Tout au long de votre bid · Étape 3
Des premiers jets issus de vos propres documents, avec les sources affichées
James, l'agent IA de SEQUESTO pour les bids, rédige chaque réponse à partir de vos bids passés, politiques, CV et certificats. Il suit les règles de votre entreprise, écrit dans la langue de l'appel d'offres et vous dit d'où vient chaque réponse.
Un blanc visible vaut mieux qu'une réponse que personne ne peut défendre : James n'écrit donc que ce que vos sources, vos règles et vos relecteurs peuvent étayer.
CONNAISSANCES
Faut-il d'abord constituer une bibliothèque de réponses ?
Non. La plupart des équipes ont déjà les réponses, dispersées dans les bids de l'an dernier, les documents de politiques, les CV et les certificats. Mettez-les dans le Knowledge Hub ou connectez les sources que vous utilisez déjà, et James rédige directement à partir de là. Pas de bibliothèque de questions-réponses à constituer avant votre premier bid, ni à tenir à jour ensuite.
01
Les outils de votre équipe
Quand la réponse se trouve dans les outils de votre équipe, James y va aussi. Connectez Notion, Confluence ou Jira, et James y cherche pendant qu'il rédige. Importez des dossiers depuis SharePoint, et votre documentation de référence est là sans téléversement manuel. Chacun connecte ses propres comptes : James ne voit donc que ce que cette personne peut voir.
02
Les sites web que vous lui indiquez
James peut aussi aller sur le web pour vous. Indiquez-lui un site précis, comme le site de l'acheteur, les recommandations d'un régulateur ou une norme publiée, et il récupère ce dont la réponse a besoin et montre le lien comme source.
03
Des sources sur chaque brouillon
Chaque brouillon montre ses sources. Votre relecteur ouvre la source, vérifie la formulation et passe à la suite, au lieu de se demander d'où vient une affirmation.
TOUT LE TRAVAIL
Pourquoi ne pas simplement interroger un assistant IA sur votre SharePoint ?
C'est ainsi que travaillent aujourd'hui la plupart des équipes. Les réponses sont dans SharePoint, un assistant IA en trouve une, et le vrai travail commence : la copier, la coller dans le bid, la reformuler sur le bon ton, la placer dans la bonne section, puis écrire à l'expert qui doit la vérifier et le relancer deux jours plus tard. L'assistant a répondu à une question. Le bid manager a encore tout fait d'autre.
Dans SEQUESTO, James fait tout le travail, à l'intérieur du bid :
01
Il cherche aux bons endroits
James ne voit que ce que la personne qui le sollicite a le droit de voir, et vous décidez où il cherche et où il ne cherche pas : les certificats de cette année, oui ; les anciennes grilles de prix, non.
02
Il écrit comme vous le feriez
Dans votre ton, selon les règles de votre entreprise, dans la langue de l'appel d'offres.
03
Il le place là où il doit être
Directement dans la bonne section de la réponse, ou dans le fichier même de l'acheteur. Sans copier-coller.
04
Il fait intervenir les bonnes personnes
James affecte chaque question à l'expert qui doit la vérifier, et relance ceux qui doivent encore une réponse.
05
Il s'améliore à mesure que vous l'utilisez
James retient votre façon de travailler : les corrections que vous faites, le ton que vous préférez, la manière dont vous aimez construire une réponse. Plus votre équipe travaille avec lui, plus son premier jet se rapproche de ce que vous auriez écrit. Un assistant généraliste ou une recherche sur SharePoint repart de zéro à chaque fois. James est votre propre assistant, qui apprend de votre façon de travailler, et rien de cela n'est utilisé pour entraîner des modèles d'IA.
ANCRAGE
James invente-t-il des choses ?
Non. James est conçu et encadré pour ne répondre qu'à partir de sources : les documents de votre Knowledge Hub, les outils internes que vous connectez comme Notion, Confluence et Jira, et les sites web que vous lui indiquez. Tout ce qu'il écrit repose sur l'une d'elles, et chaque réponse montre d'où elle vient, pour que votre relecteur puisse la vérifier en un clic.
01
Aucun vide comblé
Quand la source n'existe pas, James ne comble pas le vide.
02
Il dit ce qui manque
Il le dit, vous indique ce qui manque et pose la question, ou marque la question « Needs review ».
03
Un blanc visible vaut mieux
Un blanc visible vaut mieux qu'une réponse que personne ne peut défendre.
PÉRIMÈTRE
Limitez James aux fichiers que vous choisissez
Certaines réponses doivent venir d'un seul document : le certificat ISO de cette année, le CV du responsable de projet désigné, l'annexe de prix.
01
Uniquement les fichiers que vous joignez
Joignez ces fichiers ou dossiers et James ne les utilise que comme sources.
02
Il demande, il n'invente pas
Si la réponse n'y figure pas, James vous pose la question au lieu d'en inventer une.
03
Needs review, jamais vide
Quand tout un questionnaire est traité en une passe, une question à laquelle James ne peut pas répondre est marquée « Needs review » dans sa section de réponse. Elle n'est jamais laissée vide, ni remplie avec quelque chose d'inventé.
RÈGLES
Vos règles d'abord, puis votre voix
Les règles existent à quatre niveaux : entreprise, persona, projet et utilisateur.
01
Les règles de l'entreprise l'emportent
Les règles de l'entreprise l'emportent en cas de conflit. Ainsi, si votre règle d'entreprise dit « ne jamais s'engager sur un délai d'intervention sur site inférieur à quatre heures », aucune instruction de projet ne peut la contourner discrètement.
02
Les conflits sont signalés
Quand une demande enfreindrait une règle, James signale le conflit et demande comment procéder.
