Sagt Ihre RFP-Zuschlagsquote genug aus?

Ihre RFP-Zuschlagsquote, also der Anteil der gewonnenen an den beantworteten Bids, bleibt die zentrale Kennzahl, über die Ihr Team berichtet. Um zu erkennen, wie stark diese Quote davon abhängt, wo Sie bieten, und nicht davon, wie gut, können Sie eine weitere Perspektive ergänzen: Setzen Sie jeden Bid ins Verhältnis zur Zahl der Bieter, die an der jeweiligen Ausschreibung teilgenommen haben. Laut EU-Vergabedaten gibt es bei den meisten Ausschreibungen nur wenige Bieter: Die Studie der Weltbank für die Europäische Kommission, Europäische Union: Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, ergab, dass zwischen 2018 und 2023 im Median nur zwei Angebote pro Los eingingen. Diese Zahl der Bieter liefert für jeden Bid einen zufallsbasierten Referenzwert. Die Differenz zwischen Ihrer Quote und diesem Referenzwert zeigt, wo Ihr Team besser als das übrige Bieterfeld abschneidet und bei welchen Ausschreibungen sich eine Teilnahme lohnt. Die folgenden Schritte entsprechen der Arbeitsreihenfolge in Ihrem übergeordneten RFP-Response-Prozess: Berechnen Sie die Quote, schlüsseln Sie sie nach Segmenten auf, bestimmen Sie für jedes Segment anhand der Zahl der Bieter den Referenzwert, wählen Sie Bids auf Basis Ihres Vorsprungs gegenüber diesem Wert aus und berichten Sie über das Ergebnis.

Was Sie vor dem Start benötigen

Dies richtet sich an den Head of Bids oder Bid-Manager, der die Zuschlagsquote an die Führungsebene meldet und entscheidet, für welche Ausschreibungen das Team Ressourcen einsetzt. Sie benötigen dafür ein Bid-Register mit einer Zeile für jedes Los, für das Sie ein Angebot abgeben. Eine Person ist dafür verantwortlich und aktualisiert es nach jeder Zuschlagserteilung, nicht erst, wenn der Quartalsbericht fällig ist. Wenn Sie die Kennzahl melden, führen Sie das Register entweder selbst oder benennen Sie die dafür verantwortliche Person.

Jede Zeile enthält diese Felder:

• Ergebnis: gewonnen, verloren, abgelehnt, ausstehend oder storniert.
• Eingegangene Angebote: wie viele Angebote für das Los eingereicht wurden, sofern Sie dies ermitteln können.
• Zuschlagsgewichtung: nur der Preis oder die Gewichtung von Preis und Qualität (gegebenenfalls einschließlich des sozialen Mehrwerts).
• Auftragswert.
• Auftragsart: Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen bzw. Produktlinie.
• Bestehender Auftrag: ob Sie den aktuellen Auftrag innehaben oder sich als neuer Anbieter bewerben.
• Land: das Land des Käufers.
• Zuschlagsdatum.
• Vertragsbeginn.

Fünf dieser Felder sind relevant, weil sie die Erfolgsaussichten beeinflussen. Die beiden Datumsangaben unterstützen das Pipeline-Management und die Prognosen, die Teams ebenfalls anhand des Registers erstellen. Vertragsart, Auftragswert, bestehender Anbieter, Land und Gewichtung der Zuschlagskriterien verändern jeweils entweder die Größe des Bewerberfelds oder Ihre Erfolgschancen, wie die folgenden Abschnitte zeigen. Lassen Sie eines davon weg, erhalten Sie eine Mischkennzahl, deren Veränderung Sie nicht erklären können.

Wenn Ihr Register nur ein Jahr zurückreicht, beginnen Sie damit und ergänzen Sie ältere Lose anhand von Zuschlagsbekanntmachungen und Debriefing-Notizen, sofern vorhanden. Ein kurzes, vollständiges Register ist besser als ein langes mit Lücken bei der Zahl der Bieter.

