Tout au long de votre bid · À chaque étape
Vos SME, vos relecteurs et James, dans le même document
Affectez chaque question à l'expert qui connaît la réponse. Rédigez, commentez, relisez et validez dans les mêmes documents partagés, avec James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, qui travaille à vos côtés.
Le bid cesse de voyager par e-mail : questions, commentaires, approbations et rappels restent dans le bid, dans votre ordre, avec vos statuts et vos règles.
AFFECTATION
Comment faire répondre les SME aux questions d'un bid dans les délais ?
Rendez évident ce qui leur revient.
01
Un responsable nommé par question
Dans SEQUESTO, chaque question extraite est un élément à part entière : vous pouvez l'affecter à un expert nommé, le responsable sécurité, le DPO, le responsable des opérations. Il reçoit une notification, ouvre la question, voit le brouillon de James et ses sources, et corrige ce qui doit l'être.
02
Uniquement ses propres questions
Personne n'a à lire un document de 60 pages pour trouver ses quatre questions.
03
Des commentaires sur le paragraphe exact
Laissez un commentaire sur le paragraphe exact qui demande du travail et nommez le collègue qui doit le regarder. Il est prévenu, ouvre le bid à ce paragraphe, et la discussion reste à côté du texte dont elle parle, pas dans un fil d'e-mails.
TABLEAU DE BORD
Votre propre tableau de bord : tout ce qui vous attend
Chaque personne du bid a son propre tableau de bord. Il montre ce qui lui revient sur tous les bids auxquels elle contribue : les questions qui lui sont affectées, les sections qui attendent sa relecture, les validations qu'elle doit et les échéances à venir. Un SME qui aide sur trois bids voit ses onze questions ouvertes au même endroit. Un relecteur voit exactement ce qui est prêt à relire, et rien d'autre.
01
Rien à fouiller
Personne n'a à fouiller dans les dossiers ou les e-mails pour savoir ce qu'il doit, et le bid manager n'a pas à faire circuler la liste.
02
Vues personnelle, par bid et pipeline
Votre tableau de bord personnel porte sur votre propre travail. Dans chaque bid, le bid manager voit chaque question et section avec son responsable et son statut, en vue tableau, chronologie ou kanban. Et sur l'ensemble des bids, le head of bids suit le pipeline dans des tableaux de bord, voir Suivre et rendre compte.
CO-ÉDITION
Un document partagé, avec James dans la pièce
Tous les membres du bid travaillent dans le même document : pas de versions échangées par e-mail, pas de « final_v7 ».
Chacun l'ouvre, ajoute sa part et voit ce que les autres ont fait.
01
James modifie comme n'importe qui
James travaille dans le même document. Demandez à James de resserrer un paragraphe, et la modification est visible de tous, comme n'importe quelle autre.
02
Uniquement sur votre instruction
James n'agit pas de lui-même. Chaque modification de James dans un document doit porter l'instruction de l'utilisateur lui-même, vérifiée avant la modification. Quand vous demandez seulement à James de relire, il relit et ne modifie pas.
STATUTS
Des statuts de relecture alignés sur votre processus
SEQUESTO s'adapte au processus de bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows sur mesure, sans code.
01
Les étapes que votre équipe utilise vraiment
La relecture en fait partie. Ajoutez un champ de statut à votre type de question ou de section, avec les étapes que votre équipe utilise vraiment, par exemple « Brouillon », « Vérifié par SME », « Relu par le bid manager », « Final ».
02
Filtrer pour voir ce qui attend
Filtrez n'importe quelle vue avec ce champ pour voir ce qui attend encore.
03
Pas de chaîne de relecture imposée
Il n'y a pas de chaîne de relecture imposée à laquelle se plier. Vos statuts sont les vôtres, et ils fonctionnent en vue tableau, chronologie et kanban.
APPROBATION
Validation et approbations, dans votre ordre
Certaines réponses ne peuvent pas partir avant que la bonne personne ait dit oui : le prix par la finance, les conditions contractuelles par le juridique, le bid entier par le bid director.
01
Votre propre chaîne de validation
Définissez votre chaîne de validation dans l'ordre qu'utilise votre équipe, par exemple SME, puis bid manager, puis bid director.
02
Qui a approuvé quoi, et quand
Chacun valide dans SEQUESTO, et le bid montre qui a approuvé quoi, et quand.
NOTIFICATIONS
Vos propres règles sur qui est prévenu de quoi
Personne ne devrait avoir à penser à prévenir quelqu'un d'autre. Définissez vos propres règles, et SEQUESTO envoie les notifications :
01
Quand une question est relue
Quand un relecteur marque une question comme relue, son responsable est prévenu.
02
Cinq jours avant une échéance
Quand une échéance est dans cinq jours, la personne concernée reçoit un rappel.
03
Une section vide à l'approche de la remise
Quand une section est encore vide deux jours avant la remise de l'offre, le bid manager en est informé.
