Tout au long de votre bid · Étape 2
Chaque exigence extraite. Chaque point peu clair posé à temps.
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, transforme les exigences et les questions de l'acheteur en éléments structurés construits à partir de vos propres modèles. Les points peu clairs deviennent des questions de clarification que vous pouvez envoyer avant la date limite de questions-réponses de l'acheteur.
Les exigences et les clarifications sont suivies de la même façon : comme des éléments dans votre propre modèle, chacun rattaché à son passage source et évalué par rapport à ce que vous avez réellement rédigé.
EXTRACTION
Comment extraire chaque exigence d'un appel d'offres ?
Demandez à James de les extraire. James lit les documents de l'appel d'offres et crée un élément structuré par exigence ou par question. Chaque élément suit le modèle de votre équipe : une exigence a l'aspect que votre équipe souhaite, avec le texte de l'exigence, un numéro de référence, la section source, un responsable, un statut.
01
Un élément par exigence
Chaque exigence, question ou clarification devient un élément à part entière.
02
Construit à partir de votre modèle
Les éléments suivent votre modèle, pas un format imposé.
03
Où est-ce écrit ?
Chaque élément renvoie au passage du document de l'acheteur. Quand quelqu'un demande « où est-ce écrit ? », la réponse est à un clic.
Lié au passage source exact
TABLEURS
Des tableurs extraits ligne par ligne
Un questionnaire fournisseur de 300 lignes n'est pas un document à synthétiser. Ce sont 300 réponses que vous devez.
01
Chaque ligne de chaque onglet
James lit chaque ligne de chaque onglet par programme, si bien que rien n'est sauté parce qu'une feuille était longue.
02
Trié avant d'être extrait
Avant de créer les éléments, James trie les lignes : les titres, les consignes, les exemples et les cellules calculées sont écartés, chacun avec un motif. Les lignes peu claires reviennent pour que vous les examiniez, au lieu d'être transformées en questions au hasard.
03
La structure de l'acheteur conservée
Vous pouvez découper un onglet en sections, chacune dans son propre dossier, pour que la structure du fichier de l'acheteur soit conservée dans votre bid.
CLARIFICATIONS
Des questions de clarification rédigées avant la date limite de questions-réponses
La plupart des appels d'offres ne laissent qu'une fenêtre pour poser des questions. Si vous la manquez, vous chiffrez le risque à la place.
01
Suivies comme les exigences
Dans SEQUESTO, les clarifications sont suivies comme les exigences, dans le format propre à votre équipe ou un format tiré de la bibliothèque.
02
Rédigées dans la langue de l'appel d'offres
Pendant qu'il extrait les exigences, James extrait aussi les points qui appellent une question à l'acheteur : contradictions, quantités manquantes, niveaux de service vagues. James rédige ensuite le texte de la question dans la langue de l'appel d'offres, pour que votre équipe le modifie et l'envoie.
03
Des questions qui vous avantagent
Une question de clarification fait plus que combler un manque. La réponse de l'acheteur va à tous les soumissionnaires : une question bien choisie peut donc attirer l'attention de l'acheteur sur le domaine où vous êtes le plus solide. James connaît vos points forts grâce à vos bids passés, à vos certificats et à vos références. Il repère les points vagues pour lesquels une réponse précise avantagerait une équipe comme la vôtre, et suggère les questions qui les portent à l'attention de l'acheteur. Par exemple, un niveau de service qui ne dit pas comment il est mesuré, alors que vous avez le meilleur historique sur cette mesure précise. Vous décidez lesquelles envoyer.
COUVERTURE
Votre matrice de conformité, tenue honnête par le contrôle de couverture
Une matrice de conformité n'est utile que si elle est vraie.
01
Chaque exigence évaluée
Une fois vos réponses rédigées, le contrôle de couverture de James évalue chaque exigence par rapport au livrable lui-même : conforme, partiellement conforme, manquante, non exigée explicitement, nécessite une clarification du client ou nécessite une confirmation interne.
Rien à configurer.
02
Terminé seulement quand c'est couvert
Une mention n'est pas une réponse. James ne peut pas déclarer un document terminé tant qu'une exigence est partielle, manquante ou en attente d'une décision.
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Les statuts remontent
Un statut comme « nécessite une clarification du client » alimente directement votre liste de clarifications, et « nécessite une confirmation interne » vous indique quel expert métier relancer. Le contrôle repère aussi les marqueurs oubliés comme « [TBD] ».