Zuschlagsquote für eingereichte Angebote berechnen

Teilen Sie die Anzahl der Lose, für die Sie den Zuschlag erhalten haben, durch die Anzahl der Lose, für die Sie ein Angebot abgegeben haben und eine Zuschlagsentscheidung vorliegt. Multiplizieren Sie das Ergebnis anschließend mit 100. Das ist die gesamte Formel. Sie entspricht der Kennzahl aus der Studie der Weltbank: Diese definiert die Erfolgsquote eines Anbieters als den Anteil seiner eingereichten Angebote, die zu einem Zuschlag führen. Mit derselben Definition lässt sich Ihr Register ohne Umrechnung mit öffentlichen Zuschlagsdaten vergleichen.

Zuschlagsquote = gewonnene Lose ÷ Lose mit abgegebenem und entschiedenem Angebot × 100

Zählen Sie pro Los, nicht pro Ausschreibungsunterlagenpaket. Ein Auftraggeber vergibt jedes Los einzeln, und auch die Bieterzahlen, die Sie für die Baseline benötigen, werden pro Los erfasst. Wenn Sie Angebote für mehrere Lose einer Ausschreibung abgeben, ist jedes Los ein separates Angebot, das unabhängig gewonnen oder verloren wird. Wenn Sie diese in einer Zeile zusammenfassen, bleiben die verlorenen Lose unsichtbar und der Baseline fehlt die passende Vergleichsgrundlage. Hat eine Ausschreibung nur ein Los, stehen Ausschreibung und Los in derselben Zeile.

Halten Sie an der Definition fest, sobald Sie sie festgelegt haben. Stimmen Sie zuvor das Berichtsformat mit den Empfängern ab, damit sich die Kennzahlen später nicht ändern, weil die Geschäftsleitung andere erwartet. Eine Quote, deren Zählregeln sich von Quartal zu Quartal ändern, kann keinen Trend abbilden. Und genau über diesen Trend werden Sie letztlich berichten.

Schlüsseln Sie die Quote nach den Segmenten auf, die die Erfolgschancen beeinflussen

Schlüsseln Sie Ihre Quote nach Segmenten auf, bevor Sie sie bewerten, denn ein Gesamtwert mittelt Angebote, die wenig gemeinsam haben. Drei Aufschlüsselungen sind besonders wichtig: bestehende Vertragsbeziehung, Auftragsvolumen und Land. Auch die Vertragsart ist relevant. Die entsprechenden Werte finden Sie zusammen mit den Vergleichswerten im nächsten Abschnitt.

Bestandskunden und Neugeschäft

Weisen Sie Zuschlagsquoten für erneute und neue Angebote getrennt aus. Laut der Weltbank-Studie entfielen in den EU27 zwischen 2019 und 2023 70% des vergebenen Auftragswerts auf bestehende Auftragnehmer und 30% auf erstmalige Gewinner. Neue Marktteilnehmer machten 2023 36% der Gewinner aus. Das sind Anteile am Auftragswert und an den Gewinnern, keine Zuschlagsquoten. Sie weisen jedoch in dieselbe Richtung: Einen bestehenden Auftrag zu halten, hat Gewicht. Eine zusammengefasste Quote steigt oder fällt je nachdem, wie viele Ihrer Verträge in diesem Jahr zur Verlängerung anstanden. Das sagt der Führungsebene nichts darüber, wie gut das Team seine Angebote erstellt hat.

Auftragsvolumen

Teilen Sie Ihre Angebote nach Auftragswert ein, denn größere Aufträge ziehen mehr Bieter an. In denselben Daten entfielen auf Aufträge über 20 Mio. € im Durchschnitt mehr als 9,2 Angebote, bei einem Median von 3. Bei Aufträgen über 3 Mio. € lag der Durchschnitt bei 5,1, bei Aufträgen unter 300.000 € bei 4,9, mit einem Median von 2. Der Abstand zwischen Durchschnitt und Median in der höchsten Kategorie deutet darauf hin, dass einige stark umkämpfte Ausschreibungen den Durchschnitt nach oben ziehen. Ein Team, das sich um größere Aufträge bewirbt, kann eine sinkende Zuschlagsquote verzeichnen, obwohl es seine Angebote genauso gut erstellt. Dies sollte es belegen können.

