Was ist eine RFP-Bewertung?

Die RFP-Bewertung (englisch: RFP evaluation) erfolgt nach Ablauf der Abgabefrist in mehreren Stufen. Der Auftraggeber prüft zuerst jedes Angebot auf Vollständigkeit und Compliance. Danach vergibt ein Gremium Punkte für die Angebote, die diese Prüfung bestehen, und die bestbewerteten Anbieter treffen den Auftraggeber vor dem Zuschlag unter Umständen noch einmal.

Im Bid- und Ausschreibungsgeschäft bezeichnet der Begriff die Bewertung durch den Auftraggeber. Er reicht bis zur Zuschlagsentscheidung und zum Feedback, das jeder Anbieter erhält. Das Angebots-Review, das ein Anbieter vor der Einreichung durchführt, und die Arbeit nach dem Zuschlag gehören nicht dazu.

Die Compliance-Prüfung zu Beginn des RFP-Bewertungsprozesses

Der RFP-Bewertungsprozess beginnt damit, dass Angebote aussortiert werden, die unvollständig sind oder eine zwingende Anforderung nicht erfüllen, noch bevor jemand Punkte vergibt. Jede Erklärung, wie RFPs bewertet werden, setzt hier an, denn ein Angebot, das an dieser Prüfung scheitert, wird womöglich nie inhaltlich gelesen.

Zwingende Anforderungen und Pflichtanlagen

Zwingende Anforderungen und Pflichtanlagen sind die Bestandteile, die laut RFP jedes Angebot enthalten muss. Fehlt einer davon, kann das Angebot schon bei einer Vorprüfung vor jeder Punktvergabe ausscheiden. Der Leitfaden der Weltbank zur Bewertung von Angeboten, verfasst für die von der Bank finanzierten Vergabeverfahren, setzt diese Vorprüfung direkt nach der Angebotsöffnung an. Sie soll es dem Bewertungsgremium ermöglichen, unvollständige oder ungültige Angebote zu erkennen und auszuschließen und seine Zeit und Ressourcen für die übrigen zu nutzen. Ein Angebot, das an dieser Stelle ausgeschlossen wird, erreicht die Punktvergabe nie.

Was geprüft wird, legt das RFP selbst fest: die zwingenden Anforderungen, die verlangten Anlagen und Formulare, das Format und die vorgegebenen Seiten- oder Wortbegrenzungen sowie die Frist. Jeder Punkt ist ein Ja oder Nein und wird an den Vorgaben gemessen, nicht an der Qualität der Antworten. Eine starke technische Response, der eine Pflichtanlage fehlt, kann genauso abgelehnt werden wie eine schwache. Deshalb gehört die Einhaltung der Vorgaben ab der ersten Lektüre der RFP-Unterlagen zur Arbeit an einer RFP-Response.

Ausschlusskriterien in der Zuschlagsphase

Manche zwingenden Anforderungen liegen in der Zuschlagsphase selbst, als Ausschlusskriterien neben den bepunkteten Fragen. Die Bewertungsmethodik eines Auftraggebers kann festlegen, dass die Bewertung eines Angebots endet, sobald es eines davon nicht erfüllt. Die bepunkteten Fragen dahinter erhalten dann keine Punkte mehr.

Die veröffentlichte Methodik legt fest, wie ein Nichterfüllen behandelt wird. Dieses Dokument entscheidet, ob ein einziges nicht erfülltes Kriterium die Bewertung beendet oder neben den Punktzahlen vermerkt wird.

Wer im RFP-Bewertungsgremium sitzt

Ein RFP-Bewertungsgremium ist die Gruppe, die der Auftraggeber einsetzt, um Punkte für die Angebote zu vergeben. Ein Moderator oder ein Vorsitzender führt das Gremium anschließend zu einer gemeinsamen Punktzahl.

Zusammensetzung des Gremiums

Die britische Government Commercial Agency, ehemals Crown Commercial Service, empfiehlt öffentlichen Auftraggebern, Angebote von einer kleinen Gruppe statt von einer Einzelperson bewerten zu lassen. Idealerweise vereint diese Gruppe Finanz-, Technik- und Einkaufsexpertise.

Auch Kaufentscheidungen in Unternehmen insgesamt beziehen mehrere Funktionen ein: Eine Gartner-Umfrage unter 632 B2B-Einkaufsentscheidern ergab Buying Center mit fünf bis 16 Personen aus bis zu vier Funktionen.

Der Moderator

Nach den Leitlinien der Government Commercial Agency senden die Bewerter ihre Punktzahlen und Berichte an einen Moderator, der nicht dem Bewertungsgremium angehörte. Der Moderator prüft diese Punktzahlen, hinterfragt sie und führt das Gremium zu einer Einigung.

Im Modell der Weltbank leitet stattdessen ein Vorsitzender die Diskussion des Gremiums. In beiden Fällen geht die endgültige Punktzahl jeder Frage aus einem Gespräch hervor, das diese Person führt.

So funktioniert die Punktvergabe bei RFPs

Die Punktvergabe bei RFPs läuft in zwei Runden. Zuerst vergibt jeder Bewerter allein Punkte für seine Fragen anhand der veröffentlichten Skala und beurteilt dabei, was die Antwort zeigt. Danach diskutiert das Gremium diese Punktzahlen, bis für jede Frage eine begründete Konsensbewertung steht.