Avant / Avec SEQUESTO
Avant : quelqu'un copie à la main les exigences d'un PDF dans un tableur. La ligne 214 est oubliée. Les questions de clarification sont rédigées la veille de l'échéance, et seulement pour combler des manques. La matrice de conformité indique « conforme » parce qu'un paragraphe mentionne le sujet.
Avec SEQUESTO : James extrait chaque exigence dans des éléments issus de votre modèle, ligne par ligne. Les éléments de clarification sont réunis pendant l'extraction et rédigés tôt, avec des questions de clarification suggérées qui attirent l'attention de l'acheteur sur vos points forts. Le contrôle de couverture évalue chaque exigence par rapport à ce que vous avez réellement rédigé.
EXEMPLE CONCRET
Exemple : un questionnaire fournisseur français de 300 lignes
Un acheteur industriel français envoie un questionnaire fournisseur sous forme de classeur Excel : quatre onglets, 300 lignes, une colonne « Exigence », une colonne « Commentaire éditeur » et une colonne de conformité. L'onglet deux mélange titres de section, consignes et vraies questions.
01
Lu et trié
James lit les 300 lignes. Les titres et les consignes sont écartés avec un motif. Chaque vraie question devient un élément dans votre modèle « Question », dans son propre dossier par onglet. Six lignes sont peu claires et reviennent pour examen.
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Contradictions repérées
Trois exigences contredisent le DCE sur les délais de livraison : James crée donc trois éléments de clarification et rédige les questions en français.
03
Une question stratégique
Il suggère aussi une question stratégique : l'acheteur demande une « traçabilité complète » sans préciser à quel niveau, et les références de l'entreprise montrent qu'elle suit déjà chaque lot de fabrication. James suggère de demander si une traçabilité par lot de fabrication est attendue. Si l'acheteur répond oui, chaque soumissionnaire doit s'aligner sur un niveau que cette entreprise atteint déjà.
04
Envoyé avant l'échéance
Votre équipe envoie les questions avant l'échéance, avec une liste qui reprend la numérotation de l'acheteur.
Questions fréquentes
Oui. James lit chaque ligne de chaque onglet par programme, si bien que les longues feuilles ne sont pas tronquées. Les titres, les consignes et les exemples sont écartés avec un motif, et les lignes peu claires reviennent pour que vous les examiniez. Chaque exigence ou question réelle devient un élément structuré, produit à partir de votre propre modèle et relié à sa ligne d'origine.
Oui. Votre équipe décide de la présentation des exigences, des questions, des clarifications et des risques, chacun avec son propre modèle et ses propres champs. James écrit chaque élément extrait dans ce modèle. SEQUESTO s'adapte au processus de bid propre à chaque équipe : étapes, champs, types de documents et workflows personnalisés, sans code.
Oui. James extrait les clarifications en même temps que les exigences : contradictions, chiffres manquants, termes vagues. James rédige chaque question dans la langue de l'appel d'offres pour que votre équipe la modifie. Votre équipe décide de ce qu'il faut demander et l'envoie.
Oui. Au-delà des contradictions et des manques, James repère les points vagues pour lesquels une réponse précise avantagerait votre équipe, à partir de vos bids passés, de vos certificats et de vos références. Il suggère les questions qui attirent l'attention de l'acheteur sur les domaines où vous êtes le plus solide. Vous décidez lesquelles envoyer.
À votre façon, ou à la nôtre. SEQUESTO propose une méthode standard : à partir des exigences extraites et du contrôle de couverture, chaque exigence étant vérifiée par rapport à des statuts comme conforme, partielle, manquante ou nécessitant une clarification. Si votre équipe construit déjà sa matrice de conformité à sa façon, avec ses propres colonnes, statuts et présentation, SEQUESTO la suit. Dans les deux cas, avant qu'un bid soit marqué comme terminé, James vérifie chaque exigence par rapport au document final.
Elle n'est pas comptée comme traitée. Une mention n'est pas une réponse. James ne peut pas déclarer un document terminé tant qu'une exigence est partielle, manquante ou en attente d'une décision. Vous obtenez la liste des manques, chacun rattaché à son exigence, pour savoir exactement quoi corriger.
Oui. James travaille dans la langue de l'appel d'offres. Les questions de clarification sont rédigées dans cette langue aussi. Quand les réponses retournent dans le classeur de l'acheteur, les colonnes de réponse, de question et de conformité sont reconnues en 13 langues, dont le français, l'allemand, le néerlandais, l'espagnol et le polonais.