Was ist ein Bid-Manager?

Die Arbeit des Bid-Managers verläuft in mehreren Phasen, von der Qualifizierung über die Einreichung bis zur Bewertung. Er verantwortet die bid/no-bid-Entscheidung, den Bid-Plan, die Compliance-Matrix und den Review-Zyklus und sichert die Zustimmung der Führungsebene, bevor die formelle Angebotsbearbeitung beginnt.

Die Rolle ist durch Übergaben geprägt. Sobald die Geschäftsleitung eine Opportunity unterstützt, gliedert der Bid-Manager sie in Abschnitte, weist Verantwortliche und Termine zu und sammelt Antworten zur Prüfung, bevor etwas an den Auftraggeber geht. Die Stellenbezeichnung variiert je nach Organisation. Gemeint ist nie der Beschaffungsmanager des Auftraggebers, der bei derselben Ausschreibung auf der anderen Seite steht.

Was ein Bid-Manager tut, von der Vorbereitungsphase bis zur Bewertung

Die Verantwortung eines Bid-Managers lässt sich am besten anhand von Entscheidungen statt Aufgaben beschreiben. In jeder Phase trifft er einige Entscheidungen selbst, für andere benötigt er die Zustimmung der Führungsebene, und wieder andere überträgt er den Personen, die die Antworten verfassen. Bid-Management ist die Disziplin. Der Bid-Manager trägt die damit verbundenen Entscheidungen durch ein laufendes Angebot und durch die Phasen, die die Association of Proposal Management Professionals (APMP) in ihrem Winning Business Ecosystem beschreibt.

Diese Einordnung bietet Ihnen für jeden laufenden Bid eine einfache Prüfung: Fragen Sie sich bei jeder offenen Frage, zu welcher der drei Arten sie gehört. Geht es um den Plan, entscheidet der Bid-Manager. Geht es darum, ob der Bid weiterverfolgt werden soll, trifft er die Entscheidung und holt die Zustimmung der Führungsebene ein. Geht es um den Inhalt einer Antwort, leitet er die Frage an den zuständigen Verantwortlichen weiter und prüft anschließend die Antwort.

Vor dem Bid: die bid/no-bid-Entscheidung und die Zustimmung der Führungsebene

APMP ordnet die bid/no-bid-Entscheidung der Pre-Bid-Phase zu. Dabei wird anhand von ROI, Zuschlagswahrscheinlichkeit und Risiko geprüft, ob es sich lohnt, die Opportunity weiterzuverfolgen. Die Phase endet mit der Zustimmung der Führungsebene, bevor die formale Angebotserstellung beginnt.

Die Aufgabe des Bid-Managers besteht an diesem Punkt also darin, die go/no-go-Entscheidung zu treffen. Er wägt die Fakten zu jedem dieser drei Kriterien ab und legt sie so dar, dass die Führungsebene mit einem klaren Bild davon zustimmen kann, welche Kosten mit der Angebotserstellung verbunden sind und woran sie scheitern könnte.

Die Übergabe funktioniert in beide Richtungen. Sobald die Geschäftsleitung zugestimmt hat, liegt die Verantwortung für die Angebotserstellung beim Bid-Manager.

Der Bid: Planung, Compliance und Reviews unter Leitung des Bid-Managers

Sobald der Bid läuft, liegt die Verantwortung für den Plan beim Bid-Manager. Im Schritt zur Bid-Planung nach APMP werden Meilensteine für Bid-Writing, Reviews und Einreichung festgelegt, Zuständigkeiten definiert, Ressourcen zugewiesen sowie interne Zeitpläne und Abstimmungstermine festgelegt. Der Bid-Manager trifft diese Entscheidungen und stellt anschließend sicher, dass sich alle Mitwirkenden daran halten.

Der Plan für eine einzelne Methodenerklärung würde beispielsweise festhalten, wer sie verfasst, welcher Fachexperte die Details liefert, welche Prüfung sie durchläuft und bis wann sie zurückgegeben werden muss. Die Mitwirkenden entscheiden über den Inhalt der Antwort. Der Bid-Manager legt fest, wann sie fällig ist und wer sie prüft.

