Wat is een inschrijvingsgarantie?

Een inschrijvingsgarantie ondersteunt een bid met de betalingsbelofte van een derde. De bank of borgsteller van de inschrijver verbindt zich ertoe de koper een vast bedrag te betalen als de inschrijver zijn offerte intrekt voordat de overeenkomst is gesloten. De koper int dit bedrag door betaling te eisen van die garant. Bij openbare en private aanbestedingen wordt hetzelfde instrument ook een biedingsgarantie, biedingszekerheid of offertegarantie genoemd. De documenten van elke aanbesteding bepalen welke voorwaarden van toepassing zijn. De reikwijdte ervan is beperkt tot de bidfase. De garantie loopt vanaf de indiening totdat de overeenkomst is ondertekend of de procedure eindigt. Zodra er een overeenkomst is, waarborgen andere instrumenten de verplichtingen van de leverancier.

Hoe een inschrijvingsgarantie werkt

Bij elke inschrijvingsgarantie zijn drie partijen betrokken: de inschrijver vraagt ze aan, een bank of borgsteller geeft ze uit als garant en de aanbestedende instantie houdt ze aan als begunstigde. De garant betaalt op verzoek als dat aan de voorwaarden van de garantie voldoet, los van de offerte zelf.

Inschrijver, garant en koper

De inschrijver is de aanvrager. Het is de partij van wie de offerte wordt gewaarborgd en die ervoor zorgt dat de garantie ten gunste van de koper wordt afgegeven. De garant verbindt zich ertoe te betalen. De koper kan als begunstigde een beroep doen op de garantie.

In de gebruikelijke bankvorm is dit instrument een garantie op eerste verzoek. De gids van de ICC Academy over URDG 758, de uniforme regels van de Internationale Kamer van Koophandel voor garanties op eerste verzoek, omschrijft die als een onherroepelijke verbintenis van een garant, doorgaans een bank, om de begunstigde te betalen wanneer die een conform verzoek indient. Deze regels zijn van toepassing op een garantie die eraan is onderworpen. Een borgtocht kan dezelfde verplichtingen dekken, maar de aanbestedingsdocumenten bepalen of een borgtocht überhaupt wordt aanvaard.

Betaalbaar op verzoek, onafhankelijk van de bid

De onafhankelijkheid maakt het instrument nuttig voor de koper. Volgens de ICC-regels moet de garant gevolg geven aan een conforme aanbieding, onafhankelijk van de onderliggende overeenkomst. Bij een inschrijvingsgarantie gaat het daarbij om de offerte en de aanbestedingsvoorwaarden. De garant beoordeelt of het verzoek tot betaling overeenstemt met de bewoordingen van de garantie, niet of de inschrijver zich daadwerkelijk heeft teruggetrokken of heeft geweigerd te ondertekenen.

Daardoor verschuift de discussie over een betwiste afroep. Een inschrijver die meent dat een betalingsverzoek ongerechtvaardigd is, kan de betaling niet tegenhouden door de bank op de offerte of de aanbestedingsdocumenten te wijzen. Het geschil moet met de aanbestedende instantie worden beslecht. Als de garantie onder URDG 758 is afgegeven, kan de inschrijver zijn bank na afgifte bovendien niet eenzijdig opdracht geven om ze in te trekken of te wijzigen.

Wat de aanbestedingsdocumenten bepalen

De aanbestedingsdocumenten bepalen het bedrag, de vorm, de geldigheidsduur en de wijze van afgifte van een inschrijvingsgarantie. De bank van de inschrijver volgt daarbij die bepalingen en niet haar eigen voorwaarden. De Instructies voor inschrijvers van de Europese Commissie voor een aanbesteding uit 2025 voor de levering van IT-apparatuur in het kader van het externe optreden van de EU (referentie EC/BiH/TEN/25/011) tonen hoe precies die voorwaarden kunnen zijn. Het gaat om de documenten van één aanbesteding, niet om wetgeving. De invitation to tender van een andere aanbestedende instantie kan elk punt anders bepalen.

Bedrag

In die aanbesteding is het bedrag een vast bedrag in euro per perceel: € 7.000 voor perceel 1, € 4.000 voor perceel 2 en € 2.500 voor perceel 3. De inschrijver berekent het niet als een aandeel van zijn prijs, maar neemt het bedrag over dat vermeld staat voor het perceel waarvoor hij een offerte indient.

Een vast bedrag blijft ook ongewijzigd wanneer de offerte verandert. Een inschrijver die tijdens de voorbereiding zijn prijs voor perceel 1 verlaagt, verstrekt in die aanbesteding nog steeds € 7.000, omdat het bedrag door de koper is vastgesteld en niet gekoppeld is aan de waarde van de offerte.

