Dans un bid · Sur l'ensemble de vos bids
Suivez le travail dans chaque bid et rendez compte sur tous à la fois
Dans un bid, voyez chaque question et chaque section passer du brouillon à la relecture terminée. Sur l'ensemble de vos bids, les tableaux de bord montrent votre pipeline, vos échéances et votre taux de réussite, construits exactement sur ce dont vous voulez rendre compte.
Un bid manager et un head of bids ne posent pas les mêmes questions : chacun trouve donc sa réponse au même endroit, et chaque graphique ouvre les bids qui le composent.
DEUX NIVEAUX
Deux types de suivi, chacun à sa place
Un bid manager et un head of bids ne posent pas les mêmes questions. « Que reste-t-il à faire sur ce bid ? » trouve sa réponse dans le bid. « Comment se porte notre pipeline ce trimestre ? » trouve sa réponse sur l'ensemble des bids. SEQUESTO sépare les deux, pour que chacun trouve sa réponse au même endroit.
01
Dans un bid
Le travail. Chaque question, exigence et section, avec son responsable et son statut, en vue tableau, chronologie ou kanban.
02
Sur l'ensemble de vos bids
Le pipeline. Des tableaux de bord avec les chiffres dont vous rendez compte : échéances, valeur, étapes, taux de réussite.
03
Votre propre tableau de bord
Chacun dispose aussi de son propre tableau de bord avec ce qui lui revient. Voir Collaborer et relire.
VUES DU BID
Dans un bid : voyez le travail avancer
Chaque question, exigence et section du bid est un élément à part entière, avec un responsable, un statut et une date d'échéance. Choisissez la vue adaptée au moment :
01
Tableau
Chaque élément en lignes, triées et filtrées, par exemple tout ce qui est encore « En attente de l'expert métier ».
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Chronologie
Les éléments placés face à leurs dates d'échéance, pour voir ce qui tombe dans la dernière semaine avant que cela ne devienne un problème.
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Kanban
Les éléments sous forme de cartes qui avancent dans vos propres étapes de relecture, du brouillon à la version finale.
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Aucun document à ouvrir
Le bid manager voit d'un coup d'œil ce qui est terminé, ce qui est en relecture et ce qui est encore vide, sans ouvrir un seul document.
TABLEAUX DE BORD
Sur l'ensemble de vos bids : des tableaux de bord sur ce dont vous rendez compte
Sur l'ensemble de vos appels d'offres, vous construisez des tableaux de bord à partir de widgets : graphiques, tableaux et chiffres isolés sur vos champs de bid, comme l'acheteur, la valeur du contrat, l'échéance, l'étape et l'issue. Rendez compte de tout ce que vous voulez voir. James renseigne la plupart de ces champs pour vous à partir de l'appel d'offres pendant l'analyse.
Vous ne partez pas d'une page blanche. SEQUESTO propose des tableaux de bord standard sur ce que les équipes bid consultent le plus, prêts à l'emploi ou à adapter :
01
Pipeline par étape
Pipeline par étape, avec la valeur à chaque étape.
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Échéances des 30 prochains jours
Échéances des 30 prochains jours, pour que trois appels d'offres qui se clôturent la même semaine soient visibles tôt.
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Taux de réussite par affaires et par valeur
Taux de réussite en nombre d'affaires et en valeur de contrat (€). Une équipe qui gagne beaucoup de petits bids et perd les gros le voit tout de suite.
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Charge de travail par bid manager
Bids ouverts par personne.
Des périodes glissantes nommées, comme « 3 derniers mois », maintiennent chaque tableau de bord à jour sans modification, et chaque graphique mène aux bids qui le composent. Pour le détail complet, voir Vos rapports, dans votre format.
CONTRIBUTEURS
Qui travaille sur quoi
Chaque action sur un bid est consignée, avec la personne qui l'a faite et le moment, y compris ce que James a fait et pour le compte de qui. Vous voyez qui a contribué à chaque bid et combien de temps chacun y a consacré. Les détails sont sur Voyez qui a fait quoi.
