Führen Sie einen Bid-Kick-off durch, bei dem jede Aufgabe klar zugewiesen ist

Ein Bid-Kick-off-Meeting hat seinen Zweck erfüllt, wenn jede Frage und jeder Abschnitt des Angebots den Raum mit einem namentlich benannten Verantwortlichen, einem anderen namentlich benannten Prüfer und einem Termin verlässt, und zwar für einen Bid, bei dem das Team gerade bestätigt hat, dass es ihn umsetzen kann. Das passt nur dann in ein einziges Meeting, wenn Sie die Ausschreibungsunterlagen vorab strukturiert haben und mit der bid/no-bid-Entscheidung statt mit dem Entwurf beginnen. Die Arbeit erfolgt in fünf Schritten, in dieser Reihenfolge: Unterlagen strukturieren, Entscheidung bestätigen, Verantwortliche und Prüfer zuweisen, den Zeitplan von der Einreichung aus rückwärts aufbauen und den Plan verteilen. Zusammen markieren sie im Bid-Management den Punkt, an dem aus Ausschreibungsunterlagen verbindliche Termine werden.

Wer das Meeting leitet und was Sie vor dem Start benötigen

Der Bid-Manager leitet den Kick-off, weil er für den daraus entstehenden Plan sowie für Qualität, Compliance und Umsetzbarkeit des Angebots verantwortlich ist. PAS 360:2023 von BSI, der Verhaltenskodex für Bid- und Proposal-Management, behandelt Rollen und Verantwortlichkeiten als Teil einer guten Arbeitspraxis. Beim Kick-off werden diese Rollen konkreten Personen und Fragen zugeordnet.

Wer ist dabei?

Laden Sie alle ein, die im Plan eine Aufgabe übernehmen: die Bid-Writer, die Fachexperten, deren Beiträge für die Fragen benötigt werden, die Reviewer sowie alle, die in Ihrem Governance-Prozess eine Freigabe erteilen, etwa die kaufmännisch Verantwortlichen für die Preisgestaltung oder die Rechtsabteilung für Vertragsbedingungen. Wenn ein Fachexperte nicht teilnehmen kann, benennen Sie ihn dennoch in der Runde und laden Sie jemanden ein, der Auskunft über seine Verfügbarkeit geben kann. Beschränken Sie den Teilnehmerkreis auf Personen, die etwas verantworten, prüfen oder freigeben. Beobachter verlängern ein Arbeitstreffen, ohne dass dadurch auch nur eine weitere Verantwortung übernommen wird.

Benötigte Unterlagen

• Die vollständigen Ausschreibungsunterlagen mit allen Dateien, nicht nur die Bekanntmachung oder eine Zusammenfassung.
• Der bisherige bid/no-bid-Verlauf mit den Gründen für die vorläufige Entscheidung.
• Die Verfügbarkeit jeder namentlich genannten Person während des Bearbeitungszeitraums, einschließlich Urlaub und laufender Projektarbeit.
• Die im nächsten Abschnitt beschriebene Übersicht der Unterlagen, die als Arbeitsdokument für das Meeting dient.

Die Tagesordnung in der richtigen Reihenfolge

Die Agenda für ein Kick-off-Meeting zur Angebotserstellung folgt dem Ablauf der eigentlichen Arbeit. Dieser Ablauf beantwortet zugleich die Frage, was in ein Kick-off-Meeting gehört:

1. Bestätigen Sie die bid/no-bid-Entscheidung anhand der vollständigen Unterlagen.
2. Gehen Sie die Übersicht durch: Anforderungen, Abhängigkeiten, Einreichungshinweise und Zuschlagskriterien.
3. Weisen Sie jeder Frage oder jedem Abschnitt einen Verantwortlichen, einen Prüfer und bei Bedarf einen Genehmiger zu.
4. Stimmen Sie den von der Einreichung aus rückwärts geplanten Zeitplan einschließlich seiner Freigabepunkte ab.
5. Legen Sie fest, welche Bieterfragen gestellt werden, wer sie jeweils formuliert und wann sie versendet werden.
6. Bestätigen Sie, was anschließend verteilt wird, und legen Sie den Termin für den nächsten Kontrollpunkt fest.

Treffen Sie zuerst die Entscheidung, damit Sie nichts für ein Angebot ausgeben, das Sie möglicherweise zurückziehen.

Erfassen Sie die Ausschreibungsunterlagen vor dem ersten Meeting

Lesen Sie vor dem Meeting jede Datei in den Ausschreibungsunterlagen selbst und führen Sie alles in einer Übersicht zusammen, damit im Meeting Aufgaben verteilt werden, statt sie erst zu ermitteln.

