Uniquement dans SEQUESTO · James
James. L'assistant à vos côtés pendant tout le bid.
De la première lecture du dossier de l'appel d'offres au fichier final, James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, décharge le bid manager : synthèses, brouillons, contrats, formulaires, attributions de tâches et relances. Vous dirigez, il fait le travail, sur plusieurs tâches à la fois.
L'essentiel d'un bid, ce n'est pas répondre à des questions. James le prend en charge, sur plusieurs tâches à la fois, selon vos règles, pendant que les décisions restent à votre équipe.
TOUT LE BID
Plus que répondre aux questions
La plupart des outils IA pour les bids font une seule chose : répondre aux questions d'un questionnaire. C'est peut-être un tiers de la semaine d'un bid manager. Le reste, c'est lire, décider, organiser les personnes, les relancer, vérifier ce qu'elles ont envoyé, rédiger tout ce qui n'est pas une question et soigner les fichiers finaux.
James aide sur tout cela.
01
Dans le bid
Il travaille dans le bid, sur les mêmes documents, tableaux et fichiers que votre équipe, et sait qui travaille sur quoi.
02
Langage courant
Demandez en langage courant, comme à un collègue.
Avant / Avec SEQUESTO
| Avant | Avec SEQUESTO |
|---|---|
| Une IA qui répond aux questions, et un bid manager qui fait tout le reste | Un assistant pour tout le bid : lire, rédiger, organiser, relancer, vérifier |
| Lire 300 pages pour briefer l'équipe | La synthèse de James sur le périmètre, les dates, les critères d'attribution et les risques en quelques minutes |
| Attribuer 200 questions à la main, puis relancer par e-mail | James les attribue aux bonnes personnes et relance dans le bid |
| Ouvrir la réponse de chaque expert pour voir si elle est terminée | James vérifie ce qui est revenu et vous dit ce qui reste ouvert |
| Contrats, lettres d'accompagnement et synthèses rédigés en dernier, la nuit | Rédigés par James à partir de vos propres documents, pour que vous les relisiez |
PÉRIMÈTRE
Ce que James fait tout au long d'un bid
01
Avant de décider de répondre
Lire tout le dossier de l'appel d'offres et en synthétiser le périmètre, les dates clés, les critères d'attribution, les lots et les risques.
Rechercher sur le web l'acheteur et le contexte.
Rédiger la note de bid/no-bid, selon le workflow de votre équipe.
Remplir les champs du bid à partir de ce qu'a écrit l'acheteur : échéance, montant du contrat, lots, acheteur.
02
Organiser le bid
Transformer l'appel d'offres en travail : chaque exigence, question et clarification comme un élément dans le format de votre équipe.
Attribuer chaque question ou section à la bonne personne, et la prévenir.
Rédiger les questions de clarification pour l'acheteur.
03
Tout rédiger, pas seulement les réponses
Des réponses et des méthodologies, à partir de vos bids passés, de vos politiques, de vos CV et de vos certificats, avec les sources affichées.
La synthèse, la lettre d'accompagnement et le contrat : un projet de contrat, ou la liste des écarts par rapport aux conditions de l'acheteur pour examen par le juridique.
Des CV et des références adaptés aux critères de l'acheteur.
La présentation du bid, construite à partir de votre modèle.
Dans la langue de l'appel d'offres, même à partir de sources dans une autre langue.
04
Relancer les personnes
Vérifier ce que chaque personne a remis, et ce qui est encore vide, partiel ou en attente.
Laisser un commentaire dans le bid aux personnes qui doivent encore une réponse, pour qu'elles soient prévenues.
Mettre à jour les statuts au fil du travail, pour que toute l'équipe voie où en est le bid.
05
Soigner les fichiers
Remplir les fichiers de l'acheteur : Excel verrouillé, formulaires Word, formulaires PDF, modèles PowerPoint.
Vérifier chaque exigence avant que quoi que ce soit soit déclaré terminé, et lister les manques.
Exporter les documents finaux en Word ou en PDF dans le modèle de votre entreprise.
ORCHESTRATION
Vous dirigez. James fait le travail, sur plusieurs tâches à la fois.
La plupart des outils IA fonctionnent comme un chat : vous posez une question, vous attendez, vous copiez la réponse quelque part, puis vous posez la suivante. Vous faites toujours le travail, un prompt à la fois.
01
Plusieurs tâches à la fois
Dans SEQUESTO, vous dirigez le bid et James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, fait le travail : autant de tâches à la fois que le bid l'exige, dans l'ordre que suit votre processus.
