aOS · Garde-fous
Six garde-fous autour de tout ce que fait James.
Vous dirigez le bid et James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, fait le travail : synthèses, brouillons, contrats, présentations, formulaires, attributions de tâches et relances. Quelle que soit la tâche, les mêmes garde-fous décident de ce qu'il peut lire, de ce qu'il peut modifier, des personnes qu'il peut impliquer et du moment où il peut dire « terminé ».
Un bid est une offre ferme : James travaille donc dans les mêmes limites sur chaque tâche, ce qu'il peut lire, modifier et impliquer, et quand il peut déclarer un résultat terminé.
01 · SIX GARDE-FOUS
Pourquoi un agent IA pour les bids a-t-il besoin de garde-fous ?
Un bid est une offre ferme remise à un acheteur. Une IA rapide mais négligente est donc un risque. Elle pourrait combler une réponse manquante avec le mauvais document. Elle pourrait modifier un prix alors que vous lui demandiez seulement de le vérifier. Ou dire « terminé » alors que trois exigences restent sans réponse. James travaille dans le cadre de six garde-fous qui empêchent précisément ces erreurs, sur chaque tâche :
James travaille à partir des fichiers que vous lui donnez et pose la question quand la réponse n'y est pas.
James ne lit et n'implique que ce que la personne qui demande est autorisée à lire et à impliquer.
James ne modifie rien si personne ne le lui a demandé.
Les règles de l'entreprise, de la persona, du projet et les règles personnelles s'appliquent à chaque tâche. Les règles de l'entreprise l'emportent.
James vérifie son travail par rapport à ce qu'il devait couvrir avant de le déclarer terminé.
Ce que James a fait, pour qui et quand, avec chaque version antérieure conservée.
02 · CHAQUE TÂCHE
Les mêmes garde-fous, quelle que soit la tâche
| Quand James… | Les garde-fous à l'œuvre |
|---|---|
| Synthétise le dossier de l'appel d'offres | Ne lit que ce que vous pouvez lire. Dit ce qu'il n'a pas trouvé au lieu de deviner. |
| Rédige un contrat ou une lettre d'accompagnement | Utilise vos modèles et vos sources. Suit les règles de l'entreprise sur la formulation, la responsabilité et le ton. Vous laisse la décision finale. |
| Construit la présentation du bid | Part de votre modèle. Ne modifie les diapositives que sur votre instruction. |
| Attribue des questions à des collègues | N'attribue qu'à des personnes qui peuvent ouvrir ce fichier et qui font partie du projet. Chaque attribution est consignée. |
| Relance des personnes | Ne mentionne que des personnes qui ont déjà accès. Ne partage jamais un document avec quelqu'un pour le joindre. |
| Remplit le formulaire de l'acheteur | N'écrit que dans les champs de réponse de l'acheteur. Signale ce qu'il n'a pas pu placer au lieu de deviner. |
| Vérifie une section que vous avez rédigée | Vérifie seulement. Ne modifie rien sauf si vous le demandez. |
| Dit qu'un document est complet | Seulement après l'avoir vérifié par rapport à ce qu'il devait couvrir. |
03 · SOURCES
Vos sources
Quand vous joignez des fichiers ou des dossiers à une demande, James n'utilise que ceux-là comme sources.
Si la réponse n'est pas dans les fichiers, il pose la question au lieu d'en inventer une.
Cela vaut pour une réponse, une synthèse, une clause de contrat ou une diapositive.
Le document dans lequel vous travaillez compte toujours comme source. Pour que James cherche plus loin, dites-le avec vos propres mots : nommez le fichier, ou demandez-lui de chercher dans le projet. Cela élargit le périmètre pour cette seule demande.
04 · ACCÈS
Vos accès
James travaille avec les mêmes droits d'accès que la personne qui a fait la demande. Il ne peut pas lire un dossier de prix que cette personne ne peut pas ouvrir, et il ne peut pas chercher dans les documents du Knowledge Hub hors de ses droits. Quand il attribue du travail ou implique des collègues, il n'implique que des personnes qui peuvent déjà ouvrir cette question ou ce document et qui font partie du projet. Il n'élargit jamais les droits d'accès pour joindre quelqu'un. Voir qui voit et modifie quoi.
05 · INSTRUCTION
Votre instruction
Un document de bid n'est pas un brouillon. Chaque modification de James, à une réponse, un contrat, une présentation, un formulaire ou un champ, doit s'appuyer sur l'instruction d'une personne, et elle est vérifiée avant d'être effectuée.
Concrètement : vous demandez « réécris la section 4.2 en français soutenu », et James modifie la section 4.2.
Vous demandez « vérifie ce tableau de prix », et James commente sans modifier.
Si James propose quelque chose et que vous répondez « oui », cette réponse compte, car elle répond à sa propre proposition.
