Wat is een CCAP?

Een CCAP legt, nog vóór een offerte wordt opgesteld, de administratieve regels vast die de winnende inschrijver samen met het contract aanvaardt. De term komt uit het Franse stelsel van overheidsopdrachten, waar het CCAP naast de technische specificatie deel uitmaakt van het DCE (dossier de consultation des entreprises, het aanbestedingsdossier dat de koper publiceert). Een leverancier leest het om te begrijpen welke verplichtingen de onderneming bij gunning zou aangaan, van betalingsvoorwaarden tot kosten bij vertraging.

Wat een CCAP bevat

Een CCAP, of cahier des clauses administratives particulières, legt de administratieve voorwaarden van één contract vast en vermeldt de algemene voorwaarden waarop die berusten. Bij een Franse marché public (overheidsopdracht) regelen die voorwaarden doorgaans hoe de prijs wordt bepaald, of die vast is of kan worden herzien, en wanneer en hoe de leverancier wordt betaald. Ze bepalen ook de leveringstermijnen, de vertragingsboetes, eventuele garanties die de koper eist, de oplevering van de prestaties en de mogelijkheden om het contract vroegtijdig te beëindigen. Oplevering betekent hier de formele controle door de koper of het geleverde aan het contract voldoet.

Het CCAG voor werken, in Frankrijk goedgekeurd bij een ministerieel besluit van 30 maart 2021, omschrijft het CCAP als een contractueel document dat de administratieve bepalingen vastlegt die eigen zijn aan de opdracht. Dat laatste woord telt: een CCAP wordt voor één opdracht geschreven, dus twee CCAP's van dezelfde koper kunnen verschillende dingen zeggen.

Een CCAP kan verwijzen naar een CCAG (cahier des clauses administratives générales), een standaardset algemene voorwaarden voor een categorie opdrachten. Doet het dat, dan moet u dat CCAG er ook bij lezen.

Het CCAP is een van de bestanden in een aanbestedingsdossier, en tendermanagement gaat over hoe die bestanden samen één volledige response vormen.

Hoe een CCAP verschilt van het CCTP en het CCP

Het CCAP bevat de administratieve voorwaarden van een contract, het CCTP de technische voorwaarden. Ze zitten doorgaans als afzonderlijke bestanden in het DCE. Een CCP voegt beide samen in één document en vervangt het CCAP.

CCAP en CCTP

Het CCTP (cahier des clauses techniques particulières) beschrijft wat er moet worden geleverd en aan welke normen dat moet voldoen. De volledige definitie gaat daar in detail op in. Het CCAP bepaalt de voorwaarden voor die levering. Bij een schoonmaakcontract zou het CCTP bijvoorbeeld aangeven welke ruimtes worden schoongemaakt en hoe vaak. Het CCAP zou zeggen wanneer facturen worden betaald en wat een overschreden deadline kost. De twee worden samen gelezen, omdat de deadline of de boete voor een vereiste uit het CCTP in het CCAP kan staan.

CCAP en CCP

Een CCP (cahier des clauses particulières) bundelt de administratieve en technische bepalingen van een contract in één document. Het CCAG voor werken voorziet die mogelijkheid: de definitie van het CCAP daarin stelt dat de administratieve bepalingen ook in een ander contractdocument met hetzelfde doel kunnen staan, zoals een CCP. Het CCP neemt dan de rol van het CCAP over.

Hoe een CCAP zich verhoudt tot het CCAG

Een CCAG legt algemene administratieve voorwaarden vast voor een hele categorie opdrachten in Frankrijk, en een CCAP past die voorwaarden toe op één specifieke opdracht. Er bestaan afzonderlijke CCAG's voor categorieën zoals werken, leveringen en diensten, intellectuele diensten, industriële opdrachten en ICT.

Het CCAP legt vast wat eigen is aan dit contract, en het CCAG bepaalt de algemene voorwaarden die daaronder liggen. Zwijgt het CCAP over een punt, dan geldt op dat punt de standaardbepaling van het CCAG.

Waar een CCAP afwijkt van het CCAG

Een CCAP kan afwijken van het CCAG waarnaar het verwijst, en het contract moet vermelden welke artikelen van het CCAG het wijzigt. In Frankrijk vereist de Code de la commande publique dat een contract dat naar algemene documenten verwijst, in voorkomend geval vermeldt van welke artikelen het afwijkt.

Een afwijking kan een andere boete vastleggen, de oplevering anders regelen of de gronden voor beëindiging van het contract aanpassen. Elke afwijking vervangt een algemene regel van het CCAG door een regel die alleen voor dit contract is geschreven. De CCAG's van 2021 vragen dat de lijst met afwijkingen in het laatste artikel van het CCAP staat, dus daar kijkt u eerst. Een afwijking die niet op de lijst staat, kan toch gelden als uit de contractdocumenten duidelijk blijkt dat ze bedoeld was.

Hoe een klein bedrijf een CCAP leest voordat het een prijs bepaalt

Een CCAP wordt gelezen voordat er een prijs wordt vastgelegd, omdat de voorwaarden erin mee bepalen wat de uitvoering van het contract kost.

Neem een klein schoonmaakbedrijf uit België dat voor het eerst een Franse dienstenopdracht bekijkt. Het gaat eerst na naar welk CCAG het CCAP verwijst, hier het CCAG voor leveringen en diensten, en legt dat document ernaast. Daarna zoekt het op waar het CCAP vermeldt van welke CCAG-artikelen het voor deze opdracht afwijkt.

Dan leest het bedrijf de rest van het CCAP, van de betalingsvoorwaarden tot de vertragingsboetes, want elk daarvan weegt op de prijs. Laat het CCAG de hoogte van een boete aan het CCAP over en noemt het CCAP geen bedrag, dan kan er geen boete worden toegepast.

Als een clausule onduidelijk blijft, kan het bedrijf een verduidelijkingsvraag - een vraag die een inschrijver vóór de indiening aan de koper richt - stellen via het kopersprofiel, het onlineplatform van de koper voor de aanbesteding.