Gewinnen Sie mit demselben Team mehr passende Ausschreibungen

Das Ausschreibungsmanagement verbessert sich, wenn Sie wissen, welchen Aufwand jeder Bid für Ihr Team verursacht und welches Ergebnis er erzielt hat, und Sie Ihre Ressourcen in der nächsten Runde auf die Bids konzentrieren, die Sie laut den erfassten Daten gewinnen können. Optimieren sollten Sie die Entscheidungen, die sich bei jedem Bid wiederholen: welche Ausschreibungen Sie verfolgen, wie Sie Fachleute um Beiträge bitten, wann Prüfungen stattfinden und ob eine Niederlage etwas verändert. Die sechs Phasen eines Ausschreibungsmanagement-Prozesses, der auf diesen Daten basiert, sind der Reihe nach: Aufwand und Ergebnis jedes Bids erfassen, anhand dieser Daten qualifizieren, eine Content-Library pflegen, der Ihre Bid-Writer vertrauen, Beiträge von Fachleuten mit geringerem Zeitaufwand einholen, Prüfpunkte frühzeitig setzen und Gewinn-Verlust-Analysen durchführen, die den nächsten Bid verändern.

Bevor Sie beginnen: Was Sie bereithalten sollten

Dies richtet sich an Heads of Bids und Bid-Manager, die mehrere Bids gleichzeitig betreuen, wobei Bid-Writer, Fachexperten und Prüfer in mehreren Bids mitwirken, und die mehr der passenden Ausschreibungen gewinnen möchten, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Tragen Sie vor dem ersten Schritt drei Dinge aus dem vergangenen Jahr zusammen und benennen Sie eine Person, die künftig für die Dokumentation verantwortlich ist.

• Jede Opportunity, die Sie qualifiziert, für die Sie ein Angebot abgegeben, von der Sie sich zurückgezogen oder die Sie abgelehnt haben, jeweils mit dem Ergebnis und, sofern vom Auftraggeber veröffentlicht, den Bewertungen.
• Stunden je Rolle für jeden Bid, basierend auf Stundenzetteln oder, falls keine vorliegen, auf der als Schätzung gekennzeichneten Einschätzung des Bid-Managers.
• Die für jeden Bid geplanten internen Meilensteine im Vergleich zu den tatsächlich eingehaltenen Terminen.

Die Association of Proposal Management Professionals (APMP) beschreibt die Bid-Planung anhand von Meilensteinen für Bid-Writing, Prüfung und Einreichung, klar definierten Verantwortlichkeiten, zugewiesenen Ressourcen sowie internen Zeitplänen mit Kontrollterminen. Wenn Ihre Bid-Pläne diese Meilensteine enthielten, ist der dritte Punkt bereits dokumentiert. Der Verantwortliche hält die Aufzeichnungen zu laufenden Bids aktuell, sodass sie nicht jedes Jahr aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden müssen.

Aufwand und Ergebnis für jeden Bid erfassen

Führen Sie für jeden Bid einen Datensatz darüber, welche Kosten entstanden sind, wo es Verzögerungen gab und wie er ausgegangen ist, denn jede spätere Phase greift darauf zurück. Sie wägen bereits ab, wie viele Bids Sie personell abdecken können und wie die jeweiligen Kosten im Verhältnis zur Zuschlagschance stehen. Der Datensatz macht diese Einschätzung überprüfbar. Ohne ihn ändert eine Niederlage kaum mehr als die Stimmung im Team.

Was Sie für jeden Bid erfassen sollten

Beschränken Sie die Anzahl der Felder so, dass sie bei jedem Bid ausgefüllt werden, auch bei laufenden:

• Stunden nach Rolle: Bid-Manager, Bid-Writer, Fachexperten, Prüfer und Freigabeverantwortliche.
• Die bid/no-bid-Bewertung bei der Qualifizierung und wer sie genehmigt hat.
• Die erreichte Phase: abgelehnt, Auswahl nicht bestanden, bei der Vergabe bewertet, gewonnen.
• Jeder interne Meilenstein im Bid-Plan mit geplantem und tatsächlichem Datum sowie jeder zusätzlich hinzugefügten Review-Runde.
• Ihre Bewertung im Vergleich zu der des Gewinners, aufgeschlüsselt nach Kriterien, sofern der Auftraggeber sie veröffentlicht hat.
• Das Ergebnis und die vom Auftraggeber genannten Gründe.

Eine Tabelle mit einer Zeile pro Bid reicht aus. Entscheidend ist, dass die Felder bei jedem Bid gleich bleiben, damit sich die Zeilen vergleichen lassen.

