Was ist ein CCAP?

Ein CCAP legt bereits vor der Angebotserstellung die administrativen Regeln fest, die der erfolgreiche Bieter mit dem Vertrag akzeptiert. Der Begriff stammt aus dem französischen öffentlichen Vergabewesen. Dort ist das CCAP neben der technischen Leistungsbeschreibung Bestandteil des DCE (dossier de consultation des entreprises, der vom öffentlichen Auftraggeber veröffentlichten Ausschreibungsunterlagen). Ein Anbieter liest es, um zu verstehen, welche Verpflichtungen das Unternehmen bei einem Zuschlag eingehen würde, von Zahlungsbedingungen bis zu Kosten bei Verzug.

Was ein CCAP enthält

Ein CCAP, kurz für cahier des clauses administratives particulières, legt die administrativen Bedingungen eines einzelnen Vertrags fest und benennt die zugrunde liegenden allgemeinen Bedingungen. Bei einem französischen marché public (öffentlichen Auftrag) betreffen diese Bedingungen meist, wie der Preis festgelegt wird, ob er fest oder anpassbar ist und wann und wie der Anbieter bezahlt wird. Sie regeln außerdem Lieferfristen, Vertragsstrafen bei Verzug, etwaige vom Auftraggeber geforderte Sicherheiten, die Abnahme der Leistung und die Möglichkeiten einer vorzeitigen Vertragsbeendigung. Abnahme bezeichnet hier die formelle Prüfung durch den Auftraggeber, ob die erbrachte Leistung dem Vertrag entspricht.

Das CCAG für Bauleistungen, in Frankreich durch einen Erlass vom 30. März 2021 genehmigt, beschreibt das CCAP als Vertragsdokument, das die besonderen administrativen Klauseln des jeweiligen Vertrags festlegt. Entscheidend ist hier der Bezug auf den einzelnen Vertrag: Ein CCAP wird für genau einen Vertrag verfasst, daher können zwei CCAP desselben Auftraggebers Unterschiedliches regeln.

Ein CCAP kann auf ein CCAG (cahier des clauses administratives générales) verweisen, ein standardisiertes allgemeines Bedingungswerk für eine bestimmte Vertragskategorie. In diesem Fall muss neben dem CCAP auch das betreffende CCAG gelesen werden.

Das CCAP ist eine von mehreren Dateien in den Ausschreibungsunterlagen. Das Ausschreibungsmanagement befasst sich damit, wie diese Dateien in eine vollständige Ausschreibungs-Response einfließen.

Wie sich ein CCAP vom CCTP und vom CCP unterscheidet

Das CCAP enthält die administrativen Vertragsbedingungen, das CCTP die technischen. Beide liegen dem DCE in der Regel als separate Dateien bei. Ein CCP führt sie in einem Dokument zusammen und ersetzt das CCAP.

CCAP und CCTP

Das CCTP (cahier des clauses techniques particulières) beschreibt, welche Leistungen nach welchem Standard zu erbringen sind. Seine vollständige Definition erläutert dies im Detail. Das CCAP legt die Bedingungen für die Leistungserbringung fest. Bei einem Reinigungsauftrag würde das CCTP beispielsweise angeben, welche Bereiche wie oft gereinigt werden. Das CCAP würde regeln, wann Rechnungen bezahlt werden und welche Kosten bei einer Fristüberschreitung anfallen. Beide Dokumente werden zusammen gelesen, denn Frist oder Vertragsstrafe zu einer Anforderung aus dem CCTP können im CCAP stehen.

CCAP und CCP

Ein CCP (cahier des clauses particulières) fasst die administrativen und technischen Vertragsklauseln in einem einzigen Dokument zusammen. Das CCAG für Bauleistungen lässt das zu: Seine Definition des CCAP besagt, dass die administrativen Klauseln auch in einem anderen Vertragsdokument mit demselben Zweck enthalten sein können, etwa in einem CCP. Das CCP übernimmt dann die Rolle des CCAP.

Wie ein CCAP mit dem CCAG zusammenhängt

Ein CCAG legt in Frankreich die allgemeinen administrativen Vertragsbedingungen für eine ganze Kategorie von Verträgen fest. Ein CCAP konkretisiert diese Bedingungen für einen einzelnen Vertrag. Eigene CCAG gibt es für Kategorien wie Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen, freiberufliche Leistungen, Industrieverträge sowie Informations- und Kommunikationstechnologie.

Das CCAP legt die Besonderheiten des jeweiligen Vertrags fest, während das CCAG die zugrunde liegenden allgemeinen Bedingungen vorgibt. Enthält das CCAP zu einem Punkt keine Regelung, gilt die entsprechende Standardklausel des CCAG.

Wo ein CCAP vom CCAG abweicht

Ein CCAP kann von dem darin genannten CCAG abweichen. Der Vertrag muss dann benennen, welche Artikel des CCAG er ändert. In Frankreich schreibt der Code de la commande publique vor, dass ein Vertrag, der auf allgemeine Dokumente verweist, gegebenenfalls angeben muss, von welchen Artikeln er abweicht.

Eine Abweichung kann eine andere Vertragsstrafe festlegen, das Abnahmeverfahren ändern oder die Gründe für eine Vertragsbeendigung anpassen. Jede Abweichung ersetzt eine allgemeine CCAG-Regel durch eine Regel, die nur für diesen Vertrag gilt. Die CCAG von 2021 sehen vor, dass die Liste der Abweichungen im letzten Artikel des CCAP steht. Dort schauen Sie also zuerst nach. Eine nicht aufgeführte Abweichung kann dennoch gelten, wenn aus den Vertragsunterlagen eindeutig hervorgeht, dass sie beabsichtigt war.

Wie ein kleines Unternehmen ein CCAP vor der Preiskalkulation liest

Ein CCAP wird vor der Preisfestlegung gelesen, weil seine Bedingungen die Kosten der Vertragserfüllung beeinflussen.

Nehmen wir ein kleines Reinigungsunternehmen mit Sitz in Belgien, das sich erstmals mit einem französischen Dienstleistungsauftrag befasst. Zunächst prüft es, auf welches CCAG das CCAP verweist, hier das CCAG für Lieferungen und Dienstleistungen, und legt dieses Dokument daneben. Anschließend sucht es die Stelle im CCAP, die die CCAG-Artikel nennt, von denen für diesen Auftrag abgewichen wird.

Danach liest das Unternehmen das übrige CCAP, von den Zahlungsbedingungen bis zu den Vertragsstrafen bei Verzug, da sich all diese Regelungen auf den Preis auswirken. Überlässt das CCAG die Höhe einer Vertragsstrafe dem CCAP und nennt dieses keinen Betrag, kann sie nicht verhängt werden.

Bleibt eine Klausel unklar, kann das Unternehmen eine Bieterfrage - eine Frage, die ein Bieter vor der Angebotsabgabe an den Auftraggeber richtet - über das Beschafferprofil stellen, die Onlineplattform des Auftraggebers für die Ausschreibung.