Nachhaltigkeitsfragen so beantworten, dass Auftraggeber die Angaben prüfen können

Eine Nachhaltigkeitsantwort in einem RFP erzielt Punkte, wenn der Auftraggeber sie überprüfen kann. Jede Aussage über Ihr Unternehmen sollte mit den Nachweisen Dritter in Ihrer EcoVadis-Scorecard, Ihrer CDP-Response und Ihren Zertifikaten übereinstimmen. Jede Frage zu diesem Vertrag sollte mit einer messbaren Zusage beantwortet werden. Für eine 2026 veröffentlichte Studie in Industrial Marketing Management befragte Beschaffungs- und Nachhaltigkeitsmanager aus der EU nannten vage Formulierungen, fehlende Überprüfung durch Dritte und inkonsistente Datensätze als Anzeichen, die sie an der Aussage eines Anbieters zweifeln ließen. Die Arbeit erfolgt in fünf Schritten: Ermitteln Sie, was der Auftraggeber bewertet, trennen Sie Fragen zum Unternehmen von Fragen zum Vertrag, weisen Sie den Nachweisen Verantwortliche und ein Datum zu, gleichen Sie Ihre Antworten mit Ihren Offenlegungen ab und benennen Sie Lücken klar mit einem Datum.

Wer antwortet und was zuerst zusammenzutragen ist

Der Bid-Manager ist für die Antworten zur Nachhaltigkeit verantwortlich und gibt jede darin enthaltene Zusage frei. Die Nachhaltigkeitsverantwortlichen sowie die Bereiche Operations, HR und Recht wirken mit und bringen ihre Nachweise ein, bevor die Ausarbeitung beginnt. Jeder von ihnen verfügt über einen Teil der Informationen, die der Auftraggeber prüfen wird. Die Nachhaltigkeitsverantwortlichen verfügen über die veröffentlichten Kennzahlen und die zugrunde liegenden Offenlegungen. Operations weiß, was das Team im Rahmen des Vertrags tatsächlich leisten und messen kann. HR verfügt über die Arbeits- und Personaldaten. Der Rechtsbereich prüft jede Zusage im Hinblick darauf, welche Vertragsbestimmung daraus werden könnte.

Binden Sie den Nachhaltigkeitsverantwortlichen bereits beim Kick-off ein und nicht erst bei der Prüfung. Die Zahlen, die Sie anführen, stammen von ihm. Eine Abweichung von einer veröffentlichten Angabe lässt sich leichter beheben, bevor ein Bid-Writer seine Antwort darauf aufbaut.

Stellen Sie Folgendes zusammen, bevor jemand mit dem Entwurf beginnt:

• der zuletzt veröffentlichte Nachhaltigkeitsbericht mit dem zugehörigen Berichtsjahr
• die aktuelle EcoVadis-Scorecard mit ihrem Veröffentlichungsdatum
• die neueste CDP-Response, einschließlich aller Antworten zur Lieferkette, die für einen bestimmten Kunden verfasst wurden
• aktuelle Zertifikate, etwa ISO 14001, mit Zertifizierungsstelle und Ablaufdatum
• die freigegebenen Fassungen der Richtlinien, nach denen der Auftraggeber voraussichtlich fragen wird, etwa zu Umwelt, Menschenrechten und zum Verhaltenskodex für Lieferanten

Dieselben Nachweise eignen sich auch für die zahlreichen ESG-Fragebögen, die Ihr Team beantwortet. Stellen Sie das Paket daher einmal zusammen und bewahren Sie es für jede Response auf, die darauf zurückgreift.

Finden Sie heraus, was der Auftraggeber bewertet und welche Nachweise er akzeptiert

Bevor Sie mit der Ausarbeitung beginnen, ermitteln Sie alle Stellen, an denen Nachhaltigkeit in der Bewertungsmethodik vorkommt, und halten Sie jeweils drei Punkte fest: ob es sich um ein Ausschlusskriterium oder ein bewertetes Kriterium handelt, wie es gewichtet wird und welche Nachweise der Auftraggeber akzeptiert. Nachhaltigkeitsfragen in einem RFP können Teil einer Eignungsanforderung oder ein eigenes gewichtetes Zuschlagskriterium sein. Sie können auch als einzelne Fragen in einen umfassenderen Qualitätsabschnitt eingebettet sein. Lesen Sie daher die gesamten Ausschreibungsunterlagen und nicht nur den Abschnitt, der Nachhaltigkeit im Titel trägt.