Vorm en verstrekker

De garantie moet worden ingediend in de vorm die is vastgelegd in de bijlage bij het aanbestedingsdossier. Die bijgevoegde vorm bevat de tekst van de koper. De garant stelt de garantie dus op volgens de formulering van de koper, niet volgens zijn eigen standaardgarantie.

Wie de garantie mag afgeven, wordt in dezelfde documenten bepaald. Als die een type garantieverstrekker noemen of er voorwaarden voor vastleggen, moet de inschrijver een garantieverstrekker kiezen die daaraan voldoet. Een tekst die afwijkt van het bijgevoegde model voldoet niet aan de vereisten, hoe betrouwbaar de garantieverstrekker ook is.

Geldigheidsduur

Inschrijvers voor de aanbesteding van de Commissie zijn vanaf de indieningsdeadline 90 dagen aan hun offerte gebonden. In de documenten wordt deze periode de geldigheidsduur van de offerte genoemd. De inschrijvingsgarantie moet nog 45 dagen na die periode geldig blijven en geldt dus 135 dagen vanaf de deadline.

Door die marge blijft de inschrijvingsgarantie langer geldig dan de offerte waarvoor ze zekerheid biedt. Elke wijziging van de geldigheidsduur van de offerte geldt ook voor de inschrijvingsgarantie. Daarom koppelen de documenten beide aan elkaar wanneer de geldigheidsduur wordt verlengd.

Indiening van het ondertekende origineel

De originele ondertekende inschrijvingsgarantie moet per post of persoonlijk aan de aanbestedende overheid worden bezorgd. Het is een fysiek document dat afzonderlijk wordt aangeleverd, los van wat op een andere manier samen met de offerte wordt ingediend.

Tijdens de openingszitting kan de aanbestedende overheid bekendmaken of de vereiste inschrijvingsgarantie aanwezig is, indien die vereist is. Een ontbrekend verplicht document is een onregelmatigheid die tot afwijzing van de offerte kan leiden. Een ontbrekende garantie kan er dus toe leiden dat de offerte al bij de opening afvalt.

Hoe een bidteam een inschrijvingsgarantie verkrijgt

Een bidteam verkrijgt een inschrijvingsgarantie door de eigen bank van de inschrijver, of een andere door de aanbestedingsdocumenten aanvaarde verstrekker, te vragen die op het formulier van de aanbestedende instantie af te geven. Vervolgens controleert het team de afgegeven tekst aan de hand van de documenten. Dit is één stap in het beheer van een offertetraject, waarbij de timing van zowel de bank als het team een rol speelt.

Aanvraag bij de bank van de inschrijver

De inschrijver vraagt zijn eigen bank om de garantie af te geven. De aanvraag bevat wat in de documenten is bepaald: het bedrag voor het perceel, het bijgevoegde formulier, de geldigheidsduur gerekend vanaf de indieningsdeadline en de aanbestedende instantie als begunstigde.

De bank moet haar deel afronden voordat de offerte wordt ingediend. Als de documenten vereisen dat het ondertekende origineel wordt opgestuurd of persoonlijk wordt afgeleverd, zoals bij de aanbesteding van de Commissie, moet in de planning van het offertetraject rekening worden gehouden met zowel de tijd die de bank nodig heeft om de garantie af te geven als de bezorgtijd van het origineel.

De afgegeven tekst controleren

De ICC Academy beschrijft hoe de begunstigde een afgegeven garantie op vier punten toetst aan de onderliggende overeenkomst: de vervaldatum, het bedrag, de documenten die bij een betalingsverzoek vereist zijn en de vorm van dat verzoek. Als de tekst niet overeenstemt, worden de verschillen teruggekoppeld aan de aanvrager en kan de garantie worden gewijzigd.

Hier gelden de aanbestedingsdocumenten en het bijgevoegde formulier als referentie, in plaats van een ondertekende overeenkomst. Dezelfde vier punten zijn van toepassing en eventuele verschillen worden gecorrigeerd door de garantie te wijzigen.

Wanneer een inschrijvingsgarantie wordt ingeroepen, verlengd of vrijgegeven

Een inschrijvingsgarantie wordt ingeroepen wanneer de inschrijver de verplichtingen uit zijn offerte niet nakomt, verlengd wanneer de aanbestedende instantie de geldigheidsduur van de offerte verlengt en de inschrijver daarmee instemt, en vrijgegeven bij de ondertekening van de overeenkomst of aan het einde van de procedure, volgens de voorwaarden die in de documenten van elke aanbesteding zijn vastgelegd. De aanbesteding van de Commissie toont elke stap van indiening tot gunning.

