Können Sie KI für Bid-Writing nutzen?

Ja, bei den meisten Ausschreibungen dürfen Sie Ihr Angebot mit KI entwerfen, denn der Auftraggeber bewertet das Angebot, das Sie unterzeichnen, nicht das Tool, das es entworfen hat. Für einen konkreten Bid entscheiden drei Dinge: die KI-Vorgaben des Auftraggebers, was Sie nach den Ausschreibungsbedingungen und dem Datenschutz in ein Tool einfügen dürfen und ob Sie jede Aussage belegen können, die das Tool formuliert.

Maßgeblich sind zunächst die Vorgaben des Auftraggebers

Prüfen Sie die Bewerbungsbedingungen auf Vorgaben zur KI, bevor ein Autor in ChatGPT einen Entwurf erstellt, denn was Sie bei diesem Bid tun dürfen, legt der Auftraggeber selbst fest. Auftraggeber bestimmen ihre eigenen Regeln für KI in Ausschreibungs-Responses. Enthält eine Ausschreibung keine, entscheiden die beiden anderen Bedingungen.

Für die britische Zentralregierung hält die Procurement Policy Note 017 (PPN 017) des Cabinet Office fest, dass der KI-Einsatz eines Anbieters im Vergabeprozess nicht untersagt ist. Sie weist Auftraggeber an, die Risiken so abzuwägen, als hätten Sie einen Bid-Writer eingesetzt. Der veröffentlichte Text der PPN nennt als mögliche Maßnahme für Auftraggeber auch, Anbieter um die Offenlegung ihres KI-Einsatzes bei der Angebotserstellung zu bitten. In ihren Beispielfragen soll der Anbieter bestätigen, dass KI-gestützte Antworten geprüft und auf Richtigkeit verifiziert wurden. Im übrigen Europa arbeiten Sie mit den Klauseln der jeweiligen Ausschreibung.

Diese Klauseln unterscheiden sich je nach Auftraggeber. Eine Ausschreibung kann den Anteil der Response begrenzen, den KI verfassen darf, oder verlangen, dass eine Person vor der Abgabe jeden Bestandteil freigibt. Sie kann in einem Qualifikationsfragebogen auch abfragen, ob KI eingesetzt wurde und welchen Anteil sie verfasst hat. Jede dieser Vorgaben ändert, wie Sie die Entwurfsarbeit besetzen.

Nehmen wir einen Bid-Manager, dessen Autoren die Konzepte für eine Ausschreibung von Gebäudedienstleistungen in ChatGPT entworfen haben. Verlangen die Vorgaben eine Freigabe für jeden Bestandteil, bekommt jede Antwort schon bei der Planung einen namentlich benannten Reviewer, nicht erst beim abschließenden Lesen. Begrenzen sie den KI-Anteil, müssen die Autoren vor Beginn wissen, welche Antworten KI-Text enthalten dürfen.

Was Sie laut Ausschreibungsbedingungen einfügen dürfen

Die Vertraulichkeitsbedingungen der Ausschreibung und Ihre eigenen Regeln zur Informationssicherheit entscheiden, was in ChatGPT, Claude oder ein anderes Tool gelangt. Prüfen Sie beides, bevor jemand die Unterlagen des Auftraggebers einfügt, denn Ausschreibungsunterlagen sind oft vertraulich, und Lebensläufe und Fallstudien enthalten personenbezogene Daten.

Zurück zum Bid für Gebäudedienstleistungen: Ein Autor möchte die Leistungsbeschreibung und den Lebenslauf des vorgesehenen Vertragsmanagers einfügen, um die Antwort zur Mobilisierung zu entwerfen. Die Leistungsbeschreibung ist eine vertrauliche Information des Auftraggebers. Fragen Sie Ihr Sicherheitsteam, ob das Tool in der Konfiguration Ihrer Organisation eingefügte Inhalte vom Modelltraining ausschließt. Prüfen Sie vorher jeden Teil der Ausschreibung darauf, was vertraulich bleiben muss.

Der Lebenslauf enthält personenbezogene Daten. Nach der DSGVO muss der Verantwortliche die Datenminimierung in die Art einbauen, wie er personenbezogene Daten verarbeitet. Der Autor fügt daher nur die Erfahrung ein, die die Antwort braucht, nicht die Kontaktdaten oder den gesamten beruflichen Werdegang.

