Was ist ein Vergabevertrag?

Der Käufer legt den Ausschreibungsunterlagen in der Regel den Vertrag bei, den er unterzeichnen möchte, entweder als Vertragsentwurf oder als seine Vertragsbedingungen. Nach der Bewertung der Angebote erteilt er dem erfolgreichen Bieter den Zuschlag. Bei öffentlichen Vergabeverfahren kann je nach geltender Vergaberegelung auf den Zuschlag eine Stillhaltefrist folgen. Zudem können vor der Unterzeichnung bestimmte Bedingungen erfüllt werden.

Die Bedeutung des Begriffs endet mit der Unterzeichnung. Die Durchführung des Vertrags bis zur Leistungserbringung fällt in das Vertragsmanagement. Der Zeitraum zwischen der Zuschlagserteilung und dem Leistungsbeginn wird in einem Mobilisierungsplan festgelegt. Einige Rechtsglossare führen eine weitere Bedeutung des Begriffs auf: einen Vertrag, der regelt, wie das Ausschreibungsverfahren selbst durchgeführt wird.

Was ein Vergabevertrag enthält

Die vom Käufer formulierten Bedingungen

Der Käufer legt in der Regel die ersten Bedingungen eines Vergabevertrags vor, entweder als Vertragsentwurf oder in Form seiner Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Nehmen Sie die Ausschreibung eines öffentlichen Auftraggebers für Facility-Management-Dienstleistungen. Die Unterlagen zur Invitation to Tender enthalten einen Vertragsentwurf mit einer Haftungsklausel und einer Leistungsbeschreibung. Beide Texte stammen vom Auftraggeber und wurden verfasst, bevor ein Bieter geantwortet hat.

Der juristische Prüfer liest die Haftungsklausel, um zu klären, wofür die Organisation haftet. Das Bid-Team liest die Leistungsvereinbarung, um zu verstehen, was es zu liefern hat. Beide Prüfungen fließen in die Freigabe durch den Bid-Manager ein.

Die Verpflichtungen, die Ihre Antwort hinzufügt

In der Ausschreibung für das Facility-Management legt das vom Team ausgefüllte Preisverzeichnis fest, welche Preise die Organisation erhebt. Die im Angebot zugesagten Service Levels geben an, welche Leistungsniveaus die Organisation im Hinblick auf die Vorgaben des Käufers anbietet.

Nach dem UNCITRAL-Modellgesetz unterzeichnen der Käufer und der erfolgreiche Anbieter innerhalb einer angemessenen Frist nach Absendung der Annahmeerklärung einen vorgeschriebenen schriftlichen Vertrag, der den Bedingungen der angenommenen Einreichung entspricht.

Daher gibt der Bid-Manager im ausgefüllten Preisblatt nur die Service Levels und Preise frei, die das Unternehmen erfüllen kann, da das Team diese Bedingungen bei der Zuschlagserteilung nicht mehr ändern kann.

Was Ihr Team mit dem Vertragsentwurf macht

Fragen zu den Vertragsbedingungen

Bedenken zu einer Klausel im Vertragsentwurf werden dem Käufer als Klärungsfrage übermittelt. Bei der Ausschreibung für das Facility-Management weist der juristische Prüfer auf die Haftungsklausel hin, und der Bid-Manager reicht beim Käufer eine Frage ein, bevor das Team den Vertrag kalkuliert.

Der Käufer übermittelt seine Antwort an alle Anbieter, ohne offenzulegen, wer die Frage gestellt hat. Ein Nachtrag, der die Unterlagen ändert, ist gemäß dem UNCITRAL-Modellgesetz für alle Anbieter verbindlich.

Ein Nachtrag, der die Haftungsklausel ändert, dient als Grundlage für die Preisaufstellung.

Dokumentation der vom Team akzeptierten Punkte

Die Kommentare der Rechtsprüfung zur Haftungsklausel sowie die Freigabe der Position des Teams durch den Bid-Manager bilden den von der Rechtsabteilung und Compliance geforderten Nachweis.

Diese Dokumentation zeigt, welche Vertragsentwürfe die Organisation akzeptiert oder infrage gestellt hat und wer sie freigegeben hat. Sie bildet den Audit-Trail für jede Zusage, die das Team im Zusammenhang mit dem Vertragsentwurf trifft.

Die Regeln für einen Vergabevertrag

Ihr Bid im Abgleich mit den Vertragsbedingungen

Ob ein Bid vom Vertragsentwurf abweichen darf, hängt von den Regeln ab, die für das Vergabeverfahren des Käufers gelten. Das Team prüft diese Regeln in den Ausschreibungsunterlagen, bevor es Vorbehalte zu einer Klausel formuliert.

Nach dem UNCITRAL Model Law dürfen Anbieter nur dann Alternativen zu den Vertragsbedingungen anbieten, wenn die Ausschreibungsunterlagen dies zulassen. In diesen Unterlagen muss dann beschrieben werden, wie der Käufer alternative Angebote bewertet.

Ein Angebot mit geringfügigen Abweichungen, die die Bedingungen nicht wesentlich ändern oder von ihnen abweichen, kann nach diesem Gesetz dennoch als konform gelten. Der Käufer quantifiziert diese Abweichungen bei seiner Bewertung. Der Käufer lehnt ein nicht konformes Angebot ab.

Weicht ein Vorbehalt zur Haftungsklausel eines Vertragsentwurfs wesentlich von dieser Klausel ab, entspricht das Angebot nicht den Anforderungen und wird abgelehnt. Das Team bringt diesen Punkt vor der Einreichung als Klärungsfrage beim Käufer auf.