Avant / Avec SEQUESTO
Avant : Un tableur maître des appels d'offres, mis à jour quand quelqu'un y pense. L'avancement de chaque bid vérifié en ouvrant chaque document. Le taux de réussite trimestriel reconstruit à la main, uniquement en nombre, sans que personne puisse dire quels bids se cachent derrière le chiffre.
Avec SEQUESTO : Dans chaque bid, les vues tableau, chronologie et kanban montrent ce qui est terminé et ce qui reste ouvert. Sur l'ensemble de vos bids, les tableaux de bord montrent le pipeline, les échéances et le taux de réussite en nombre d'affaires et en valeur en €, et chaque graphique ouvre les bids qui le composent.
APPELS D'OFFRES TÉLÉCOMS
Exemple : un prestataire d'infrastructures télécoms avec 40 appels d'offres en cours
Un prestataire d'infrastructures de télécoms et d'énergie répond à environ 40 appels d'offres publics et privés à la fois, en Suède, en Norvège, en Finlande et au Danemark. Chaque bid a des champs pour le pays, la ligne de service (fibre, mobile, réseau électrique), la valeur du contrat, la date limite de remise, le bid manager et l'issue.
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Tableau de bord du pipeline du lundi
Le lundi, le head of bids ouvre le tableau de bord du pipeline.
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Remises et taux de réussite
Le widget « 30 prochains jours » montre quatre remises la même semaine. Le widget du taux de réussite affiche le taux en nombre d'affaires et en valeur de contrat sur les « 3 derniers mois », par pays.
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Accès aux bids perdus
En Norvège, le taux de réussite en valeur est inférieur à celui en nombre : le head of bids clique donc pour accéder aux bids perdus derrière le chiffre.
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Le kanban du bid manager
Le bid manager d'un appel d'offres fibre en Norvège ouvre plutôt la vue kanban du bid : 52 questions terminées, six encore en « Contribution expert métier », dont deux à rendre demain.
Questions fréquentes
Oui. Sur l'ensemble de vos bids, des tableaux de bord présentent votre pipeline, vos échéances et votre taux de réussite à partir de vos champs de bid, comme l'acheteur, la valeur, l'échéance, l'étape et l'issue. James renseigne la plupart de ces champs à partir de l'appel d'offres. Dans chaque bid, les vues tableau, chronologie et kanban montrent l'avancement de chaque question et de chaque section.
Oui. Un tableau de bord standard montre le taux de réussite en nombre d'affaires et en valeur de contrat en euros, deux lectures qui racontent souvent des histoires différentes. Des filtres et des périodes nommées comme « 3 derniers mois » maintiennent les chiffres à jour, et vous pouvez cliquer pour accéder aux bids derrière chaque graphique.
Non. SEQUESTO propose des tableaux de bord standard pour le pipeline, les échéances, le taux de réussite et la charge de travail. Utilisez-les tels quels, adaptez-les ou créez les vôtres à partir de widgets sur ce dont vous voulez rendre compte.
Ouvrez le bid. Chaque question, exigence et section a un responsable, un statut et une date d'échéance, affichés en vue tableau, chronologie ou kanban : vous voyez ce qui est terminé, ce qui est en relecture et ce qui est encore vide.
Sur l'ensemble de vos bids, un widget de tableau de bord liste les échéances des 30 prochains jours, ce qui rend visibles tôt les remises qui se chevauchent. Dans un bid, la vue chronologie place chaque élément face à sa date d'échéance. James peut lire les dates clés du dossier d'appel d'offres pendant l'analyse.
Oui. Vous voyez qui a travaillé sur chaque bid et combien de temps chacun y a consacré, ce qui permet de comparer l'effort à la taille et à la valeur de chaque bid. Activité et audit montre qui a fait quoi, étape par étape.
Oui. Un appel d'offres public, un DDQ et un questionnaire de sécurité peuvent chacun avoir leurs propres champs et étapes. Les tableaux de bord peuvent ensuite les comparer côte à côte, ou se concentrer sur un seul type.