Mit der Freigabe wird jede von KI formulierte Aussage zu Ihrer eigenen

Der Bid-Manager verantwortet jede Response, egal wer sie verfasst hat. Eine Aussage, die das Tool geschrieben hat, wird mit der Freigabe also zu Ihrer Aussage. Wozu eine Response Sie verpflichtet, ändert sich nicht dadurch, dass ein Modell den Satz formuliert hat.

Die Gefahr ist eine Aussage, die sich gut liest und falsch ist. Im Bid für Gebäudedienstleistungen nennt der Fallstudienentwurf eine Zertifizierung und beschreibt einen früheren Auftrag. Beides liest sich wie eine Tatsache. Keines von beiden ist eine, bis jemand es auf ein Zertifikat oder eine Vertragsunterlage zurückführt.

Wo die Aussage steht, entscheidet darüber, was sie Sie kostet. In einer bewerteten Antwort schwächt eine unbelegte Aussage die Response. In den Antworten zur Eignung kann sie Sie den Bid kosten. Nach der Richtlinie 2014/24/EU in ihrer jeweiligen nationalen Umsetzung kann ein öffentlicher Auftraggeber einen Bieter ausschließen, der sich bei seinen Auskünften zur Überprüfung der Einhaltung der Eignungskriterien oder des Fehlens von Ausschlussgründen einer schwerwiegenden Täuschung schuldig gemacht hat. Das gilt auch für einen Bieter, der diese Auskünfte zurückhält. Eine ungeprüfte, von KI formulierte Aussage zu Umsatz, Versicherungsschutz oder Akkreditierung ist ein Eignungsrisiko und zugleich ein Qualitätsrisiko.

Lassen Sie deshalb dort prüfen, wo am meisten auf dem Spiel steht. Geben Sie Zertifizierungen, Vertragsreferenzen, Zahlen und Leistungszusagen vor der Freigabe an die Person, die für die Nachweise verantwortlich ist, nicht an den Korrekturleser.

Eine Regel für den KI-Einsatz bei Ihrem nächsten Bid

Nutzen Sie KI bei jedem Bid, dessen Vorgaben das erlauben, sofern Sie bei der Abgabe sagen können, welche Antworten die KI entworfen hat und wer jede einzelne geprüft hat. Bittet der Auftraggeber Sie zu bestätigen, dass KI-gestützte Antworten geprüft wurden, kann ein Team ohne diese Dokumentation das nicht ehrlich tun.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Holen Sie vor Beginn des Bids die Genehmigung der Informationssicherheit und der Rechtsabteilung ein, das Tool für vertrauliche Dokumente und personenbezogene Daten zu nutzen.
2. Prüfen Sie die Bewerbungsbedingungen auf KI-Klauseln und benennen Sie Reviewer, um jede Freigaberegel und jede Obergrenze für den KI-Anteil einzuhalten.
3. Fügen Sie nur ein, was die Vertraulichkeitsbedingungen erlauben, und nur die personenbezogenen Daten, die die jeweilige Antwort braucht.
4. Dokumentieren Sie für jede Antwort, ob sie von KI entworfen wurde und wer sie geprüft hat.
5. Führen Sie vor der Freigabe jede Tatsachenaussage auf ihren Beleg zurück.

Im agentic operating system (aOS) von SEQUESTO zeigt jeder Antwortentwurf von James die Überlegungen dahinter, und jeder Agentenaufruf, jede Bearbeitung und jede Freigabe wird mit Akteur, Zeitstempel und Element protokolliert. Die Dokumentation dessen, was die KI entworfen und wer es freigegeben hat, liegt also bei der Abgabe vor. Was Reviewer vor ihrer Freigabe sehen müssen, lesen Sie im Artikel über nachvollziehbare KI in der Angebotserstellung. Den Prozess, in den diese Regel eingebettet ist, beschreibt der Artikel über Bid-Management.

Beginnen Sie mit dem Bid auf Ihrem Schreibtisch. Öffnen Sie seine Bewerbungsbedingungen, suchen Sie nach KI-Klauseln und legen Sie vor dem ersten Entwurf fest, wer jede Antwort prüft.