04
Des règles qui suivent vos champs
Vous décidez des règles, et elles suivent vos statuts, vos champs et vos échéances.
PARTAGE SÉCURISÉ
Historique des versions, autorisations et partage sécurisé
Chaque document conserve son historique des versions. Si une modification tardive tourne mal, ouvrez une version antérieure et restaurez-la.
01
Des autorisations par fichier et par dossier
Les autorisations se définissent par fichier et par dossier, par équipe, et sont héritées des dossiers. Les prix peuvent rester du côté commercial, pendant que l'équipe technique travaille sur la note méthodologique.
02
La recherche de James les respecte
La recherche de James respecte les mêmes autorisations.
03
Les conversations partagées restent sûres
Quand vous partagez une conversation avec James, le contenu que le destinataire n'a pas le droit de lire lui est masqué.
Avant / Avec SEQUESTO
Avant : Le bid manager envoie 40 questions à six experts en pièces jointes Word. Les réponses reviennent en six versions. Les commentaires vivent dans les e-mails. Personne ne sait quel fichier est à jour, et un ancien paragraphe est collé par-dessus un paragraphe corrigé.
Avec SEQUESTO : Chaque question est affectée à son expert dans le bid. Tout le monde modifie le même document, avec des commentaires directement sur le texte. Un champ de statut montre ce qui est relu, votre chaîne de validation montre qui l'a approuvé, et vos propres règles préviennent la bonne personne au bon moment. Si quelque chose tourne mal, vous restaurez la version antérieure.
REVUE SÉCURITÉ
Exemple : un questionnaire de sécurité de 120 questions réparti entre cinq experts
Une banque belge envoie un questionnaire de sécurité et de protection des données de 120 questions dans le cadre de l'onboarding d'un fournisseur. James extrait chaque question sous forme d'élément et rédige des premières réponses à partir de votre déclaration d'applicabilité ISO 27001, de votre politique de sécurité et du questionnaire de l'an dernier.
01
Questions affectées par expert
Le bid manager affecte 48 questions au responsable sécurité, 22 au DPO, 30 aux opérations IT, 12 aux RH et 8 au juridique. Chacun reçoit une notification.
02
Commentaire sur le paragraphe du chiffrement
Le DPO laisse un commentaire au responsable sécurité sur le paragraphe consacré aux clés de chiffrement. Le responsable sécurité ajoute le détail à la réponse.
03
Éléments ouverts à deux jours de l'échéance
Le bid manager filtre la vue tableau sur le statut « Vérifié par SME » et voit 11 questions encore ouvertes deux jours avant l'échéance.
Questions fréquentes
Oui. Chaque question ou exigence extraite est un élément à part entière, et vous pouvez l'affecter à une personne nommée. Elle reçoit une notification, voit le brouillon de James avec ses sources et modifie directement la réponse. Elle peut laisser un commentaire à un collègue sur le paragraphe exact qui demande une contribution.
Oui. Chaque utilisateur a son propre tableau de bord avec ce qui lui revient sur tous ses bids : questions affectées, sections à relire, validations et échéances à venir.
Oui. Tous les membres du bid travaillent dans le même document partagé : il n'y a donc aucune copie à fusionner. James y travaille aussi, si bien qu'une modification faite par James sur votre instruction apparaît comme celle de n'importe quel autre membre de l'équipe.
Non. Vous ajoutez un champ de statut de relecture avec vos propres étapes, comme « Brouillon », « Vérifié par SME » et « Final », et vous filtrez les vues avec. SEQUESTO s'adapte au processus de bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows sur mesure, sans code.
Oui. Définissez votre chaîne de validation dans l'ordre qu'utilise votre équipe, par exemple SME, puis bid manager, puis bid director. Chacun valide dans SEQUESTO, et le bid montre qui a approuvé quoi, et quand.
Oui. Vous définissez vos propres règles : prévenir le responsable quand un relecteur marque une question comme relue, rappeler à la personne concernée qu'une échéance est dans cinq jours, alerter le bid manager quand une section est encore vide à l'approche de la remise de l'offre.
Oui. Chaque document conserve un historique des versions. Vous pouvez ouvrir une version antérieure et la restaurer, que la modification vienne d'un collègue ou de James. Chaque modification de James doit porter l'instruction de l'utilisateur lui-même, vérifiée avant l'application du changement.
Oui. Les autorisations se définissent par fichier et par dossier, par équipe, et sont héritées des dossiers. La recherche de James les respecte. Quand une conversation avec James est partagée, le contenu que le destinataire n'a pas le droit de lire lui est masqué.
Non. Quand vous demandez seulement à James de relire, il ne modifie pas. Il vous signale à la place les lacunes, les formulations peu claires et les exigences non couvertes. Les modifications n'ont lieu que sur instruction d'un utilisateur.