Bearbeiten Sie den EcoVadis-Fragebogen wie einen bewerteten Bid

Wie viele Punkte Ihre Antworten auf der EcoVadis-Scorecard erzielen, hängt von den vorhandenen Dokumenten ab, die Sie jedem aktivierten Kriterium beifügen, nicht davon, wie gut die Antworten formuliert sind: Dem Fragebogen-Leitfaden von EcoVadis zufolge sind beigefügte Dokumente die einzigen Nachweise, die die Analysten in der Bewertungsphase berücksichtigen. Wann Sie beginnen müssen, hängt davon ab, zu welchem Zeitpunkt Ihre Kunden die neue Scorecard benötigen, denn nach der Einreichung dauert die Veröffentlichung der Ergebnisse mehrere Wochen. Damit handelt es sich um eine bewertete Einreichung mit veröffentlichtem Bewertungsschema. Entsprechend sollte sie in sechs Phasen bearbeitet werden: Zeitplan festlegen, Kriterien zuordnen, Verantwortliche benennen, Dokumente auswählen, Zahlen abgleichen und die Neubewertung planen.

Wer verantwortlich ist und was Sie vor dem Start benötigen

Der Bid-Manager oder Proposal-Manager bearbeitet den Fragebogen gemeinsam mit dem Nachhaltigkeitsverantwortlichen, denn er umfasst alles, was auch zu einem bewerteten Angebot gehört: eine Frist, ein Bewertungsschema, im gesamten Unternehmen verteilte Nachweise und eine Person, die für die Einreichung verantwortlich ist. Der Nachhaltigkeitsverantwortliche kennt das Programm. Die meisten Dokumente liegen bei HR, der Rechtsabteilung, dem operativen Bereich und dem Team, das Ihre eigenen Anbieter betreut. Der Bid-Manager verantwortet den Plan, die Nachweise und die abschließende Freigabe.

Stellen Sie vier Grundlagen zusammen, bevor der Fragebogen geöffnet wird:

• das Datum, an dem der jeweilige Kunde Ihre nächste Scorecard benötigt
• Ihre vorherige Scorecard und die darin genannten Verbesserungsbereiche, falls Sie bereits bewertet wurden
• Ihre aktuelle CDP-Antwort, sofern Sie eine einreichen
• die ESG-Antworten in Ihrer Bid-Bibliothek, die Kunden bereits erhalten haben

Die letzten beiden sind wichtiger, als es zunächst scheint. Kunden, denen Ihre Scorecard vorliegt, haben möglicherweise auch Ihre CDP-Antwort und Ihre Bid-Antworten. Daher wird der Fragebogen nie isoliert beantwortet. Wenn EcoVadis einer von vielen Fragebögen ist, die Ihr Team beantwortet, ordnet der Beitrag „Wie Sie jede Fragebogenbeantwortung steuern“ ihn in diesen Kontext ein. Der Glossareintrag zum ESG-Fragebogen behandelt die übergeordnete Kategorie, zu der er gehört.

Planen Sie rückwärts ab dem Termin, zu dem Ihre Kunden die Scorecard benötigen

Legen Sie Ihren spätesten Einreichungstermin fest, indem Sie vom Termin Ihres Kunden die Zeit bis zur Veröffentlichung abziehen, und nicht anhand der Frist, die EcoVadis Ihnen vorgibt. Die beiden Zeitpläne laufen unabhängig voneinander. Eine Scorecard bleibt ab der Veröffentlichung 12 Monate gültig, danach lösen neue Freigabeanfragen von Kunden eine Neubewertung aus. Kunden können diese Anfrage bis zu 3 Monate vor Ablauf Ihrer aktuellen Scorecard senden.

Für die Plattform gilt ein eigener Zeitplan. Die Standardfrist beträgt 30 Arbeitstage, und EcoVadis weist darauf hin, dass das Ausfüllen des Fragebogens einige Stunden bis einige Tage dauern kann, wenn die Unterlagen vorliegen. In den meisten Fällen können Sie die Frist selbst verlängern, und zwar um insgesamt bis zu 60 Arbeitstage, sofern Sie dies vor Ablauf der Frist tun. Nach Ihrer Einreichung dauert die Veröffentlichung in der Regel 6 bis 8 Wochen, wobei dieser Zeitraum je nach Unternehmensprofil kürzer oder länger ausfallen kann.

