Was ist ein DCE?

Ein DCE dient als Referenzunterlage für eine öffentliche Ausschreibung in Frankreich: Anbieter laden es herunter, lesen die Vorgaben und richten ihr Angebot daran aus. Der Begriff stammt aus dem französischen öffentlichen Vergabewesen, wo ein DCE mehrere Dateien umfasst, jeweils mit eigener französischer Bezeichnung und Abkürzung. Die Dateien unterscheiden sich je nach Auftrag, doch die zentralen Unterlagen tragen bei allen Auftraggebern dieselben Namen.

Was ein DCE enthält

Bei einem französischen marché public, also einem öffentlichen Auftrag, bezeichnet das DCE die Gesamtheit der Unterlagen, die ein öffentlicher Auftraggeber veröffentlicht, um darzulegen, was er beschaffen möchte und wie er einen Anbieter auswählen wird. Ein typisches dossier de consultation des entreprises enthält die Bewerbungsbedingungen, eine Verpflichtungserklärung, die administrativen und technischen Vertragsbedingungen sowie ein oder mehrere Preisblätter, häufig ergänzt durch Pläne, Zeichnungen und weitere Anlagen. Entreprendre Service Public, das Unternehmensportal der französischen Regierung, empfiehlt, jedes Dokument zu lesen, statt eine standardisierte Response-Datei wiederzuverwenden.

Règlement de la consultation (RC)

Das règlement de la consultation (RC), also die Bewerbungsbedingungen, legt fest, wie das Angebot zu erstellen und einzureichen ist. Es nennt die Formulare, die der Anbieter für seine Bewerbung ausfüllen muss, Größe und Format der Dateien, etwaige Ortsbesichtigungen, die erforderlichen Angebotsinhalte, die Angebotsfrist und die Bindefrist. Außerdem legt es die Zuschlagskriterien fest, anhand derer der Auftraggeber die Angebote bewertet, sowie deren Gewichtung, also den Anteil jedes Kriteriums an der Gesamtpunktzahl. Darf der Auftraggeber verhandeln, ist dies im RC angegeben.

Acte d'engagement (AE)

Das acte d'engagement, die Verpflichtungserklärung, ist das Dokument, in dem sich der Anbieter verpflichtet, den Auftrag zu den Bedingungen seines Angebots einschließlich des Preises auszuführen. Es ist eines der wenigen DCE-Dokumente, die ausgefüllt als Teil des Angebots an den Auftraggeber zurückgehen.

CCAP und CCTP

Das CCAP (cahier des clauses administratives particulières) enthält die besonderen administrativen Vertragsbedingungen, etwa zu Zahlungen, Fristen und Vertragsstrafen. Das CCTP (cahier des clauses techniques particulières) ist die Leistungsbeschreibung. Es legt fest, was zu liefern oder zu leisten ist und welche Standards dabei einzuhalten sind. Unser Glossareintrag zum CCTP erläutert seine Inhalte ausführlicher. Der Anbieter liest beide Dokumente, statt sie auszufüllen, da sie zusammen den Vertrag beschreiben, den er unterzeichnen würde. Verweist das CCAP auf ein CCAG (cahier des clauses administratives générales), also allgemeine Vertragsbedingungen für eine bestimmte Vertragskategorie, gehört dieses Dokument nicht zum DCE.

Preisblätter (BPU, DQE und DPGF)

Die Preisblätter sind die Formulare, in die der Anbieter seine Preise einträgt. Ein BPU (bordereau des prix unitaires) führt die Einheitspreise auf. Ein DQE (détail quantitatif estimatif) wendet diese Einheitspreise auf geschätzte Mengen an. Eine DPGF (décomposition du prix global et forfaitaire) schlüsselt einen Pauschalpreis in seine Bestandteile auf. Gemäß dem von Entreprendre Service Public veröffentlichten Leitfaden zum Angebot muss das Preisangebot auf den Preisunterlagen des DCE beruhen. Der Anbieter füllt daher die vorgegebenen Preisblätter aus, statt eine eigene Preisliste einzureichen.

Was der Anbieter einreicht

Ein Anbieter beantwortet ein DCE mit eigenen Response-Unterlagen, nicht mit dem DCE selbst. Jede Response auf einen französischen öffentlichen Auftrag besteht aus zwei Teilen, einer Bewerbung und einem Angebot, wie die Seite zur Bewerbung von Entreprendre Service Public erläutert.

Nehmen wir ein kleines Büroreinigungsunternehmen, das ein Angebot auf einen appel d’offres (eine Ausschreibung) einer Kommune abgibt. Es lädt das DCE vom Beschafferprofil herunter, der Onlineplattform, auf der die Kommune ihre Ausschreibungen veröffentlicht, und findet darin ein RC, ein AE, ein CCAP, ein CCTP, ein BPU und ein DQE. RC, CCAP und CCTP liest es lediglich durch: Darin steht, wie es sein Angebot einreichen muss und welche Anforderungen der Auftrag stellen würde. AE, BPU und DQE füllt es aus, denn diese Unterlagen reicht es zusammen mit seinem Angebot ein.

