aOS · Security & Governance
Le contrôle et la visibilité sur chaque bid.
Vos bids contiennent des prix, des CV et des noms de clients, et une douzaine de personnes y travaillent, avec une IA à leurs côtés. SEQUESTO vous permet de décider qui voit quoi, de contrôler ce que James peut faire, de voir qui a fait quoi et de savoir où en est chaque bid.
La plupart des outils laissent la gouvernance à l'e-mail, aux lecteurs partagés et à la confiance. SEQUESTO l'intègre au bid lui-même, sur une sécurité certifiée.
01 · EFFORT D'ÉQUIPE
Pourquoi la gouvernance est l'affaire du bid manager
Un bid est un effort d'équipe sous pression.
La finance détient le prix. Les RH détiennent les CV. Dix experts rédigent des sections, et une IA rédige à leurs côtés.
Deux jours avant l'échéance, quelqu'un doit savoir qui a modifié le tableau de prix, si chaque section est rentrée, et que le responsable commercial n'a jamais vu la feuille de marges.
La plupart des outils laissent cela à l'e-mail, aux lecteurs partagés et à la confiance. SEQUESTO l'intègre au bid lui-même.
Avant / Avec SEQUESTO
| Avant | Avec SEQUESTO |
|---|---|
| Tout le monde voit tout sur le bid, ou le prix vit dans un fichier à part « par sécurité » | Des droits d'accès par projet, dossier, document et question, par personne ou par équipe |
| L'IA lit tout ce qui se trouve dans le projet | James ne lit que ce que la personne qui demande peut lire |
| « Qui a modifié ça ? » demandé dans le chat de l'équipe | Chaque action consignée, avec la personne et l'heure |
| Une mauvaise modification oblige à tout recommencer | Restaurer n'importe quelle version antérieure |
| Le statut de tous les bids reconstruit dans Excel chaque lundi | Des rapports sur chaque bid, toujours à jour |
02 · DROITS D'ACCÈS
Qui voit quoi
Décidez des droits d'accès par projet, par dossier et par fichier, dans le Knowledge Hub et sur les rapports.
Donnez accès à une personne, une équipe ou toute l'entreprise, en lecture ou en modification.
Les dossiers transmettent leurs droits : vous les définissez une fois, et un nouveau fichier dans « Pricing » est aussi protégé que le dossier.
Quand quelqu'un rejoint la finance, il voit les feuilles de prix dès le jour de son arrivée. Quand il part, ses droits partent avec lui.
Les mêmes droits d'accès s'appliquent à James, comme l'explique la section suivante. Voir qui voit et modifie quoi.
03 · DÉLÉGATION
Ce que James peut faire
James hérite des droits de la personne qui fait la demande. Chaque fois que quelqu'un demande quelque chose à James, SEQUESTO vérifie ce que cette personne peut voir. James reçoit exactement cet accès, et rien de plus : les fichiers qu'il lit, les documents du Knowledge Hub qu'il recherche et les collègues qu'il implique sont tous limités à ce que cette personne pourrait ouvrir elle-même. Quand quelqu'un hors de la finance demande le prix, James ne peut donc pas non plus atteindre le dossier « Pricing ».
Cette vérification est faite par SEQUESTO à chaque requête. Elle ne repose pas sur la mémoire de James, et personne n'a à la configurer séparément pour l'IA : définissez les droits une fois pour vos équipes, et James les suit.
En plus, James travaille dans le cadre de garde-fous sur chaque tâche :
Il utilise les fichiers que vous lui donnez et pose la question quand la réponse n'y est pas.
Il ne modifie rien si personne ne le lui a demandé. Demandez-lui de vérifier, il vérifie seulement.
Les règles de l'entreprise, de la persona, du projet et les règles personnelles s'appliquent à tout ce qu'il rédige. Les règles de l'entreprise l'emportent.
Il vérifie son travail par rapport à ce qu'il devait couvrir avant de le déclarer terminé.
04 · RESPONSABILITÉ
Qui a fait quoi
Chaque fichier créé, renommé, déplacé, partagé ou supprimé, chaque commentaire, chaque changement de droits d'accès et chaque mise à jour de champ est consigné, avec la personne qui l'a fait et le moment.
Quand James agit pour quelqu'un, l'historique montre qui l'a demandé.
Les administrateurs filtrent par personne, par action et par date.
Vous voyez aussi qui travaille sur quel bid et combien de temps chaque personne y consacre : l'effort et la charge de travail sont des faits, pas des estimations. Voir qui a fait quoi.
05 · VERSIONS
Rien ne se perd
Chaque document conserve son historique de versions.
Ouvrez une version antérieure, comparez-la, restaurez-la.
Cela vaut pour les modifications des collègues comme pour celles de James.
06 · RAPPORTS
Où en est chaque bid
Des rapports sur vos propres champs montrent l'état de chaque bid : échéances dans les 30 prochains jours, bids par étape, charge de travail par bid manager, taux de réussite en nombre et en valeur. Vous les construisez dans SEQUESTO, ils restent à jour d'eux-mêmes et renvoient aux bids derrière chaque chiffre. Voir Vos rapports, dans votre format.