Einzelbewertungen anhand einer Skala

Jeder Bewerter liest die Antworten und bewertet sie unabhängig und ohne Absprache anhand der Bewertungsskala, die das RFP veröffentlicht hat. Nach den Leitlinien der Government Commercial Agency gehen diese Einzelbewertungen zusammen mit dem Bericht des Bewerters an den Moderator, sodass jede Punktzahl mit ihrer Begründung ankommt.

Unabhängige Bewertung bedeutet, dass die Sicht eines Bewerters auf eine Antwort vor der Moderation nicht von der eines anderen geprägt wird. Zudem macht sie Unterschiede zwischen den Bewertern sichtbar, und an diesen Unterschieden setzt die Moderation an.

Bewertet wird, was die Antwort zeigt

Die Skala knüpft jede Punktzahl an Nachweise in der Antwort. In der Beispielskala der Weltbank gibt es die niedrigste Punktzahl, 0, für eine Antwort, in der das Merkmal fehlt und keine relevanten Informationen belegen, wie die Anforderung erfüllt wird. Eine Punktzahl beruht daher auf dem, was die Antwort belegt, nicht auf dem, was der Bewerter dem Anbieter zutraut.

Die Moderation verpflichtet alle Bewerter auf denselben Maßstab. Die Government Commercial Agency weist Moderatoren an, auf Kommentare zu achten, die darauf hindeuten, dass ein Bewerter Dinge außerhalb des eigentlichen Angebots berücksichtigt hat, etwa frühere Erfahrungen. Ein Bewerter, der frühere Arbeiten des Anbieters kennt, gute wie schlechte, soll dieses Wissen ausblenden und die Antwort bewerten, die ihm vorliegt.

Moderation zur Konsensbewertung

Die Moderation führt die unabhängigen Bewertungen zu einer einzigen zusammen. Im Modell der Weltbank erläutern die Bewerter ihre Punktzahlen, und der Vorsitzende lenkt die Diskussion zu einer einzigen, begründbaren Konsensbewertung, die nicht einfach ein Durchschnitt sein sollte.

Das Gremium erreicht die Konsensbewertung durch Diskussion statt durch bloße Mittelwertbildung und muss die vereinbarte Punktzahl begründen können.

Shortlists und Präsentationen nach der Punktvergabe

Nach der Punktvergabe kann der Auftraggeber die bestbewerteten Anbieter für eine weitere Phase vor dem Zuschlag auf eine Shortlist setzen, etwa für Präsentationen, Demonstrationen oder ein Best and Final Offer. Bei einem RFP in der Privatwirtschaft legt der Auftraggeber diese Phasen selbst fest. Ob sie stattfinden und in welcher Reihenfolge, hängt daher von dem Prozess ab, den er veröffentlicht.

Die Shortlist bilden

Die Shortlist ergibt sich aus den moderierten Punktzahlen: Die Anbieter an der Spitze kommen weiter.

Für Anbieter auf der Shortlist verlagert sich die Bewertung vom schriftlichen Angebot auf den direkten Kontakt mit dem Auftraggeber.

Präsentationen und Demonstrationen

Eine Präsentation oder Demonstration zeigt dem Auftraggeber das Team und die Lösung hinter dem Angebot und lässt ihn die Aussagen der schriftlichen Antworten überprüfen. Der Leitfaden der britischen Regierung für öffentliche Auftraggeber der Zentralregierung in England, Wales und Nordirland, The Sourcing Playbook, hält fest, dass im wettbewerblichen flexiblen Verfahren technische Demonstrationen sowie Pilotierungen oder Tests in eine Vergabe eingebaut werden können.

Legt der Auftraggeber sein Verfahren selbst fest, entscheidet er über das Format, die Teilnehmenden und darüber, ob es für die Sitzung Punkte gibt.

Best and Final Offers

Ein Best and Final Offer ist ein überarbeitetes, endgültiges Angebot, das der Auftraggeber von den noch im Rennen befindlichen Anbietern einholt, bevor er sich für einen entscheidet. The Sourcing Playbook nennt Best and Final Offers unter den Phasen, die das wettbewerbliche flexible Verfahren zulässt.

In der Privatwirtschaft entscheidet der Auftraggeber, ob es eine Runde mit finalen Angeboten gibt und welche Anbieter er dazu einlädt. Verhandlungen vor dem Zuschlag können parallel dazu laufen.

Feedback nach der Zuschlagsentscheidung

Sobald der Auftraggeber die Zuschlagsentscheidung getroffen hat, teilt er jedem Anbieter das Ergebnis mit und kann die Gründe erläutern.

Um ein Debriefing bitten

Ein Debriefing ist die Erläuterung, die der Auftraggeber einem Anbieter zu seiner Entscheidung gibt, in einem Gespräch oder schriftlich.

Bei einem RFP in der Privatwirtschaft entscheidet der Auftraggeber selbst, ob er eines anbietet und was es umfasst.

Die eigene Punktzahl neben die des Gewinners legen

Ein Anbieter kann seine Punktzahl neben die des Gewinners legen, wenn der Auftraggeber beide offenlegt, wie es öffentliche Auftraggeber in England, Wales und Nordirland tun. Nach dem Procurement Act 2023 muss ein solcher Auftraggeber jedem Anbieter, dessen Angebot bewertet wurde, vor der Zuschlagsbekanntmachung eine Bewertungszusammenfassung übermitteln, und die Leitlinien des Cabinet Office zu Bewertungszusammenfassungen bestätigen, dass die Zusammenfassung eines nicht berücksichtigten Anbieters eine Kopie der Bewertungsangaben des Gewinners enthält, wo nötig geschwärzt.

Nebeneinandergelegt zeigen beide je Kriterium, wo Punkte gewonnen oder verloren wurden.