Wo Bid-Prozesse ins Stocken geraten

Betrachten Sie die Meilensteinspalten über mehrere Bids hinweg, nicht nur innerhalb eines einzelnen Bids. Verschiebt sich ein Meilenstein bei einem Bid, ist das ein Problem dieses Bids. Verschiebt er sich bei den meisten Bids, liegt ein Prozessproblem vor. Suchen Sie die Ursachen daher in den vorgelagerten Schritten. Wenn sich beispielsweise die Termine für das Red Review immer wieder verschieben, prüfen Sie, wann die Beiträge der Fachexperten eingegangen sind: Die Prüfung von Abschnitten, für die noch Beiträge der zuständigen Fachexperten fehlen, kann nicht beginnen.

Stellen Sie dann den Zeitaufwand dem Ergebnis gegenüber. Gruppieren Sie Ihre Bids nach Käufertyp, Servicebereich oder Auftragsvolumen und vergleichen Sie den Zeitaufwand jeder Gruppe mit den erzielten Zuschlägen. Bei einer Gruppe, die einen großen Teil Ihrer Zeit beansprucht und nur wenige Zuschläge erzielt, sollte die Qualifizierung zuerst ansetzen.

Bewerten Sie Bids anhand Ihrer eigenen Bilanz

Bewerten Sie jede Opportunity nach denselben Kriterien und prüfen Sie diese anschließend anhand der Ergebnisse früherer Bids. Eine Bewertung, die nie mit einem Ergebnis abgeglichen wird, ist Gewohnheit, kein Test.

Bewerten Sie die Opportunity

Bewerten Sie jede Opportunity vor Beginn der formellen Angebotsphase anhand von ROI, Zuschlagswahrscheinlichkeit und Risiko. In dieser Phase verortet APMP die bid/no-bid-Entscheidung, unterstützt durch die Führungsebene in der Pre-Bid-Phase. Nehmen Sie die Umsetzbarkeit als eigenes Kriterium auf. BSI beschreibt die Governance in PAS 360:2023, seinem Verhaltenskodex für Bid- und Proposal-Management, als Mittel, um das Risiko zu verringern, einen Auftrag zu gewinnen, der in der Praxis nicht umsetzbar ist oder mehr Ressourcen erfordert als budgetiert. Ihre Verantwortlichen für die Umsetzung können dieses Risiko bereits bei der Qualifizierung erkennen. Fragen Sie sie daher zu diesem Zeitpunkt.

Bevor jemand die Zuschlagswahrscheinlichkeit beziffert, sind zwei Prüfungen nötig. Die erste betrifft den Anteil des Preises am Bewertungsschema. Laut dem Binnenmarktanzeiger der Europäischen Kommission erhielten 2024 bei 54% der Verfahren in der EU die preisgünstigsten Angebote den Zuschlag, gegenüber 14% in den Niederlanden. Der Anzeiger weist auf Probleme mit der Datenqualität hin, die durch die Umstellung der TED-Berichterstattung in den Jahren 2023 und 2024 entstanden sind. Wenn Sie über Qualität konkurrieren, sollten Sie das jeweilige Bewertungsschema kennen, bevor Sie Ihre Chancen einschätzen.

Der zweite Faktor ist das voraussichtliche Bieterfeld. Im EU-Durchschnitt lag der Anteil der Aufträge, die an einen einzigen Bieter vergeben wurden, 2024 bei 28%, in Litauen bei 44% (Rahmenvereinbarungen und Direktvergaben sind von dieser Kennzahl ausgenommen). Der Wettbewerb unterscheidet sich je nach Markt erheblich. Bewerten Sie ihn daher für jeden Auftraggeber und jede Branche separat.

Bewerten Sie frühzeitig, wo es möglich ist. Fast alle im OECD-Umsetzungsbericht 2025 untersuchten Länder führen vor Ausschreibungen vorläufige Marktkonsultationen durch. So erhalten Sie ein Signal, bevor die Ausschreibungsunterlagen eingehen, und haben Zeit, den Personaleinsatz zu planen. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Umsetzbarkeit auch den Zeitpunkt der Zuschlagserteilung. Das Scoreboard stuft im offenen Verfahren einen Durchschnitt von mehr als 120 Tagen zwischen Angebotsfrist und Zuschlag als unbefriedigend ein und weist darauf hin, dass langwierige Verfahren für Unternehmen kostspielig und mit Unsicherheit verbunden sind. Wenn Sie während dieser Wartezeit Personal für die Leistungserbringung vorhalten müssten, berücksichtigen Sie das in der Bewertung.