Land und Markt

Vergleichen Sie Quoten nur zwischen ähnlichen Märkten. Die durchschnittliche Zahl der Bieter lag in den EU-Ländern zwischen 2 und 16, die Medianwerte zwischen 1 und 8. Irland verzeichnete im Durchschnitt 16 Bieter, Polen 2. Die Studie weist darauf hin, dass sich Vertragsarten und Auftragsvolumina von Land zu Land unterscheiden. Daher ist nicht die gesamte Spannweite auf den Wettbewerb zurückzuführen. Außerhalb der EU27 entfielen im Vereinigten Königreich von 2018 bis 2023 durchschnittlich 8,4 Angebote auf jeden Zuschlag, in Norwegen 5,7. Der Median lag in beiden Ländern bei 4. Nach 2020 wurden die meisten Bekanntmachungen aus dem Vereinigten Königreich nicht mehr auf Tenders Electronic Daily (TED), dem Bekanntmachungsportal der EU, veröffentlicht. Der Wert für das Vereinigte Königreich stützt sich daher stärker auf frühere Jahre. Wenn Sie in mehreren Ländern Angebote abgeben, legen Sie für jedes Land ein eigenes Segment an.

Legen Sie den Ausgangswert jedes Segments anhand der Bieterzahl fest

Legen Sie für jeden Bid eine Ausgangswahrscheinlichkeit fest, indem Sie eins durch die Anzahl der für das jeweilige Los eingegangenen Angebote teilen. Das entspricht dem erwarteten Anteil an Zuschlägen, wenn jeder Bieter die gleichen Chancen hätte. Bei einem Los mit zwei Angeboten liegt der Ausgangswert bei 50%, bei vier Angeboten bei 25%. Niemand gibt ein Angebot in der Erwartung gleicher Chancen ab, und genau darum geht es. Der Ausgangswert dient als Referenz. Die Differenz zwischen diesem Wert und Ihren Ergebnissen zeigt, welchen Beitrag die Arbeit des Bid-Teams leistet.

Addieren Sie für ein Segment anhand Ihres eigenen Registers für jedes darin enthaltene Angebot den Wert 1 ÷ Anzahl der eingegangenen Angebote. Die Summe entspricht der bei gleicher Zuschlagschance erwarteten Zahl an Zuschlägen für das Segment. Teilen Sie sie durch die Anzahl der Angebote, um die Basisquote zu erhalten, und stellen Sie ihr dann Ihre tatsächlichen Zuschläge und Ihre tatsächliche Zuschlagsquote gegenüber. Ihr Vorsprung ist Ihre Zuschlagsquote abzüglich dieser Basisquote, ausgedrückt in Prozentpunkten. Bei fast 67% der EU-Vergaben gingen drei oder weniger Angebote ein. Daher sind Basisquoten von einem Drittel oder mehr üblich, und eine für sich genommen respektabel wirkende Quote kann dennoch darunter liegen.

Woher die Zahl der Bieter stammt

Entnehmen Sie die Anzahl für jedes Los zunächst Ihren eigenen Unterlagen. Bei einem auf TED veröffentlichten Los ist in der Bekanntmachung über die Auftragsvergabe angegeben, wie viele Angebote eingegangen sind. Die Studie der Weltbank stützt sich auf solche Vergabedaten. Eine weitere Quelle ist das Debriefing: Fragen Sie den Auftraggeber, wie viele Angebote eingegangen sind, und halten Sie die Antwort fest, auch wenn das übrige Feedback dürftig ausfällt.

Wenn für ein öffentliches Los keine Anzahl vorliegt, verwenden Sie den EU-Median für die jeweilige Auftragsart im Zeitraum 2018 bis 2023: 3 für Dienstleistungen, 4 für Bauleistungen und 2 für Lieferungen. Verwenden Sie Medianwerte, keine Durchschnittswerte. Die durchschnittliche Zahl der Angebote stieg bei Dienstleistungen von 5,5 auf 6 und bei Bauleistungen von 4,7 auf 5,3. Bei Lieferungen blieb sie mit 4,1 unverändert. Alle Werte lagen deutlich über dem jeweiligen Median.