Anforderungen und ihre Abhängigkeiten

Listen Sie jede Anforderung, Frage und jedes Bewertungskriterium mit der Kennzeichnung „bestanden/nicht bestanden“ oder der Punktzahl sowie der jeweiligen Gewichtung auf. Kennzeichnen Sie anschließend die Abhängigkeiten. Ein Mobilisierungsplan kann beispielsweise erst erstellt werden, wenn das Personalmodell feststeht. Dieses kann wiederum auf Preisannahmen beruhen, die der kaufmännische Bereich noch nicht getroffen hat. Diese Abhängigkeitsketten bestimmen, in welcher Reihenfolge die Antworten entworfen werden und welche Verantwortlichen sich in der ersten Woche abstimmen müssen. Sie gehören in die Übersicht, nicht nur in den Kopf einer einzelnen Person.

Die Übersicht dient als Grundlage für Ihre Compliance-Matrix. Sie ersetzt diese nicht, gibt ihr aber eine Struktur, die das gesamte Team bereits kennt, bevor die Angebotserstellung beginnt.

Einreichungshinweise in mehreren Dateien

Fassen Sie alle Einreichungshinweise in einer einzigen Liste in der Übersicht zusammen und geben Sie jeweils die Quelldatei an.

Wenn Sie sie jetzt identifizieren, wird jede Anforderung im Meeting einer verantwortlichen Person zugewiesen, statt erst in den letzten Tagen vor dem Upload aufzutauchen.

In SEQUESTO: James, der orchestrierende Agent in SEQUESTO aOS, liest die Unterlagen und kennzeichnet, welche Anforderungen voneinander abhängen, während Agent Force die Fragen, Bewertungskriterien, obligatorischen Anhänge und Wortbegrenzungen extrahiert. Sie bestätigen diese extrahierte Struktur vor dem Meeting. Damit haben Sie einen Plan für die Besprechung.

Bestätigen Sie zuerst die bid/no-bid-Entscheidung

Beginnen Sie das Meeting damit, die bid/no-bid-Entscheidung anhand der zusätzlichen Informationen aus den vollständigen Unterlagen erneut zu prüfen, bevor über Inhalte gesprochen wird. Die vorläufige Entscheidung wurde möglicherweise auf Basis unvollständiger Unterlagen getroffen: einer Bekanntmachung, einer Zusammenfassung oder der Einschätzung des Account-Managers zur Opportunity.

Erst in den vollständigen Ausschreibungsunterlagen werden zwingende Anforderungen sichtbar, darunter Schwellenwerte etwa für Umsatz, Versicherungssummen und Zertifizierungen, Akkreditierungen, über die Sie nicht verfügen, sowie der tatsächliche Personalaufwand für die Leistungserbringung. Prüfen Sie jeden Punkt anhand zweier Budgets: der Kapazität, den Auftrag im Zuschlagsfall zu erfüllen, und der Kapazität, dieses Bid parallel zu den bereits laufenden zu besetzen. PAS 360 beschreibt seine Governance als Mittel, um das Risiko zu verringern, dass ein Auftrag in der Praxis nicht erfüllbar ist oder mehr Ressourcen erfordert als budgetiert. Der Kick-off ist der letzte kostengünstige Zeitpunkt für diese Prüfung, bevor das Team mit dem Schreiben beginnt.

Wenn die vollständigen Unterlagen die Entscheidung erneut auf den Prüfstand stellen, etwa weil Ihnen eine erforderliche Akkreditierung fehlt, klären Sie gemeinsam, um welche Art von Lücke es sich handelt. Möglicherweise können Sie sie vor der Einreichung schließen, durch eine Bieterfrage an den Auftraggeber klären oder sie führt zum Abbruch des Bids. Legen Sie fest, wer sich darum kümmert, und dokumentieren Sie in jedem Fall die Begründung.

Ist die Entscheidung am Ende dieses Tagesordnungspunkts noch offen, wird sie entweder im Meeting getroffen oder das Meeting wird beendet. Fragen für einen Bid zuzuweisen, den Sie möglicherweise zurückziehen, bindet genau die Kapazitäten, die durch diese Entscheidung geschützt werden sollten. Lässt sich die Frage im Meeting nicht klären, wenden Sie erneut die vollständige Methode aus go/no-go-Entscheidungen treffen, die Sie begründen können an.

Weisen Sie jeder Frage einen Verantwortlichen und einen Prüfer zu

Weisen Sie jeder Frage oder jedem Abschnitt eine namentlich benannte verantwortliche Person zu, die den Text verfasst, eine andere namentlich benannte Person, die ihn prüft, sowie eine Person, die alles freigibt, was die Organisation bindet. Harvard Business Review fasst dieses Prinzip für jede Art von Besprechung allgemein zusammen: Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zu und klären Sie die nächsten Schritte, bevor die Besprechung endet. Bei einem Bid sind die Aufgaben bewertete Fragen. Ist die Verantwortung geteilt oder niemand namentlich benannt, bleibt eine Frage unbearbeitet, bis jemand die Lücke bemerkt.