Diese letzte Angabe bestimmt Ihren Termin. Jeder Arbeitstag, den Sie auf der Plattform nutzen, einschließlich Verlängerungen, verschiebt die Veröffentlichung nach hinten. Die auf der Plattform angezeigte Frist ist der späteste Zeitpunkt, zu dem Sie einreichen dürfen, nicht der späteste Zeitpunkt, bis zu dem Ihr Kunde warten kann.

Ein konkretes Beispiel für die Rückwärtsplanung

Dies ist ein Beispiel, das ausschließlich auf den oben genannten Zeitangaben beruht. Angenommen, ein Kunde benötigt Ihre neue Scorecard bis zu dem Tag, an dem die aktuelle abläuft, und sendet seine Anfrage so früh wie möglich.

1. Drei Monate vor Ablauf, also etwa 13 Wochen vorher, geht die Anfrage ein.
2. Acht Wochen vor Ablauf: Ihr spätester Einreichungstermin unter Berücksichtigung des oberen Endes der üblichen Veröffentlichungsspanne.
3. Dazwischen: etwa 5 Wochen, also rund 25 Arbeitstage.

Das ist weniger als die Standardfrist von 30 Arbeitstagen. Daher kann die auf der Plattform angezeigte Frist nach Ihrer tatsächlichen Frist liegen, und eine Verlängerung verschiebt sie nur noch weiter nach hinten. Sobald Ihnen die Nachweise vorliegen, lässt sich der Fragebogen zügig bearbeiten. Ob Sie den Termin einhalten, entscheidet sich deshalb schon vor Eingang der Anfrage: Kriterien sind zugeordnet, Verantwortliche benannt und Dokumente geprüft. Geht die Anfrage später ein, verkürzt sich das Zeitfenster um denselben Zeitraum. Stimmen Sie daher das Anfragedatum mit dem Kunden ebenso frühzeitig ab wie alle anderen Punkte.

Ordnen Sie die aktivierten Kriterien Richtlinien, Maßnahmen und Ergebnissen zu

Zerlegen Sie den Fragebogen in eine Matrix mit einer Zeile pro aktiviertem Kriterium. Kennzeichnen Sie dann für jedes Kriterium die vorhandenen Nachweise zu Richtlinien, Maßnahmen und Ergebnissen. Laut EcoVadis hängt die Länge Ihres Fragebogens hauptsächlich von der Anzahl der aktivierten Kriterien ab, also den zentralen Nachhaltigkeitsthemen, die EcoVadis für Ihr Unternehmen innerhalb seiner vier Themenbereiche ermittelt: Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Ethik und nachhaltige Beschaffung. Anhand dieser Kriterien werden Sie bewertet, daher bilden sie die Zeilen.

Die Spalten ergeben sich aus der Bewertung. Die Methodik von EcoVadis misst die Qualität eines Nachhaltigkeitsmanagementsystems anhand von drei Säulen - Richtlinien, Maßnahmen und Ergebnisse - die in sieben Managementindikatoren unterteilt sind. Für ein Kriterium, das nur durch eine Richtlinie belegt ist, gibt es einen Nachweis für eine Säule und zwei leere Spalten. Genau darin liegt der größte Nutzen der Matrix: Sie zeigt eine Verpflichtung auf dem Papier, ohne Nachweis dafür, dass sie umgesetzt oder gemessen wurde.

Erfassen Sie für jede Zeile:

• das aktivierte Kriterium und das zugehörige Thema
• die Richtlinie, die das Kriterium abdeckt
• die Maßnahme, mit der die Richtlinie umgesetzt wird, etwa ein Verfahren oder ein Schulungsnachweis
• das Ergebnis, an dem sie gemessen wird, etwa ein KPI-Bericht
• der Verantwortliche für jedes Dokument
• die Fragebogenoption, der das jeweilige Dokument beigefügt wird

Kennzeichnen Sie jetzt jede Lücke und planen Sie nicht, sie durch ein eigens dafür erstelltes Dokument zu schließen. Manche Lücken lassen sich mit einem bereits vorhandenen Dokument schließen, nach dem Sie bisher noch nicht gesucht haben. Die übrigen gehören in den Plan für die Neubewertung.

