Was ist ein Best and Final Offer (BAFO)?

Nachdem der Käufer die ersten Angebote bewertet hat, erhält jeder noch im Verfahren befindliche Anbieter eine schriftliche Aufforderung, bis zu einer festgelegten Frist ein überarbeitetes Angebot einzureichen. Anschließend vergleicht der Käufer diese überarbeiteten Angebote, um über die Vergabe zu entscheiden. Im Einkauf und Bid-Management bezeichnet der Begriff die letzte Überarbeitungsrunde zwischen der Bewertung und der Vergabe, in der ein öffentlicher oder privater Käufer das Bid-Team des Anbieters auffordert. Die BAFO endet mit Ablauf der in der Aufforderung genannten Frist. Danach erfolgt die Bewertung der überarbeiteten Angebote durch den Käufer und die Vergabeentscheidung.

So funktioniert ein BAFO

Wer die Anfrage erhält

Eine BAFO-Anfrage geht nur an Anbieter, deren Bids nach der Bewertung durch den Käufer weiterhin im Rennen sind, also an die Anbieter auf seiner Shortlist. Ein Bid-Team, das eine solche Anfrage erhält, steht weiterhin im Wettbewerb, da der Käufer zeitgleich auch alle anderen Anbieter auf dieser Shortlist dazu auffordert.

Nehmen wir einen Anbieter, der auf die RFP eines Käufers für einen standortübergreifenden Facility-Management-Vertrag geantwortet hat. Nach der Bewertung der Angebote und einem Verhandlungsgespräch richtet der Käufer dem Bid-Team eine schriftliche BAFO-Anfrage. Das Schreiben gibt den Preisplan und den Service-Level-Plan zur Überarbeitung frei, während die Mindestanforderungen der Spezifikation unverändert bleiben. Zudem setzt es eine Frist und stellt klar, dass keine weiteren Verhandlungen folgen.

Diese Überarbeitung ist die letzte, die der Käufer vor der Vergabe bewertet. Damit hat das Team letztmalig die Möglichkeit, seine Bewertung zu verbessern und den Preis anzupassen.

Was das Bid-Team überarbeitet

Bid-Teams überarbeiten in einem BAFO üblicherweise nicht nur den Preis. Auch kommerzielle Bedingungen, Service Levels, die Vorgehensweise und die dem Preis zugrunde liegenden Annahmen können sich ändern.

Beim Bid für das Facility-Management überarbeitet der kaufmännische Verantwortliche die Kalkulationsannahmen, die dem Preisverzeichnis zugrunde liegen. Dadurch ändert sich der Preis. Die vom Team angebotenen Service Levels ändern sich entsprechend. Das Team öffnet das Begleitschreiben zum Preisverzeichnis erneut.

Anschließend prüft die Rechtsabteilung die vom Team akzeptierten Vertragsbedingungen und kommentiert alle Stellen, die von den überarbeiteten Anlagen betroffen sind. Jede Änderung muss weiterhin die Mindestanforderungen erfüllen, die im Schreiben unverändert blieben.

Wo eine BAFO im Prozess einzuordnen ist

Was der Anfrage vorausgeht

Ein Käufer fordert BAFOs an, nachdem er die ersten Angebote zu seinem RFP oder seiner Ausschreibung bewertet hat. Mit dieser Aufforderung endet die Phase, in der diese Angebote noch geändert werden können.

Gemäß dem UNCITRAL-Modellgesetz erhält jeder noch am Verfahren beteiligte Anbieter die Aufforderung entweder am Ende des Dialogs im Rahmen eines Request for Proposal mit Dialog oder nach Abschluss der wettbewerblichen Verhandlungen.

Im RFP-Response-Prozess ist das BAFO eine der letzten Phasen, die ein Bid erreichen kann. Der Ausschreibungsprozess des Anbieters durchläuft die Phasen, die dorthin führen.

