz auf der Central Digital Platform oder in der EEE übereinstimmen. Eine namentlich benannte Person im Team reicht die Response im Portal des Auftraggebers ein, bewahrt die Eingangsbestätigung auf und legt die Unterlagen so ab, dass sie für den nächsten Bid auffindbar sind.

Halten Sie die Qualifikationsbibliothek für den nächsten PQQ bereit

Schließen Sie jeden PQQ ab, indem Sie die Qualifikationsbibliothek aktualisieren, denn der nächste wird auf Basis des Stands beantwortet, den Sie hinterlassen. Weisen Sie jedem Dokument einen Verantwortlichen und ein Ablaufdatum zu. Hat ein Dokument kein Ablaufdatum, etwa eine Richtlinie oder eine Fallstudie, legt der Verantwortliche einen Prüftermin fest.

Bei öffentlichen Vergabeverfahren in der EU gemäß Richtlinie 2014/24/EU können Sie eine EEE aus einem früheren Verfahren wiederverwenden, wenn Sie bestätigen, dass die Angaben weiterhin korrekt sind. Vor dem Zuschlag fordert der öffentliche Auftraggeber den ausgewählten Bieter auf, aktuelle Nachweise einzureichen. Ein Zertifikat, das bei Einreichung der EEE gültig ist, kann dennoch zum Ausschluss führen, wenn es abläuft, bevor der öffentliche Auftraggeber es anfordert. Verfolgen Sie daher die Gültigkeit jedes Dokuments bis zum erwarteten Zuschlagsdatum jedes laufenden Bids, der darauf beruht.

Legen Sie für Nachweise ohne Zertifikatszyklus das Prüfintervall danach fest, wie schnell sie veralten. Der Verantwortliche bestimmt das Intervall, und das Bid-Team prüft wie bei jeder RFP-Bibliothek, ob es eingehalten wird.

So steuert SEQUESTO den PQQ-Prozess

Das agentic operating system (aOS) von SEQUESTO führt denselben PQQ über eine einzige Plattform unter klarer Governance durch, beginnend mit dem zu späten Lesen. SEQUESTO gleicht die Bedingungen mit gängigen Schwellenwerten wie Umsatz, Versicherungssummen und ISO-Zertifizierungen ab und weist frühzeitig auf Akkreditierungen hin, die dem Anbieter fehlen, statt erst bei der Ausarbeitung. Wird James mit der Bewertung der Opportunity beauftragt, gibt er eine begründete bid/no-bid-Empfehlung ab. Die Entscheidung liegt beim Bid-Manager, und SEQUESTO dokumentiert die Begründung zur Prüfung.

Die verstreuten Nachweise werden im Knowledge Hub zu einer zentralen Qualifikationsbibliothek zusammengeführt. Zertifikate, Versicherungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Akkreditierungen, Fallstudien und Richtlinien haben jeweils einen Verantwortlichen, einen Prüfzyklus und ein Ablaufdatum. Abgelaufene Unterlagen werden gekennzeichnet, bevor sie in einen Entwurf einfließen. Wird ein Dokument erneuert, werden die darauf basierenden Antworten aktualisiert. Agent Force erstellt jede Antwort auf Grundlage dieser freigegebenen Nachweise und ordnet sie den Standardabschnitten eines britischen Eignungsfragebogens zu oder überträgt sie in das Format des Auftraggebers. Kann die Bibliothek eine Frage nicht beantworten, erhält die Frage eine niedrige Konfidenzbewertung und wird einer namentlich benannten Person zugewiesen, sodass die Versicherungsbedingung frühzeitig die Finanzabteilung erreicht.

Für die Zusagen gibt es einen eigenen Ablauf. James liest den Governance-Prozess der Organisation zusammen mit der Ausschreibung und fügt Freigabestufen und finanzielle Prüfpunkte als Meilensteine ein, jeweils mit Zeitangabe und einem namentlich benannten Reviewer. Für die Antwort zur Akkreditierung kann die Qualitätsleitung als Reviewer und für die Antwort zur Versicherung die Finanzabteilung zuständig sein, während der Bid-Manager beide freigibt. Jede Freigabe wird mit Akteur, Zeitstempel und Element protokolliert. Der Export behält die Struktur des Auftraggebers bei, und ein Teammitglied reicht ihn im Portal des Auftraggebers ein. SEQUESTO übernimmt die Einreichung nicht im Namen des Teams.

Checkliste für den PQQ-Prozess

• Jede Teilnahmebedingung ist vor dem go/no-go als erfüllt, durch Zusage erfüllt oder nicht erfüllt eingestuft.
• Jeder noch zu erlangende Standard ist laut Auftragsbekanntmachung zulässig, und die Frist dafür endet vor dem Zuschlag.
• Für jede Bedingung, die Sie nicht erfüllen können, ist ein No-Go dokumentiert oder eine Bieterfrage versandt.
• Für jedes Dokument ist ein Verantwortlicher benannt, der bestätigt hat, dass es für diesen Bid aktuell ist.
• Für jede Versicherungsbedingung, die durch Zusage erfüllt wird, liegt ein Schreiben des Versicherers vor.
• Der Datensatz auf der Central Digital Platform ist aktuell und geteilt, oder es wurde bestätigt, dass die EEE weiterhin korrekt ist.
• Jede Zusage ist mit ihrem Verantwortlichen, der schriftlichen Bestätigung und der Frist dokumentiert und vom Bid-Manager freigegeben.
• Eine namentlich benannte Person hat die Response im Portal des Auftraggebers eingereicht und die Eingangsbestätigung abgelegt.
• Jedes Dokument in der Bibliothek hat einen Verantwortlichen sowie ein Ablaufdatum oder einen Prüftermin, gültig bis zum erwarteten Zuschlagsdatum jedes Bids, der es verwendet.

Beginnen Sie mit dem letzten Punkt. Weisen Sie jedem Dokument in Ihrer Bibliothek einen Verantwortlichen und ein Datum zu, bevor die nächste Auftragsbekanntmachung eingeht.