Wat is een DCE?

Een DCE is het referentiedossier voor een Franse overheidsaanbesteding: leveranciers downloaden het, lezen de voorschriften en stellen op basis daarvan hun response op. De term hoort bij de Franse overheidsopdrachten, waar een DCE uit meerdere bestanden bestaat, elk met een eigen Franse naam en afkorting. Welke bestanden erin zitten, hangt af van de opdracht, maar de belangrijkste dragen bij elke koper dezelfde naam.

Wat een DCE bevat

Bij een Franse marché public, of overheidsopdracht, is het DCE de verzameling bestanden waarmee een aanbestedende dienst toelicht wat hij wil aankopen en hoe hij een leverancier zal kiezen. Een doorsnee dossier de consultation des entreprises bevat de instructies voor inschrijvers, een verbintenisformulier, de administratieve en technische contractvoorwaarden en een of meer prijsschema's, vaak met plannen, tekeningen en andere bijlagen. Entreprendre Service Public, het ondernemingsportaal van de Franse overheid, raadt aan elk document te lezen in plaats van een standaardresponsedossier te hergebruiken.

Règlement de la consultation (RC)

Het règlement de la consultation (RC), de instructies voor inschrijvers, legt uit hoe de leverancier moet antwoorden. Het vermeldt welke formulieren de leverancier voor zijn kandidatuur moet invullen, de bestandsgrootte en bestandsformaten, een eventueel plaatsbezoek, wat de offerte moet bevatten, de deadline en hoelang de offerte geldig moet blijven. Het legt ook de gunningscriteria vast, de factoren waarop de koper offertes beoordeelt, met hun weging: het aandeel van elke factor in de totaalscore. Als de koper mag onderhandelen, staat dat in het RC.

Acte d'engagement (AE)

De acte d'engagement, of het verbintenisformulier, is het document waarin de leverancier zich ertoe verbindt de opdracht uit te voeren volgens de voorwaarden van zijn offerte, inclusief de prijs. Het is een van de weinige documenten uit het DCE die ingevuld als onderdeel van de offerte naar de koper teruggaan.

CCAP en CCTP

Het CCAP (cahier des clauses administratives particulières) bevat de bijzondere administratieve voorwaarden van dit contract, zoals betaling, termijnen en boetes. Het CCTP (cahier des clauses techniques particulières) is de technische specificatie en beschrijft wat geleverd of uitgevoerd moet worden en aan welke normen dat moet voldoen. Een aparte pagina over het CCTP gaat dieper in op de inhoud. De leverancier leest beide documenten in plaats van ze in te vullen, omdat ze samen het contract beschrijven dat hij zou ondertekenen. Wanneer het CCAP verwijst naar een CCAG (cahier des clauses administratives générales), een geheel van algemene voorwaarden voor een contractcategorie, maakt dat document geen deel uit van het DCE.

Prijsschema's (BPU, DQE en DPGF)

De prijsschema's zijn de formulieren waarop de leverancier zijn prijzen invult. Een BPU (bordereau des prix unitaires) vermeldt eenheidsprijzen. Een DQE (détail quantitatif estimatif) past die eenheidsprijzen toe op geraamde hoeveelheden. Een DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire) splitst één vaste totaalprijs op in afzonderlijke posten. Volgens de offertegids van Entreprendre Service Public moet de financiële offerte gebaseerd zijn op de prijsdocumenten in het DCE. De leverancier vult dus de aangeleverde prijsschema's in en stuurt geen eigen prijslijst.

Wat de leverancier terugstuurt

Een leverancier beantwoordt een DCE met een afzonderlijk responsedossier, niet met het DCE zelf. Elke response op een Franse overheidsopdracht bestaat uit twee delen, een kandidatuur en een offerte, zoals de pagina over de kandidatuur van Entreprendre Service Public uitlegt.

Neem een klein kantoorschoonmaakbedrijf dat een offerte indient voor een appel d'offres, een aanbesteding, van een lokaal bestuur. Het downloadt het DCE van het kopersprofiel, het onlineplatform waarop het lokaal bestuur zijn aanbestedingen publiceert, en vindt daarin een RC, een AE, een CCAP, een CCTP, een BPU en een DQE. Het leest alleen het RC, het CCAP en het CCTP, waarin staat hoe het moet reageren en welke eisen het contract zou stellen. Het vult de AE, de BPU en de DQE in, omdat die samen met de offerte moeten worden ingediend.