Bei der RFP-Prüfung lässt APMP das Team die Anforderungen, Anweisungen, Bewertungskriterien und Einreichungsfristen analysieren und eine Compliance-Matrix erstellen, um die Anforderungen an das Angebot nachzuverfolgen.

Die Bid-Entwicklungsphase von APMP umfasst Pink-, Red- und Gold-Reviews zur schrittweisen Verbesserung. Dabei werden fortlaufend die Compliance und die Erfüllung der RFP-Kriterien geprüft.

Nach der Einreichung: Klärungen und Bewertung

Mit der Einreichung ist der Bid nicht abgeschlossen. Im Lebenszyklus von APMP überwacht das Bid-Team nach Eingang des Angebots den Bewertungsstatus und bearbeitet Rückfragen sowie Bewertungsmitteilungen des Auftraggebers.

Für den Bid-Manager bedeutet das, dass der Plan über den Einreichungstermin hinausreichen muss. Die Fachleute, die die Antworten verfasst haben, müssen während der Bewertung durch den Käufer erreichbar bleiben. Erhält das Angebot den Zuschlag, geht die Arbeit mit den Vertragsverhandlungen weiter.

Was der Bid-Manager vor der Einreichung prüft

Bevor ein Angebot eingereicht wird, bestätigt der Bid-Manager, dass die abschließende Formatierung, Qualitätssicherung und Compliance-Prüfungen abgeschlossen sind, die Inhalte sowohl die Anforderungen des Auftraggebers als auch die Bid-Strategie erfüllen und das Angebot gemäß den Vorgaben des Auftraggebers eingereicht sowie der Eingang bestätigt wurde.

Compliance- und Qualitätsprüfungen

Der Einreichungsschritt von APMP bündelt diese Prüfungen: abschließende Formatierung, Qualitätssicherung und Compliance, Einreichung in der vom Auftraggeber vorgegebenen Form (physisch oder digital) sowie die Bestätigung des Eingangs. Daraus ergibt sich folgende Checkliste vor der Einreichung:

• Die Formatierung jeder Datei entspricht den Vorgaben des Auftraggebers.
• Jede Zeile der Compliance-Matrix verweist auf eine Antwort.
• Die Qualitätssicherung ist für jeden Abschnitt abgeschlossen.
• Die Einreichungsmethode entspricht den Vorgaben.
• Der Eingang wird bestätigt und dokumentiert.

Diese Prüfungen erfolgen vor der endgültigen Freigabe durch den Bid-Manager. Daher sollte der Plan das Freigabedatum nennen, und die Prüfungen sollten vor diesem Datum abgeschlossen sein, nicht zeitgleich damit.

Inhalte anhand der Anforderungen und der Bid-Strategie prüfen

APMG International, die die APMP-Zertifizierung verwaltet, beschreibt die Aufgabe als Überwachung der Angebotsinhalte. Ziel ist es, die Anforderungen des Kunden klar zu berücksichtigen und das fertige Angebot an der Bid-Strategie des Unternehmens auszurichten.

Dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Prüfungen. Die Compliance-Matrix zeigt, dass eine Anforderung beantwortet wurde. Bei der Strategieprüfung geht es darum, ob die Antwort die Argumentation stützt, auf der das Angebot aufbaut. So kann ein Angebot beispielsweise jede Anforderung erfüllen und dennoch das zentrale Zuschlagsargument in den Hintergrund rücken, auf dem die Qualifizierungsentscheidung beruhte. Das erkennt nur, wer das gesamte Angebot liest und nicht nur einen einzelnen Abschnitt.

Mit wem der Bid-Manager bei einem laufenden Bid zusammenarbeitet

Bei einem laufenden Bid bindet der Bid-Manager die für das Angebot erforderlichen Proposal-, Capture- und Fachexperten ein, stellt ihnen die benötigten Tools und Vorlagen bereit und sorgt dafür, dass die Preisgestaltung auf die Bid-Strategie und die Win-Themen abgestimmt ist.