Die Fragen decken jedes Mal weitgehend dieselben Themen ab. Gefordert werden Richtlinien, Ziele und ausgewiesene Kennzahlen (Treibhausgasemissionen, Energie, Abfall sowie Arbeits- und Menschenrechte in Ihrer eigenen Lieferkette), Zertifikate wie ISO 14001, Bewertungen von EcoVadis oder CDP und Angaben dazu, was Sie im Rahmen dieses Auftrags tun werden. Von Auftraggeber zu Auftraggeber unterscheiden sich die Bewertung der Antworten und die Anforderungen an die Nachweise. Der zweite Punkt entscheidet darüber, worauf Sie Ihren Aufwand für Nachweise konzentrieren.

Öffentliche Auftraggeber benötigen Nachweise, die sie prüfen können. Bei öffentlichen Ausschreibungen in der EU heißt es in den Erwägungsgründen der Richtlinie 2014/24/EU, dass Zuschlagskriterien mit Regelungen einhergehen sollten, die es dem öffentlichen Auftraggeber ermöglichen, die Angaben der Bieter zu überprüfen. Schulungsmaterial der Europäischen Kommission zur umweltorientierten öffentlichen Beschaffung weist öffentliche Auftraggeber darauf hin, dass Gütezeichen und andere Nachweise Dritter ihnen helfen, zu beurteilen, wie gut ein Angebot die Zuschlagskriterien erfüllt. Eine Aussage, die durch ein Zertifikat, ein Gütezeichen oder eine Bewertung belegt ist, gibt einem Bewerter eine Grundlage für die Punktevergabe. Bei einer Beschreibung Ihres Ansatzes muss er auf Ihre Angaben vertrauen.

Manche Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen entscheiden darüber, ob Ihr Angebot überhaupt bewertet wird. Bei Ausschreibungen der britischen Zentralregierung kann beispielsweise ein Plan zur CO₂-Reduktion bei größeren Aufträgen eine Teilnahmebedingung sein.

Wenn aus den Unterlagen nicht hervorgeht, welche Nachweise anerkannt werden, fragen Sie nach. Zum Beispiel: „Akzeptieren Sie eine aktuelle EcoVadis-Scorecard als Nachweis für unsere Praktiken im Bereich Arbeits- und Menschenrechte oder benötigen Sie die zugrunde liegenden Richtlinien?“ Eine Zeile genügt, um zu klären, welche Unterlagen die Response enthalten muss. Der Leitfaden zu Bieterfragen erläutert, wie Sie diese formulieren. Halten Sie jede Antwort im Bid-Plan neben der Gewichtung fest.

Unternehmensfragen von Vertragsfragen trennen

Kennzeichnen Sie jede Nachhaltigkeitsfrage vor der Ausarbeitung danach, ob sie Ihr Unternehmen oder die Erfüllung dieses Vertrags betrifft. Beantworten Sie beide aus unterschiedlichen Quellen: die erste anhand vorhandener Nachweise, die zweite mit Zusagen, an denen Sie gemessen werden.

Kunden achten stärker auf die Vertragsseite. In der Umfrage von Bain & Company vom April 2025 unter 753 B2B-Unternehmen aus den Bereichen Automobil, Verpackung, Chemie, Maschinenbau, Metall, Bau und Bauprodukte gaben Kunden an, dass ihnen die Nachhaltigkeit ihrer Einkäufe wichtiger ist als die Nachhaltigkeit der eigenen Geschäftstätigkeit des Anbieters. Sie erwarten, dass die Nachhaltigkeit von Angeboten innerhalb von drei Jahren auf Platz zwei ihrer Einkaufskriterien steigt, während die Nachhaltigkeit der Geschäftstätigkeit von Anbietern auf Platz fünf bleibt. Für die Antworten zum Vertrag sollten Sie die richtigen Fachleute einplanen.

