Gilt die KI-Verordnung für Bid-Writing?

Ja, aber nur in begrenztem Umfang: Ein Bid-Team, das KI bei der Arbeit nutzt, ist Betreiber im Sinne der KI-Verordnung, und seine wichtigste Pflicht betrifft die KI-Kompetenz. Eine Response für einen einzelnen Auftraggeber zu erstellen, ist weder eine Hochrisiko-Anwendung noch ein Text von öffentlichem Interesse. Die strengeren Pflichten der Verordnung und ihre Kennzeichnungspflicht betreffen das Team daher nicht. Legt die Ausschreibung eigene Regeln zur KI fest, binden diese das Angebot unmittelbarer als die Verordnung.

Ihr Team ist betroffen, wenn die Response in der EU verwendet wird

Nutzt Ihr Team bei der Arbeit ein KI-Tool, ist es nach der KI-Verordnung Betreiber. Es fällt in den Anwendungsbereich, wenn es in der EU niedergelassen ist, und höchstwahrscheinlich auch dann, wenn ein Auftraggeber in der EU seine Response verwendet. Die Begriffsbestimmung in Artikel 3 erfasst jede Organisation, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, und nimmt nur die persönliche, nicht berufliche Nutzung aus. ChatGPT bei der Arbeit zählt dazu, ebenso Microsoft Copilot, ein eigenes GPT oder eine eigens entwickelte Response-Plattform.

Ihr Sitz entscheidet, auf welchem Weg Sie in den Anwendungsbereich fallen. Artikel 2 erfasst Betreiber in der Union unmittelbar. Er erstreckt sich auch auf Betreiber mit Sitz außerhalb der Union, wenn die vom KI-System hervorgebrachte Ausgabe in der Union verwendet wird.

Nehmen wir einen britischen Anbieter von Gebäudedienstleistungen, der ein Angebot auf die Ausschreibung einer niederländischen Gemeinde abgibt: Die Autoren entwerfen Abschnitte in ChatGPT, der Bid-Manager gibt die Response frei. Der Anbieter sitzt außerhalb der EU, doch ein Auftraggeber in den Niederlanden liest und bewertet seinen KI-gestützten Text. Gilt die KI-Verordnung für ein britisches Unternehmen, das Angebote auf EU-Ausschreibungen abgibt? Nach dieser Lesart höchstwahrscheinlich ja, also sollte das Team so handeln, als fiele es in den Anwendungsbereich. Das ist ein Schluss aus der Vorschrift, die selbst nichts über Angebote sagt, und dasselbe Team dürfte kaum erfasst sein, wenn es nur Ausschreibungen britischer Auftraggeber beantwortet.

Eine Response an einen einzelnen Auftraggeber braucht keine KI-Kennzeichnung

Muss ich KI-geschriebenen Text in einem Angebot nach dem AI Act kennzeichnen? Nein: Die Kennzeichnungspflicht in Artikel 50 gilt für KI-generierten Text, der veröffentlicht wird, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, und eine Ausschreibungs-Response geht an die Bewerter eines einzelnen Auftraggebers. Niemand veröffentlicht sie, also muss darin nach der Verordnung nichts gekennzeichnet werden.

Aufpassen sollten Sie bei allem, was das Team später veröffentlicht. Wird aus dem Auftrag eine öffentliche Fallstudie, erreicht der Text die Öffentlichkeit, auch wenn fraglich ist, ob die Fallstudie eines Anbieters irgendjemanden über eine Angelegenheit von öffentlichem Interesse informiert. Selbst dann entfällt die Pflicht nach Artikel 50, wenn der KI-generierte Text einer menschlichen Überprüfung oder redaktionellen Kontrolle unterzogen wurde und eine Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt. Ein namentlich benannter Reviewer, der die Fallstudie bearbeitet und freigibt, wie es der Bid-Manager bei einer Response tut, kann diese Voraussetzung erfüllen.

Verlangt die Ausschreibung, dass Sie den KI-Einsatz offenlegen, ist das eine Vorgabe des Auftraggebers, nicht der Verordnung.