Fachexperten und Bid-Writer

APMP ordnet die Zusammenstellung der Ressourcen der Pre-Bid-Phase zu. Dazu gehört, Proposal-, Capture- und Fachexperten einzubinden und die für den Bid erforderlichen Tools, Vorlagen und Unterstützungssysteme bereitzustellen. APMG nennt Fachexperten und Bid-Writer als Personen, mit denen der Rolleninhaber zusammenarbeitet, und zählt die Koordination von Beiträgen und Reviews zu den Kernaufgaben dieser Rolle.

Zur Zusammenarbeit mit Mitwirkenden, die einer anderen Führungskraft unterstellt sind, lesen Sie Zusammenarbeit mit Fachexperten bei Ausschreibungen.

Die Aufgabe des Bid-Managers besteht hier in der Koordination, nicht im Verfassen der Inhalte. Fachexperten kennen die Antwort, und Bid-Writer bringen sie in Form. Der Bid-Manager stellt sicher, dass beides fristgerecht erfolgt und die einzelnen Teile zusammenpassen.

Rechts-, Preis- und Vertragsteams

Bei der Angebotserstellung richtet APMP die Preisgestaltung an der Bid-Strategie und den Win Themes aus. Unabhängig davon, wer den Preis kalkuliert, muss der Bid-Manager sicherstellen, dass Zahlen und Argumentation dieselbe Aussage stützen. Ein Premiumpreis etwa erfordert eine Antwort, die ihn rechtfertigt.

Wie sich ein Bid-Manager von verwandten Rollen unterscheidet

Der Bid-Manager verantwortet den Zeitplan, die Ressourcen und die Bid-Strategie. Die Rollen, die am häufigsten damit verwechselt werden, erstellen entweder die Inhalte, tragen eine andere Bezeichnung für dieselbe Tätigkeit oder sind auf der Käuferseite der Ausschreibung angesiedelt.

Bid-Manager und Bid-Writer

Ein Bid-Writer formuliert und überarbeitet Antworten. Der Bid-Manager hält den Zeitplan ein, organisiert Ressourcen und stellt sicher, dass die Bid-Strategie umgesetzt wird. So beschreibt APMG diese Rolle. Das Ergebnis des Bid-Writers sind ausformulierte Texte. Das Ergebnis des Bid-Managers ist ein vollständiges, Compliance-konformes und fristgerechtes Angebot.

In einem kleinen Team kann eine Person beide Rollen übernehmen. Eine einfache Prüfung hilft bei der Abgrenzung: Ändert eine Aufgabe den Plan, eine Frist oder die Zuständigkeit für die Prüfung, ist sie Teil des Managements. Ändert sie die Formulierung einer Antwort, ist sie Teil des Bid-Writings.

Bid-Manager und Proposal-Manager

APMG fasst diese Aufgaben unter der Bezeichnung Proposal-Manager zusammen. Dieser Begriff wird dort verwendet, wo Bid-Manager nicht gebräuchlich ist. Die Arbeit ist dieselbe: Zeitpläne, Ressourcen, Beiträge und Reviews, Strategie, Compliance und Prozesssteuerung.

Bezeichnungen unterscheiden sich je nach Organisation, daher lässt sich aus einer Stellenbezeichnung nur bedingt auf die tatsächliche Aufgabe schließen.

Bid-Manager und Procurement-Manager des Käufers

Der Procurement-Manager des Käufers veröffentlicht die Ausschreibung, beantwortet Rückfragen der Bieter und führt die Bewertung durch. Er arbeitet für die Organisation, die den Auftrag vergibt.

Der Bid-Manager steht auf der anderen Seite. Er liest die Anweisungen und Bewertungskriterien des Auftraggebers und erstellt ein Angebot. Rückfragen stellt er über den in der Ausschreibung vorgesehenen Kanal. Mit dem Team des Auftraggebers kommuniziert er nur im Rahmen der Vorgaben in den Ausschreibungsunterlagen.