Mit einem Test lassen sich die meisten ESG-Fragen in RFPs einordnen: Wäre die Antwort dieselbe, wenn ein anderer Auftraggeber die Frage nächsten Monat stellen würde? Wenn ja, geht es um das Unternehmen. Ändert sich die Antwort je nach Leistungsumfang oder Auftraggeber, geht es um den Auftrag. Manche Fragen betreffen beides, zum Beispiel: „Beschreiben Sie Ihre Umweltpolitik und wie sie auf diese Dienstleistung angewendet wird.“ Teilen Sie solche Fragen auf und beantworten Sie jeden Teil nach den jeweils geltenden Maßstäben und in der vorgegebenen Reihenfolge.

Fragen zum Unternehmen

Beantworten Sie eine Frage zum Unternehmen anhand von Nachweisen, niemals anhand einer Beschreibung Ihrer Werte. Nennen Sie die Kennzahl mit Berichtsjahr, Geltungsbereich und Quelldokument oder führen Sie das Zertifikat beziehungsweise die Bewertung mit Aussteller und Datum an. Wenn der Auftraggeber die Quelle öffnen und dort dieselbe Zahl finden kann, hat die Antwort ihren Zweck erfüllt. Für diesen Bid sollte kein neuer Text formuliert werden. Verwenden Sie die freigegebene Fassung eines bereits veröffentlichten Textes.

Zusagen für diesen Auftrag

Legen Sie für jede vertragliche Zusage eine Kennzahl, einen Ausgangswert, eine Berichtsfrequenz und einen namentlich benannten Verantwortlichen fest. Machen Sie nur Zusagen, die das Team erfüllen und über die es berichten kann. Ohne Ausgangswert lässt sich nicht nachweisen, dass die Zusage erfüllt wurde. Ohne Verantwortlichen ist nach dem Zuschlag niemand für ihre Nachverfolgung zuständig.

Ein Beispiel: Das Versprechen, das Abfallaufkommen im Rahmen des Auftrags zu minimieren, ist nicht messbar. Eine messbare Formulierung lautet: das im Rahmen des Auftrags erzeugte Abfallaufkommen, das dem Auftraggeber vierteljährlich im Vergleich zu einem in den ersten drei Monaten der Leistungserbringung ermittelten Ausgangswert gemeldet wird und für das der Betriebsleiter des Auftrags verantwortlich ist. Lassen Sie jede Zusage vor der Freigabe von der Rechtsabteilung prüfen, da eine bewertete Zusage in den Vertrag aufgenommen werden kann.

Sobald jede Frage gekennzeichnet ist, formulieren Sie die Antworten einzeln nach der Frage-für-Frage-Methode aus So erstellen Sie ein Angebot für eine Ausschreibung.

Für jeden Nachweis Verantwortliche und Datum festhalten

Führen Sie ein Nachweisregister, in dem jeder potenziell zitierte Eintrag einen Verantwortlichen, ein Quelldokument, ein Datum, ein Gültigkeitsdatum und eine Ausgabe hat. So gelangt nichts in eine Response, ohne dass jemand dafür einstehen kann. Der Verantwortliche bestätigt, dass der Eintrag aktuell ist, und ersetzt ihn, sobald eine neue Version veröffentlicht wird. Dafür ist die Person, die ihn erstellt hat, die naheliegende Wahl, nicht das Bid-Team.

Kennzeichnen Sie jeden Eintrag als von Dritten bestätigt oder als Selbstauskunft. In derselben Interviewstudie bewerteten Einkäufer Selbstauskünfte als schwächere, leichter anfechtbare Nachweise als Zertifikate von Dritten. Wenn Ihnen für eine Aussage beides vorliegt, stellen Sie das Zertifikat oder die Bewertung voran und führen Sie Ihre eigene Richtlinie als ergänzenden Nachweis an.

Die Spalte „Gültig bis“ liefert die wichtigste Information. EcoVadis betrachtet eine Scorecard nach der Veröffentlichung 12 Monate lang als gültig, prüfen Sie daher das Datum, bevor Sie sich in einer Antwort darauf stützen. Prüfen Sie bei einem Zertifikat neben dem Ablaufdatum auch die Ausgabe. ISO nennt ISO 14001:2026 als aktuelle Ausgabe der Umweltmanagementnorm. Stellen Sie daher sicher, dass die Ausgabe des Zertifikats und die Formulierung der Zertifizierungsstelle die Aussage Ihrer Antwort belegen.

