Wat is een verbintenistermijn?

De verbintenistermijn (in het Engels tender validity period) loopt doorgaans van de indieningsdeadline tot en met de beoordeling en de gunning, zodat de offerte die de koper kiest nog aanvaard kan worden. Bij een bid is het een voorwaarde van de koper: ze staat in het aanbestedingsdossier en bindt elke leverancier die een offerte indient.

Hoe de verbintenistermijn werkt

De verbintenistermijn is de periode na de indiening waarin een offerte openstaat voor aanvaarding en de inschrijver ze niet kan terugnemen. De documenten van de koper bepalen de duur en de begindatum, dus elke aanbesteding waarop een leverancier inschrijft, kan een andere termijn hebben.

Neem een kleine IT-dienstverlener die voor het eerst op een aanbesteding inschrijft. De instructies voor inschrijvers, het document dat uitlegt hoe een offerte moet worden voorbereid en ingediend, bepalen dat elke inschrijver 90 dagen vanaf de indieningsdeadline aan zijn offerte gebonden is. Zo staat het in het model van instructies voor inschrijvers van de Europese Commissie voor aanbestedingen in het kader van het externe optreden van de EU. Vanaf de deadline tot en met de 90e dag kan de koper de offerte van het bedrijf op elk moment aanvaarden. Het bedrijf kan ze in die periode niet intrekken of wijzigen. Een aanbestedingsdocument van een Zuid-Afrikaanse gemeente legt dezelfde twee regels vast voor zijn eigen termijn van 90 dagen, gerekend vanaf de sluiting: het moment waarop de koper geen offertes meer aanneemt.

De prijs maakt deel uit van de offerte en blijft dus ook staan. Verhoogt een onderaannemer zijn tarieven tijdens die 90 dagen, of evolueert een munt waarin het bedrijf zijn leveranciers betaalt in zijn nadeel, dan blijft de ingediende prijs de prijs die de koper kan aanvaarden. Hoe langer de termijn, hoe langer dat risico loopt; hoe korter, hoe kleiner het wordt. Daarom is het aantal dagen voor de inschrijver even belangrijk als de deadline.

Een aanbestedingsdossier, de set bestanden die de koper ter beschikking stelt, bestaat uit meerdere documenten, en de termijn kan in een ander bestand staan dan de deadline. Voor het bedrijf lijkt het één regel tussen vele vereisten. Toch is het een verbintenis in de tenderplanning die doorloopt tot na de dag waarop de offerte wordt ingediend.

Waar de verbintenistermijn in het aanbestedingsproces valt

In het aanbestedingsproces begint de verbintenistermijn waar het werk van de inschrijver aan zijn offerte eindigt. Hij beslaat het deel van het proces aan de kant van de koper: de beoordeling, waarin de koper elke offerte scoort op de criteria uit zijn documenten, daarna de interne goedkeuring en de gunningsbeslissing, de keuze van de koper voor de winnende offerte. Kopers bepalen de termijn zo dat ze genoeg tijd hebben voor dat werk en de offerte van hun keuze nog openstaat op het moment dat ze die willen aanvaarden.

De beoordeling kan toch uitlopen, waarna de koper de inschrijvers kan vragen de termijn te verlengen. Wat er dan gebeurt, hangt af van de regels waaronder de koper aanbesteedt en van zijn documenten. In het model van de Commissie voor aanbestedingen in het kader van het externe optreden van de EU kan de koper de inschrijvers in uitzonderlijke gevallen en vóór het verstrijken van de termijn schriftelijk vragen hem met 40 dagen te verlengen. Een inschrijver die weigert, behoudt zijn inschrijvingsgarantie - een financiële garantie die de koper kan inroepen als een inschrijver zich niet aan zijn offerte houdt - maar zijn deelname aan de procedure eindigt. Een inschrijver die instemt, mag zijn offerte niet wijzigen en moet zijn garantie verlengen.

Andere modellen verbinden dezelfde voorwaarde aan een instemming. Een model voor een invitation to bid van de Internationale Organisatie voor Migratie verplicht een inschrijver die verlengt, dat te doen zonder zijn oorspronkelijke offerte te wijzigen en ook een eventuele bid security, een andere naam voor de inschrijvingsgarantie, te verlengen. Wie met een verlenging instemt, houdt de oorspronkelijke offerte, prijs inbegrepen, dus langer open. Een weigering haalt de offerte volgens het model van de Commissie uit de mededinging.

Het verschil met verwante termijnen

In een aanbestedingsdossier staan naast de verbintenistermijn nog andere termijnen, en elk daarvan meet iets anders.

Indieningsdeadline

De indieningsdeadline is de datum en het uur waarop de offertes uiterlijk bij de koper moeten zijn. Daarmee eindigt de tijd die de inschrijver heeft om zijn offerte voor te bereiden, en meestal begint dan de verbintenistermijn. Sommige documenten noemen hetzelfde moment de sluitingsdatum of het sluitingsuur.

Contractduur

De contractduur is hoelang het gegunde contract loopt, van de begindatum tot de einddatum, met inbegrip van elke verlenging die het contract toelaat. Ze begint pas na de gunning en de ondertekening. De verbintenistermijn valt in de periode vóór er een contract bestaat: een offerte kan dus enkele maanden geldig zijn om een contract binnen te halen dat meerdere jaren loopt.

Geldigheidsduur van de inschrijvingsgarantie

Als de documenten een inschrijvingsgarantie vereisen, heeft die garantie haar eigen einddatum. De twee datums staan los van elkaar.

Wachttermijn

De wachttermijn is een pauze tussen de gunningsbeslissing en de ondertekening van het contract. Hoelang hij duurt, hangt af van de regels waaronder de koper aanbesteedt. Hij begint pas zodra er een winnaar is gekozen en meet dus hoelang de koper wacht vóór de ondertekening, nooit hoelang de inschrijver gebonden is.

Geldigheid van een prijsofferte

De geldigheid van een prijsofferte is de termijn die een verkoper op zijn eigen offerte zet, vaak in een regel onderaan zijn standaardofferte. De verkoper bepaalt die termijn zelf, afhankelijk van zijn kosten en leveranciers. De verbintenistermijn is daarentegen een voorwaarde van de koper: de aanbestedingsdocumenten leggen hem vast, en voor elke offerte in de mededinging geldt dezelfde termijn.