Der Reviewer ist eine eigenständige Rolle, weil der Verantwortliche seine eigenen Annahmen nicht erkennt. Der Reviewer prüft die Antwort anhand der Frage und ihrer Zuschlagskriterien und erkennt, was der Verfasser als selbstverständlich vorausgesetzt hat. In einem kleinen Team, in dem der naheliegende Reviewer zugleich der Verantwortliche ist, bilden Sie Zweierteams, in denen jeder die Fragen des anderen prüft. Alternativ übertragen Sie die Prüfung einem Fachexperten oder dem Bid-Manager, der die Antwort nicht verfasst hat.

Die Zuordnungstabelle

Erstellen Sie die Tabelle während des Meetings auf dem Bildschirm, sodass jeder Name im Beisein der zuständigen Person eingetragen wird. Die Spalten:

• Frage- oder Abschnittsreferenz aus der Übersicht
• Bestanden/nicht bestanden oder Gewichtung
• Verantwortlicher
• Prüfer
• Genehmiger, wenn die Antwort die Organisation bindet
• Abhängigkeiten von anderen Fragen
• Ausgangspunkt: eine freigegebene Antwort zur Anpassung oder neue Inhalte
• Frist für den Entwurf
• Prüffrist

Lassen Sie anhand der Gewichtung entscheiden, wo Sie Ihre stärksten Bid-Writer einsetzen und die frühesten Termine ansetzen. Eine stark gewichtete, bewertete Frage braucht einen Verantwortlichen mit der relevantesten Erfahrung und einen frühen ersten Entwurf. Eine Frage mit Bestanden/Nicht bestanden braucht einen Verantwortlichen, der die Anforderung exakt erfüllt, und einen Prüfer, der sie mit den Vorgaben abgleicht. Wie Sie von den in der Tabelle genannten Fachexperten verwertbare Inhalte erhalten, erfahren Sie unter „Zusammenarbeit mit Fachexperten bei Ausschreibungen“.

Verpflichtungen aus dem Angebot richtig zuweisen

Der Bid-Manager trägt die rechtliche Verantwortung für jede Antwort. Daher muss alles, was darin zugesagt wird, an die Person weitergeleitet werden, die es genehmigen kann. Markieren Sie diese Zeilen im Meeting: Preise, Service Levels, Vertragsbedingungen, Liefertermine, Aussagen zu Datenschutz und Sicherheit sowie Personalzusagen. Für jede Zeile wird ein Genehmiger aus dem Bereich benannt, der dafür einstehen muss, sei es Vertrieb, Recht, Compliance oder Leistungserbringung. Wird die Freigabe jetzt angestoßen, weiß der Genehmiger, was wann auf ihn zukommt, statt erst bei der finalen Freigabe erstmals mit einer verbindlichen Zusage konfrontiert zu werden.

Planen Sie den Zeitplan rückwärts von der Einreichungsfrist

Gehen Sie von dem Zeitpunkt aus, zu dem das Angebot im Portal des Käufers eingegangen sein muss, und planen Sie rückwärts. Legen Sie dabei jeden internen Freigabeschritt mit einem namentlich benannten Prüfer fest, bevor Sie Termine für die Ausarbeitung ansetzen. Bei einer Vorwärtsplanung ab heute füllt sich der Zeitplan mit der Ausarbeitung, während Prüfung und Freigabe in die letzten Tage gedrängt werden. Bei einer Rückwärtsplanung erhalten die Freigabeschritte zuerst die nötige Zeit, und für die Ausarbeitung bleibt der Rest. BSI nennt Termintreue neben Konsistenz, Sorgfalt und Qualität als eines der Ziele von PAS 360. Ob die Frist eingehalten wird, entscheidet sich bei der Rückwärtsplanung.

Die Gates in umgekehrter Reihenfolge

Arbeiten Sie diese Punkte der Reihe nach rückwärts durch und weisen Sie jedem einen namentlich benannten Prüfer und ein Datum zu:

1. Upload im Portal, mit einer internen Frist vor der Frist des Auftraggebers, damit nicht ein Portal- oder Dateiproblem über das Angebot entscheidet.
2. Abschließende Freigabe durch den Bid-Manager.
3. Preisprüfung und kaufmännische Freigabe.
4. Freigabe der in der Zuordnungstabelle weitergeleiteten Verpflichtungen durch die Rechtsabteilung, Compliance oder Delivery.
5. Abschließende Compliance-Prüfung anhand der Einreichungsvorgaben: Anhänge, Wortbegrenzungen, Formate, Benennung.
6. Prüfphasen, einschließlich aller Colour-Team-Reviews, die Ihr Prozess vorsieht.
7. Entwurfsfristen pro Frage, in der durch die Abhängigkeiten vorgegebenen Reihenfolge.
8. Termine für Beiträge der Fachexperten.