03
Les personas définissent la voix
Les personas définissent la voix d'un projet, par exemple « secteur public, néerlandais formel » ou « client privé, anglais concis ». Chaque modification de James dans un document doit porter l'instruction de l'utilisateur lui-même, vérifiée avant la modification. Quand vous demandez seulement à James de relire, il ne modifie pas.
LANGUE
Écrivez dans la langue de l'appel d'offres, réutilisez ce qui a déjà gagné
Votre meilleure réponse est peut-être en anglais alors que l'appel d'offres est en allemand. James rédige dans la langue de l'appel d'offres à partir de sources dans d'autres langues. Quand une section passée est exactement la bonne, James la réutilise mot pour mot : mêmes titres, paragraphes, listes et tableaux, sans reformulation. Utilisez-le pour les textes standard que votre équipe juridique a déjà approuvés.
01
Langue de la source et de l'appel d'offres
Rédigez dans la langue de l'appel d'offres à partir de sources dans n'importe quelle langue.
02
Réponses passées
Réutilisez les sections passées approuvées à l'identique.
03
Personas
Appliquez une persona par projet.
Avant / Avec SEQUESTO
Avant : Une équipe passe des mois à constituer une bibliothèque de questions-réponses déjà périmée au bid suivant. Ou elle interroge un assistant sur SharePoint, puis copie, colle, reformule et relance les experts par e-mail. Les brouillons arrivent sans sources. Quelqu'un traduit à la main la réponse de référence en anglais. Un rédacteur adoucit une politique de l'entreprise parce que le chef de projet l'a demandé.
Avec SEQUESTO : James rédige à partir des documents que vous avez déjà et montre ses sources, directement au bon endroit dans le bid. Il affecte les experts et les relance. Il écrit dans la langue de l'appel d'offres. Les règles de l'entreprise l'emportent, et les conflits sont signalés, pas cachés.
AUSSCHREIBUNG
Exemple : une Ausschreibung allemande traitée à partir de sources en anglais
Un acheteur public allemand publie une Ausschreibung pour des services IT managés. Le Leistungsverzeichnis compte 85 questions, en allemand. Votre matériau le plus solide est en anglais : trois bids passés, une politique de sécurité, un plan de continuité d'activité et douze CV.
01
Uniquement les fichiers que vous joignez
Vous définissez la persona « secteur public, allemand formel ». Vous joignez la politique de sécurité et le plan de continuité pour le chapitre sécurité : James n'utilise donc que ceux-là.
02
Lacunes marquées pour relecture
James rédige les 85 réponses en allemand, chacune avec ses sources listées. Deux questions sur des sous-traitants nommés ne peuvent pas être traitées à partir de vos fichiers : elles sont donc marquées « Needs review ».
03
Réutilisation et conflit de règles
La section sur la protection des données du bid gagnant de l'an dernier est réutilisée mot pour mot. Une règle de l'entreprise sur les plafonds de responsabilité bloque un brouillon, et James demande au responsable du projet comment procéder.
Questions fréquentes
Non. SEQUESTO rédige à partir des documents dont une entreprise dispose déjà : il n'y a donc aucune bibliothèque de réponses ou de contenus à construire ni à maintenir. James rédige à partir de vos bids passés, politiques, CV et certificats du Knowledge Hub et des outils que vous connectez. Chaque réponse montre ses sources, pour qu'un relecteur puisse vérifier la formulation par rapport au document d'origine.
Non. James n'invente pas de réponses. Tout ce qu'il écrit repose sur une source à sa disposition : votre Knowledge Hub, les outils internes que vous connectez ou les sites web que vous lui indiquez, et chaque réponse montre cette source. Quand la source n'existe pas, il pose la question ou marque la question « Needs review » au lieu de deviner.
Joignez les fichiers ou dossiers qui doivent servir de source. James n'utilise alors que ceux-là, et pose la question plutôt que d'inventer quand la réponse n'y figure pas. Quand tout un questionnaire est traité d'un coup, toute question à laquelle James ne peut pas répondre est marquée « Needs review » plutôt que laissée vide ou devinée.
Oui. James rédige dans la langue de l'appel d'offres à partir de sources dans d'autres langues. Une Ausschreibung allemande peut recevoir une réponse à partir de bids passés en anglais, et un appel d'offres français à partir de politiques en néerlandais. Vous pouvez aussi définir une persona par projet, par exemple « secteur public, néerlandais formel », pour fixer le ton.
James signale le conflit et demande comment procéder. Les règles existent à quatre niveaux : entreprise, persona, projet et utilisateur. Les règles de l'entreprise l'emportent en cas de conflit : une instruction de projet ne peut donc pas écraser discrètement une politique de l'entreprise. Chaque modification de James doit porter l'instruction de l'utilisateur lui-même.
Un assistant vous donne une réponse, et vous faites le reste. James fait aussi le reste : il ne cherche que là où vous l'autorisez et uniquement ce que la personne qui le sollicite a le droit de voir, écrit dans votre ton et selon les règles de votre entreprise, place la réponse au bon endroit dans le bid ou dans le fichier de l'acheteur, affecte l'expert qui doit la vérifier et le relance jusqu'à ce que ce soit fait. Et il apprend de la façon de travailler de votre équipe : ses brouillons se rapprochent peu à peu des vôtres.
Oui. James peut copier une section d'un document antérieur à l'identique : titres, paragraphes, listes, tableaux et images, sans reformulation. Cela convient aux textes approuvés, comme les déclarations sur la protection des données, l'assurance ou la qualité, que votre équipe juridique ou conformité ne veut pas voir reformulés.