Qu'est-ce qu'un questionnaire Wolfsberg ?

Un questionnaire Wolfsberg tient lieu de déclaration signée plutôt que de formulaire ponctuel. Un établissement financier y répond au sujet de ses propres dispositifs de lutte contre la criminalité financière, des cadres dirigeants nommément désignés le signent, et les banques correspondantes qui fournissent leurs services à l'établissement s'y fient dans le cadre de leur due diligence. Comme ces banques continuent de s'y fier après son envoi, l'établissement le tient à jour. La déclaration du CBDDQ l'engage à effectuer une mise à jour au moins tous les dix-huit mois.

Le terme désigne uniquement les deux questionnaires du Groupe Wolfsberg. Il ne s’agit ni d’un questionnaire de due diligence fournisseur, ni du KYC qu’un établissement réalise sur ses propres clients, ni d’un autre document du Groupe.

Comment fonctionne un questionnaire Wolfsberg

Un questionnaire Wolfsberg est un formulaire standard qu’un établissement financier remplit à son propre sujet. Il utilise l’un des deux modèles publiés par le Wolfsberg Group comme norme mondiale pour la due diligence entre établissements entretenant une relation de correspondance bancaire. Les réponses décrivent les contrôles propres à l’établissement, et non ses clients ou ses fournisseurs.

Deux formulaires du Wolfsberg Group

Les deux formulaires sont le Wolfsberg Correspondent Banking Due Diligence Questionnaire (CBDDQ) et le Wolfsberg Financial Crime Compliance Questionnaire (FCCQ). Les expressions « questionnaire du Groupe Wolfsberg » et « questionnaire Wolfsberg » désignent l'un ou l'autre. Sur sa page de ressources consacrée aux relations de correspondance bancaire, le Groupe les présente comme la norme mondiale en matière de due diligence lorsque des établissements financiers nouent une relation de correspondance bancaire.

La même page propose des recommandations, un glossaire et une FAQ sur les questionnaires, publiés par le Groupe avec les formulaires. Les versions utilisées sont CBDDQ v1.4 et FCCQ v1.2.

Un questionnaire pour de nombreuses banques correspondantes

Le formulaire est le même pour toutes les banques correspondantes. Certains établissements publient leur exemplaire rempli sur leur propre site web. Y répondre s’inscrit dans le cadre plus large de la réponse aux questionnaires de due diligence. Les signataires du CBDDQ indiquent qui est responsable des réponses : les activités de correspondance bancaire et la conformité en matière de criminalité financière.

Le questionnaire est donc un document que l’établissement tient à jour, et non une réponse à une demande ponctuelle. En signant la déclaration du CBDDQ, l’établissement s’engage à maintenir ses réponses à jour. C’est pourquoi les règles de mise à jour sont aussi importantes que le premier remplissage.

Ce que couvre un questionnaire Wolfsberg

Un CBDDQ couvre une seule entité juridique et ses succursales, jamais ses filiales. Chaque section demande à l’établissement de confirmer que ses réponses s’appliquent à toutes ses succursales. Ces règles sont énoncées dans les instructions propres au CBDDQ et dans les lignes directrices du Groupe Wolfsberg relatives au CBDDQ.

Une seule entité juridique

L'encadré d'instructions du CBDDQ v1.4 exige que le questionnaire soit rempli au niveau de l'entité juridique. Un même questionnaire ne doit pas couvrir plusieurs entités juridiques.

Un groupe dont les relations de correspondance passent par plusieurs entités juridiques doit donc remplir un questionnaire par entité. Chacun contient ses propres réponses et sa propre déclaration.

Succursales, mais pas filiales

Le guide CBDDQ v2.0 du Wolfsberg Group précise que le questionnaire couvre toutes les succursales de l'entité juridique, mais pas ses filiales. Une filiale est une entité juridique à part entière. Elle relève donc de la règle d'une entité par questionnaire et doit disposer de son propre questionnaire.

L’encadré d’instructions du formulaire définit la règle applicable aux succursales de manière plus restrictive. Il inclut les succursales dont la clientèle, les produits et le modèle de contrôle sont sensiblement similaires à ceux du siège social.

Lorsqu’une succursale diffère du siège social

Chaque section du CBDDQ comporte une ligne demandant à l’établissement de confirmer que ses réponses sont représentatives de toutes les succursales de l’entité juridique. Si la réponse est « Non », l’établissement indique les questions concernées par la différence et les succursales auxquelles elle s’applique.

Le CBDDQ v1.4 publié par une banque italienne montre comment cela se présente concrètement. Dans la section consacrée à la fraude, la réponse à la ligne relative aux succursales est « Non ». Une note à la question 132 explique que le suivi en temps réel varie selon les exigences légales locales de chaque pays européen où se trouvent ses succursales.

