Jamais « terminé » tant que chaque exigence n'est pas couverte.

Avant qu'un bid soit marqué comme terminé, James vérifie chaque exigence par rapport au document finalisé et la classe comme conforme, partielle, manquante ou nécessitant une clarification. Chaque exigence est classée conforme, partiellement conforme, manquante, non exigée explicitement, clarification client requise ou confirmation interne requise, avec une courte note sur ce qui manque. Il n'y a rien à configurer.

Seulement quand chaque exigence est conforme ou non exigée explicitement, qu'aucune exigence n'est restée sans lecture et qu'il ne reste aucun espace réservé ni aucune note de brouillon. Si quelque chose est partiel, manquant ou en attente d'une décision de l'acheteur ou de votre équipe, James vous dit ce qui reste ouvert au lieu de déclarer le document terminé.

Parce que les évaluateurs notent des réponses, pas des mentions. Si l'exigence demande des délais de réponse par niveau de priorité et que le document se contente de dire qu'un processus d'escalade existe, l'exigence est classée partiellement conforme. La note dit exactement ce qui manque : le rédacteur sait donc quoi ajouter.

Oui. Le contrôle porte sur le livrable lui-même, y compris le fichier d'origine de l'acheteur une fois rempli par SEQUESTO. Vous vérifiez ce que vous allez réellement remettre, pas un brouillon antérieur dans un autre format.

Oui. Il recherche les espaces réservés et les notes de travail comme « [TBD] », « à confirmer », « version de travail » et « décisions ouvertes », ainsi que les références à des noms de fichiers de brouillon comme « proposal_v3.docx ». Chaque constat est listé avec un compte et bloque la mention « terminé » tant qu'il n'est pas supprimé.

Les exigences classées « clarification client requise » sont celles auxquelles vous ne pouvez pas répondre sans l'acheteur. Elles forment une liste restreinte prête pour votre prochain tour de clarification, ou nota van inlichtingen. Les exigences classées « confirmation interne requise » vont au collègue qui porte la décision.

Il fait le travail d'une matrice, sur le document réel. Une matrice de conformité tenue à la main dit ce que l'équipe croit couvert. Le contrôle de couverture lit le livrable finalisé et classe chaque exigence selon ce qu'il dit réellement.