Uniquement dans SEQUESTO · Tout utilisateur
S'adapte à la façon de travailler de chaque personne du bid. Pas seulement du bid manager.
Un bid, c'est un bid manager et une douzaine de personnes qui ouvrent l'outil deux fois par mois. SEQUESTO s'adapte à chacune : James travaille dans le rôle que votre entreprise a défini pour elle, retient sa façon de travailler, écrit dans sa langue et ne lui montre que ce qu'elle peut voir.
Un bid n'avance que si les personnes qui connaissent les réponses peuvent contribuer sans apprendre un nouvel outil. Chacune travaille à sa façon, et chaque réponse reste dans le bid.
EXPERTS
Pourquoi les experts ne se connectent-ils jamais ?
La plupart des outils de bid sont conçus pour ceux qui y vivent. Tous les autres reçoivent un identifiant qu'ils oublient, un écran plein de choses qui ne sont pas les leurs, et une IA qui répond au responsable sécurité exactement comme au directeur commercial. Le bid manager retourne donc à l'e-mail : « Pouvez-vous vérifier la question 48 d'ici jeudi ? »
01
Des réponses qui arrivent hors dossier
Les réponses arrivent quand même en retard, dans le mauvais format et hors de l'outil, donc hors dossier.
02
Demandez à James, puis passez à autre chose
SEQUESTO part de l'autre bout. Vos experts n'apprennent pas un nouvel outil. Ils demandent à James, commentent dans le document et retournent à leur journée. Chacun voit son propre travail, et James s'adapte à chaque personne.
Avant / Avec SEQUESTO
| Avant | Avec SEQUESTO |
|---|---|
| Une seule IA, un seul ton, pour tout le monde | James travaille dans le rôle défini par votre entreprise : rédacteur d'offres, relecteur sécurité, contrôle juridique |
| Des experts qui ouvrent tout l'appel d'offres pour trouver leurs quatre questions | Leur tableau de bord personnel : ce qui leur est attribué, sur tous les bids |
| Répéter « soyez concis, utilisez nos termes » à chaque demande | James retient les préférences de chacun, pour tous ses bids ou pour un seul bid |
| L'expert écrit en anglais, l'appel d'offres est en néerlandais | Vous répondez dans votre langue, James écrit dans celle de l'acheteur |
| Des réponses par e-mail, hors dossier | Des réponses dans le bid, consignées |
PERSONAS
Chaque personne reçoit des réponses adaptées à son rôle, dès la première demande
Un responsable sécurité, un responsable commercial et un juriste n'ont pas besoin de la même réponse à la même question. Sans aide, chacun réécrit ce que l'IA lui a donné, ou le bid manager le fait à sa place, la veille de l'échéance. Et l'expert occasionnel, qui ouvre SEQUESTO deux fois par mois, ne sait pas comment le demander à l'IA.
01
Une persona par rôle
Les personas règlent cela une fois pour toutes. Votre entreprise définit une persona pour chaque type d'utilisateur, et elle affine la manière dont James travaille pour ce rôle : le ton, la longueur, ce qu'il faut mettre en avant, ce qu'il faut éviter et quelles sources utiliser. Le responsable sécurité obtient des réponses qui citent le périmètre du certificat et ne s'engagent jamais sur une date. Le responsable commercial obtient des réponses plus courtes, qui partent du résultat obtenu par le client. Le juridique voit signalé chaque écart par rapport aux conditions de l'acheteur.
02
Un premier brouillon exploitable
Résultat : chaque contributeur obtient un premier brouillon exploitable du premier coup, sans apprendre à rédiger un prompt. Les réponses de douze personnes différentes sonnent comme celles d'une seule entreprise. Et le savoir-faire de votre meilleur relecteur profite à tous, sur chaque bid.
03
Les règles de l'entreprise d'abord
Les règles de l'entreprise passent toujours en premier. Une persona vient par-dessus, puis les préférences de chaque personne. Quand deux règles se contredisent, James suit la plus haute et le dit. Voir James, votre agent IA pour les bids.
MÉMOIRE
Dites-le une fois. James s'en souvient.
Rien ne fait perdre plus de temps avec une IA que de se répéter : « utilisez des listes à puces », « c'est NordFlow, pas “la plateforme” », « moins de 200 mots ». Chaque personne a sa propre mémoire avec James : elle le dit une fois, et chaque réponse suivante arrive comme elle le souhaite. Moins de retouches, moins de réécritures, et l'expert qui revient un mois plus tard reprend là où il s'était arrêté.
James retient à deux niveaux :
01
Pour tous vos bids
« Je préfère les listes à puces. » « Utilisez toujours l'orthographe britannique. » « Notre produit s'appelle NordFlow, jamais “la plateforme”. » Votre façon de travailler vous suit dans chaque bid.
02
Pour un seul bid
« Dans cet appel d'offres, l'acheteur se désigne comme “l'Autorité”. » « Gardez mes réponses sous 200 mots ici. » James respecte la formulation et les limites de cet acheteur, et elles ne passent pas dans votre bid suivant, qui repart de zéro.
03
Mémoire personnelle
Votre mémoire est la vôtre : vos collègues ont la leur, et vous pouvez voir et modifier à tout moment ce dont James se souvient.
LANGUE
Leur langue, celle de l'acheteur
Un expert finlandais répond en finnois. Un responsable de site allemand écrit en allemand.
01
James écrit dans la langue de l'acheteur
James rédige la réponse dans la langue de l'appel d'offres, à partir de sources dans n'importe quelle langue, et conserve les faits de l'expert intacts.
02
Personne ne traduit sa réponse
Personne n'a à traduire sa propre réponse.