Bei einer privaten RFP wird häufig gar keine Anzahl veröffentlicht. Fragen Sie im Debriefing danach. Wenn der Käufer keine Auskunft gibt, lassen Sie diesen Bid aus der Baseline und dem Edge heraus, statt zu raten. Eine kleinere, ehrliche Baseline ist mehr wert als eine vollständige, die auf Schätzungen beruht.

Rechenbeispiel: Ist eine Zuschlagsquote von 30% gut?

Nehmen Sie eine Zuschlagsquote von 30% und vergleichen Sie sie für jede Vertragsart mit dem typischen Los. Diese Veranschaulichung basiert auf EU-Medianwerten, nicht auf den Zahlen eines realen Teams.

Damit sind 30% in einem Segment mit typischen Lieferlosen ein schwaches Ergebnis, bei Dienstleistungen ungefähr durchschnittlich und bei Bauleistungen ein echter Vorsprung. Mit Ihren eigenen Zahlen bleibt die Rechnung dieselbe, Bid für Bid. Jedes Los mit einem Wettbewerber erhöht die erwarteten Zuschläge um einen halben, jedes Los mit drei Wettbewerbern um ein Viertel. Übersteigen die tatsächlichen Zuschläge in einem Segment diese Summe, schneidet das Team besser ab als das Wettbewerbsfeld.

Steigern Sie Ihre Zuschlagsquote, indem Sie dort Angebote abgeben, wo Ihr Vorteil am größten ist

Ordnen Sie die vorliegenden Chancen danach, wie groß Ihr Vorsprung im jeweiligen Segment ist und welche Gewichtung der Preis in der jeweiligen Ausschreibung hat. Besetzen Sie dann die aussichtsreichsten Bids. Sie wägen bereits ab, wie viele Bids das Team bearbeiten kann und wie die Kosten jedes einzelnen Bids im Verhältnis zu seiner Zuschlagschance stehen. Die Kennzahlen zu Ihrem Vorsprung aus Ihrem Register machen aus dieser Einschätzung belastbare Zahlen, die Sie in einem bid/no-bid-Meeting vertreten können.

Eine Zuschlagsquote kann sich auf zwei Arten verändern. Das Team kann sich häufiger gegen das Wettbewerbsfeld durchsetzen und damit seinen Vorsprung ausbauen. Oder es kann in Segmente mit weniger Wettbewerbern wechseln. Dadurch steigt die Quote, während der Vorsprung gleich bleibt. Ein Team, das von Baulosen zu Lieferlosen wechselt, kann eine bessere Quote ausweisen, ohne bessere Angebote abzugeben. Die Führungsebene muss erkennen können, welcher der beiden Fälle eingetreten ist. Deshalb weist der Bericht im nächsten Abschnitt neben der Quote auch den Vorsprung aus.

Die Gewichtung der Zuschlagskriterien ist für das Neugeschäft besonders relevant. Die Studie der Weltbank ergab, dass der niedrigste Preis als einziges Zuschlagskriterium die Chancen für neue Marktteilnehmer im Allgemeinen verringerte, wobei die Auswirkungen bei größeren Aufträgen geringer waren. Ein Bid für Neugeschäft, bei dem der Zuschlag ausschließlich nach dem Preis erfolgt und Ihr Vorsprung im betreffenden Segment bereits negativ ist, sollte als Erstes entfallen.

So priorisieren Sie eine Pipeline:

1. Suchen Sie in Ihrem Register das Segment jeder Opportunity und lesen Sie dessen Edge ab.
2. Schätzen Sie die Zuschlagschance als Kehrwert der erwarteten Anzahl an Bietern zuzüglich dieses Vorteils.
3. Kennzeichnen Sie jeden Bid für Neugeschäft, bei dem der Preis das einzige Zuschlagskriterium ist.
4. Stellen Sie jede geschätzte Zuschlagschance dem Personal- und Zeitaufwand für den Bid gegenüber.
5. Bearbeiten Sie die Bids in dieser Reihenfolge, bis die Kapazität des Teams ausgeschöpft ist.

Lassen Sie das Ranking in Ihre go/no-go-Entscheidung einfließen, statt diese dadurch zu ersetzen, denn der Vorsprung sagt nichts über den strategischen Wert oder eine Beziehung aus, deren Aufbau sich lohnt. Die besseren Bids auszuwählen, ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte besteht darin, zu verstehen, warum selbst kompetent erstellte Angebote nach der Teilnahme noch verlieren können.