Zuerst kommt die Bewerbung. Das Unternehmen stellt sich in den Formularen DC1 und DC2 oder im DUME (document unique de marché européen) vor, der französischen Fassung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE). Die Bewerbung zeigt dem Auftraggeber, wer das Unternehmen ist und ob es über die Kapazitäten verfügt, den Auftrag zu übernehmen.

Danach folgt das Angebot. Es enthält das mémoire technique, das technische Konzept, in dem das Unternehmen erläutert, wie es den Bedarf der Kommune erfüllen wird. Hinzu kommen das Preisangebot auf Grundlage der ausgefüllten BPU und DQE, das ausgefüllte AE sowie alle weiteren im RC geforderten Unterlagen.

Nichts davon wird Teil des DCE. Die Unterlagen des Auftraggebers beschreiben, was benötigt wird. Die eigenen Dokumente des Unternehmens und die wenigen vom Auftraggeber zum Ausfüllen bereitgestellten Formulare beschreiben dagegen, was es anbietet. Diese Response über alle Dateien hinweg zu planen und zu erstellen, ist Aufgabe des Ausschreibungsmanagements.

Wenn der Auftraggeber Fragen zum DCE beantwortet

Vor Ablauf der Frist können Anbieter dem öffentlichen Auftraggeber Bieterfragen zu Unklarheiten im DCE stellen. Die Antworten des Auftraggebers werden den Anbietern als ergänzende Informationen zu den Unterlagen übermittelt. In den formalisierten Verfahren Frankreichs (die bei größeren Aufträgen angewendet werden) verpflichtet der Code de la commande publique den öffentlichen Auftraggeber, diese Informationen mindestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zu übermitteln, sofern der Anbieter rechtzeitig gefragt hat.

Eine spät gestellte Bieterfrage bleibt vor Ablauf der Angebotsfrist möglicherweise unbeantwortet.

Das DCE, das ein Anbieter am ersten Tag herunterlädt, bildet daher nicht den vollständigen Stand zum Ablauf der Frist ab. Antworten auf Fragen und alle weiteren Informationen, die der Auftraggeber zu den Unterlagen ergänzt, kommen zu den ursprünglichen Dateien hinzu und können beeinflussen, wie eine Response eine Anforderung erfüllt. Eine Response, die nur auf dem ersten Download basiert, kann diese Ergänzungen übersehen. Wie Sie eine Frage so formulieren, dass die Antwort nützlich ist, erfahren Sie in unserem Artikel zu Bieterfragen in Ausschreibungen.

Wie sich ein DCE von verwandten Begriffen unterscheidet

DCE ist die ältere, im Alltag gebräuchliche Bezeichnung für die Ausschreibungsunterlagen. Das französische Recht verwendet inzwischen den Begriff documents de la consultation, und englischsprachige Märkte haben eigene Bezeichnungen für dieselben Unterlagen. Keiner dieser Namen ändert etwas daran, was ein Anbieter liest oder einreicht.

Documents de la consultation

Das französische Vergaberecht verwendet inzwischen den Begriff documents de la consultation. Er bezeichnet sämtliche Unterlagen, die der öffentliche Auftraggeber bereitstellt oder auf die er verweist, um seinen Bedarf zu definieren und das Verfahren zu beschreiben, einschließlich der Auftragsbekanntmachung. Der Rechtsbegriff ist etwas weiter gefasst als die zum Download bereitgestellten Dateien, da er auch die Bekanntmachung und Dokumente wie ein CCAG umfasst, auf die verwiesen wird, die aber nicht beigefügt sind. DCE und die Kurzform dossier de consultation sind im Alltag weiterhin gebräuchlich. Auch Entreprendre Service Public erläutert den neueren Begriff nach wie vor als Bezeichnung für das frühere DCE.

Ausschreibungsunterlagen außerhalb Frankreichs

In England entspricht nach dem Procurement Act 2023 ein DCE der Auftragsbekanntmachung zusammen mit den zugehörigen Ausschreibungsunterlagen. In der übrigen englischsprachigen Angebotspraxis wird diese Zusammenstellung üblicherweise als Tender Pack oder Tender Documents bezeichnet. Dabei übernehmen die Instructions to Bidders die Rolle des RC und die Specification die des CCTP. French Tender Documents ist daher eine treffende englische Wiedergabe von DCE. Außerhalb des öffentlichen Vergabewesens wird DCE auch im privaten Bauwesen für die Unterlagen verwendet, die ein Bauherr oder Generalunternehmer an Unternehmen sendet, die er zur Abgabe eines Preisangebots für die Arbeiten einlädt.