Was ist eine Bietungsgarantie?

Eine Bietungsgarantie sichert ein Angebot durch das Zahlungsversprechen eines Dritten ab. Die Bank oder der Bürge des Bieters verpflichtet sich, dem Auftraggeber einen festgelegten Betrag zu zahlen, wenn der Bieter sein Angebot zurückzieht, bevor der Vertrag zustande gekommen ist. Der Auftraggeber erhält die Zahlung, indem er sie von diesem Garantiegeber verlangt. Bei öffentlichen und privaten Ausschreibungen wird dasselbe Instrument auch als Angebotsbürgschaft, Angebotssicherheit oder Bietungsbürgschaft bezeichnet. Welche Begriffe gelten, bestimmen die jeweiligen Ausschreibungsunterlagen. Die Absicherung endet mit der Angebotsphase. Sie gilt von der Einreichung bis zur Vertragsunterzeichnung oder bis zum Ende des Verfahrens. Sobald ein Vertrag besteht, sichern andere Instrumente die Verpflichtungen des Anbieters ab.

So funktioniert eine Bietungsgarantie

An jeder Bietungsgarantie sind drei Parteien beteiligt: Der Bieter beantragt sie, eine Bank oder ein Bürgschaftsgeber stellt sie als Garant aus, und der Auftraggeber hält sie als Begünstigter. Der Garant leistet auf eine Zahlungsaufforderung, die den Bedingungen der Garantie entspricht, unabhängig vom Angebot selbst.

Bieter, Garant und Käufer

Der Bieter ist der Antragsteller. Er ist die Partei, deren Angebot abgesichert wird, und veranlasst, dass die Garantie zugunsten des Käufers ausgestellt wird. Der Garantiegeber verpflichtet sich zur Zahlung. Der Käufer ist als Begünstigter die Partei, die die Garantie in Anspruch nehmen kann.

In der üblichen Bankform ist das Instrument eine Garantie auf erstes Anfordern. Der Leitfaden der ICC Academy zu URDG 758, den einheitlichen Richtlinien der Internationalen Handelskammer für Garantien auf erstes Anfordern, beschreibt diese als unwiderrufliche Verpflichtung eines Garantiegebers, in der Regel einer Bank, an den Begünstigten zu zahlen, wenn dieser eine den Bedingungen entsprechende Zahlungsaufforderung vorlegt. Diese Richtlinien gelten für eine Garantie, die ihnen unterliegt. Eine Bürgschaft kann dieselben Verpflichtungen absichern, doch die Ausschreibungsunterlagen legen fest, ob eine Bürgschaft überhaupt zulässig ist.

Zahlbar auf Anforderung, unabhängig vom Bid

Die Unabhängigkeit macht das Instrument für den Käufer nützlich. Nach den ICC-Regeln muss der Garant eine ordnungsgemäße Inanspruchnahme unabhängig vom zugrunde liegenden Vertrag erfüllen. Bei einer Bietungsgarantie sind damit das Angebot und die Ausschreibungsbedingungen gemeint. Für den Garanten ist entscheidend, ob die Inanspruchnahme dem Wortlaut der Garantie entspricht, nicht, ob der Bieter sein Angebot tatsächlich zurückgezogen oder die Unterzeichnung verweigert hat.

Damit verlagert sich der Ort, an dem über eine strittige Inanspruchnahme entschieden wird. Ein Bieter, der eine Zahlungsaufforderung für unberechtigt hält, kann die Zahlung nicht verhindern, indem er die Bank auf sein Angebot oder die Ausschreibungsunterlagen verweist. Die Auseinandersetzung ist mit dem Auftraggeber zu führen. Wurde die Garantie nach URDG 758 ausgestellt, kann der Bieter seine Bank nach der Ausstellung zudem nicht anweisen, sie einseitig zu widerrufen oder zu ändern.

Was die Ausschreibungsunterlagen festlegen

Die Ausschreibungsunterlagen legen Höhe, Form, Gültigkeit und Übermittlung einer Bietungsgarantie fest. Die Bank des Bieters richtet sich danach und nicht nach ihren eigenen Bedingungen. Die Anweisungen für Bieter der Europäischen Kommission für eine Lieferausschreibung für IT-Ausrüstung aus dem Jahr 2025 im Rahmen des auswärtigen Handelns der EU (Referenz EC/BiH/TEN/25/011) zeigen, wie präzise diese Bedingungen sein können. Es handelt sich um die Unterlagen einer einzelnen Ausschreibung, nicht um Rechtsvorschriften. Die Invitation to Tender eines anderen Auftraggebers kann jeden Punkt anders festlegen.

Höhe

Bei dieser Ausschreibung ist der Betrag für jedes Los als fester Eurobetrag angegeben: 7.000 € für Los 1, 4.000 € für Los 2 und 2.500 € für Los 3. Der Bieter berechnet ihn nicht als Anteil seines Angebotspreises, sondern entnimmt den Betrag für das Los, auf das er bietet.