Was nach Ablauf der Frist folgt

Nach Ablauf der Frist bewertet der Käufer die BAFOs und trifft die Vergabeentscheidung. Dabei legt er die im Vergabeverfahren festgelegten Bewertungskriterien zugrunde.

Für das Bid-Team folgt als Nächstes die Vergabeentscheidung. Der Käufer vergleicht das fristgerecht eingereichte Angebot mit den BAFOs der anderen Anbieter.

Die Regeln für ein BAFO

Was ein Bid-Team in einem BAFO ändern darf und worauf es den Käufer verpflichten kann, ergibt sich aus den Vorschriften, denen das Vergabeverfahren des Käufers unterliegt. Dabei kann es sich um nationales Recht, ein von einem Staat erlassenes Mustergesetz oder die Vorschriften einer Stelle handeln, die den Vertrag finanziert. Die Vorschriften eines Geldgebers gelten nur für den von ihm finanzierten Teil.

Was geändert werden darf und was nicht

Wenn die Weltbank einer BAFO gemäß ihren Beschaffungsrichtlinien zustimmt, fordert der Kreditnehmer, der das Vergabeverfahren durchführt, die Bieter, deren Angebote die Anforderungen im Wesentlichen erfüllen, zur Abgabe einer BAFO auf. Sie erhalten damit eine letzte Gelegenheit, Ihre Angebote zu verbessern, etwa durch niedrigere Preise, Klarstellungen oder Änderungen am Angebot sowie durch zusätzliche Informationen.

In der EU sind beispielsweise die Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß der Richtlinie 2014/24/EU nicht verhandelbar. Die BAFO eines Bid-Teams wird anhand derselben Kriterien bewertet wie das erste Angebot des Teams.

Im wettbewerblichen Dialog der EU baut das endgültige Angebot auf den im Dialog vorgestellten Lösungen auf und enthält alles, was für die Durchführung des Projekts erforderlich ist. Die Vergabestelle kann um Klarstellungen, Präzisierungen und Optimierungen bitten, sofern Änderungen an wesentlichen Aspekten des Angebots oder an den vom Käufer genannten Bedürfnissen und Anforderungen weder den Wettbewerb verzerren noch zu Diskriminierung führen könnten.

Ein Bid-Team kann darauf bestehen, dass die ausschreibende Stelle den Gegenstand, die Eignungs- und Bewertungskriterien sowie die Mindestanforderungen beibehält, mit denen sie den Dialog begonnen hat und die sie nach dem UNCITRAL-Modellgesetz während des Dialogs nicht ändern darf.

Gleichbehandlung und eine einheitliche Frist

In der EU wird beispielsweise jeder Anbieter, der noch am Verhandlungsverfahren teilnimmt, gemäß der Richtlinie 2014/24/EU darüber informiert, wann die Behörde die Verhandlungen abschließen will. Für neue oder überarbeitete Angebote gilt eine gemeinsame Frist.

Das Bid-Team kann sich dort auf Gleichbehandlung in den Verhandlungen und im Dialog verlassen. Daraus ergeben sich für die Vergabestelle folgende Pflichten:

• Sie stellt keine Informationen bereit, die einen anderen Anbieter begünstigen.
• Es informiert jeden Anbieter, der noch am Verfahren beteiligt ist, schriftlich über alle Änderungen an den Spezifikationen oder Unterlagen, mit Ausnahme der Mindestanforderungen. Es räumt ausreichend Zeit ein, um das Angebot anzupassen und erneut einzureichen.
• Ohne die ausdrückliche Zustimmung des betreffenden Anbieters legt es dessen vertrauliche Informationen oder Lösungen gegenüber Dritten nicht offen.

Nach dem UNCITRAL-Modellgesetz müssen Informationen, die die Vergabestelle einem Anbieter im Dialog mitteilt, allen Teilnehmern gleichzeitig und zu gleichen Bedingungen zugänglich gemacht werden, es sei denn, sie beziehen sich ausschließlich auf diesen Anbieter oder sind vertraulich. Der Request for Proposal muss die Anbieter außerdem über ihr Recht informieren, rechtswidrige Entscheidungen anzufechten, sowie über eine etwaige Stillhaltefrist.