07 · CERTIFICATION
Une sécurité certifiée en dessous
Tout cela repose sur une sécurité certifiée. SEQUESTO est certifié ISO 27001 et SOC 2 Type II, et audité par des auditeurs indépendants. Quand votre équipe IT ou achats demande si vos bids sont en sécurité chez nous, la réponse existe déjà. Elle en trouvera les détails dans le centre de confiance.
08 · APPEL D'OFFRES EN MER
Un exemple : un appel d'offres de maintenance en mer au Danemark
Une entreprise de services pour l'éolien répond à un appel d'offres danois pour la maintenance de turbines en mer. Quinze personnes y contribuent.
Le dossier « Pricing » n'est ouvert qu'à la finance et au bid director. James ne peut pas l'utiliser quand il rédige pour quelqu'un d'autre.
Les sections techniques sont attribuées à six ingénieurs, qui voient leurs propres questions sur leur tableau de bord personnel.
Trois jours avant l'échéance, un prix unitaire semble faux. Le bid director filtre l'historique sur le fichier de prix : la finance l'a mis à jour hier à 17 h 40, volontairement. Pas besoin d'une chaîne d'e-mails.
Une section écrasée par erreur est restaurée en un clic depuis son historique de versions.
Le lundi matin, le rapport des bids montre cet appel d'offres à « Relecture finale », avec deux éléments ouverts, à côté des cinq autres appels d'offres à rendre ce mois-ci.
09 · WORKFLOW
Comment ça marche
Définissez les droits d'accès une fois, par équipe et par dossier. Les fichiers en héritent.
Définissez-les au niveau de l'entreprise. Elles s'appliquent à chaque bid et à James.
Chaque action est enregistrée au moment où elle se produit.
L'historique, l'activité par personne, l'historique de versions et les rapports.
Fonctionnalités associées
Vous décidez qui voit ce dont il a besoin
Donnez à chaque personne et à chaque équipe exactement l'accès dont elle a besoin : à un projet, à un dossier qu'il contient, à un seul document ou même à une seule question, à un document du Knowledge Hub ou à un tableau de bord. Consultation ou modification, rien de plus. James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, suit les mêmes règles.
En savoir plus →Garde-fous
Vous dirigez le bid et James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, fait le travail : synthèses, brouillons, contrats, présentations, formulaires, attributions de tâches et relances. Quelle que soit la tâche, les mêmes garde-fous décident de ce qu'il peut lire, de ce qu'il peut modifier, des personnes qu'il peut impliquer et du moment où il peut dire « terminé ».
En savoir plus →James, votre agent IA pour les bids
De la première lecture du dossier de l'appel d'offres au fichier final, James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, décharge le bid manager : synthèses, brouillons, contrats, formulaires, attributions de tâches et relances. Vous dirigez, il fait le travail, sur plusieurs tâches à la fois.
En savoir plus →Voyez qui a fait quoi
Chaque fichier créé, déplacé, partagé ou supprimé, chaque commentaire et chaque changement d'accès est consigné, avec la personne qui l'a fait et le moment. Vous voyez aussi qui travaille sur quel bid et combien de temps cela prend : vous pilotez l'équipe sur des faits.
En savoir plus →Vos rapports, dans votre format
Le dossier du conseil d'administration, l'e-mail mensuel sur le pipeline, le taux de réussite par business unit : construisez-les dans SEQUESTO. Ensuite, plus rien à maintenir. Chaque chiffre reste à jour, à un clic des bids qui le composent.
En savoir plus →Souveraineté des données
À la création de votre compte SEQUESTO, vous décidez où vos données sont stockées : dans l'UE ou aux États-Unis. Vos appels d'offres, réponses et connaissances y restent, et l'IA qui travaille dessus s'exécute dans la même région.
En savoir plus →Questions fréquentes
SEQUESTO donne aux bid managers le contrôle et la visibilité sur chaque bid : qui voit quoi, ce que James peut faire, qui a fait quoi et où en est chaque bid. Les droits d'accès se définissent par projet, dossier, document et question, par personne ou par équipe, et tout en hérite depuis son dossier.
Non. James hérite des droits de la personne qui fait la demande. SEQUESTO vérifie à chaque requête ce que cette personne peut voir : James ne peut donc lire, rechercher et impliquer que ce que cette personne pourrait ouvrir elle-même.
Oui. Chaque action est consignée avec la personne et l'heure, y compris les actions que James a effectuées pour quelqu'un, et chaque document conserve un historique de versions à partir duquel vous pouvez restaurer.
Oui. Vous voyez qui a travaillé sur chaque bid et combien de temps chaque personne y a consacré.
Oui. Des rapports sur vos propres champs montrent les échéances, les étapes, la charge de travail et le taux de réussite, toujours à jour, sans rien à maintenir.
Oui, SEQUESTO est certifié ISO 27001 et SOC 2 Type II. Votre équipe IT trouvera les détails dans le centre de confiance.