Ein Festbetrag bleibt auch dann unverändert, wenn sich das Angebot ändert. Ein Bieter, der den Preis für Los 1 während der Angebotserstellung senkt, stellt bei dieser Ausschreibung weiterhin 7.000 € bereit, da der Betrag vom Käufer vorgegeben wird und nicht an den Wert des Angebots gekoppelt ist.

Form und Aussteller

Die Garantie ist in der im Anhang zu den Ausschreibungsunterlagen vorgegebenen Form vorzulegen. Dieses Formular enthält den Wortlaut des Auftraggebers. Der Garantiegeber stellt die Garantie daher auf Grundlage dieses Wortlauts aus und nicht anhand seiner eigenen Standardgarantie.

Wer sie ausstellen darf, ergibt sich ebenfalls aus diesen Unterlagen. Wenn darin eine bestimmte Art von Aussteller genannt oder Bedingungen für einen Aussteller festgelegt werden, kann der Bieter nur einen Garantiegeber wählen, der diese Vorgaben erfüllt. Ein Text, der nicht der beigefügten Form entspricht, erfüllt die Anforderung nicht, unabhängig von der Bonität des Ausstellers.

Gültigkeitsdauer

Bieter in der Ausschreibung der Kommission sind ab der Einreichungsfrist 90 Tage an ihre Angebote gebunden. Dieser Zeitraum wird in den Ausschreibungsunterlagen als Angebotsbindefrist bezeichnet. Die Bietungsgarantie muss darüber hinaus weitere 45 Tage gültig bleiben und gilt somit 135 Tage ab der Frist.

Der zeitliche Puffer sorgt dafür, dass die Bietungsgarantie länger gültig bleibt als das von ihr abgesicherte Angebot. Jede Änderung der Bindefrist des Angebots wirkt sich auch auf die Bietungsgarantie aus. Deshalb verknüpfen die Unterlagen beide miteinander, wenn die Bindefrist verlängert wird.

Einreichung des unterzeichneten Originals

Die unterzeichnete Bietungsgarantie im Original muss per Post an die Vergabestelle gesendet oder dort persönlich abgegeben werden. Sie ist ein physisches Dokument mit eigenem Übermittlungsweg, unabhängig von den Angebotsunterlagen, die auf anderem Wege eingereicht werden.

Bei der Eröffnung kann die Vergabestelle bekannt geben, ob die erforderliche Bietungsgarantie vorliegt, sofern eine solche verlangt wird. Fehlt ein erforderliches Dokument, liegt eine Unregelmäßigkeit vor, die zur Ablehnung des Angebots führen kann. Eine fehlende Garantie kann daher bereits bei der Eröffnung zum Ausschluss des Angebots führen.

Wie ein Bid-Team eine Bietungsgarantie erhält

Ein Bid-Team erhält eine Bietungsgarantie, indem es die Bank des Bieters oder einen anderen in den Ausschreibungsunterlagen zugelassenen Aussteller bittet, diese auf dem Formular des Auftraggebers auszustellen. Anschließend gleicht es den ausgestellten Wortlaut mit den Unterlagen ab. Dies ist ein Schritt bei der Erstellung eines Angebots und hängt sowohl vom Zeitplan der Bank als auch von dem des Teams ab.

Anfrage an die Bank des Bieters

Der Antragsteller bittet seine Bank, die Garantie auszustellen. Der Antrag enthält die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Angaben: den Betrag für das Los, das beigefügte Formular, die ab der Einreichungsfrist berechnete Gültigkeitsdauer und den Auftraggeber als Begünstigten.

Der Beitrag der Bank erfolgt vor der Einreichung des Angebots. Wenn die Ausschreibungsunterlagen wie bei der Ausschreibung der Kommission verlangen, dass das unterzeichnete Original per Post oder persönlich zugestellt wird, müssen sowohl die Ausstellungsdauer der Bank als auch die Zustellzeit des Originals im Zeitplan für die Angebotserstellung berücksichtigt werden.

Prüfung des ausgestellten Wortlauts

Die ICC Academy beschreibt, wie der Begünstigte eine ausgestellte Garantie anhand des zugrunde liegenden Vertrags in vier Punkten prüft: Ablaufdatum, Betrag, die bei einer Inanspruchnahme erforderlichen Dokumente und die Form der Inanspruchnahme. Bei Abweichungen im Wortlaut werden diese dem Antragsteller zurückgemeldet, und die Garantie kann geändert werden.

Als Referenz dienen hier die Ausschreibungsunterlagen und das ihnen beigefügte Formular, nicht ein unterzeichneter Vertrag. Es gelten dieselben vier Punkte. Abweichungen werden durch eine Änderung der Garantie korrigiert.

Wann eine Bietungsgarantie in Anspruch genommen, verlängert oder freigegeben wird

Eine Bietungsgarantie wird in Anspruch genommen, wenn der Bieter die mit seinem Angebot verbundenen Verpflichtungen nicht erfüllt. Sie wird verlängert, wenn der Auftraggeber die Bindefrist verlängert und der Bieter zustimmt, und bei Vertragsunterzeichnung oder am Ende des Verfahrens freigegeben. Maßgeblich sind die Bedingungen, die in den jeweiligen Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. Die Ausschreibung der Kommission zeigt jeden Schritt von der Einreichung bis zur Zuschlagserteilung.