Qui signe un questionnaire Wolfsberg

Le CBDDQ est signé par deux personnes. Le FCCQ est signé par une seule personne, un responsable senior de la conformité de deuxième ligne. Cette personne certifie qu’à sa connaissance, les réponses sont complètes et exactes.

La déclaration du CBDDQ

La déclaration du CBDDQ v1.4 désigne les deux signataires. Le premier est le responsable mondial des services de correspondance bancaire ou le titulaire d’un poste équivalent. Le second est le responsable de la prévention du blanchiment d’argent du groupe, le responsable de la lutte contre le blanchiment d’argent (AML), le directeur de la conformité, le responsable de la conformité en matière de criminalité financière ou le titulaire d’un poste équivalent.

Une signature émane de l'activité de banque correspondante et l'autre de la conformité en matière de criminalité financière. Les deux signataires signent la même déclaration, notamment l'engagement de tenir le questionnaire à jour.

La page de signature du FCCQ

La page de signature du FCCQ v1.2 est signée par un seul responsable senior de la conformité, désigné dans le formulaire comme représentant de la deuxième ligne. Cette personne certifie avoir lu et compris la déclaration et atteste que, selon sa conviction sincère, les réponses sont complètes et exactes.

Durée de validité d’un questionnaire Wolfsberg

Aucun des deux formulaires Wolfsberg n’est censé expirer à une date fixe. Le Wolfsberg Group recommande de mettre à jour les deux questionnaires tous les 12 à 18 mois.

L’engagement sur dix-huit mois

La déclaration CBDDQ v1.4 comporte deux engagements. Les informations seront tenues à jour et actualisées au moins tous les dix-huit mois. Le premier engagement ne prévoit aucun intervalle défini. Le second fixe la durée maximale pendant laquelle les réponses peuvent rester inchangées.

La version 1.4 a révisé la périodicité des mises à jour. Dans son annonce de la version 2023, le Wolfsberg Group a indiqué que la déclaration avait été mise à jour afin d'inclure une nouvelle périodicité de mise à jour du questionnaire.

Pourquoi la période est de 12 à 18 mois

Le Wolfsberg Group a retenu une période, car un questionnaire considéré comme expirant à une date précise pouvait retarder le travail si cette date ne correspondait pas au cycle de revue de due diligence client d'une banque correspondante. Cette période permet à chaque banque correspondante de suivre son propre cycle de revue.

La période recommandée s’applique aux deux formulaires, et pas seulement au CBDDQ.

Dates de signature et formulation des anciennes déclarations

La date de signature est la première information que voit le lecteur d'un exemplaire rempli. Le FCCQ v1.2 d'un établissement français, publié sur son propre site web, porte la signature de son responsable senior de la conformité, datée du 27 mai 2024. Chaque banque qui télécharge cet exemplaire voit cette date.

Les exemplaires publiés peuvent également différer du formulaire en vigueur. Le CBDDQ v1.4 de la banque italienne, signé en avril 2024, contient une déclaration qui prévoit des mises à jour au moins une fois par an. Cette formulation diffère de celle du propre formulaire v1.4 du Groupe Wolfsberg, qui prévoit un délai de dix-huit mois.

En quoi un questionnaire Wolfsberg diffère-t-il des questionnaires connexes ?

Un établissement financier répond à un questionnaire Wolfsberg sur ses propres dispositifs de lutte contre la criminalité financière, à l'intention des banques avec lesquelles il entretient des relations de correspondance bancaire. C'est ce qui le distingue des autres questionnaires de due diligence auxquels ce même établissement doit répondre. Les deux formulaires Wolfsberg diffèrent également l'un de l'autre.

Le CBDDQ et le FCCQ

Les deux formulaires émanent du Wolfsberg Group et se terminent par une déclaration signée. La différence visible tient à la signature : le CBDDQ est signé par deux personnes, dont l’une travaille dans la banque correspondante, tandis que le FCCQ est signé par un responsable de la conformité de deuxième ligne. Les règles relatives aux entités juridiques et aux succursales décrites ci-dessus proviennent du CBDDQ et de ses lignes directrices.

Les deux formulaires ont également évolué chacun de leur côté. La version 1,4 du CBDDQ a ajouté une section sur la fraude, ainsi que de nouvelles questions sur la politique de signalement, les licences de banque virtuelle et l’approbation de la politique de sanctions. Le FCCQ est passé à la version 1,2 lors de la même mise à jour.

Un DDQ fournisseur

Un questionnaire de due diligence (DDQ) fournisseur est rempli par un fournisseur lorsqu'une banque, un assureur, un investisseur institutionnel ou un acheteur en entreprise l'évalue en tant que tiers. Il porte sur le fournisseur, et non sur les contrôles d'un établissement dans le cadre d'une relation de correspondant bancaire.