Ein Register kann so einfach wie diese Vorlage beginnen. Füllen Sie die Angaben in Klammern anhand Ihrer eigenen Dokumente aus:

Prüfen Sie das Register, sobald ein neuer Bericht, eine CDP-Response oder eine Scorecard veröffentlicht wird, und erneut zu Beginn jedes Bids. Informationen zur Bibliothek, in der das Register geführt wird, finden Sie unter „Eine revisionssichere Antwortbibliothek aufbauen“.

In SEQUESTO: Ihr Team verwaltet jeden Nachweis im Knowledge Hub des SEQUESTO aOS zusammen mit dem zuständigen Verantwortlichen, dem Prüfzyklus und dem Ablaufdatum. Abgelaufene Inhalte werden gekennzeichnet, bevor sie in einen Entwurf einfließen.

Stimmen Sie Ihre Antworten auf EcoVadis, CDP und Ihren Bericht ab

Gleichen Sie vor dem Verfassen alle Zahlen und Aussagen, die Sie verwenden möchten, mit Ihrem Nachhaltigkeitsbericht, Ihrer EcoVadis-Scorecard und Ihrer CDP-Response ab, denn der Auftraggeber kann Ihre Antwort mit jedem dieser Dokumente vergleichen. CDP beschreibt seine Offenlegung zur Lieferkette als „einmal schreiben, vielfach lesen“: Eine Offenlegung kann von mehreren Stakeholdern genutzt werden. Wenn ein Anbieter die Anfrage eines Kunden beantwortet, beantwortet er zusätzlich zum Hauptfragebogen auch die Fragen dieses Kunden zur Lieferkette. EcoVadis prüft jedes Dokument, das für eine Bewertung eingereicht wird. EcoVadis prüft die Richtlinien und Zertifikate, auf denen Ihre Scorecard beruht, und Ihre Response sollte damit übereinstimmen.

In der Interviewstudie waren widersprüchliche Datensätze ein Anzeichen, das Einkäufer an einer Aussage zweifeln ließ. Die McKinsey-Studie „2026 Global B2B Pulse Survey“ mit 3.664 Befragten in 13 Ländern kommt für B2B-Kaufentscheidungen im Allgemeinen, nicht nur im Bereich Nachhaltigkeit, zu einem ähnlichen Ergebnis: Widersprüchliche Informationen zählen inzwischen zu den wichtigsten Gründen für einen Anbieterwechsel.

Prüfen Sie jede Kennzahl anhand der veröffentlichten Version in vier Punkten:

• Berichtsjahr: dasselbe Jahr wie in der Offenlegung oder entsprechend gekennzeichnet, wenn der Auftraggeber ein anderes Jahr verlangt
• Abgrenzung: dieselben Einheiten, Standorte und Tätigkeiten
• Einheit: dieselbe Einheit und Berechnungsgrundlage, etwa Tonnen CO2e
• Rundung: dieselbe Genauigkeit wie veröffentlicht

Manchmal wird in einer Ausschreibung ein Jahr oder eine Abgrenzung verlangt, die Sie nicht veröffentlicht haben. Nennen Sie zuerst die veröffentlichte Kennzahl und erläutern Sie, was sie abdeckt. Ergänzen Sie dann die vom Auftraggeber angeforderte Kennzahl und erläutern Sie, wie Sie sie hergeleitet haben.

Beheben Sie eine wiederkehrende Abweichung an der Quelle, statt sie Angebot für Angebot zu korrigieren. Bei den verifizierten Dokumenten, auf denen Ihre Bewertung basiert, bedeutet das, den EcoVadis-Fragebogen selbst zu korrigieren.

In SEQUESTO: Wenn Ihr Nachhaltigkeitsverantwortlicher eine Kennzahl in der ESG-Datenbibliothek aktualisiert, wird jede Antwort, in der sie verwendet wurde, zur Prüfung markiert. Eine Antwort, die deutlich von der des Vorjahres abweicht, wird dem Team zur Bestätigung vorgelegt.

Sagen Sie, was Ihnen fehlt und wann es vorliegen wird

Fehlt Ihnen eine Kennzahl, eine Richtlinie oder ein Zertifikat, die der Auftraggeber verlangt, sagen Sie das im ersten Satz. Nennen Sie dann, was Sie derzeit messen, den terminierten Plan zum Schließen der Lücke, die verantwortliche Person und was Sie während der Vertragslaufzeit berichten werden. In der Interviewstudie werteten Einkäufer Offenheit und frühzeitige Einbindung als Zeichen guten Willens, während ausweichende Aussagen sie alarmierten. Eine Antwort, die um ein fehlendes Zertifikat herumredet, kann als Ausflucht verstanden werden. Eine vage Antwort zeigt genau das erste Warnsignal, das dieselben Einkäufer nannten.