Die Rangfolge von Personen für einen Personaleinsatzplan kommt der Hochrisikoliste am nächsten

Wenn Sie mit KI auswählen, welche namentlich genannten Personen in einen Personaleinsatzplan kommen, sind Sie der Hochrisikoliste der Verordnung am nächsten, und diese Entscheidung ist bei Menschen besser aufgehoben. Anhang III legt die Hochrisikobereiche fest, und seine Kategorie Beschäftigung umfasst KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden sollen.

Angenommen, die niederländische Ausschreibung verlangt einen namentlich benannten Account-Manager und Standortleiter. Ein Autor bittet ChatGPT, die Lebensläufe der Personen zu straffen, die der Bid-Manager bereits ausgewählt hat. Ein anderer fügt die Lebensläufe der Shortlist ein und fragt, welche Kandidaten vorgeschlagen werden sollen. Der Erste passt Inhalte an. Der Zweite überlässt der KI eine Wahl zwischen Personen, und das liegt näher an der Auswahl, die die Kategorie Beschäftigung beschreibt.

Ob diese Nutzung das Tool zu einem Hochrisiko-KI-System macht, ist eine Schlussfolgerung, keine geklärte Frage. Anhang III spricht von Systemen, die für die Auswahl bestimmt sind, und es ist unklar, ob ein einmaliger Prompt an einen allgemeinen Chatassistenten darunterfällt. Laut der KI-Seite der Europäischen Kommission gelten die Hochrisiko-Pflichten für Verwendungen nach Anhang III, einschließlich Beschäftigung, ab dem 2. Dezember 2027; die Änderung vom Juli 2026 hat diesen Termin verschoben. Bleibt die Rangfolge in menschlicher Hand, stellt sich die Frage nicht.

Was Sie bei Ihrem nächsten Bid tun sollten

Lesen Sie zuerst die KI-Klausel der Ausschreibung, ergreifen Sie Maßnahmen zur KI-Kompetenz, wenn Sie in den Anwendungsbereich fallen, lassen Sie Entscheidungen über Personen bei Menschen und fügen Sie keine KI-Kennzeichnung hinzu, die der Auftraggeber nicht verlangt hat. Diese Entscheidungen gehören in Ihr bestehendes Bid-Management, nicht in einen separaten Compliance-Prozess.

Von den Betreiberpflichten des AI Act betrifft die Pflicht in Artikel 4 die meisten Bid-Teams. Sie ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz Ihres Personals und anderer Personen zu fördern, die in Ihrem Auftrag KI nutzen. Diese Pflicht gilt seit Februar 2025, und seit der Änderung vom Juli 2026 verlangt sie nicht, dass Sie für einzelne Personen ein bestimmtes Niveau gewährleisten.

Die KI-Klausel einer Ausschreibung kann begrenzen, welchen Anteil der Response KI schreiben darf, oder verlangen, dass eine Person jedes Element vor der Abgabe freigibt. Ihr Eignungsfragebogen kann außerdem abfragen, ob KI eingesetzt wurde und welchen Anteil der Response sie geschrieben hat. Behandeln Sie die Klausel wie jede andere Ausschreibungsanforderung, die Sie aus den Unterlagen extrahieren, und bestätigen Sie sie, bevor Sie mit dem Entwurf beginnen.

Verlangt ein Auftraggeber Offenlegung, müssen Sie zeigen können, was die KI entworfen und wer es freigegeben hat. Im agentic operating system (aOS) von SEQUESTO wird jede Aktion mit Akteur, Zeitstempel und betroffenem Element protokolliert, von Agentenaufrufen und Bearbeitungen bis zu Freigaben, und das Protokoll lässt sich für den Fragebogen eines Auftraggebers oder eine Compliance-Prüfung exportieren.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Lesen Sie die KI-Klausel der Ausschreibung und erfassen Sie sie als Anforderung.
2. Weisen Sie Autoren, Reviewer und Fachexperten in ihre KI-Tools und in die Prüfung der Ergebnisse ein, und halten Sie die Einweisung schriftlich fest.
3. Lassen Sie KI Lebensläufe anpassen, aber niemals die Personen für einen Personaleinsatzplan auswählen.
4. Kennzeichnen Sie den KI-Einsatz nur dort, wo die Ausschreibung es verlangt.

Beginnen Sie bei der nächsten eingehenden Ausschreibung mit Schritt eins, bevor jemand ein Tool zur Texterstellung öffnet.