Prüfen Sie die Bewertung anhand früherer Ergebnisse

Fassen Sie alle bisherigen Bids in einer Tabelle zusammen, jeweils mit der Qualifikationsbewertung nach Kriterium und dem Ergebnis. Vergleichen Sie dann jedes Kriterium bei den gewonnenen und verlorenen Bids. Ein Kriterium, das in beiden Fällen nahezu gleich bewertet wurde, hat keine Aussagekraft. Ein Kriterium wie „Wir kennen den Auftraggeber“, das bei fast jedem Bid hoch bewertet wird, unabhängig davon, ob Sie den Zuschlag erhalten haben oder nicht, misst beispielsweise eher Optimismus. Gewichten Sie es neu oder ersetzen Sie es durch etwas, das sich überprüfen lässt, etwa ob Sie an der Marktkonsultation des Auftraggebers vor der Ausschreibung teilgenommen haben. Prüfen Sie auch den umgekehrten Fall: Ein Kriterium, das bei später gewonnenen Bids niedrig bewertet wurde, setzt die Messlatte an der falschen Stelle.

Wenn Sie nur wenige Bids pro Jahr bearbeiten, betrachten Sie das Ergebnis als Frage an Ihr Team, nicht als abschließendes Urteil. Ändern Sie jeweils nur ein Kriterium, damit der nächste Vergleich zeigen kann, ob die Änderung geholfen hat. Sobald sich die Bewertung bewährt, lässt sich die go/no-go-Entscheidung selbst leichter treffen und gegenüber der Geschäftsleitung vertreten.

Pflegen Sie eine Content-Library, der Ihre Bid-Writer vertrauen

Weisen Sie jeder freigegebenen Antwort einen namentlich benannten Verantwortlichen und ein Prüfdatum zu und passen Sie jede Wiederverwendung an das Bewertungsschema des Käufers an.

Konsistenz ist auch über das Bid-Team hinaus wichtig. In der McKinsey-Studie „2026 Global B2B Pulse Survey“ unter fast 4.000 Entscheidungsträgern in 13 Ländern, darunter das Vereinigte Königreich, Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien, nannten Käufer widersprüchliche Informationen verschiedener Teams als wichtigsten Grund für einen Anbieterwechsel. Dabei geht es um B2B-Kaufentscheidungen im Allgemeinen, nicht um die Bewertung von Ausschreibungen. Dennoch sollten zwei Ihrer Angebote für denselben Käufer dieselben Aussagen zur gleichen Leistung enthalten. Laut BSI kann PAS 360 dazu beitragen, eine konsistente Kommunikation in allen Angeboten sicherzustellen, und empfiehlt keine proprietären Methoden oder Prozesse.

Verantwortlich ist die Person, die bemerken würde, wenn die Antwort nicht mehr zutrifft. Das ist der zuständige Fachexperte oder Serviceverantwortliche, nicht das Bid-Team. So bleibt die Pflege der Bibliothek bei den Personen, die wissen, wann sich die Fakten ändern.

Die Wiederverwendung ist der Ausgangspunkt einer Antwort, nicht ihr Endpunkt. Bevor Sie eine Antwort aus der Bibliothek in ein Angebot übernehmen, prüfen Sie jede Aussage anhand des Bewertungsschemas dieses Auftraggebers: Beantwortet sie das Kriterium wie formuliert und entsprechend seiner Gewichtung, mit Nachweisen, die der Bewerter bewerten kann? Wie Sie die Bibliothek selbst aufbauen, erfahren Sie unter „So pflegen Sie eine Antwortbibliothek mit Audit-Trail“.

In SEQUESTO: Ihr Team weist jeder freigegebenen Antwort im Knowledge Hub von SEQUESTO aOS einen Verantwortlichen, einen Prüfzyklus und ein Ablaufdatum zu. Abgelaufene Inhalte werden gekennzeichnet, bevor sie in einen Entwurf gelangen. In jedem Bid freigegebene Antworten fließen zurück in den Knowledge Hub und müssen weiterhin von einer Person freigegeben werden, bevor sie als freigegeben gelten.

Holen Sie Expertenbeiträge mit weniger Zeitaufwand ein

Bitten Sie Fachexperten, einen Antwortentwurf zu prüfen, statt eine Antwort von Grund auf neu zu verfassen. Ein Bid-Writer erstellt den Entwurf anhand der Content-Library und früherer Angebote, markiert die Aussagen, die von einem Experten geprüft werden müssen, und sendet ihn zur Prüfung. So kann der Experte korrigieren und ergänzen, statt selbst zu formulieren.

