Uniquement dans SEQUESTO · Tout processus
Votre processus de bid, configuré à votre façon. Sans code, sans attente.
SEQUESTO s'adapte au processus de bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows sur mesure, sans code. Un appel d'offres public, un DDQ et un questionnaire de sécurité peuvent chacun se dérouler comme votre équipe les mène déjà.
Un outil de bid doit prendre la forme de votre équipe, et non l'inverse. Quand votre processus change, vous le dites à James et rien n'attend une version.
VOTRE PROCESSUS
Pourquoi mon équipe doit-elle changer de processus pour un outil ?
La plupart des outils de bid arrivent avec leurs propres étapes, leurs propres champs et leur propre idée de ce qu'est un bid.
01
Des cases fixées par l'éditeur
Votre équipe fait entrer son processus dans les cases de l'éditeur, ou attend des mois que l'éditeur ajoute un champ.
02
Sur mesure veut encore dire attendre
Même le « sur mesure » signifie souvent un projet mené par l'équipe de l'éditeur, avec des semaines avant que quoi que ce soit change.
03
Construit autour de votre processus
SEQUESTO s'adapte au contraire au processus de l'équipe. Vous décidez des étapes que traverse un bid, des champs que porte chaque bid, de l'aspect d'une exigence ou d'une question de clarification, et de ce que fait James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, à chaque étape. Vous le modifiez vous-même, dans le produit, quand votre processus change. Simple dès le premier jour, aussi poussé que votre équipe en a besoin.
Avant / Avec SEQUESTO
| Avant | Avec SEQUESTO |
|---|---|
| Les étapes de l'éditeur, renommées dans un tableur à côté | Vos propres étapes, sous forme de champ de statut |
| Un ticket à l'éditeur pour chaque nouveau champ | Ajoutez le champ vous-même, dans le produit |
| Une seule configuration pour tous les types de bids | Une configuration par type de bid |
| Des prompts IA conservés dans les notes de quelqu'un | Des workflows partagés que James exécute pour toute l'équipe |
CHAMPS DU BID
Quels champs puis-je ajouter à un bid ?
Tout champ dont votre registre des bids a besoin. Chaque bid porte les champs que définit votre équipe, par exemple :
01
Valeur, échéance et durée
Valeur du contrat en euros, et probabilité de gain estimée par votre bid director.
Date limite de remise et durée du contrat, du début à la fin.
02
Secteur, lots et étapes
Secteur, pays et lots, comme « Rail », « Belgique » et « Lots 2 et 3 ».
Vos étapes de bid, de « Qualification » à « Remis », « Gagné » ou « Perdu ».
03
Personnes et cases à cocher
Bid manager, responsable commercial et relecteur juridique, en tant que personnes de votre équipe.
« Visite de site obligatoire » ou « Accord-cadre », coché ou non.
04
Lien du portail et tableaux de bord
Le lien vers le portail de l'acheteur et la référence de l'appel d'offres.
Les mêmes champs alimentent les tableaux de bord sur lesquels vous rendez compte de l'ensemble de vos bids.
MODÈLES
Puis-je décider de l'aspect des exigences et des questions ?
Oui. Un dossier d'appel d'offres regorge d'éléments que votre équipe traite un par un : exigences, questions, questions de clarification, risques, points de vigilance.
01
Un modèle pour chaque élément
Dans SEQUESTO, vous décidez de l'aspect de chaque élément, avec son propre modèle.
02
James écrit dans votre modèle
Quand James extrait les éléments de l'appel d'offres, chacun est rédigé dans votre modèle, avec vos intitulés et vos champs.
03
Des champs différents pour chacun
Une exigence peut porter « Page source », « Responsable » et « Conformité », tandis qu'une question de clarification pour la nota van inlichtingen porte « Question à l'acheteur » et « Motif ». C'est vous qui décidez.
CONFIGURATIONS
Une configuration pour chaque type de bid
Une configuration, c'est tout ce avec quoi démarre un nouveau bid, en une seule fois :
01
Arborescence de dossiers
Des dossiers comme documents de l'appel d'offres, clarifications, brouillons et fichiers finaux.
