Bibliothèque de workflows
Partez de notre configuration. Changez tout, sans code.
Des configurations prêtes à l'emploi pour les appels d'offres publics, les RFP privés, les questionnaires de sécurité, les DDQ et plus encore. Copiez-en une dans votre Workspace en un clic, puis faites-la vôtre.
Les meilleures équipes bid savent déjà comment se déroule une bonne réponse à un appel d'offres. La bibliothèque met ce savoir entre vos mains sous la forme d'une configuration opérationnelle, qui est à vous dès que vous la copiez.
01 · CONFIGURATION
Que contient une configuration ?
Une configuration, c'est la façon dont les équipes bid expérimentées conduisent ce type de bid, prête à l'emploi. Trois choses lui donnent sa valeur :
La façon dont le bid est organisé dès le premier jour : où va le dossier d'appel d'offres, où les réponses sont rédigées, ce que l'équipe suit et quand.
Ce que font les bonnes équipes bid pour ce type de bid, par exemple suivre l'échéance des questions de clarification dès le premier jour d'un appel d'offres public, ou relier chaque réponse de sécurité à sa preuve.
Le cœur de chaque configuration : des instructions pas à pas que James exécute pour vous, comme « analyser l'appel d'offres et rédiger notre brief bid/no-bid », « rédiger les questions de clarification » ou « vérifier chaque exigence avant la remise de l'offre ».
Tout ce qui se trouve dessous, les dossiers et les informations avec lesquelles James et votre équipe travaillent, est déjà en place : votre équipe n'a donc pas à s'en soucier.
Le même bid, une vue par personne
- Chaque section et son responsable
- Échéances et validations
- Notes de go ou no-go
02 · CATALOGUE
Catalogue de départ
Choisissez la configuration la plus proche de votre bid. Chacune est un point de départ, pas une règle, et chaque configuration est fournie avec ses workflows.
Configurations générales
Une pour chaque type de bid.
Appel d'offres simple
Pour un appel d'offres court avec un seul livrable et une échéance serrée. Une structure légère qui mène l'équipe du dossier d'appel d'offres à la réponse en jours, pas en semaines.
Workflows inclus
- Synthèse de l'appel d'offres
- Rédiger les réponses
- Vérifier chaque exigence avant la remise de l'offre
Appel d'offres complexe
Pour un appel d'offres important avec des lots, de nombreuses annexes, un tour de clarification et plusieurs contributeurs. Conçue pour répartir le travail, suivre qui fait quoi et garder chaque exigence en vue.
Workflows inclus
- Brief bid/no-bid
- Exigences et questions de clarification
- Attribuer et relancer
- Vérifier chaque exigence avant la remise de l'offre
Questionnaire
Pour tout questionnaire : sécurité, ESG, fournisseurs ou DDQ. Conçue autour des questions, avec des réponses tirées de vos propres documents, et le fichier de l'acheteur rempli à la fin.
Workflows inclus
- Répondre à partir de vos documents
- Lister les questions ouvertes et leurs responsables
- Remplir le fichier de l'acheteur
Formulaires à remplir
Pour un ensemble de formulaires envoyés par l'acheteur : déclarations, bordereaux de prix, informations sur l'entreprise. Conçue pour remplir chaque formulaire sur place et s'assurer qu'aucun n'est oublié.
Workflows inclus
- Remplir chaque formulaire à partir des données de l'entreprise
- Lister ce qui manque
- Contrôle final avant la remise de l'offre
Configurations spécialisées
Chacune est conçue pour un type de bid précis.
Appel d'offres public (style UE, belge, néerlandais)
Conçue autour de la procédure : tour de clarification, critères d'attribution, lots et remise de l'offre. Les échéances de clarification sont suivies dès le premier jour, et les réponses sont rédigées au regard des critères d'attribution.
Workflows inclus
- Brief bid/no-bid
- Analyse des critères d'attribution
- Questions de clarification
- Vérifier chaque exigence avant la remise de l'offre
RFP privé
Conçue autour de l'affaire : contexte du compte, tours de questions-réponses, et chiffrage tenu à part des réponses. Les thèmes gagnants sont arrêtés avant que quiconque ne rédige.