Wat leidt tot het inroepen van de garantie

De documenten van de Commissie omschrijven de aanleiding ruim: de inschrijvingsgarantie wordt ingeroepen als de inschrijver niet alle verplichtingen uit zijn offerte nakomt. Intrekking van de offerte tussen de indieningsdeadline en het einde van de geldigheidsduur ervan kan leiden tot verbeurdverklaring van de inschrijvingsgarantie.

De gunning vormt een tweede aanleiding. Als de winnaar de overeenkomst en elke vereiste financiële garantie niet binnen 30 dagen na de kennisgeving ondertekent en terugbezorgt, kan de aanbestedende overheid haar aanvaarding van de offerte als ingetrokken beschouwen, met behoud van haar recht om de inschrijvingsgarantie uit te winnen. Omdat de belangrijkste aanleiding verwijst naar elke verplichting in de offerte, bepalen de offerte en de formulering van de garantie samen het risico waaraan de inschrijver is blootgesteld.

Wanneer de koper de geldigheidsduur van de offerte verlengt

Een inschrijver die ermee instemt de geldigheidsduur van zijn offerte te verlengen, moet ook zijn inschrijvingsgarantie voor de aangepaste periode verlengen. Een inschrijver die weigert, behoudt zijn garantie zonder dat die wordt verbeurd, maar zijn deelname aan de procedure eindigt.

Wanneer de garantie onder de ICC-regels is afgegeven, beschikt de koper over een tweede mogelijkheid. Volgens het extend-or-pay-mechanisme kan een begunstigde verzoeken om de vervaldatum van de garantie te verlengen in plaats van onmiddellijke betaling te eisen. Zo kan een koper van wie de garantie bijna vervalt, vragen om de looptijd ervan te verlengen.

Vrijgave voor de winnaar en andere inschrijvers

De inschrijvingsgarantie van de winnaar wordt vrijgegeven bij de ondertekening van de overheidsopdracht, zodra de uitvoeringsgarantie is ingediend. Daarmee gaat de zekerheid van de offertefase over in de zekerheid van de contractfase.

De vrijgave voor de andere inschrijvers is minder consistent geformuleerd, zelfs binnen één document. Volgens artikel 21 van de instructies van de Commissie worden de inschrijvingsgaranties van niet-geselecteerde inschrijvers vrijgegeven zodra de overheidsopdracht is ondertekend, terwijl artikel 23 bepaalt dat dit gebeurt zodra de procedure is afgerond. De documenten van elke aanbesteding bepalen wanneer de vrijgave plaatsvindt. Een dergelijke tegenstrijdigheid blijft onopgelost totdat de aanbestedende instantie duidelijkheid verschaft.

Hoe een inschrijvingsgarantie verschilt van andere garanties

Een inschrijvingsgarantie waarborgt de offerte tot de ondertekening van de overeenkomst. Een uitvoeringsgarantie waarborgt de uitvoering van de overeenkomst door de leverancier na de gunning, en een vooruitbetalingsgarantie waarborgt de terugbetaling van een voorschot dat de koper in het kader van de overeenkomst betaalt.

Inschrijvingsgarantie en uitvoeringsgarantie

Een uitvoeringsgarantie geeft de koper recht op een bedrag dat hij kan opeisen als de leverancier de overeenkomst niet uitvoert zoals afgesproken. Ze hoort bij de overeenkomst, niet bij de offerte. In het model van de Commissie bedraagt ze 10% van het contractbedrag en wordt ze samen met de medeondertekende overeenkomst ingediend.

De twee verschillen in de manier waarop hun omvang wordt bepaald en in wat ze waarborgen. In de aanbesteding van de Commissie is de inschrijvingsgarantie vastgesteld als een bedrag per perceel, terwijl de uitvoeringsgarantie wordt bepaald door de waarde van de overheidsopdracht. Bij de ondertekening komen ze samen: zodra de uitvoeringsgarantie is ontvangen, wordt de inschrijvingsgarantie van de winnaar vrijgegeven.

Inschrijvingsgarantie en vooruitbetalingsgarantie

Een vooruitbetalingsgarantie waarborgt het recht van de koper om een aan de leverancier betaald voorschot terug te vorderen, als de overeenkomst daarin voorziet. Net als de uitvoeringsgarantie wordt ze na de gunning verstrekt en heeft ze betrekking op geld dat de koper al heeft uitbetaald.

Een inschrijvingsgarantie houdt geen betaling door de aanbestedende instantie in. Ze waarborgt het handelen van de inschrijver tijdens de procedure, tussen de indieningsdeadline en de ondertekening.