Übernehmen Sie die Dauer jedes Gates aus Ihrem letzten vergleichbaren Bid, statt sich auf eine Faustregel zu stützen. Wenn die Termine nicht passen, wird der Konflikt jetzt sichtbar, solange Umfang, Personaleinsatz und die Entscheidung selbst noch geändert werden können.

Wo die Frist für Bieterfragen liegt

Die Unterlagen des Auftraggebers legen eine Frist für Bieterfragen fest. Diese wird wie jeder Meilenstein als fester Termin in den Zeitplan aufgenommen. Fragen, die beim Mapping aufkommen, müssen vorher formuliert, freigegeben und versendet werden. Weisen Sie daher jeder Frage im Meeting einen Verantwortlichen und einen Versandtermin zu. Antworten können erst nach Beginn der Angebotserstellung eingehen und den Umfang verändern. Planen Sie deshalb bei den Prüfterminen Spielraum für die betroffenen Zeilen ein. Wie Sie das Zeitfenster selbst nutzen, erfahren Sie unter Bieterfragen als Strategie.

In SEQUESTO: Agent Force, die spezialisierten Agenten, überführt vom ersten Tag an jede terminierte Anforderung in den Ausschreibungsunterlagen in eine Aufgabenliste. James liest Ihren Governance-Prozess zusammen mit der Ausschreibung und fügt Freigabe- und Review-Gates als Meilensteine hinzu, denen jeweils ein Zeitrahmen und ein namentlich benannter Prüfer zugewiesen sind. Ihr Team passt diese Termine und Namen im Meeting an, sodass alle nach dem Projektzeitplan arbeiten.

Verteilen Sie den Plan, bevor die Angebotserstellung beginnt

Verteilen Sie ein schriftliches Protokoll des Kick-offs, bevor jemand mit dem Entwurf beginnt. So arbeiten alle nach dem schriftlichen Plan und nicht nach ihrer jeweiligen Erinnerung an das Meeting. Es enthält:

• die bid/no-bid-Entscheidung und ihre Gründe
• die Zuordnungstabelle
• der Zeitplan mit seinen Freigabepunkten, Prüfern und Terminen
• die Bieterfragen, jeweils mit zuständiger Person und Versanddatum
• die Abhängigkeiten zwischen den Fragen
• Datum und Zweck des nächsten Kontrollpunkts

Das Protokoll dient dann als Ausgangsbasis für Änderungen. Wenn eine Antwort auf eine Bieterfrage den Umfang ändert, aktualisieren Sie das Protokoll, kennzeichnen Sie die Änderungen und senden Sie es an die Verantwortlichen für die betroffenen Zeilen. Setzen Sie das Meeting nur dann erneut an, wenn die Antwort die bid/no-bid-Entscheidung wieder zur Diskussion stellt.

Die Gründe für die Entscheidung zu dokumentieren, ist aus Governance-Sicht ebenso wichtig wie ihre Prüfung. Wird die Lieferkapazität später infrage gestellt, kann das Team nachvollziehen, wozu es sich verpflichtet hat und auf welcher Grundlage.

Checkliste für den Bid-Kick-off

• Das Team hat vor dem Meeting jede Datei in den Ausschreibungsunterlagen gelesen und zugeordnet.
• Jede Anforderung ist in der Übersicht erfasst, als erfüllt/nicht erfüllt gekennzeichnet oder bewertet, einschließlich ihrer Gewichtung und Abhängigkeiten.
• Alle Einreichungsvorgaben stehen in einer Liste, jeweils mit der zugehörigen Quelldatei.
• Die bid/no-bid-Entscheidung wurde anhand der vollständigen Unterlagen, der Lieferkapazität und der Bid-Ressourcen erneut geprüft und mit Begründung dokumentiert.
• Für jede Frage und jeden Abschnitt sind eine namentlich benannte verantwortliche Person und eine andere namentlich benannte prüfende Person festgelegt.
• Für jede im Angebot eingegangene Verpflichtung gibt es einen Freigabeverantwortlichen aus dem zuständigen Funktionsbereich.
• Der Zeitplan wird rückwärts von einer internen Upload-Frist geplant, und für jeden Freigabeschritt sind ein Prüfer und ein Termin benannt.
• Der Zeitplan enthält eine Frist für Bieterfragen sowie einen Verantwortlichen und ein Versanddatum für jede Frage.
• Das schriftliche Protokoll erreichte das gesamte Team, bevor die Angebotserstellung begann.