Uniquement dans SEQUESTO · Chaque action consignée
Voyez qui a fait quoi. Sur chaque bid, pour chaque personne.
Chaque fichier créé, déplacé, partagé ou supprimé, chaque commentaire et chaque changement d'accès est consigné, avec la personne qui l'a fait et le moment. Vous voyez aussi qui travaille sur quel bid et combien de temps cela prend : vous pilotez l'équipe sur des faits.
Un bid dérape dans les interstices entre les personnes. Un journal clair de chaque action, par les personnes et par James, comble ces interstices et montre où va vraiment l'effort de l'équipe.
LE JOURNAL
Pourquoi est-il si difficile de savoir qui a fait quoi sur un bid ?
Un bid compte dix contributeurs, trois échéances et des centaines de fichiers. Quand quelque chose tourne mal deux jours avant la remise de l'offre, personne ne sait qui a déplacé le dossier des annexes ni qui a modifié la grille tarifaire. Une fois le bid terminé, personne ne peut dire combien d'efforts il a vraiment demandé, ni qui l'a porté.
01
La plupart des outils journalisent pour l'IT
La plupart des outils tiennent un journal technique pour l'IT, ou rien du tout.
02
Des phrases simples, une par action
SEQUESTO tient un journal que le bid director peut lire : des phrases simples, une par action, avec la personne, le fichier et l'heure.
Avant / Avec SEQUESTO
| Avant | Avec SEQUESTO |
|---|---|
| « Qui a modifié ça ? » demandé dans le chat de l'équipe | La réponse dans le journal, avec le nom et l'heure |
| Impossible de distinguer la modification d'un collègue de celle de l'IA | Les actions de James sont marquées avec la personne pour qui il a agi |
| Effort par bid estimé après coup | Temps passé par personne et par bid |
| Une mauvaise modification oblige à tout reprendre | Restaurez la version précédente |
CE QUI EST JOURNALISÉ
Qu'est-ce qui est consigné ?
Chaque action qui modifie un bid, au moment où elle a lieu :
01
Fichiers et dossiers
Créés, renommés, déplacés, supprimés, archivés, restaurés, et chaque nouvelle version.
02
Champs et personnes
Un statut, une échéance ou une valeur de contrat modifiés, une personne affectée à un bid.
03
Accès
Accès accordés ou retirés, changements d'autorisations et de propriétaire.
04
Équipe
Membres ajoutés, retirés ou mis à jour.
05
Bids
Projets lancés, prêts, supprimés.
06
Collaboration
Commentaires créés, commentés, résolus et rouverts, y compris les commentaires laissés à un collègue.
07
Connexions
Connexions de synchronisation créées, modifiées ou supprimées.
Chaque entrée est une phrase simple : qui l'a fait, quoi, où et quand. Les administrateurs filtrent par personne, type d'action et période, ou recherchent dans le texte.
Emportez le journal là où vous en avez besoin. Quand un auditeur, un client ou votre propre équipe conformité demande des preuves, exportez le journal en quelques minutes au lieu de le reconstituer à partir d'e-mails. Ou connectez-le aux outils de sécurité et de conformité de votre entreprise via l'API de SEQUESTO, pour que votre équipe IT voie l'activité des bids à côté de tout ce qu'elle surveille.
ACTIVITÉ
Qui travaille sur quoi, et pendant combien de temps
Le journal vous dit ce qui s'est passé. L'activité vous dit comment l'équipe travaille.
01
Par personne et par bid
Pour chaque personne, voyez les bids sur lesquels elle a travaillé et le temps passé sur chacun. Pour chaque bid, voyez qui a contribué et dans quelle mesure.
C'est la réponse aux questions que l'on pose à un bid director chaque trimestre.
02
L'effort que demande un bid
Quel effort un bid demande-t-il vraiment ? Comparez un appel d'offres public à un RFP privé, ou cette année à la précédente.
03
Qui est surchargé
Qui est surchargé ? Voyez où vont les heures avant que quelqu'un s'épuise la semaine des trois échéances.
04
Où SEQUESTO fait gagner du temps
Où SEQUESTO fait-il gagner du temps ? Comparez le temps par bid avant et après la mise en place d'un workflow ou d'une bibliothèque.
05
Qui l'a adoptée
Qui a adopté la nouvelle façon de travailler ? Voyez qui travaille chaque semaine dans SEQUESTO, et qui travaille encore en dehors.
ACTIONS DE L'IA
Ce que l'IA a fait, et pour qui
Quand James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, modifie un document pour le compte de quelqu'un, le journal le montre : la personne qui l'a demandé et le fait que James l'a exécuté.
01
Vérifié avant la modification
James ne modifie jamais un document sans instruction de l'utilisateur, instruction vérifiée avant que la modification soit faite.
02
Relire, c'est relire
Quand vous lui demandez seulement de relire, il relit.