02
Une tâche par conversation
Donnez à James une tâche par conversation et lancez la suivante pendant qu'il travaille : synthétiser le dossier dans l'une, attribuer les questions dans une autre, rédiger la lettre d'accompagnement dans une troisième.
03
Des workflows que votre équipe peut lancer
Vous vérifiez chaque résultat à mesure qu'il arrive, et vous enregistrez les séquences qui fonctionnent sous forme de workflows que toute votre équipe peut lancer.
EXEMPLE CONCRET
La semaine d'un bid manager avec James
01
Lundi
L'appel d'offres d'un opérateur ferroviaire polonais pour un logiciel de billetterie arrive. James synthétise le dossier, remplit les champs du bid et rédige la note de bid/no-bid selon le workflow de l'équipe. La décision est prise à 11 h.
02
Mardi
James extrait les 180 exigences, attribue les exigences techniques à quatre experts et les questions RH aux RH, et rédige les questions de clarification.
03
Mercredi
James rédige la méthodologie et la synthèse à partir du bid de l'an dernier, adapte trois CV et liste pour le juridique les écarts par rapport au contrat de l'acheteur.
04
Jeudi
« Qu'est-ce qui reste ouvert ? » James vérifie les sections des experts : 31 terminées, 6 partielles, 4 vides. Il laisse un commentaire aux deux personnes qui n'ont pas commencé.
05
Vendredi
James remplit les formulaires Excel et Word de l'acheteur, vérifie chaque exigence et liste deux points qui demandent une décision. Le bid manager relit, décide et exporte les fichiers finaux.
CONTRÔLE HUMAIN
Vous gardez la main
01
Vos règles
Les règles de l'entreprise, de la persona, du projet et les règles personnelles s'appliquent à tout ce que fait James. Les règles de l'entreprise l'emportent, et il demande avant d'aller à leur encontre. Plus de détails ci-dessous.
02
Votre instruction
James ne modifie un document que sur l'instruction d'une personne, vérifiée avant la modification. Demandez une relecture, il relit.
03
Vos accès
Il ne lit que ce que la personne qui demande est autorisée à lire. Voir qui voit et modifie quoi.
04
Votre décision
James prépare ; votre équipe décide de ce qui est envoyé.
RÈGLES
Vos règles, à quatre niveaux. James demande avant d'en enfreindre une.
La plupart des outils IA traitent vos instructions comme des suggestions. Vous dites « ne nommez jamais les sous-traitants » ou « écrivez toujours en néerlandais soutenu », et trois réponses plus tard la règle a disparu. James vérifie chaque action par rapport à vos règles avant d'écrire, et elles s'appliquent à tout ce qu'il fait, pas seulement aux réponses.
01
Quatre niveaux
Niveau Ce qu'il contient Exemple 1. Entreprise Les règles pour tous, le glossaire de l'entreprise et le contexte de l'entreprise « Ne jamais nommer les sous-traitants. Toujours écrire “certifié ISO 27001”, jamais “conforme”. » 2. Persona Ton, public, style et longueur pour un type de lecteur « Secteur public, néerlandais soutenu, court et précis. » 3. Projet Les détails et les règles du projet « Cet acheteur limite les réponses à 300 mots. » 4. Utilisateur Les préférences de chaque personne « Je préfère les listes à puces dans les brouillons. » 02
Le niveau supérieur l'emporte
Quand deux règles se contredisent, le niveau supérieur l'emporte sur ce point uniquement, et James vous dit quelle règle il a appliquée. Les règles de l'entreprise passent toujours en premier.
03
James demande avant d'enfreindre une règle
Quand une demande irait à l'encontre d'une règle, il n'obéit pas en silence et ne refuse pas en silence. Il nomme la règle et vous propose des options : A) continuer quand même, B) l'alternative qui respecte la règle, C) autre chose. Votre réponse, même un simple « B », est l'instruction. Un texte déjà présent dans un document qui enfreint une règle est signalé, pas réécrit.
Par exemple, la règle de votre entreprise dit « Ne jamais nommer les sous-traitants dans un bid ». Un bid manager demande à James d'ajouter le partenaire d'installation NordKabel à la section sur la livraison. James cite la règle et propose : A) nommer NordKabel quand même, B) écrire « livré par un partenaire d'installation agréé », C) laisser tel quel. Le bid manager répond « B », et James écrit cela, et seulement cela.