Was die Inanspruchnahme auslöst

In den Unterlagen der Kommission ist der Auslöser weit gefasst: Die Garantie wird in Anspruch genommen, wenn der Bieter nicht alle in seinem Angebot genannten Verpflichtungen erfüllt. Wird das Angebot zwischen der Einreichungsfrist und dem Ende seiner Gültigkeitsdauer zurückgezogen, kann dies zum Verfall der Garantie führen.

Mit dem Zuschlag kommt ein zweiter Auslöser hinzu. Unterzeichnet der Gewinner den Vertrag und eine gegebenenfalls erforderliche finanzielle Garantie nicht innerhalb von 30 Tagen nach der Benachrichtigung und sendet diese nicht zurück, kann die Vergabestelle ihre Annahme des Angebots als aufgehoben betrachten und zugleich an ihrem Recht festhalten, die Garantie in Anspruch zu nehmen. Da sich der Hauptauslöser auf sämtliche Verpflichtungen im Angebot bezieht, bestimmen das Angebot und der Wortlaut der Garantie gemeinsam das Risiko des Bieters.

Wenn der Auftraggeber die Bindefrist verlängert

Ein Bieter, der einer Verlängerung der Gültigkeit seines Angebots zustimmt, ist verpflichtet, seine Bietungsgarantie für den geänderten Zeitraum zu verlängern. Lehnt ein Bieter dies ab, bleibt seine Garantie ohne Verfall bestehen, seine Teilnahme am Verfahren endet jedoch.

Wird die Garantie nach den ICC-Regeln ausgestellt, steht dem Käufer ein zweiter Weg offen. Im Rahmen des Extend-or-pay-Mechanismus kann ein Begünstigter anstelle der sofortigen Zahlung eine Verlängerung der Garantielaufzeit verlangen. Ein Käufer, dessen Garantie kurz vor dem Ablauf steht, kann somit deren Verlängerung beantragen.

Freigabe für den Gewinner und andere Bieter

Die Bietungsgarantie des erfolgreichen Bieters wird mit Unterzeichnung des öffentlichen Auftrags freigegeben, sobald die Erfüllungsgarantie vorgelegt wurde. Damit geht die Sicherheit der Angebotsphase auf die Sicherheit der Vertragsphase über.

Die Freigabe für die übrigen Bieter ist weniger einheitlich formuliert, selbst innerhalb desselben Dokuments. Nach Abschnitt 21 der Anweisungen der Kommission werden die Bietungsgarantien nicht erfolgreicher Bieter freigegeben, sobald der Vertrag unterzeichnet ist. Abschnitt 23 nennt dagegen den Abschluss des Verfahrens als Zeitpunkt. Die jeweiligen Ausschreibungsunterlagen bestimmen die Freigabe. Ein solcher Widerspruch bleibt offen, bis der Käufer ihn klärt.

Wie sich eine Bietungsgarantie von anderen Garantien unterscheidet

Eine Bietungsgarantie sichert das Angebot bis zur Vertragsunterzeichnung ab. Eine Vertragserfüllungsgarantie sichert nach der Zuschlagserteilung die Vertragserfüllung durch den Anbieter ab, während eine Vorauszahlungsgarantie die Rückzahlung einer vom Auftraggeber im Rahmen des Vertrags geleisteten Vorauszahlung absichert.

Bietungsgarantie und Vertragserfüllungsgarantie

Eine Erfüllungsgarantie sichert dem Käufer einen Betrag zu, den er in Anspruch nehmen kann, wenn der Anbieter den Vertrag nicht wie vereinbart erfüllt. Sie gehört zum Vertrag, nicht zum Angebot. In der Vorlage der Kommission ist sie auf 10% des Auftragswerts festgelegt und wird zusammen mit dem gegengezeichneten Vertrag eingereicht.

Die beiden Garantien unterscheiden sich darin, wonach sich ihre Höhe bemisst und was sie absichern. In der Ausschreibung der Kommission ist die Bietungsgarantie als Betrag je Los festgelegt, während sich die Erfüllungsgarantie nach dem Auftragswert richtet. Bei der Unterzeichnung greifen beide ineinander: Mit Eingang der Erfüllungsgarantie wird die Bietungsgarantie des Zuschlagsempfängers freigegeben.

Bietungsgarantie und Vorauszahlungsgarantie

Eine Vorauszahlungsgarantie sichert den Anspruch des Käufers auf Rückzahlung einer an den Anbieter geleisteten Vorauszahlung, sofern der Vertrag eine solche vorsieht. Wie die Erfüllungsgarantie wird sie nach der Zuschlagserteilung gestellt und bezieht sich auf Geld, das der Käufer bereits ausgezahlt hat.

Bei einer Bietungsgarantie leistet der Auftraggeber keine Zahlung. Sie sichert das Verhalten des Bieters während des Verfahrens zwischen der Einreichungsfrist und der Vertragsunterzeichnung ab.