03
Usage de James par personne et par bid
Les administrateurs voient aussi combien chaque personne et chaque bid ont utilisé James sur une période, pour suivre l'adoption dans les équipes.
VERSIONS
Revenir en arrière, pas tout reprendre
Chaque document conserve son historique des versions.
Annuler une mauvaise modification
Ouvrez une version antérieure, comparez-la et restaurez-la quand une modification s'est mal passée, qu'elle vienne d'un collègue ou de James.
À DEUX JOURS DE L'ÉCHÉANCE
Un exemple : le dossier déplacé deux jours avant l'échéance
Deux jours avant la date limite de remise d'un appel d'offres public, le bid manager ne retrouve plus le dossier « Annexes ».
01
Le retrouver dans le journal
Un administrateur filtre le journal sur « Dossier déplacé » pour les deux derniers jours : un collègue l'a déplacé par erreur dans un projet d'archive. L'administrateur le remet à sa place.
02
Restaurer la version d'hier
Une déclaration signée a aussi été écrasée dans la confusion : le bid manager restaure donc la version d'hier depuis son historique.
03
Lire le temps par bid
À la fin du trimestre, le bid director regarde le temps passé par bid et constate que les questionnaires de sécurité demandent à l'équipe deux fois plus de temps que prévu.
04
Partir d'un workflow partagé
Le trimestre suivant démarre avec un workflow partagé pour ces questionnaires.
QUATRE ÉTAPES
Comment ça marche
Travaillez comme d'habitude. Chaque action est consignée au moment où elle a lieu, par les personnes et par James.
01
Rechercher dans le journal
Filtrez par personne, type d'action et période, ou recherchez dans le texte. Exportez-le, ou envoyez-le à vos propres outils via l'API.
02
Lire l'activité
Temps et contributions par personne et par bid.
03
Restaurer en cas de besoin
Ouvrez l'historique des versions d'un document et restaurez une version antérieure.
Fonctionnalités associées
Security & Governance
Vos bids contiennent des prix, des CV et des noms de clients, et une douzaine de personnes y travaillent, avec une IA à leurs côtés. SEQUESTO vous permet de décider qui voit quoi, de contrôler ce que James peut faire, de voir qui a fait quoi et de savoir où en est chaque bid.
En savoir plus →Souveraineté des données
À la création de votre compte SEQUESTO, vous décidez où vos données sont stockées : dans l'UE ou aux États-Unis. Vos appels d'offres, réponses et connaissances y restent, et l'IA qui travaille dessus s'exécute dans la même région.
En savoir plus →James, votre agent IA pour les bids
De la première lecture du dossier de l'appel d'offres au fichier final, James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, décharge le bid manager : synthèses, brouillons, contrats, formulaires, attributions de tâches et relances. Vous dirigez, il fait le travail, sur plusieurs tâches à la fois.
En savoir plus →Collaborer et relire
Affectez chaque question à l'expert qui connaît la réponse. Rédigez, commentez, relisez et validez dans les mêmes documents partagés, avec James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, qui travaille à vos côtés.
En savoir plus →Vos rapports, dans votre format
Le dossier du conseil d'administration, l'e-mail mensuel sur le pipeline, le taux de réussite par business unit : construisez-les dans SEQUESTO. Ensuite, plus rien à maintenir. Chaque chiffre reste à jour, à un clic des bids qui le composent.
En savoir plus →Questions fréquentes
Oui. SEQUESTO consigne qui a fait quoi sur chaque bid, y compris ce que James a fait et pour le compte de qui. Les administrateurs filtrent le journal par personne, type d'action et période, et recherchent dans le texte des entrées.
Fichiers et dossiers créés, renommés, déplacés, supprimés, archivés et restaurés ; nouvelles versions ; modifications de champs ; personnes affectées ; accès accordés ou retirés ; changements d'autorisations et de propriétaire ; membres ajoutés, retirés ou mis à jour ; bids lancés et supprimés ; commentaires ; et modifications des connexions de synchronisation.
Oui. Quand James modifie un document pour le compte de quelqu'un, le journal indique la personne qui l'a demandé. James ne modifie que sur instruction de l'utilisateur, et chaque changement peut être annulé depuis l'historique des versions.
Oui. Pour chaque personne, voyez les bids sur lesquels elle a travaillé et le temps passé sur chacun. Pour chaque bid, voyez qui a contribué et pendant combien de temps.
Les administrateurs. Le journal couvre toute l'entreprise : il reste donc entre les mains des personnes responsables des accès et de la gouvernance. Tous les autres travaillent avec l'historique des versions des documents qu'ils peuvent ouvrir.
Oui. Les administrateurs peuvent exporter le journal, par exemple pour un audit ou une demande client, et votre équipe IT peut le récupérer dans vos propres outils de sécurité et de conformité via l'API de SEQUESTO.
Oui. Chaque document conserve son historique des versions, et toute version antérieure peut être restaurée.