Workflows inclus
- Synthèse du RFP et thèmes gagnants
- Rédiger les réponses à partir des offres passées
- Synthèse pour la direction
Questionnaire de sécurité
Conçue autour des preuves : chaque réponse reliée à une politique, un certificat ou un rapport, et vérifiée par un relecteur sécurité.
Workflows inclus
- Répondre à partir de vos politiques de sécurité
- Liste des preuves à fournir
- Contrôle de cohérence avec les questionnaires passés
Questionnaire de due diligence (DDQ)
Conçue autour des sections du DDQ et de ses demandes de documents, avec un contrôle juridique des réponses sensibles.
Workflows inclus
- Répondre à partir des documents de l'entreprise
- Suivi des demandes de documents
- Liste de relecture juridique
Questionnaire ESG
Conçue autour du référentiel et de l'année de reporting, avec des preuves pour chaque affirmation.
Workflows inclus
- Répondre à partir des politiques et rapports ESG
- Liste des preuves manquantes
PQQ / sélection des fournisseurs
Conçue autour des critères éliminatoires : certificats et documents de l'entreprise prêts à joindre, rien d'oublié.
Workflows inclus
- Contrôle des critères de sélection
- Contrôle de l'expiration des certificats
- Remplir le formulaire de l'acheteur
Marché subséquent sur accord-cadre
Légère et rapide : un brief court, une échéance courte, et des réponses réutilisées de l'offre sur l'accord-cadre.
Workflows inclus
- Synthèse du marché subséquent
- Réutiliser les réponses de l'offre sur l'accord-cadre
03 · COPIER ET MODIFIER
Comment ça marche
Parcourir. Un administrateur ouvre la bibliothèque et prévisualise une configuration : sa structure et ses workflows.
Copier. Un clic copie la configuration dans votre Workspace. Elle est désormais la vôtre, pas un lien vers la nôtre.
Modifier. Ajustez la structure, modifiez un workflow ou écrivez le vôtre. Pas de code, pas de ticket à nous adresser.
Aucune configuration ne convient ? Sautez la bibliothèque : expliquez votre processus à James et il crée la structure et les workflows pour vous.
Les nouveaux projets de ce type de bid démarrent alors à partir de votre version, et James exécute vos workflows quand vous le lui demandez.
04 · DEUX POINTS DE DÉPART
Deux façons de démarrer, toutes deux rapides
La plupart des outils de bid vous imposent un processus figé et demandent à votre équipe de s'y adapter. Avec SEQUESTO, vous n'entrez jamais dans notre moule. Vous démarrez de l'une de deux façons :
Choisissez celle qui se rapproche le plus de votre bid, copiez-la et adaptez-la.
Expliquez à James comment travaille votre équipe : vos étapes, ce que vous suivez, les documents que vous produisez toujours, les étapes que vous suivez pour chaque type de bid. James crée la structure et les workflows pour vous. Vous les relisez, modifiez ce que vous voulez et vous démarrez.
Partir d'une page blanche ne veut pas dire des semaines d'ateliers. Décrivez votre processus au fil d'une conversation, et votre équipe peut travailler dedans le jour même.
Avant
- Les étapes de l'outil décident de la façon dont votre bid se déroule.
- Un DDQ est forcé dans le même moule qu'un appel d'offres public.
- Changer la façon dont le bid se déroule passe par une demande à l'éditeur.
Avec SEQUESTO
- Votre structure, vos bonnes pratiques, vos workflows.
- Une configuration différente pour chaque type de bid : appel d'offres public, DDQ, questionnaire de sécurité.
- Les modifications sont faites par votre propre administrateur, sans code.
SEQUESTO s'adapte au processus bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows personnalisés, sans code.
05 · PREMIER BID
Un exemple concret : de la bibliothèque au premier bid
Une société de services IT répond à des appels d'offres publics belges, en français et en néerlandais. Sa bid manager copie la configuration « Appel d'offres complexe ».
