Was ist die Bindefrist eines Angebots?

Die Bindefrist (englisch tender validity period) reicht in der Regel von der Abgabefrist über die Bewertung bis zum Zuschlag, damit das Angebot, das der Auftraggeber auswählt, noch angenommen werden kann. Für den Bieter ist sie eine Vorgabe des Auftraggebers: Sie steht in den Ausschreibungsunterlagen und bindet jeden Anbieter, der ein Angebot einreicht.

So funktioniert die Bindefrist

Die Bindefrist ist der Zeitraum nach der Abgabe, in dem ein Angebot verbindlich zur Annahme offensteht und der Bieter es nicht zurücknehmen kann. Dauer und Beginn legen die Unterlagen des Auftraggebers fest. Jede Ausschreibung, auf die ein Anbieter ein Angebot abgibt, kann deshalb eine andere Bindefrist haben.

Nehmen wir ein kleines IT-Dienstleistungsunternehmen, das zum ersten Mal ein Angebot auf eine Ausschreibung abgibt. Die Bewerbungsbedingungen, also das Dokument, das erklärt, wie ein Angebot zu erstellen und einzureichen ist, legen fest, dass die Bieter 90 Tage ab der Abgabefrist an ihre Angebote gebunden sind. So steht es in der Vorlage der Europäischen Kommission für Bewerbungsbedingungen bei Ausschreibungen im Rahmen des auswärtigen Handelns der EU. Von der Abgabefrist bis zum 90. Tag kann der Auftraggeber das Angebot des Unternehmens jederzeit annehmen, und das Unternehmen kann es weder zurückziehen noch ändern. Die Ausschreibungsunterlagen einer südafrikanischen Kommune legen dieselben beiden Regeln für ihre eigenen 90 Tage fest, gerechnet ab dem Schlusstermin, also dem Zeitpunkt, ab dem der Auftraggeber keine Angebote mehr entgegennimmt.

Der Preis ist Teil des Angebots und bleibt damit ebenfalls bindend. Erhöht ein Unterauftragnehmer in diesen 90 Tagen seine Sätze oder entwickelt sich eine Währung, in der das Unternehmen seine Lieferanten bezahlt, zu seinen Ungunsten, bleibt der eingereichte Preis der Preis, den der Auftraggeber annehmen kann. Je länger die Bindefrist, desto länger trägt der Bieter dieses Risiko; je kürzer, desto kleiner wird es. Deshalb zählt die Zahl der Tage für den Bieter ebenso viel wie die Abgabefrist.

Die Ausschreibungsunterlagen, also die Dateien, die der Auftraggeber bereitstellt, verteilen sich auf mehrere Dokumente, und die Bindefrist kann in einer anderen Datei stehen als die Abgabefrist. Für das Unternehmen wirkt sie wie eine Zeile unter vielen Anforderungen. Dabei ist sie eine Verpflichtung im Angebotszeitplan, die über den Tag der Abgabe hinausreicht.

Wo die Bindefrist im Ausschreibungsprozess liegt

Im Ausschreibungsprozess beginnt die Bindefrist dort, wo die Arbeit des Bieters am Angebot endet. Sie deckt die Schritte aufseiten des Auftraggebers ab: die Bewertung, in der der Auftraggeber jedes Angebot anhand der Kriterien seiner Unterlagen bepunktet, danach die interne Genehmigung und die Zuschlagsentscheidung, also die Wahl des erfolgreichen Angebots. Auftraggeber bemessen die Frist so, dass ihnen dafür genug Zeit bleibt und das gewünschte Angebot noch bindend ist, wenn sie es annehmen wollen.

Zieht sich die Bewertung dennoch hin, kann der Auftraggeber die Bieter bitten, die Bindefrist zu verlängern. Wie es weitergeht, hängt von den Regeln ab, nach denen der Auftraggeber vergibt, und von seinen Unterlagen. In der Vorlage der Kommission für Ausschreibungen im Rahmen des auswärtigen Handelns der EU kann der Auftraggeber die Bieter in Ausnahmefällen und vor Ablauf der Frist schriftlich bitten, sie um 40 Tage zu verlängern. Ein Bieter, der ablehnt, behält seine Bietungsgarantie (eine finanzielle Sicherheit, die der Auftraggeber in Anspruch nehmen kann, wenn ein Bieter sich nicht an sein Angebot hält), scheidet aber aus dem Verfahren aus. Ein Bieter, der zustimmt, darf sein Angebot nicht ändern und muss seine Garantie verlängern.

Andere Vorlagen knüpfen die Zustimmung an dieselbe Bedingung. Eine Invitation-to-Bid-Vorlage der Internationalen Organisation für Migration verlangt von einem Bieter, der verlängert, dies ohne Änderung seines ursprünglichen Angebots zu tun und eine etwaige Angebotssicherheit, eine andere Bezeichnung für die Bietungsgarantie, ebenfalls zu verlängern. Wer einer Verlängerung zustimmt, hält das ursprüngliche Angebot samt Preis also länger offen. Wer ablehnt, scheidet nach der Vorlage der Kommission mit seinem Angebot aus dem Wettbewerb aus.

Abgrenzung zu verwandten Fristen

In den Ausschreibungsunterlagen stehen neben der Bindefrist mehrere weitere Fristen, und jede misst etwas anderes.

Abgabefrist

Die Abgabefrist ist das Datum mit Uhrzeit, bis zu dem Angebote beim Auftraggeber eingegangen sein müssen. Mit ihr endet die Zeit, die der Bieter für die Erstellung seines Angebots hat, und in der Regel beginnt mit ihr die Bindefrist. Manche Unterlagen nennen denselben Zeitpunkt Schlusstermin oder Angebotsschluss.

Vertragslaufzeit

Die Vertragslaufzeit ist die Dauer des vergebenen Vertrags von seinem Beginn bis zu seinem Ende, einschließlich jeder Verlängerung, die der Vertrag zulässt. Sie beginnt erst nach Zuschlag und Unterzeichnung. Die Bindefrist betrifft die Zeit, bevor überhaupt ein Vertrag besteht. Ein Angebot kann also wenige Monate bindend sein, um einen Vertrag zu gewinnen, der mehrere Jahre läuft.

Gültigkeit der Bietungsgarantie

Verlangen die Unterlagen eine Bietungsgarantie, hat diese ein eigenes Ablaufdatum. Die beiden Termine sind voneinander unabhängig.

Stillhaltefrist

Die Stillhaltefrist ist eine Pause zwischen Zuschlagsentscheidung und Vertragsunterzeichnung. Ihre Dauer hängt von den Regeln ab, nach denen der Auftraggeber vergibt. Sie beginnt erst, wenn ein Gewinner feststeht, und misst daher die Wartezeit des Auftraggebers vor der Unterzeichnung, nie die Bindung des Bieters.

Gültigkeitsdauer eines Preisangebots

Die Gültigkeitsdauer eines Preisangebots ist der Zeitraum, den ein Verkäufer selbst auf sein Angebot schreibt, oft als Zeile am Fuß eines Standardangebots. Der Verkäufer legt sie nach seinen eigenen Kosten und Lieferanten fest. Die Bindefrist ist dagegen eine Vorgabe des Auftraggebers: Die Ausschreibungsunterlagen legen sie fest, und für jedes Angebot im Wettbewerb gilt dieselbe.