Planen Sie beim Kick-off Zeit der Fachexperten entsprechend den Meilensteinen des Bids ein. Führen Sie jeden Fachexperten im Bid-Plan auf: die benötigten Stunden und die Termine für ihre Beiträge, abgestimmt mit ihren Vorgesetzten. Wer vom ersten Tag an weiß, bis wann die eigenen Abschnitte für das Red Review vorliegen müssen, kann dies mit laufenden Kundenprojekten koordinieren.

Gruppieren Sie die Fragen nach Fachexperten. Sind die Unterlagen auf mehrere Dateien verteilt, kann ein Fachexperte eine Reihe separater Anfragen von verschiedenen Bid-Writern erhalten. Fassen Sie diese pro Fachexperte und Bid zu einer Anfrage zusammen, und zwar in der Reihenfolge, in der die Antworten für den Bid benötigt werden.

Schließen Sie dann den Kreislauf. Übernehmen Sie freigegebene Beiträge von Fachexperten in die Content-Library und hinterlegen Sie den jeweiligen Fachexperten als Verantwortlichen. So werden beim nächsten Bid nur Änderungen bei ihm abgefragt. Behalten Sie den Zeitaufwand der Fachexperten in Ihren Aufzeichnungen im Blick. Wenn er bei den nächsten Bids nicht sinkt, prüfen Sie, bei welchen Anfragen die Fachexperten noch immer mit einem leeren Blatt beginnen müssen. Mehr zur Formulierung der Anfrage erfahren Sie unter „Zusammenarbeit mit Fachexperten bei Ausschreibungen“.

Setzen Sie Prüfpunkte dort, wo Probleme noch wenig kosten

Verlegen Sie Reviews, die einen Bid stoppen oder neu ausrichten können, in die Phase vor und während der Angebotserstellung. Dann erfordert ein Problem nur die Überarbeitung eines Abschnitts statt einer späten zusätzlichen Runde für das gesamte Angebot. APMP führt Colour-Team-Reviews (Pink, Red und Gold) als iterative Verbesserung während der Bid-Entwicklung auf, nicht als einmalige Prüfung am Ende. Planen Sie sie entsprechend, sodass jeder Review einen Entwurf verbessert, an dem das Team weiterarbeitet.

Holen Sie die kaufmännische Freigabe und die Freigabe für die Leistungserbringung ein, bevor die Angebotserstellung beginnt. Ändert sich am finalen Entscheidungspunkt der Preisansatz oder das für die Leistungserbringung vorgesehene Team, muss jeder auf Grundlage der alten Version verfasste Abschnitt unter Fristdruck neu geschrieben werden. Wenn Sie beides vorab abstimmen, erhält auch das bei der Qualifizierung bewertete Umsetzungsrisiko eine klar benannte Entscheidung.

Legen Sie beim Kick-off für jedes Gate vier Dinge fest:

• Ein Verantwortlicher, der den Bid an diesem Punkt freigeben oder stoppen kann.
• Ein Datum, das an die Meilensteine des Bids gekoppelt ist.
• Was das Gate entscheidet, in einem Satz.
• Wie ein positives Ergebnis aussieht, damit alle Prüfer dasselbe bewerten.

Ihre Aufzeichnungen zeigen dann, ob die Verlagerung der Freigabepunkte funktioniert hat. Vergleichen Sie bei Bids vor und nach der Änderung die geplanten Meilensteine für Reviews mit den tatsächlichen sowie die zusätzlichen Review-Runden.

In SEQUESTO: James, der die Arbeit in SEQUESTO aOS orchestriert, liest den Governance-Prozess Ihres Unternehmens zusammen mit der Ausschreibung und fügt Freigabestufen, Prüfpunkte für die finanzielle Verifizierung und Gates für die Ressourcenprüfung als Meilensteine ein. Jedem Meilenstein weist er einen Zeitpunkt und einen namentlich benannten Prüfer zu. Ihr Bid-Manager akzeptiert, ändert oder verwirft anschließend jeden von James festgelegten Meilenstein.

Führen Sie Win/Loss-Reviews durch, die den nächsten Bid verändern

Bitten Sie nach jedem Ergebnis um Feedback und überführen Sie jede Erkenntnis in eine Änderung an einem Qualifikationskriterium oder einer Antwort in der Content-Library. Eine Review, die mit Notizen endet, auf die niemand reagiert, kostet Stunden und ändert nichts.