Fonctionnalités associées
Analyser et qualifier
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, lit chaque fichier du dossier d'appel d'offres et vous dit ce qui est demandé, pour quand, comment c'est noté et où sont les risques. Puis il vous aide à le qualifier : cet appel d'offres vaut-il les trois prochaines semaines de votre équipe ? Le résultat suit le format propre à votre équipe, il s'intègre donc à votre façon de décider.
En savoir plus →Exigences et questions de clarification
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, transforme les exigences et les questions de l'acheteur en éléments structurés construits à partir de vos propres modèles. Les points peu clairs deviennent des questions de clarification que vous pouvez envoyer avant la date limite de questions-réponses de l'acheteur.
En savoir plus →Rédiger les réponses
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, rédige chaque réponse à partir de vos bids passés, politiques, CV et certificats. Il suit les règles de votre entreprise, écrit dans la langue de l'appel d'offres et vous dit d'où vient chaque réponse.
En savoir plus →Collaborer et relire
Affectez chaque question à l'expert qui connaît la réponse. Rédigez, commentez, relisez et validez dans les mêmes documents partagés, avec James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, qui travaille à vos côtés.
En savoir plus →Remplit tout fichier envoyé par l'acheteur
Déclarations, formulaires fournisseur, fiches de données : des formulaires Word et PDF pleins de tableaux, de cases à cocher et de cases dessinées sur la page. James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, les remplit dans le fichier de l'acheteur, à partir des documents de votre entreprise. Le même fichier en retour, prêt à être envoyé.
En savoir plus →Jamais « terminé » tant que tout n'est pas couvert
Avant qu'un bid soit marqué comme terminé, James vérifie chaque exigence par rapport au document finalisé et la classe comme conforme, partielle, manquante ou nécessitant une clarification. Une mention n'est pas une réponse, et James ne déclarera pas un document terminé tant qu'une lacune reste ouverte.
En savoir plus →Questions fréquentes
James est l'agent IA de SEQUESTO pour les bids : un assistant aux côtés du bid manager pendant tout le bid, de la première lecture de l'appel d'offres au fichier final. Il synthétise, rédige, remplit les formulaires, attribue le travail, relance les personnes et vérifie que chaque exigence est couverte.
Non. Répondre aux questions n'est qu'une partie de son travail. James synthétise aussi l'appel d'offres, rédige des notes de bid/no-bid, des lettres d'accompagnement, des synthèses et des contrats, adapte des CV, construit des présentations, attribue du travail à des collègues, relance sur ce qui manque et remplit les fichiers de l'acheteur.
Oui. James attribue des questions ou des sections à des collègues nommés, qui sont prévenus dans SEQUESTO. Plus tard, il vérifie ce que chacun a remis, vous dit ce qui reste ouvert et qui en est chargé, et laisse un commentaire aux personnes qui doivent encore une réponse.
Oui. James rédige des documents contractuels à partir de vos propres modèles et de vos contrats passés, et liste les écarts entre les conditions de l'acheteur et votre position standard pour que votre équipe juridique les examine.
Oui. SEQUESTO remplit les formulaires les plus complexes de l'acheteur dans leur propre fichier, pas seulement les questionnaires : formulaires Word et PDF avec tableaux, cases à cocher et cases de validation, PDF non interactifs avec cases dessinées, feuilles Excel verrouillées et modèles PowerPoint.
Oui. Dans SEQUESTO, vous dirigez le bid et James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, fait le travail : autant de tâches à la fois que le bid l'exige, dans l'ordre que suit votre processus. Lancez chaque tâche dans sa propre conversation ; James les traite en parallèle et écrit chaque résultat dans le bid.
Oui. James suit des règles définies à quatre niveaux : entreprise, persona, projet et utilisateur. Les règles de l'entreprise l'emportent, et James vérifie chaque action par rapport aux règles applicables avant d'écrire.
Le niveau supérieur l'emporte : entreprise avant persona, persona avant projet, projet avant utilisateur. James applique la règle supérieure sur ce point uniquement, conserve le reste et vous dit quelle règle il a appliquée.
James nomme la règle, explique le conflit et propose des options : continuer quand même, l'alternative qui respecte la règle, ou autre chose. Puis il attend votre réponse. Une réponse courte comme « B » suffit.
Une persona définit la façon dont James écrit pour un type de lecteur, par exemple « secteur public, néerlandais soutenu » ou « Mittelstand allemand, technique ». Vous l'appliquez par projet. Ses règles de ton, de style et de longueur s'appliquent à toute la réponse, et une persona ne peut pas passer outre les règles de l'entreprise.