TABLEAU DE BORD
Leur propre vue du travail
Chaque personne dispose de son propre tableau de bord : les documents et questions qui lui sont attribués, sur tous les bids qu'elle peut ouvrir.
01
Ouvrir, répondre, repartir
Un expert ouvre SEQUESTO, voit trois questions, y répond et repart.
02
Pas de 60 pages à faire défiler
Pas d'appel d'offres de 60 pages à faire défiler.
DROITS D'ACCÈS
Uniquement ce qu'ils peuvent voir
Les droits d'accès par dossier et par équipe s'appliquent aux personnes comme à James.
01
James ne lit que ce que vous pouvez lire
Quand James travaille pour quelqu'un, il ne lit que ce que cette personne est autorisée à lire.
02
Pas de prix par erreur
Le responsable commercial ne voit jamais le dossier des prix par erreur, et James non plus en son nom.
DOUZE PERSONNES
Un exemple : douze contributeurs sur un même appel d'offres public
Un groupe de construction et d'ingénierie répond à un appel d'offres d'accord-cadre du secteur public britannique. Le bid manager attribue des questions à douze personnes : quatre responsables de chantier, le responsable sécurité, le DPO, les RH, le juridique et quatre responsables commerciaux.
01
Responsables de chantier
Les responsables de chantier répondent depuis leur propre tableau de bord, en anglais et en polonais.
02
Responsable sécurité
Le responsable sécurité travaille avec la persona de relecteur sécurité, si bien que chaque réponse cite le périmètre ISO 27001.
03
Juridique
Le juridique vérifie les conditions contractuelles de l'acheteur avec la persona juridique.
04
James et le bid manager
James rédige tout, en anglais, dans le formulaire de réponse de l'acheteur.
Deux jours avant l'échéance, le bid manager voit quelles questions restent ouvertes et qui en est responsable, sans envoyer un seul e-mail.
QUATRE ÉTAPES
Comment ça marche
Définissez les rôles une fois : des personas pour les types de personnes qui travaillent sur vos bids.
01
La bonne personne
Attribuez chaque question ou document à la personne qui connaît la réponse.
02
Chacun travaille à sa façon
Son tableau de bord, sa langue, ses préférences, James dans son rôle.
03
Tout reste dans le bid
Tout reste dans le bid, consigné, prêt pour la relecture.
Fonctionnalités associées
James, votre agent IA pour les bids
De la première lecture du dossier de l'appel d'offres au fichier final, James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, décharge le bid manager : synthèses, brouillons, contrats, formulaires, attributions de tâches et relances. Vous dirigez, il fait le travail, sur plusieurs tâches à la fois.
En savoir plus →Collaborer et relire
Affectez chaque question à l'expert qui connaît la réponse. Rédigez, commentez, relisez et validez dans les mêmes documents partagés, avec James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, qui travaille à vos côtés.
En savoir plus →Voyez qui a fait quoi
Chaque fichier créé, déplacé, partagé ou supprimé, chaque commentaire et chaque changement d'accès est consigné, avec la personne qui l'a fait et le moment. Vous voyez aussi qui travaille sur quel bid et combien de temps cela prend : vous pilotez l'équipe sur des faits.
En savoir plus →Remplit tout fichier envoyé par l'acheteur
Déclarations, formulaires fournisseur, fiches de données : des formulaires Word et PDF pleins de tableaux, de cases à cocher et de cases dessinées sur la page. James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, les remplit dans le fichier de l'acheteur, à partir des documents de votre entreprise. Le même fichier en retour, prêt à être envoyé.
En savoir plus →S'adapte à la façon de travailler de votre entreprise
SEQUESTO s'adapte au processus de bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows sur mesure, sans code. Un appel d'offres public, un DDQ et un questionnaire de sécurité peuvent chacun se dérouler comme votre équipe les mène déjà.
En savoir plus →Security & Governance
Vos bids contiennent des prix, des CV et des noms de clients, et une douzaine de personnes y travaillent, avec une IA à leurs côtés. SEQUESTO vous permet de décider qui voit quoi, de contrôler ce que James peut faire, de voir qui a fait quoi et de savoir où en est chaque bid.
En savoir plus →Questions fréquentes
C'est précisément pour cela qu'il a été conçu. SEQUESTO s'adapte à chaque personne du bid, du bid manager à l'expert occasionnel : son rôle, ses préférences, sa langue et sa propre vue du travail. Un expert ouvre son tableau de bord, répond aux questions qui lui sont attribuées et repart.
Un rôle que votre entreprise définit pour James, comme rédacteur d'offres, relecteur sécurité ou contrôle juridique, afin que chaque contributeur reçoive des réponses adaptées à son rôle sans rédiger de prompt. Il affine la manière dont James répond à ce type d'utilisateur : ce qu'il faut mettre en avant, ce qu'il faut éviter, quelles sources utiliser. Les règles de l'entreprise passent toujours en premier.
Oui. James rédige la réponse dans la langue de l'appel d'offres à partir de sources dans n'importe quelle langue : un expert peut donc répondre dans sa propre langue, et l'acheteur reçoit tout de même la langue qu'il a demandée.
Oui, pour que personne n'ait à se répéter. Chaque personne a sa propre mémoire avec James, à deux niveaux. Les préférences valables pour tous vos bids, comme les listes à puces ou la terminologie de votre équipe, s'appliquent à chaque bid sur lequel vous travaillez. Les préférences propres à un bid, comme la formulation de l'acheteur ou une limite de mots, restent attachées à ce seul bid et ne passent donc jamais au suivant. Vous pouvez voir et modifier à tout moment ce dont James se souvient.
Non. Les droits d'accès par dossier et par équipe s'appliquent aussi à James. Quand il travaille pour quelqu'un, il ne lit que ce que cette personne est autorisée à lire.