Füllen Sie die Lücke nicht mit einem Ziel, das Sie nicht belegen können. Ein neues Datum für Netto-Null ohne zugrunde liegende Ausgangsbasis oder Planung ist eine Selbstauskunft. Solche Angaben bewerteten die Einkäufer in der Studie als schwächeren und leichter anfechtbaren Nachweis als ein Zertifikat eines unabhängigen Dritten. Wenn die Frage bewertet wird, kann die Angabe auch in den Vertrag aufgenommen werden.

Formulieren Sie die Antwort in dieser Reihenfolge:

1. Was fehlt, klar formuliert.
2. Was Sie derzeit messen oder vorhalten, einschließlich der Quelle.
3. Der Plan, um die Lücke zu schließen, mit einem Termin und einem Verantwortlichen.
4. Was Sie dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit berichten und wie oft.

Hier ein Beispiel für einen Auftraggeber, der nach Scope-3-Emissionen fragt, die Sie noch nicht berechnet haben: „[Unternehmen] berichtet noch nicht über Scope-3-Emissionen. Das Unternehmen weist seine Scope-1- und Scope-2-Emissionen für [Jahr] in seinem [Nachhaltigkeitsbericht] aus. Die für Nachhaltigkeit verantwortliche Person wird bis zum [Datum] erstmals eine Scope-3-Kennzahl veröffentlichen, die [Kategorien] abdeckt. [Unternehmen] wird Ihnen diese innerhalb von [Zeitraum] nach der Veröffentlichung zur Verfügung stellen.“

Prüfen Sie zunächst, ob die Anforderung ein Ausschlusskriterium ist. Eine Lücke bei einer bewerteten Frage kostet Punkte. Eine Lücke bei einem Ausschlusskriterium kann das Aus für das Angebot bedeuten. Damit ist sie für den Bid-Manager eine Bid/No-Bid-Entscheidung und kein Formulierungsproblem. In jedem Fall gibt der Bid-Manager jeden in der Antwort zugesagten Termin frei.

Checkliste für Antworten zur Nachhaltigkeit

• Jede Stelle, an der Nachhaltigkeit in der Bewertungsmethodik berücksichtigt wird, wird als bestanden/nicht bestanden oder mit einer Punktzahl erfasst, einschließlich ihrer Gewichtung und der vom Auftraggeber akzeptierten Nachweise.
• Zu jeder nicht ausdrücklich genannten Nachweisanforderung wurde dem Auftraggeber eine Bieterfrage gestellt.
• Jede Nachhaltigkeitsfrage wird als unternehmens- oder auftragsbezogen gekennzeichnet, und gemischte Fragen werden aufgeteilt.
• Jede Antwort zum Unternehmen nennt für die jeweilige Kennzahl das Jahr, den Geltungsbereich und die Quelle oder für das Zertifikat den Aussteller und das Datum.
• Jede vertragliche Zusage umfasst eine Kennzahl, einen Ausgangswert, eine Berichtsfrequenz und einen namentlich benannten Verantwortlichen und wurde von der Rechtsabteilung geprüft.
• Jeder angeführte Nachweis ist im Register mit einem Verantwortlichen, einem Quelldokument und einem Gültigkeitsdatum erfasst, und keiner ist abgelaufen.
• Wo Sie Nachweise Dritter haben, stehen diese an erster Stelle.
• Jede Kennzahl stimmt hinsichtlich Jahr, Bilanzierungsgrenze, Einheit und Rundung mit dem Nachhaltigkeitsbericht, der EcoVadis-Scorecard und der CDP-Response überein, oder die Antwort erläutert die Abweichung.
• Bei jeder Lücke wird benannt, was fehlt, was Sie derzeit messen, welcher Plan mit Termin vorliegt und wer dafür verantwortlich ist.
• Der Bid-Manager hat jede Zusage und jeden Termin freigegeben.

Beginnen Sie mit dem Nachweisregister, bevor das nächste Nachhaltigkeits-RFP eingeht, denn alle weiteren Phasen greifen darauf zurück.