Weisen Sie jedem Thema und Dokument einen namentlich benannten Verantwortlichen zu

Benennen Sie für jedes Thema eine verantwortliche Person, deren Funktion über die entsprechenden Nachweise verfügt, und für jedes Dokument ebenfalls eine verantwortliche Person. So hat der Bid-Manager für fehlende Nachweise zu einem Thema einen festen Ansprechpartner. Der Dokumentverantwortliche stellt sicher, dass die Datei aktuell und vollständig ist und in der richtigen Version vorliegt.

Ordnen Sie jedes Thema dem Bereich zu, in dem die entsprechenden Nachweise vorliegen: Arbeits- und Menschenrechte der Personalabteilung, Ethik der Rechtsabteilung, Umwelt dem operativen Bereich oder dem Nachhaltigkeitsverantwortlichen. Nachhaltige Beschaffung lässt sich keinem Bereich eindeutig zuordnen, da die Nachweise beim Team, das Ihre eigenen Anbieter betreut, bei der Rechtsabteilung für Vertragsklauseln und im operativen Bereich liegen. Übertragen Sie die Verantwortung der Person, die Dokumente aus allen drei Bereichen zusammentragen kann, und benennen Sie die anderen als nachgeordnete Dokumentverantwortliche.

EcoVadis empfiehlt außerdem, Benutzerkonten für Kollegen einzurichten, damit sie bei der Beantwortung von Fragen helfen und Dokumente hochladen können. Nutzen Sie diese Konten für Ihre Verantwortlichen, damit jeder seine eigenen Dateien zu den Optionen in der Matrix hochlädt und Sie auf einen Blick sehen, was noch fehlt.

Briefen Sie die Verantwortlichen wie jeden Fachexperten: Nennen Sie das Kriterium, die Säule, die Art des benötigten Dokuments und den Termin, zu dem Sie es brauchen. Bitten Sie ausschließlich um bereits vorhandene Dokumente, nie um neue. Zusammenarbeit mit Fachexperten bei Ausschreibungen erläutert, wie Sie Nachweise von Personen erhalten, die andere Prioritäten haben. Der Bid-Manager verantwortet die Freigabe: Die Verantwortlichen liefern Nachweise, und eine Person entscheidet, was eingereicht wird.

Wählen Sie die Dokumente, die Analysten anerkennen

Wählen Sie jedes Dokument passend zu dem Kriterium und der Säule aus, die es belegt. Da nur Anhänge berücksichtigt werden, bildet die Gesamtheit der Nachweise die Einreichung. EcoVadis begrenzt zudem deren Umfang.

Entscheiden Sie, was die 55 Plätze belegt

EcoVadis erlaubt einem Unternehmen höchstens 55 Nachweisdokumente pro Bewertung. Nur relevante Dokumente, die den richtigen Fragen zugeordnet sind, tragen zur Bewertung bei. Lassen Sie die Matrix über die Belegung der Plätze entscheiden. Beginnen Sie mit Dokumenten, die eine leere Säule bei einem aktivierten Kriterium füllen, gefolgt von Dokumenten, die mehrere Kriterien zugleich abdecken. Lassen Sie alles weg, was keinen bewerteten Aspekt belegt. Ein Dokument, das der falschen Option zugeordnet ist, belegt einen Platz und weist nichts nach.

Die Gültigkeitsdauer schränkt die Auswahl weiter ein. Laut EcoVadis gilt eine Gültigkeitsdauer von 8 Jahren für Richtlinien und Maßnahmen sowie von 2 Jahren für KPI-Berichte. Ein älterer KPI-Bericht wird nicht berücksichtigt, unabhängig davon, wie gut seine Kennzahlen sind. Daher muss die Ergebnisspalte zwischen den Bewertungen als Erstes aktualisiert werden.