Wann wird aus einer Ausschreibung ein Vertrag?

Wann eine Ausschreibung zu einem Vertrag wird, hängt von den Regeln des Vergabeverfahrens auf Käuferseite und davon ab, ob ein schriftlicher Vertrag erforderlich ist.

Nach dem UNCITRAL-Modellgesetz informiert der Käufer jeden Anbieter, der ein Angebot abgegeben hat, über seine Entscheidung und nennt dabei den Namen des Gewinners, den Vertragspreis und die Stillhaltefrist. Nach Ablauf dieser Frist sendet der Käufer dem Gewinner die Annahmeerklärung.

Ist weder ein schriftlicher Vertrag noch eine externe Genehmigung erforderlich, tritt der Vertrag zu den Bedingungen des erfolgreichen Angebots in Kraft, sobald der Käufer diese Mitteilung versendet, sofern das Angebot noch gültig ist. Ein erforderlicher schriftlicher Vertrag tritt in Kraft, sobald beide Parteien ihn unterzeichnet haben. Muss eine andere Behörde den Vertrag genehmigen, tritt er erst mit dieser Genehmigung in Kraft. Zwischen Annahme und Inkrafttreten darf keine Partei das Zustandekommen des Vertrags behindern. Für den erfolgreichen Bieter legen diese Schritte fest, ab wann er gebunden ist und woran er den Käufer bis dahin festhalten kann.

Der Auftraggeber kann vom erfolgreichen Bieter außerdem verlangen, seine Eignung anhand der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Kriterien erneut nachzuweisen. Gelingt ihm dies nicht, lehnt der Auftraggeber das Angebot ab und wählt das nächstplatzierte erfolgreiche Angebot aus, sofern es noch gültig ist, oder hebt das Vergabeverfahren auf. Diese erneute Prüfung erfolgt zwischen der Zuschlagsentscheidung und der Unterzeichnung und gehört damit zu den späteren Phasen des Ausschreibungsprozesses.

Die Beschaffungsrichtlinien der Weltbank legen eine Stillhaltefrist von zehn Arbeitstagen ab Mitteilung der beabsichtigten Zuschlagserteilung fest. Der Zuschlag darf weder vor noch während dieser Frist erteilt werden.

Können Sie den Vertrag nach dem Zuschlag in einer Ausschreibung verhandeln?

Inwieweit die Bedingungen nach dem Zuschlag noch verhandelbar sind, hängt vom Verfahren des Käufers ab.

Nach dem UNCITRAL-Modellgesetz darf der Käufer bei einer offenen Ausschreibung nicht mit einem Anbieter über dessen eingereichtes Angebot verhandeln. Eine Klarstellung darf nicht dazu genutzt werden, über eine Einreichung zu verhandeln, ihren Preis zu ändern oder eine wesentliche Änderung daran herbeizuführen.

Da der schriftliche Vertrag dem angenommenen Angebot entspricht, unterzeichnet das Team die von ihm angebotenen Preise und Service Levels.

In der EU darf beispielsweise ein Auftraggeber, der einen wettbewerblichen Dialog durchführt, nach der Bewertung der Angebote mit dem bestplatzierten Bieter verhandeln, um durch den Abschluss des Vertrags finanzielle Verpflichtungen oder andere Bedingungen zu bestätigen. Dies erfolgt gemäß Richtlinie 2014/24/EU. Der Auftraggeber darf dies nur tun, wenn die Verhandlungen wesentliche Aspekte des Angebots oder des Vergabeverfahrens nicht grundlegend ändern und weder den Wettbewerb zu verzerren noch Diskriminierung zu verursachen drohen.

Wie es sich von einer Ausschreibung oder einer Rahmenvereinbarung unterscheidet

Was ist der Unterschied zwischen einer Ausschreibung und einem Vertrag?

Eine Ausschreibung ist der vom Käufer durchgeführte Wettbewerb samt den von ihm veröffentlichten Unterlagen, einschließlich des Vertragsentwurfs. Der Vergabevertrag ist die Vereinbarung, die am Ende des Wettbewerbs mit dem erfolgreichen Bieter geschlossen wird.

Im Vergaberecht bezeichnet „tender“ auch das Angebot des Bieters, wie im UNCITRAL Model Law, das die Einreichung jedes Anbieters als „tender“ bezeichnet. Das angenommene Angebot bildet die Grundlage des Vergabevertrags.

Rahmenvereinbarungen und Abrufverträge

Eine Ausschreibung kann zu einer Rahmenvereinbarung führen, die die Bedingungen für Verträge festlegt, die der Käufer später auf dieser Grundlage abschließt.

Nach dem UNCITRAL-Modellgesetz erfolgen bei einem im Rahmen einer Rahmenvereinbarung ohne Wettbewerb in der zweiten Stufe vergebenen Vertrag weder eine Mitteilung über die Vergabeentscheidung noch eine Stillhaltefrist.

Für das Bid-Team ist der Einzelabruf der Vertrag, in dem die Leistungsverpflichtungen festgelegt sind.

In der EU definiert beispielsweise die Richtlinie 2014/24/EU eine Rahmenvereinbarung als Vereinbarung zwischen einem oder mehreren Käufern und einem oder mehreren Anbietern, in der die Bedingungen für die innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu vergebenden Aufträge festgelegt werden, insbesondere der Preis und gegebenenfalls die Menge.