02
Champs
Les informations que porte le bid, comme la valeur du contrat, l'échéance et l'étape.
03
Vos modèles
Ils couvrent les exigences, les questions et les questions de clarification.
04
Vos workflows
Ce sont les instructions pas à pas que James exécute.
Lancez un nouvel appel d'offres public depuis votre configuration pour appels d'offres publics, et tout est en place dès le premier jour. Un appel d'offres public (aanbesteding, Ausschreibung, appel d'offres) demande d'autres dossiers et champs qu'un DDQ ou un questionnaire de sécurité : gardez donc une configuration pour chacun.
WORKFLOWS
Workflows : apprenez à James votre façon de faire
Un workflow est une instruction réutilisable en plusieurs étapes pour James, que votre équipe rédige et partage. Par exemple : « Analyser un appel d'offres et rédiger notre note bid/no-bid », avec les étapes qu'attend votre bid director : lire tout le dossier d'appel d'offres, lister le périmètre, les dates clés et les critères d'attribution, signaler les risques par rapport à nos critères, remplir les champs bid/no-bid.
01
La même structure pour tous
Chacun dans l'équipe exécute le même workflow et obtient la même structure.
02
Modifiez-le, sans développeur
Quand le processus change, vous modifiez le workflow. Sans développeur.
UNE ENTREPRISE
Un exemple : une entreprise, trois configurations
Un éditeur de logiciels répond à des appels d'offres publics français et belges, à des RFP privés et à des questionnaires de sécurité.
01
Appel d'offres public
Des dossiers pour le DCE, le CCTP (cahier des clauses techniques particulières), le mémoire technique et la remise finale de l'offre ; des modèles pour les exigences et les questions de clarification ; des champs pour la valeur du contrat, la date d'attribution et le lot.
02
Questionnaire de sécurité
Un seul dossier pour l'Excel de l'acheteur ; un modèle, « Question » ; des champs pour l'acheteur, l'échéance et le responsable.
03
RFP privé
Un champ de statut avec les étapes propres à l'équipe, et un workflow qui rédige la synthèse à partir des bids passés.
04
Comment elles ont été construites
Pour les appels d'offres publics et les RFP privés, le bid manager a expliqué à James comment l'équipe travaillait déjà, et James a construit les deux configurations. Pour les questionnaires de sécurité, ils n'avaient pas encore de processus : ils sont donc partis de la configuration prête à l'emploi et l'ont adaptée.
QUATRE ÉTAPES
Comment ça marche
Vous avez déjà un processus de bid :
01
Briefer James
Expliquez à James comment travaille votre équipe, en langage courant, comme vous briefiez un nouveau collègue : comment vous classez un bid, ce que vous suivez, l'aspect d'une exigence ou d'une question, et les étapes que vous suivez.
02
Une configuration construite pour vous
James construit votre configuration pour vous : l'arborescence de dossiers, les champs, les modèles et les workflows.
03
Relire le résultat
Vérifiez et ajustez, en le demandant à James ou en modifiant vous-même.
04
L'utiliser sur chaque bid
Démarrez chaque nouveau bid depuis votre configuration. Quand votre processus change, dites-le à James. Pas de version à attendre, pas de ticket à l'éditeur.
Pas encore de processus ? Partez plutôt d'une configuration prête à l'emploi, comme expliqué ci-dessous.
BONNES PRATIQUES
Pas encore de processus ? Partez des bonnes pratiques.
Toutes les équipes n'ont pas de processus de bid écrit, et ce n'est pas un problème. SEQUESTO propose des configurations prêtes à l'emploi, construites sur la façon de travailler des équipes bid expérimentées : un appel d'offres simple, un appel d'offres complexe avec lots, un questionnaire, des formulaires à remplir, un appel d'offres public, un RFP privé, un questionnaire de sécurité, un DDQ et d'autres.
01
Ce que comprend chacune
Chacune vient avec une arborescence de dossiers éprouvée, les champs qui valent la peine d'être suivis, des modèles pour les exigences et les questions, et les workflows que James exécute pour ce type de bid, comme la note bid/no-bid ou la vérification de chaque exigence avant la remise de l'offre.