Wie finale Angebote bewertet werden

Im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb der EU prüft die Vergabestelle die endgültigen Angebote auf die Einhaltung der Mindestanforderungen. Vor der Zuschlagserteilung bewertet sie die Angebote gemäß der Richtlinie 2014/24/EU anhand der Zuschlagskriterien.

Nach dem UNCITRAL-Modellgesetz ist die erfolgreiche BAFO diejenige, die den Bedarf der Vergabestelle gemäß den Kriterien und dem Verfahren des ursprünglichen Request for Proposal am besten erfüllt. Das Bid-Team kann sich dabei auf die zu Beginn angegebenen Gewichtungen verlassen.

Ob Gespräche folgen können

Ob der Käufer nach dem BAFO verhandeln darf, hängt von den für sein Beschaffungsverfahren geltenden Regeln ab.

Nach dem UNCITRAL-Modellgesetz finden über Best and Final Offers keine Verhandlungen statt, unabhängig davon, ob sie auf einen Dialog oder auf wettbewerbliche Verhandlungen folgen.

Eine Aufforderung zur Abgabe von Bids oder Angeboten muss angeben, ob eine BAFO vorgesehen ist und dass im Geltungsbereich der Beschaffungsrichtlinien der Weltbank danach keine Verhandlungen stattfinden.

Gemäß der Richtlinie 2014/24/EU wird im Verhandlungsverfahren der EU nicht über endgültige Angebote verhandelt. Nach einem wettbewerblichen Dialog darf die Behörde mit dem Anbieter, dessen endgültiges Angebot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, verhandeln, um die finanziellen Verpflichtungen oder anderen Bedingungen zuzustimmen. Dies ist zulässig, sofern kein wesentlicher Aspekt materiell geändert wird und der Wettbewerb nicht verzerrt wird.

Wie sich ein BAFO von ähnlichen Schritten unterscheidet

Andere Schritte, die ein Käufer nach Abgabe eines Angebots unternimmt, können einer BAFO-Anfrage ähneln. Jeder stellt andere Anforderungen an das Bid-Team.

Eine Verhandlungsrunde

In einer Verhandlungsrunde prüft der Käufer die Erst- und späteren Angebote jedes Anbieters, um diese zu verbessern. Dabei kann sich das Angebot im Verlauf der Gespräche ändern.

Eine BAFO ist eine schriftliche Überarbeitung des gesamten Angebots, die das Bid-Team innerhalb der in der Aufforderung festgelegten Frist einreicht. Mit der Aufforderung werden zugleich die Verhandlungen abgeschlossen.

Eine Klärungsanfrage

Mit einer Klarstellungsanfrage fordert der Käufer einen Anbieter auf, innerhalb einer festgelegten Frist Angaben in seinem Angebot einzureichen, zu ergänzen, zu klären oder zu vervollständigen, die unvollständig oder fehlerhaft erscheinen. Die Antwort vervollständigt das vom Team bereits eingereichte Angebot.

Die BAFO-Anfrage geht darüber hinaus und fordert das Bid-Team auf, das Angebot selbst zu ändern, einschließlich des Preises.

Eine Rückwärtsauktion

Bei einer Rückwärtsauktion unterbieten sich Anbieter bei einer vom Käufer angesetzten Online-Veranstaltung gegenseitig im Preis. Das System bewertet die Gebote automatisch, und jeder Bieter sieht während der Auktion seine aktuelle Platzierung.

Der Preis eines BAFO wird zusammen mit dem übrigen Angebot berücksichtigt, da der Käufer das BAFO anhand der Zuschlagskriterien bewertet. Bei einer Auktion kann das Bid-Team nur den Preis ändern. Bei einem BAFO kann es auch die Konditionen und Service Levels überarbeiten.