Eerst komt de kandidatuur. Het bedrijf stelt zich voor via de formulieren DC1 en DC2 of via het DUME (document unique de marché européen), de Franse versie van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). De kandidatuur vertelt de koper wie het bedrijf is en of het over de capaciteit beschikt om de opdracht uit te voeren.

Daarna volgt de offerte. Die bevat het mémoire technique, de technische nota waarin het bedrijf uitlegt hoe het aan de behoefte van het lokaal bestuur zal voldoen. Verder horen erbij: de financiële offerte, opgesteld op basis van de ingevulde BPU en DQE, de ingevulde AE en alle andere documenten die het RC vraagt.

Niets hiervan wordt onderdeel van het DCE. De documenten van de koper zeggen wat hij vraagt. De eigen documenten van het bedrijf, samen met de paar formulieren die de koper ter invulling aanleverde, zeggen wat het bedrijf aanbiedt. Het plannen en uitwerken van die response over alle bestanden heen is het werk van tendermanagement.

Wanneer de koper vragen over het DCE beantwoordt

Vóór de deadline kunnen leveranciers de koper verduidelijkingsvragen stellen over onduidelijkheden in het DCE. De antwoorden van de koper worden als aanvullende informatie bij de documenten aan de leveranciers bezorgd. Bij de Franse geformaliseerde procedures (voor grotere opdrachten) verplicht de Code de la commande publique de koper om die informatie ten minste zes dagen vóór de deadline voor de indiening van offertes te bezorgen, op voorwaarde dat de leverancier de vraag tijdig heeft gesteld.

Op een laattijdige vraag komt mogelijk geen antwoord meer vóór de indieningsdeadline.

Het DCE dat een leverancier op de eerste dag downloadt, geeft dus tegen de deadline niet het volledige beeld. Antwoorden op vragen en alle andere informatie die de koper over de documenten toevoegt, staan naast de oorspronkelijke bestanden en kunnen veranderen hoe een response aan een vereiste voldoet. Wie een response uitsluitend op de eerste download baseert, kan die aanvullingen missen. Hoe u een vraag formuleert zodat het antwoord bruikbaar is, leest u in ons artikel over verduidelijkingsvragen bij aanbestedingen.

Hoe een DCE verschilt van verwante termen

DCE is de oudere, gangbare naam voor het aanbestedingsdossier. De Franse wetgeving gebruikt inmiddels documents de la consultation, terwijl Engelstalige markten eigen benamingen hebben voor hetzelfde dossier. Geen van die namen verandert wat een leverancier leest of indient.

Documents de la consultation

Het Franse overheidsopdrachtenrecht gebruikt nu de term documents de la consultation, gedefinieerd als alle documenten die de aanbestedende dienst verstrekt of waarnaar hij verwijst om zijn behoefte te omschrijven en de procedure te beschrijven, met inbegrip van de aankondiging van een opdracht. De juridische term is iets ruimer dan de bestanden in de download, omdat deze ook de aankondiging omvat en documenten zoals een CCAG waarnaar wordt verwezen maar die niet zijn bijgevoegd. DCE en de verkorte vorm dossier de consultation blijven in het dagelijkse taalgebruik gangbaar, en Entreprendre Service Public stelt de nieuwere term nog altijd voor als wat vroeger het DCE heette.

Aanbestedingsdossiers buiten Frankrijk

In Engeland bestaat het equivalent van een DCE onder de Procurement Act 2023 uit de aankondiging van een opdracht en de bijbehorende aanbestedingsdocumenten. Elders in Engelstalige bidtrajecten wordt diezelfde verzameling doorgaans tender pack of tender documents genoemd. Daarbij vervullen de instructions to bidders de rol van het RC en de specification die van het CCTP. French tender documents is daarom een passende Engelse vertaling van DCE. Buiten overheidsopdrachten wordt DCE ook in de private bouwsector gebruikt voor het dossier dat een koper of hoofdaannemer verstuurt aan de bedrijven die hij uitnodigt om een prijs voor de werken op te geven.