In SEQUESTO: Wenn Sie ihn dazu anweisen, entweder über einen dafür eingerichteten Workflow oder indem Sie ihn darum bitten, bewertet James in SEQUESTO aOS eine Opportunity und gibt eine begründete bid-or-no-bid-Empfehlung ab, die auf den Ausschreibungsunterlagen und den eigenen Informationen Ihrer Organisation basiert. Sie treffen die Entscheidung, und SEQUESTO dokumentiert die Begründung zur Überprüfung.

Zuschlagsquote als Vorteil ausweisen, Segment für Segment

Erfassen Sie nach jeder Vergabe für jedes Segment drei Kennzahlen: die Zuschlagsquote, den zugehörigen Zufallswert und den Abstand zwischen beiden. Vergleichen Sie diese mit Ihren eigenen früheren Werten statt mit einem externen Durchschnitt.

TED-Zuschlagsbekanntmachungen können keinen unabhängigen Branchendurchschnitt liefern. Die Studie der Weltbank weist darauf hin, dass TED keine strukturierten Informationen über Bieter ohne Zuschlag enthält und die Erfolgsquoten von Anbietern nur für die neun Länder berechnen konnte, die nationale Datensätze bereitgestellt hatten. Ein Ihnen genannter Durchschnitt lässt sich nicht mit dem Marktsegment abgleichen, in dem Ihr Team tatsächlich Angebote abgibt.

Selbst ein belastbarer Durchschnittswert würde verdecken, wie stark die Ergebnisse variieren. Laut den nationalen Daten Estlands für 2020 bis 2024 erhielten 48% der Unternehmen, die mindestens ein Angebot für einen öffentlichen Auftrag abgegeben hatten, nie einen Zuschlag. Die Ergebnisse unterscheiden sich zwischen den Anbietern also erheblich. Ob sich Ihr Team verbessert, messen Sie am besten an Ihrer eigenen Entwicklung, Segment für Segment.

Wenn der Vorsprung eines Segments über mehrere Zuschläge hinweg gering bleibt, prüfen Sie, wie diese Angebote geplant werden, bevor jemand mit dem Entwurf beginnt, und tragen Sie die Zahlen des nächsten Quartals wieder in dieselbe Tabelle ein.

Checkliste zur Zuschlagsquote

Gehen Sie diese Checkliste durch, bevor Sie die Kennzahl melden oder die nächste Pipeline priorisieren.

• Ihre Zuschlagsquote ergibt sich aus der Zahl der gewonnenen Lose geteilt durch die Zahl der angebotenen Lose, für die eine Zuschlagsentscheidung getroffen wurde.
• Jedes Los zählt als eigener Bid und wird nie auf Ebene der Ausschreibungsunterlagen zusammengefasst.
• Erneute und neue Angebote werden als separate Quoten ausgewiesen.
• Bids werden außerdem nach Auftragsgrößenklasse, Vertragsart und Land aufgeschlüsselt.
• Für jedes Angebot im Register ist erfasst, wie viele Angebote für das zugehörige Los eingegangen sind, oder es ist als nicht in der Baseline berücksichtigt gekennzeichnet.
• Die Baseline jedes Segments ist die Summe aus 1 ÷ Anzahl der eingegangenen Angebote für alle zugehörigen Angebote. Der EU-Median für die Auftragsart wird nur verwendet, wenn die Anzahl für ein öffentliches Los fehlt.
• Der Vorteil jedes Segments entspricht seiner Zuschlagsquote abzüglich seines Ausgangswerts, angegeben in Prozentpunkten.
• Offene Opportunities werden vor der bid/no-bid-Entscheidung nach Segmentvorteil und Zuschlagsgewichtung priorisiert.
• Neukunden-Bids bei Vergaben, die ausschließlich nach dem Preis erfolgen, werden gekennzeichnet.
• Der Bericht zeigt nach jeder Zuschlagserteilung für jedes Segment Quote, Ausgangswert und Vorsprung im Vergleich zu Ihren eigenen früheren Zahlen.