02
Partir d'une base proche, puis adapter
Choisissez celle qui se rapproche le plus de votre bid, utilisez-la telle quelle, et modifiez-la à mesure que votre équipe découvre ce qui fonctionne.
03
Ou dites-le simplement à James
Expliquez à James comment vous travaillez, et il la configure pour vous.
Voyez la liste complète dans la bibliothèque de workflows.
Fonctionnalités associées
Bibliothèque de workflows
Des configurations prêtes à l'emploi pour les appels d'offres publics, les RFP privés, les questionnaires de sécurité, les DDQ et plus encore. Copiez-en une dans votre Workspace en un clic, puis faites-la vôtre.
En savoir plus →Vos rapports, dans votre format
Le dossier du conseil d'administration, l'e-mail mensuel sur le pipeline, le taux de réussite par business unit : construisez-les dans SEQUESTO. Ensuite, plus rien à maintenir. Chaque chiffre reste à jour, à un clic des bids qui le composent.
En savoir plus →James, votre agent IA pour les bids
De la première lecture du dossier de l'appel d'offres au fichier final, James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, décharge le bid manager : synthèses, brouillons, contrats, formulaires, attributions de tâches et relances. Vous dirigez, il fait le travail, sur plusieurs tâches à la fois.
En savoir plus →Exigences et questions de clarification
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, transforme les exigences et les questions de l'acheteur en éléments structurés construits à partir de vos propres modèles. Les points peu clairs deviennent des questions de clarification que vous pouvez envoyer avant la date limite de questions-réponses de l'acheteur.
En savoir plus →Analyser et qualifier
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, lit chaque fichier du dossier d'appel d'offres et vous dit ce qui est demandé, pour quand, comment c'est noté et où sont les risques. Puis il vous aide à le qualifier : cet appel d'offres vaut-il les trois prochaines semaines de votre équipe ? Le résultat suit le format propre à votre équipe, il s'intègre donc à votre façon de décider.
En savoir plus →Questions fréquentes
Oui. SEQUESTO s'adapte au processus de bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows sur mesure, sans code. Vous définissez vos étapes sous forme de champ de statut, ajoutez les champs que suit votre registre des bids, paramétrez vos modèles et rédigez des workflows pour James. Vous modifiez tout vous-même, dans le produit.
Non. Les champs, modèles, arborescences de dossiers, configurations et workflows sont tous créés et modifiés dans le produit par votre équipe. Pas de code, pas de version à attendre. Quand votre processus de bid change, un administrateur de votre équipe met la configuration à jour le jour même.
Tout ce que votre registre des bids suit aujourd'hui : valeur du contrat, échéance, durée du contrat, secteur, pays, lots, étape, bid manager, probabilité de gain, lien vers le portail de l'acheteur. Chaque champ peut être utilisé dans les tableaux de bord que vous construisez sur l'ensemble de vos bids.
Oui. Gardez un modèle distinct pour chaque type de bid, avec ses propres dossiers, champs et modèles. Un appel d'offres public, un DDQ et un questionnaire de sécurité peuvent chacun partir de la configuration qui leur convient. Les équipes qui répondent à différents types de bids n'ont pas à les faire entrer dans un seul processus.
Un workflow est une instruction réutilisable en plusieurs étapes pour James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids. Votre équipe l'écrit une fois et le partage. Par exemple : « Analyser un appel d'offres et rédiger notre note bid/no-bid. » Tous ceux qui l'exécutent obtiennent les mêmes étapes et la même structure : la qualité du travail ne dépend donc pas de qui a rédigé le prompt.
Oui, construit autour de votre façon de décider. Votre équipe rédige une fois sa note bid/no-bid sous forme de workflow et consigne le résultat dans des champs comme « Décision sur le bid » et « Date de décision ». Vous gardez le processus de décision que vous avez déjà, et James l'exécute sur chaque appel d'offres.
Partez de la bibliothèque de workflows. Elle contient des configurations prêtes à l'emploi pour les types de bids courants. Prévisualisez le contenu d'une configuration, importez-la, puis modifiez-la pour qu'elle corresponde à la façon de travailler de votre équipe.