Prüfen Sie jede Datei vor dem Hochladen

Prüfen Sie jede Datei vor dem Hochladen anhand von vier Kriterien:

• Es lag bereits vor der Bewertung vor: EcoVadis akzeptiert keine Dokumente, die ausschließlich für die Bewertung erstellt wurden, und verlangt, dass Dokumente authentisch sind und bereits zuvor bestanden haben.
• Es ist vollständig: das gesamte Dokument, nicht nur ein Auszug oder ein Deckblatt.
• Es liegt innerhalb seiner Gültigkeitsdauer.
• Es ist maschinenlesbar: Dokumente müssen maschinenlesbar sein, damit sie vollständig berücksichtigt werden können, und Scans, Screenshots sowie handschriftliche Inhalte werden möglicherweise nicht erkannt.

Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Datei berücksichtigt wird, bietet das EcoVadis Dokumenten-Handbuch Beispiele für gültige und ungültige Dokumente, Tipps zum Umgang mit der Begrenzung auf 55 Dokumente sowie einen Abschnitt für Unternehmen, die erneut bewertet werden. Wenn Sie zwischen den Bewertungen für jedes Dokument den Verantwortlichen und das Prüfdatum festhalten, wird diese Prüfung nicht jedes Jahr zur Suche. Wie das geht, erfahren Sie unter „Aufbau einer auditierbaren Nachweisbibliothek“.

In SEQUESTO: Für jedes Nachweisdokument im Knowledge Hub, einem Bestandteil von SEQUESTO aOS, werden der Verantwortliche, der Prüfzyklus und das Ablaufdatum hinterlegt. So wird ein KPI-Bericht nach seinem Ablaufdatum gekennzeichnet, bevor er in einen Entwurf einfließt.

Gleichen Sie jede Kennzahl mit Ihren CDP- und Bid-Antworten ab

Gleichen Sie vor der Einreichung jede Kennzahl ab, damit in Ihren EcoVadis-Dokumenten, Ihrer CDP-Antwort und den ESG-Antworten in Ihrer Bid-Bibliothek derselbe Wert, Zeitraum und Geltungsbereich der Organisation angegeben sind. Ein Kunde, dem sowohl Ihre Scorecard als auch Ihr Angebot vorliegen, kann beides vergleichen. Eine Abweichung wirft eine Frage auf, die sich vor der Einreichung wesentlich leichter klären lässt als danach.

Wo sich die beiden Nachweismodelle unterscheiden

Die beiden Systeme berücksichtigen Nachweise an unterschiedlichen Stellen. CDP bewertet eine Antwort ausschließlich anhand der Daten in der Antwort selbst und schließt externe Links und Anhänge aus, sofern die Methodik nichts anderes vorsieht. In der Bewertungsphase berücksichtigen die Analysten von EcoVadis nur das angehängte Dokument. Eine Kennzahl, die Sie in beiden Systemen angeben, muss daher in zwei Formen vorliegen: als eigenständige Aussage in der CDP-Antwort und als angehängtes Dokument in EcoVadis, das denselben Wert ausweist. Formulieren Sie die CDP-Aussage anhand des Dokuments, niemals aus dem Gedächtnis. So können die beiden Angaben nicht voneinander abweichen.

Erstellen Sie ein Kennzahlenregister

Führen Sie ein zentrales Register aller Kennzahlen, die an mehreren Stellen vorkommen, mit folgenden Spalten:

• die Kennzahl und ihr Wert
• die Einheit
• der Berichtszeitraum
• der Geltungsbereich der Organisation: Konzern, Tochtergesellschaft oder Standort
• das Quelldokument und sein Verantwortlicher
• jede Stelle, an der sie erscheint: die EcoVadis-Option, die CDP-Frage, die Antwort in der Bid-Bibliothek

Gleichen Sie jedes EcoVadis-Dokument vor dem Hochladen mit dem Register ab und aktualisieren Sie bei jeder Änderung einer Kennzahl zuerst das Register. Prüfen Sie die Spalten für Zeitraum und Geltungsbereich sorgfältig. Eine Konzernkennzahl für ein Jahr und eine Standortkennzahl für ein anderes können beide korrekt sein und für einen Kunden dennoch widersprüchlich wirken. Einmal antworten und für mehrere Angebote wiederverwenden setzt ein solches Register voraus.