Avant / Avec SEQUESTO
| Avant | Avec SEQUESTO |
|---|---|
| Vous donnez trois fichiers à une IA. Elle comble discrètement les trous avec autre chose. | James ne lit que les fichiers que vous avez joints et pose la question quand la réponse manque. |
| Vous demandez à une IA de vérifier un prix, et elle le modifie sans vous le dire. | Quand vous demandez à James de vérifier, il vérifie seulement. Il ne modifie rien sauf si vous le lui demandez. |
| Une IA partage un fichier confidentiel pour obtenir l'avis de quelqu'un. | James n'implique que des personnes qui peuvent déjà l'ouvrir. |
| « Tout est fini » signifie que l'IA a cessé d'écrire. | « Terminé » signifie que James a vérifié ce qui devait être couvert. |
06 · RÈGLES
Vos règles
Les règles se situent à quatre niveaux : entreprise, persona, projet et personnel. Elles s'appliquent à tout ce que James écrit et fait, pas seulement aux réponses. Les règles de l'entreprise l'emportent en cas de conflit. Quand une demande enfreindrait une règle, James signale le conflit et demande comment procéder. Voir James, votre agent IA pour les bids.
07 · VÉRIFICATION
Vérifié avant « terminé »
James ne déclare pas son travail terminé parce que la page est pleine.
Il le vérifie par rapport à ce qu'il devait couvrir : les exigences de l'acheteur pour une réponse, votre brief pour une synthèse ou un contrat, votre modèle pour une présentation.
Les marqueurs oubliés comme « [TBD] » sont signalés.
Pour une réponse à un bid, le contrôle est strict. James évalue lui-même chaque exigence : conforme, partiellement conforme, manquante ou nécessitant une clarification. Une mention n'est pas une réponse. James ne peut pas déclarer une réponse terminée tant qu'un élément est partiel, manquant ou en attente d'une décision. Voir Jamais « terminé » tant que tout n'est pas couvert.
08 · AUDIT TRAIL
Chaque action consignée
Quand James modifie un document pour le compte de quelqu'un, l'historique le montre : la personne qui l'a demandé, et le fait que James l'a exécuté. Chaque document conserve son historique de versions, si bien que toute modification, d'un collègue ou de James, peut être annulée. Voir qui a fait quoi.
Fonctionnalités associées
James, votre agent IA pour les bids
De la première lecture du dossier de l'appel d'offres au fichier final, James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, décharge le bid manager : synthèses, brouillons, contrats, formulaires, attributions de tâches et relances. Vous dirigez, il fait le travail, sur plusieurs tâches à la fois.
En savoir plus →Vous décidez qui voit ce dont il a besoin
Donnez à chaque personne et à chaque équipe exactement l'accès dont elle a besoin : à un projet, à un dossier qu'il contient, à un seul document ou même à une seule question, à un document du Knowledge Hub ou à un tableau de bord. Consultation ou modification, rien de plus. James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, suit les mêmes règles.
En savoir plus →Jamais « terminé » tant que tout n'est pas couvert
Avant qu'un bid soit marqué comme terminé, James vérifie chaque exigence par rapport au document finalisé et la classe comme conforme, partielle, manquante ou nécessitant une clarification. Une mention n'est pas une réponse, et James ne déclarera pas un document terminé tant qu'une lacune reste ouverte.
En savoir plus →Voyez qui a fait quoi
Chaque fichier créé, déplacé, partagé ou supprimé, chaque commentaire et chaque changement d'accès est consigné, avec la personne qui l'a fait et le moment. Vous voyez aussi qui travaille sur quel bid et combien de temps cela prend : vous pilotez l'équipe sur des faits.
En savoir plus →Knowledge Hub
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, rédige à partir de vos bids passés, de vos politiques, de vos CV et de vos certificats. Pas de bibliothèque de questions-réponses à construire d'abord, et chaque réponse montre d'où elle vient.
En savoir plus →Remplit tout fichier envoyé par l'acheteur
Déclarations, formulaires fournisseur, fiches de données : des formulaires Word et PDF pleins de tableaux, de cases à cocher et de cases dessinées sur la page. James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, les remplit dans le fichier de l'acheteur, à partir des documents de votre entreprise. Le même fichier en retour, prêt à être envoyé.
En savoir plus →Questions fréquentes
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, travaille dans le cadre de six garde-fous sur chaque tâche : vos sources, vos accès, votre instruction, vos règles, vérifié avant « terminé », et chaque action consignée. Ils s'appliquent aussi bien aux réponses qu'aux synthèses, contrats, présentations, formulaires, attributions de tâches et relances.
Non. Ils s'appliquent à tout ce que fait James : synthétiser un dossier d'appel d'offres, rédiger un contrat ou une lettre d'accompagnement, construire une présentation, remplir un formulaire, attribuer du travail, relancer des collègues et mettre à jour les champs du bid.
Pas sans que vous le demandiez. Quand vous joignez des fichiers ou des dossiers, James n'utilise que ceux-là comme sources et pose la question au lieu d'inventer quand la réponse n'y est pas. Vous pouvez élargir le périmètre pour une demande en nommant un fichier ou en lui demandant de chercher dans le projet.
Non. James travaille avec les droits d'accès de la personne qui a fait la demande, et quand il attribue du travail ou mentionne des collègues, il n'implique que des personnes qui peuvent déjà ouvrir ce fichier et qui font partie du projet.
Non. Chaque modification de James doit s'appuyer sur l'instruction d'une personne, vérifiée avant la modification. Quand vous lui demandez de vérifier quelque chose, il vérifie seulement. Une réponse courte comme « oui » à l'une de ses propositions compte comme une instruction.
James vérifie son travail par rapport à ce qu'il devait couvrir avant de le déclarer terminé, et signale les marqueurs oubliés. Pour une réponse à un bid, chaque exigence est évaluée, et James ne peut pas la déclarer terminée tant qu'un élément est partiel, manquant ou en attente d'une décision.