Bitten Sie bei jedem Ergebnis um Feedback

Warten Sie nicht darauf, dass der Auftraggeber dies von sich aus anbietet. Laut der OECD-Erhebung von 2024 unter 40 Ländern führen nur 7 nach einer Ausschreibung häufig Nachbesprechungen mit Anbietern durch, 10 nur in Ausnahmefällen. In der EU gilt für Aufträge gemäß Richtlinie 2014/24/EU: Nach Artikel 55 Absatz 2 werden jedem Bieter, dessen Angebot zulässig war, auf Antrag die Merkmale und relativen Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt. Die Vergabestelle kann jedoch bestimmte Angaben zurückhalten, etwa zum Schutz der geschäftlichen Interessen anderer Wirtschaftsteilnehmer.

Bitten Sie sowohl bei Zuschlägen als auch bei Absagen um Feedback, denn ein Zuschlag zeigt Ihnen, welche Antworten Punkte erzielt und welche Eignungskriterien überzeugt haben. Stellen Sie jedes Mal dieselben Fragen, damit die Antworten vergleichbar sind: Ihre Punktzahl je Kriterium im Vergleich zum Gewinner, die relativen Vorteile des erfolgreichen Angebots und die Teile Ihres Angebots, die das Bewertungsgremium nicht bewerten konnte.

Erkenntnisse in Änderungen umsetzen

Überführen Sie jede bei einer Überprüfung festgestellte Lücke in eine dokumentierte Änderung. Dies entspricht den APMP-Vorgaben, nach denen die Gewinn-/Verlustanalyse und eine Lessons-Learned-Übung zum Abschluss gehören. Dabei prüft das Team nach einem verlorenen Bid das Feedback und identifiziert Lücken für künftige Bids. Formulieren Sie jede Lücke so konkret, dass daraus eine Maßnahme abgeleitet werden kann, und ordnen Sie sie dann einem von zwei Wegen zu. Eine Erkenntnis zur Opportunity führt zur Änderung eines Qualifikationskriteriums oder seiner Gewichtung, etwa wenn der Preis stärker gewichtet wurde als angenommen. Eine Erkenntnis zur Antwort geht an den Verantwortlichen für die Antwort in der Content-Library, etwa wenn der Evaluator einen Nachweis nicht bewerten konnte.

Weisen Sie jeder Änderung einen Verantwortlichen und ein Datum zu und protokollieren Sie sie in der Zeile des Bids. Erfassen Sie Erkenntnisse, die zu keiner Änderung führen, mit der Begründung als „keine Änderung“. Beim nächsten Qualifikationstest zeigt der Eintrag dann, ob sich Ihre Ergebnisse durch die Änderungen verbessert haben.

Haken Sie jeden Schritt ab

Gehen Sie diese Best Practices für das Ausschreibungsmanagement bei jeder Portfolioüberprüfung der Reihe nach als Checkliste durch:

• Eine namentlich benannte Person ist für den Bid-Datensatz verantwortlich, jeder Bid seit der letzten Überprüfung ist mit einem vollständigen Eintrag erfasst, und für den am häufigsten verfehlten Meilenstein untersucht eine verantwortliche Person die Ursache.
• Jedes Qualifikationskriterium wurde anhand gewonnener und verlorener Bids überprüft. Kriterien ohne Vorhersagekraft wurden neu gewichtet oder ersetzt.
• Jede seit der letzten Überprüfung verwendete Antwort aus der Content-Library hat einen namentlich benannten Verantwortlichen und ein Überprüfungsdatum.
• Die Zeit der Fachexperten für laufende Bids wurde beim Kick-off eingeplant, und jeder Fachexperte erhielt pro Bid eine gebündelte Anfrage.
• Bei jedem laufenden Bid erfolgte die kaufmännische und operative Freigabe vor dem Bid-Writing, und jedes Gate hat einen Verantwortlichen, ein Datum und eine Mindestpunktzahl.
• Zu jedem Ergebnis wurde Feedback eingeholt, und jede Erkenntnis führt entweder zu einer Änderung mit einem Verantwortlichen oder zu einer dokumentierten Begründung, warum keine Änderung erfolgt.

Beginnen Sie mit der Dokumentation. Führen Sie noch diese Woche die Bids des vergangenen Jahres in einer Tabelle zusammen, benennen Sie einen Verantwortlichen und führen Sie den ersten Qualifikationstest mit bereits vorhandenen Daten durch.