Le bid manager renomme « Clarifications » en « Questions / Vragen », car les appels d'offres fédéraux belges sont publiés dans les deux langues, et adapte le workflow bid/no-bid : « Lire l'appel d'offres, renseigner notre brief bid/no-bid en français, signaler chaque exigence sur l'ISO 27001 et l'hébergement des données. »
L'appel d'offres suivant arrive. Un nouveau projet s'ouvre avec sa structure.
James exécute son workflow bid/no-bid, puis le workflow des questions de clarification, et liste 140 exigences pour l'équipe. L'équipe commence à répondre dès le premier jour.
Fonctionnalités associées
S'adapte à la façon de travailler de votre entreprise
SEQUESTO s'adapte au processus de bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows sur mesure, sans code.
En savoir plus →SEQUESTO aOS
Le SEQUESTO aOS réunit huit couches dans un seul système gouverné pour les appels d'offres, les questionnaires et le travail sur documents structurés.
En savoir plus →Exigences et questions de clarification
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, transforme les exigences et les questions de l'acheteur en éléments structurés construits à partir de vos propres modèles.
En savoir plus →Analyser et qualifier
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, lit chaque fichier du dossier d'appel d'offres et vous dit ce qui est demandé, pour quand, comment c'est noté et où sont les risques.
En savoir plus →Jamais « terminé » tant que tout n'est pas couvert
Avant qu'un bid soit marqué comme terminé, James vérifie chaque exigence par rapport au document finalisé et la classe comme conforme, partielle, manquante ou nécessitant une clarification.
En savoir plus →Vos rapports, dans votre format
Le dossier du conseil d'administration, l'e-mail mensuel sur le pipeline, le taux de réussite par business unit : construisez-les dans SEQUESTO.
En savoir plus →Questions fréquentes
La bibliothèque de workflows est un catalogue de configurations prêtes à l'emploi pour chaque type de bid : appels d'offres publics, RFP privés, questionnaires de sécurité, DDQ et plus encore. Chaque configuration apporte une structure éprouvée, les bonnes pratiques propres à ce type de bid, et des workflows que James exécute pour vous, comme un brief bid/no-bid ou le contrôle de chaque exigence avant la remise de l'offre. Un administrateur en copie une dans le Workspace en un clic, puis l'adapte à l'équipe. Aucun code n'est nécessaire, à aucune étape.
Oui. Expliquez à James comment travaille votre équipe, avec vos propres mots, et il crée la structure et les workflows pour vous. Vous les relisez et les ajustez, et votre équipe peut démarrer le jour même. Pas d'ateliers, pas de consultants.
Oui. Une configuration copiée est la vôtre. Vous pouvez ajuster la structure, modifier les workflows ou écrire les vôtres. SEQUESTO s'adapte au processus bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows personnalisés, sans code. Les modifications sont faites par votre administrateur, pas par nous.
Oui. Un appel d'offres public, un DDQ et un questionnaire de sécurité peuvent chacun avoir leur propre configuration et leurs workflows. Beaucoup d'équipes gardent une configuration par type de bid, si bien qu'un nouveau projet démarre toujours avec la bonne structure et les bons workflows.
Oui, et il suit votre manière de décider. James lit l'appel d'offres, résume le périmètre, les dates clés, les critères d'attribution et les risques, puis renseigne votre brief bid/no-bid en suivant le workflow que votre équipe a rédigé. Un champ que vous définissez enregistre la décision. C'est vous qui décidez de ce que contient le brief.
Non. Copier une configuration crée votre propre version, pas un lien. Les modifications ultérieures dans la bibliothèque n'écrasent pas ce que vous avez adapté. Vous décidez quand, et si, vous adoptez une nouveauté.
Les administrateurs du Workspace. Ils prévisualisent une configuration et la copient dans le Workspace de l'entreprise. Ensuite, la configuration se comporte comme n'importe quelle autre partie de votre Workspace, avec les mêmes autorisations que votre équipe utilise déjà.