In SEQUESTO: Ihr Team verwaltet Nachhaltigkeitsdaten zentral in einer Bibliothek mit Versionshistorie. Aktualisiert ein Verantwortlicher eine Kennzahl, wird jede Antwort gekennzeichnet, in der sie verwendet wurde.

Planen Sie die Neubewertung anhand der Verbesserungsbereiche

Überführen Sie jeden Verbesserungsbereich Ihrer Scorecard in eine terminierte Maßnahme mit einem Verantwortlichen, denn bei der nächsten Bewertung können Ihre eigenen Nachweise die Punktzahl beeinflussen. Die Scorecard nennt für jedes Thema Stärken und Verbesserungsbereiche, und EcoVadis weist jedem Verbesserungsbereich eine empfohlene Prioritätsstufe zu. Beginnen Sie mit den Bereichen höchster Priorität bei aktivierten Kriterien und planen Sie jeden davon rückwärts ab Ihrem nächsten spätesten Einreichungstermin.

Ein Korrekturmaßnahmenplan hilft in der Zwischenzeit nicht weiter: EcoVadis gibt an, Korrekturmaßnahmenpläne bei der Bewertung nicht zu berücksichtigen. Um einen Verbesserungsbereich abzuschließen, braucht es das, was bereits bei der ersten Bewertung angerechnet wird - eine konkrete Richtlinie, Maßnahme oder ein Ergebnis, dokumentiert vor der Einreichung.

Deshalb muss der Plan frühzeitig beginnen. Ein eigens für die Bewertung erstelltes Dokument wird nicht berücksichtigt. Eine neue Richtlinie braucht also Zeit, um eingeführt zu werden, eine neue Maßnahme muss eine Weile umgesetzt worden sein und ein neuer KPI benötigt Zeit, um einen Berichtszeitraum abzubilden. Datieren Sie alle deutlich vor der Öffnung des Fragebogens und lesen Sie vor dem Hochladen den Abschnitt zur Neubewertung im EcoVadis Dokumenten-Handbuch.

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Antworten aus dem Vorjahr die Arbeit abdecken. Bei der Neubewertung werden einige Antworten, etwa 20 bis 50 %, aus der vorherigen Bewertung vorausgefüllt. Für neue oder geänderte Fragen und Leistungskennzahlen gilt das in der Regel jedoch nicht. Ihre KPI-Verantwortlichen sollten damit rechnen, aktuelle Zahlen bereitzustellen. Das Kennzahlenregister sollte vorher aktualisiert werden.

Checkliste für den EcoVadis-Fragebogen

• Der späteste Einreichungstermin liegt mindestens 8 Wochen vor dem frühesten Zeitpunkt, zu dem ein Kunde die neue Scorecard benötigt, und die Unterlagen sind bereits vor Eingang der Anfrage fertig.
• Jedes aktivierte Kriterium ist in der Matrix aufgeführt. Die Nachweise zu Richtlinie, Maßnahme und Ergebnis sind gekennzeichnet, und jede Lücke ist benannt.
• Für jedes Thema und jedes Dokument ist ein Verantwortlicher mit einem EcoVadis-Konto benannt, und der Bid-Manager erteilt die Freigabe.
• Jede Datei lag bereits vor der Bewertung vor, ist vollständig, maschinenlesbar und noch gültig. Insgesamt sind es höchstens 55 Dateien.
• Jede Kennzahl stimmt hinsichtlich Wert, Einheit, Zeitraum und Geltungsbereich der Organisation mit dem Register überein, und jede CDP-Angabe ist ohne Anhang aussagekräftig.
• Jedem Verbesserungsbereich sind ein Verantwortlicher, eine Priorität und ein datiertes Dokument zugeordnet, das vor dem nächsten spätesten Einreichungstermin fällig ist.

Beginnen Sie mit dem ersten Punkt: Ermitteln Sie, wann jeder Kunde Ihre nächste Scorecard benötigt, und planen Sie von diesem Termin aus rückwärts.